Как перейти на электронные трудовые с Контур.Персоналом

Дмитрий Шафран 6 марта

В 2020 году отчет СЗВ-ТД надо сдавать раз в месяц, а с 2021 года по принятым и уволенным — на следующий день после события. Для крупных организаций это может превратиться в ежедневный поток. Расскажем, как не тратить на отчеты много времени, используя современную учетную систему.

Многие пользователи Контур.Персонала наверняка смотрели вебинар, на котором мы рассказывали, как подготовиться к сдаче отчетности. Наш материал будет интересен тем, у кого остались вопросы или кто не смог присоединиться к трансляции. Кроме того, рекомендуем прочитать статью, если вы ведете учет вручную или в вашей учетной системе не предусмотрена функциональность по электронным трудовым, — самое время узнать о настоящей автоматизации кадрового учета с Контур.Персоналом.

Общий порядок действий

Ежедневные задачи: прием на работу, увольнение, перевод и пр. — пользователь выполняет в программе Контур.Персонал. В отчет система автоматически подтягивает все сведения, которые в течение месяца заносятся приказами. И это большое упрощение, так как при серьезной текучке персонала вручную заполнять отчеты достаточно трудоемко.

Сформированный отчет нужно выгрузить в формате xml-файла. А затем с помощью сервиса Контур.Экстерн отправить электронный документ в ПФР: загрузить его в сервис и подписать электронной подписью.

Новое в программе

Команда разработчиков выпустила сервис-паки для версий 1.25 и 1.26. Обновления помогут работодателям перейти на электронный формат учета сведений о трудовой деятельности. Если вы еще не загружали ни один из сервис-паков, вам достаточно установить последний. Программы более старых версий необходимо обновить.

В сервис-паки вошли:

вкладка ЭТК в карточке сотрудника;
заполнение сведений о трудовой деятельности из приказов;
заполнение сведений о трудовой деятельности при отмене приказов;
автоматическая разноска первоначальных записей;
автоматическая разноска приказов после 01.01.2020;
приказ «Запрет занимать должность»;
отчет СЗВ-ТД + печатная форма + xml;
механизм утверждения отчета;
уведомление сотрудников о переходе на ЭТК.

Вкладка Электронная трудовая книжка

Все данные о трудовой деятельности накапливаются на вкладке Электронная трудовая книжка в Личной карточке сотрудника. Вкладка доступна как в кратком, так и в полном списке реквизитов. На ней вы увидите те записи, которые программа внесла автоматически из кадровых приказов. Каждой записи присваивается уникальный идентификатор. В случае необходимости сведения можно откорректировать вручную.

Из данных, которые хранятся в реквизите Сведения о трудовой деятельности, формируется отчет СЗВ-ТД.

Пример 1.

Посмотрите на первые две записи: это первоначальные сведения, то есть информация о том, где и кем работает Скориков М. А. на 01.01.2020. В нашем примере должности две: «электромеханик» по основной работе и «водитель погрузчика» — это внутреннее совместительство. Пока ПФР не дает письменных указаний, надо ли учитывать внутренних совместителей, но неофициально нам сообщили, что в отчете надо подавать сведения и по основной работе, и по совместительству.

Третья запись — присвоение разряда — то самое кадровое изменение, которое произошло в отчетный период.

Пример 2. Иванишин К. К. был принят на работу токарем 23 апреля 2018 года — это первоначальные сведения. 13 февраля 2020 года его перевели на должность мастера. Обе эти записи должны были попасть в отчет за январь 2020 года.

Пример 3. Ерошина Ю. Б. принята на работу бухгалтером 14 марта 2017 года, а 16 декабря 2019 года переведена на должность главного бухгалтера. У нее не было кадровых изменений в 2020 году, поэтому СЗВ-ТД подавать по ней не надо ни за январь, ни за февраль.

Не знаете, как перейти на электронные трудовые? Скачайте демоверсию и оцените возможности Контур.Персонала на практике.

Приказы

Из всего множества приказов, которые оформляют кадровые работники и которые предлагает Контур.Персонал, для подготовки отчета СЗВ-ТД вам потребуются:

приказ о приеме;
приказы об увольнении и об отпуске с последующим увольнением;
приказ о переводе;
приказ об изменениях условий трудового договора — позволяет менять категорию, разряд, присваиваемые сотрудникам, а также разнести сведения о переименовании организации;
приказ о запрете занимать должность — новый приказ;
приказ о присвоении классного чина — это приказ для государственной и муниципальной служб, присвоение чина важно оформлять не вручную, а приказом, чтобы запись появилась в реквизите Сведения о трудовой деятельности.

Посмотрите, как правильно оформить приказы по основным событиям, чтобы они попали в отчет. Например, приказ на увольнение менеджера Юшковой А. С. с 27 февраля 2020 года. Приказ на увольнение оформляем 13 февраля 2020 года. Это стандартный документ, и у тех, кто давно работает в Контур.Персонале, не должно возникнуть сложностей. Но будьте внимательны, когда указываете основание — статью Трудового кодекса РФ или соответствующий федеральный закон для государственных и муниципальных служащих. Если вы в справочник оснований самостоятельно вносили записи, заполните для них поля «Наименование нормативного документа», «Статья», «Часть», «Пункт» и «Подпункт».

Следующим шагом утверждаем приказ. Юшкова занимает две должности, поэтому программа выдаст предупреждение. Проверьте, как разнеслась запись в реквизит Сведения о трудовой деятельности и все ли поля заполнены.

У многих пользователей возник вопрос: за какой месяц надо вносить в отчет запись об увольнении сотрудника, если приказ подписан в феврале, а работать он прекращает по факту в марте? Программа смотрит на дату мероприятия, а не на дату приказа. Сведения о таком увольнении будут включены в отчет за март.

С оформлением приказа о приеме на работу тоже не возникнет сложностей. Единственное, о чем надо помнить, — в отчете по трудоустроившимся в 2020 году первоначальных сведений не будет, поскольку это данные от другого работодателя, они не попадут в систему.

Если вам нужно отменить приказ, программа проверит, отправлена запись об утверждении приказа в отчет или нет. Если приказ о переводе сотрудника на новую должность утвержден в январе, а, например, в марте вам надо его отменить, то в записи об отмене появится признак того, что запись о приказе уже подана в отчете. Запись об отмене должна быть включена в отчет за март. Если отменяется приказ, информация по которому еще не отправлена в ПФР, система просто удалит ошибочную запись.

Если необходимо отменить приказ, внести изменения и заново утвердить, в СЗВ-ТД попадут две записи: об отмене ранее отправленной информации и новая запись с новым идентификатором. Если сведения об изменении не нужно отправлять в Пенсионный фонд, вручную удалите новую запись и сотрите дату отмены в старой записи.

Чтобы не пришлось переутверждать приказы, которые вы внесли в программу в январе, когда еще не было реквизита Сведения о трудовой деятельности, в сервис-паки мы включили механизм автоматической разноски, который обработает такие документы, а кроме того, разнесет начальные записи, на основании которых сотрудник работает на 01.01.2020.

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Внести в программу данные о том, какой способ учета сведений о трудовой деятельности выбрал сотрудник, можно на вкладке Электронная трудовая книжка. Впишите дату и статус. Предусмотрено также поле «Дата отмены заявления» на случай, если вы ошибочно подали сведения в ПФР.

Если у вас много заявлений, воспользуйтесь механизмом автоматической коррекции. Выделите сотрудников, которые, например, предпочли сохранить бумажную трудовую, в контекстном меню выберите Автоматическая коррекция > Массовое редактирование > Заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности. Укажите дату подачи заявлений и статус. Нажмите кнопку «Выбор», и у всех выделенных сотрудников информация появится на вкладке Электронные трудовые книжки.

Отчет СЗВ-ТД

Форма расположена в реестре отчетов в папке «Персонифицированный учет». По умолчанию отчет построится за предыдущий месяц. Если нужно, задайте другие даты. Останется лишь нажать «ОК», и программа автоматически сформирует форму СЗВ-ТД.

В отчете вы увидите две вкладки с сотрудниками, первая — Сведения о трудовой деятельности — это кадровые мероприятия и/или их отмена, вторая — Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

После того как отчет сформирован, можно построить печатную форму или xml-вариант. Напоминаем, что в бумажном варианте СЗВ-ТД имеют право сдавать только организации с численностью до 25 сотрудников. Остальные — только в электронном. Печатная форма довольно объемная, на каждого сотрудника отведена отдельная страница. Если вы составляли отчет на 100 или 200 человек, печатную форму можете даже не открывать, она вам не нужна.

Чтобы получить xml-вариант, нажмите кнопку «Выгрузка», оставьте кодировку UTF8 и выберите папку, куда выгружать отчет. Вы можете проверить себя: нажмите кнопку «Просмотр», выберите кодировку «Windows-1251», и документ откроется на экране.

Проконтролировать соответствие документа утвержденному формату поможет программа ПО ПД с сайта Пенсионного фонда. Скачать ее можно бесплатно. Если программа найдет ошибки, исправьте их и снова проверьте. Когда все будет корректно, отправьте через Контур.Экстерн.

После того как вы построили итоговый вариант отчета, кликом по галочке утвердите его. Данные из утвержденных отчетов будут отмечены как отправленные и повторно в форму СЗВ-ТД уже не попадут.

Уведомление о выборе способа учета сведений о трудовой деятельности

Чтобы подготовить уведомления сразу для нескольких сотрудников, в папке «Персонифицированный учет» найдите пункт «Для печати уведомления по ЭТК». Выберите организацию, подразделение, нужных вам сотрудников и создайте отчет. Программа подготовит уведомление для выделенных сотрудников. Текст составлен нашими экспертами, возможно, ваши юристы решат, что нужна иная формулировка, — ее несложно поменять. Печатная форма отчета будет длинной — так же отдельная страница на каждого сотрудника.

Если сотрудники готовы отказаться от бумажной трудовой, обязательно сообщите, что ее ни в коем случае нельзя выбрасывать. Она потребуется при назначении пенсии или расчете стажа для больничного, ведь сведения в электронной форме ведутся только с января 2020 года. Всю предыдущую деятельность придется подтверждать бумажными трудовыми книжками.

Форма СТД-Р

25 февраля ПФР наконец-то утвердил форму справки и в самое ближайшее время она появится в программе. Справка должна содержать все сведения о трудовой деятельности сотрудника в организации начиная с января 2020 года. Работодатель должен выдавать форму в печатном или электронном виде в день увольнения работника или по отдельному запросу в течение трех рабочих дней.

Если у вас возникают сложности с установкой сервис-паков или освоением новой функциональности, обратитесь к специалисту, который сопровождает вашу организацию, или позвоните на линию техподдержки (343) 278-69-60. Давайте осваивать законодательные новшества вместе!