Как работает ивент‑агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность

В первый год работы предпринимательница наблюдала за работой декораторов, училась банкетному менеджменту, участвовала как волонтер в крупных мероприятиях. С тех пор прошло уже 6 лет, и за это время у агентства сформировался свой алгоритм ведения бизнеса.    

Адаптация к рынку

Бренд «Собака Барабака» достался предпринимательнице в наследство от подруги-видеографа, которая запустила агентство в 2014 году и быстро потеряла к нему интерес. Марию заинтересовало необычное название, и она решила развивать компанию сама.

Шесть лет назад работа ивент-агентства в Нижнем Новгороде строилась немного иначе, чем сейчас: организаторы мероприятий приравнивались к агентам, которые просто собирают команду и координируют ее работу. Творческих навыков и режиссерского видения работа не требовала. В таком режиме Мария и ее партнер проработали год.

Предпринимателям хотелось изменить стиль работы агентства и в поисках альтернативы они поехали в Крым, который в то время был модным и популярным направлением, которое все собирались развивать, а также в Москву и Санкт-Петербург, чтобы набраться опыта.

Мария отправилась учиться банкетному менеджменту, чтобы правильно выстраивать работу официантов, взяла небольшой курс по режиссуре, ездила с декораторами по ночам на монтажи, чтобы понять, как строятся декорации. Команда ездила волонтерить на больших мероприятиях в других городах за свой счет, чтобы понять, как они организованы.

Постепенно рынок в городе изменился, и другие агентства тоже расширили функционал: работа организатора усложнилась, теперь нужно было не только управлять процессами на мероприятии, но и предлагать клиенту творческие решения.

В «Собаке Барабаке» в таком ключе организуют частные праздники — юбилеи и свадьбы — и корпоративные мероприятия. Детскими праздниками не занимаются вообще. «В корпоративном направлении клиент ждет от тебя стопроцентной отдачи, чтобы ты ему все придумал, — объясняет Мария Якиминская. – В рамках частного мероприятия мы работаем в команде: клиенты рассказывают о гостях, мы придумываем интерактивы все вместе. С теми, кто просит их удивить, мы скорее всего не будем работать».

Рабочие задачи

«Клиенты приходят ко мне за определенной свадьбой. Так же, как в ресторан приходят, чтобы заказать определенное блюдо, — говорит Мария. – Ко мне обращаются люди, которые уже что-то знают обо мне. Любая свадьба, которую делаю я и моя команда, отражает мой характер. Так работают все организаторы».

Главная задача организатора на свадьбе — показать гостям, что их ждали. Нужно отслеживать с точки зрения банкетного менеджера, учитывает ли подача блюд вкусы гостей, и следить за тем, чтобы всем гостям на свадьбе уделили внимание.

«Обычно 5 % свадеб проходят с сюрпризами, — говорит Мария. – Поэтому всегда нужно иметь с собой аптечку. На одной из свадеб у невесты внезапно проявилась аллергия на креветки, мы вызвали скорую помощь, дали антигистаминные препараты, а врачи сделали ей укол».

Сложнее работать за городом, где отсутствует инфраструктура. На одну из таких свадеб команда Марии привезла световое и звуковое оборудование, для которого нужно было дополнительное электричество. В результате часть оборудования замкнуло, светорежиссер был травмирован, свет в загородном клубе отключили. И вдобавок ко всему еще и ведущий попал в аварию.

«Невеста позвонила и сказала, что готовится к выездной церемонии, — вспоминает предпринимательница. – Мы нашли причину замыкания, вернули нашего ведущего, и никто ничего не узнал».

Свадебный организатор управляет командой разных специалистов, как дирижер — оркестром. В «Собаке Барабаке» есть сработавшаяся команда: несколько ведущих, фотографы, визажисты, видеографы, флористы, декораторы. Новых специалистов с хорошим потенциалом всегда приглашают поработать вместе.

«У нас небольшой город, поэтому высококвалифицированных специалистов не так много и они очень востребованы, — говорит Мария. – Но если планировать все заранее, можно привлечь к проекту любого профессионала».  

У агентства часто возникают сложности с поставками цветов — все они идут через столицу. Поставщики запросто могут привезти ярко-розовые пионы вместо светло-розовых, и потом организатору нужно объяснять ситуацию заказчику. Бывает сложно достать техническое или декоративное оборудование. Привозить реквизит из Москвы перед мероприятием — стандартная часть работы.

От Нижнего Новгорода до Москвы — 400 км, это расстояние можно преодолеть за несколько часов и за 759 руб., поэтому агентство часто приглашает московских специалистов — видеографов, фотографов, ведущих, и это лишь незначительно увеличивает расходы.

Выбирая свадебное агентство, клиенты обращают внимание на бюджет, идеи организатора, название и стилистику.

Частные мероприятия ведут два менеджера: 70 % встреч Мария проводит сама, она же берет на себя более сложные заказы. Сейчас предпринимательница ведет одновременно 25 свадеб и 5 корпоративов.

После заключения договора подбирается команда в соответствии с бюджетом и темпераментом заказчика — для более активных и веселых и более спокойных заказчиков. В первые две-три недели выбираются площадки.

После этого с помощью брифов разрабатываются концепция и наполнение свадьбы. «Клиент приходит к организатору, чтобы сэкономить время, — объясняет Мария. – В нашей команде мы прорабатываем технический и творческий тайминг и прописываем все технические задания».

В 75 % случаев агентство подбирает всё — от площадки до стилиста, даже выбирает платье вместе с невестой.

Бюджет свадьбы

В прошлом сезоне «Собака Барабака» организовала свадьбу за 339 000 руб. на 25 гостей под ключ. Эта стоимость включала в себя услуги ведущего, фотографа, визажиста и свадебный торт. «Это минимум, за который можно сделать свадьбу. Урезать бюджет удалось с помощью кавер-группы — жених и невеста исполняли друг для друга песни.

После заключения договора клиенты вносят аванс 20 % в подтверждение брони даты, подбирается менеджер. За 10 дней до мероприятия вносится остаток платежа, все подрядчики получают оплаты в день свадьбы. Фиксированная стоимость работы агентства — 10 % от итоговой сметы свадьбы, например, 50 000 руб. при стоимости свадьбы в 500 000 руб.

Прозрачная смета в Google.Документах помогает корректировать бюджет при подборе специалистов. «Если ребята предлагают мне нанять фотографа за 85 000 руб., я сразу же добавляю его в смету и показываю им, — говорит Мария. – Часто в этом случае они видят, как меняется сумма, и соглашаются на услуги предложенного мной фотографа за 50 000 руб.».

Идеальное время для начала подготовки к свадьбе — полгода, чтобы договориться со всеми нужными подрядчиками. Девять дней — минимальное время, за которое свадьбу готовили в «Собаке Барабаке», причем мероприятие проводилось в самый пик спроса — в августе. Свадьба включала в себя 40 гостей, кавер-группу, оборудование и подготовку ведущего.

Новые форматы

Во «ВКонтакте» для частных заказчиков «Собака Барабака» позиционирует себя как свадебное агентство, корпоративные заказчики чаще обращают внимание на сайт. Соотношение частных и корпоративных заказов в агентстве — 70 на 30, летом проводится меньше корпоративов и больше свадеб, с декабря по март — наоборот.

Основные источники продвижения — социальные сети «ВКонтакте» и Instagram, сайт, онлайн-каталоги свадебных агентств — «Невеста.Инфо» и «Горько» — менее эффективны.

В Нижнем Новгороде с населением в 1,2 млн человек зарегистрировано более 150 официальных организаторов мероприятий, более 150 частных организаторов на Avito.

«Свадьбы снова популярны, но их формат меняется, — делится наблюдениями Мария. – Теперь они чаще проводятся в формате фуршета, гала-ужина или сетовой подачи. Эти форматы дают больше возможностей для декора стола».  

Ни одна свадьба не обходится без мультимедиа: такие инструменты нужны для проведения интерактивных опросов, демонстрации видеоконтента, который часто снимают перед свадьбой. 

Современный декор предполагает смешение стилей и цветов: черно-белый с фуксией, классику с бохо или ретро-стилями. Наполнение и оформление свадьбы должно учитывать характер гостей и пары на основании брифов. «Мы устроили караоке-битву с любимыми песнями родителей жениха и невесты, и это было очень хорошо принято гостями», — рассказывает Мария.

Распределение заказов

На старте у «Собаки Барабаки» не было заказов и вложений. Первая свадьба знакомых была организована дома на кухне в июне 2014 года.  С той свадьбы в агентство пришли еще четыре пары — до марта 2015 года все мероприятия организовывались из дома.

Первые заказчики с большим бюджетом могли позволить себе нанять организатора — тогда они еще не были популярны, но входили в моду. Получить заказ помог опыт организации мероприятий в предыдущей компании.

Чтобы найти корпоративных заказчиков, Мария и ее партнер ежедневно выполняли 50 холодных звонков. После двух тысяч звонков — тогда отчетность велась не в Bitrix, а в Excel — агентство смогло найти несколько корпоративных заказчиков и снять офис.

Фрилансеры часто страдают от отсутствия заказов зимой. Чтобы решить эту проблему, достаточно правильно распределять бюджет. Того, что агентство зарабатывает в декабре на корпоративных заказах, хватает на январь, февраль и март. После этого начинаются сезон свадеб.

Основные расходы компании: аренда офиса, выплаты двум сотрудникам и бухгалтеру, который отвечает за документооборот и подачу деклараций, налоги за сотрудников — страховые и медицинские взносы. Чтобы поддерживать партнерские отношения с клиентами и партнерами, 5 000 — 10 000 руб. Мария тратит на корпоративные подарки с логотипом компании и букеты цветов для невест на день рождения. На содержание бизнеса я трачу примерно 700 000 руб. в год.