Бесплатные сервисы для удаленной работы — СКБ Контур

Бесплатные сервисы для удаленной работы

27 апреля 2020 3 2652

Работа из дома без привычных офисных программ и отлаженных процессов взаимодействия с командой может превратиться в муку. К тому же приходится бороться с искушением постоянно заходить в социальные сети. Причин спада в продуктивности при удаленной работе масса. Мы собрали несколько бесплатных онлайн-сервисов, которые помогут решить хотя бы часть проблем бизнеса.

Вместо Microsoft Office — Google Docs

Часто те, кого перевели на удаленную работу, сталкиваются на практике с различными проблемами: то у них не открываются файлы с договорами или другими важными корпоративными документами, то у них стоит другая версия Word, то Excel прекратил считать нужные параметры. Как правило, такие проблемы возникают, если установлены пиратские копии программ — покупать дорогой офисный пакет каждому сотруднику домой накладно.

Вместо программ от Microsoft попробуйте использовать онлайн-аналог от Google. У него несколько преимуществ:

  • С документами можно работать как онлайн, так и офлайн.
  • Открывает любые файлы, сохраненные в офисных пакетах Microsoft или LibreOffice.
  • Не нужно пересылать файлы, чтобы поделиться документом с коллегой, просто включите нужный режим и отправьте ссылку.
  • Можно дать три вида доступа: посмотреть документ, с правом оставлять комментарии, с правом редактировать.
  • Все изменения сохраняются в истории версий. Поэтому ничего страшного, если кто-то из коллег удалит важную строчку или цифру. Вы видите, кто именно удалил информацию.

У Google есть аналоги трех программ — Word, Excel, PowerPoint. Все доступны бесплатно.

Документы хранятся в отсортированных папках в облачном хранилище Google. Бесплатно доступно 15 Гб, дальше за деньги.

Собрать мнения или провести опрос — Google Forms

Сервис Google Forms пригодится для онлайн-исследований, сбора отчетности, голосования и в других ситуациях, когда пользователям нужно заполнить анкету.

Устроено всё просто:

  • вы создаете новую форму, которая доступна по ссылке;
  • решаете, что будете спрашивать — можно сделать опрос из готовых вариантов или оставить чистые поля для заполнения;
  • рассылаете опрос сотрудникам.

Когда ответы собраны, их можно проанализировать на отдельной странице. Сервис показывает общую сводку по всем вопросам, отдельную статистику по каждому вопросу и все ответы конкретного пользователя. Ответы также можно собирать в таблицу в Google Docs.

Расширить функциональность сервиса можно за счет платы. Например, есть плагины для рисования красивых графиков из ответов или боты, которые присылают сообщения в Telegram о новых заполнениях.

С помощью сервиса удобно собирать анкеты от соискателей.

Провести совещание

Для этих целей подойдут Zoom и Skype.

Платформа Zoom предназначена для совместных видеоконференций — вы можете создать свою комнату и сбросить ссылку на вход коллегам. Бесплатно в комнате могут находиться до 100 человек одновременно. Разговор длится до 40 минут, после чего сервис принудительно «выбрасывает» всех из комнаты и пользователям нужно зайти еще раз. Количество подключений не ограничено.

У Zoom есть несколько минусов:

  • Помехи и посторонние шумы. Сервис устроен таким образом, что пытается автоматически распознать того, кто сейчас говорит, и усиливает звук с его микрофона, а слышимость остальных приглушает. Проще говоря, часто бывают такие ситуации — вы озвучиваете отчет, но тут у всех участников на экране появляется коллега, который чихнул или у которого громко залаяла собака.
  • Сейчас с помощью Zoom проводятся совещания, дистанционные уроки и образовательные мероприятия. По вечерам в комнатах собираются друзья, чтобы пообщаться. Сервера иногда не справляются с нагрузкой, видео начинает тормозить.

Если Zoom по каким-то причинам не устраивает, попробуйте Skype от Microsoft — есть вариант для смартфона, есть программа для компьютера. Бесплатно подключаются до 50 человек. Но, в отличие от Zoom, Skype довольно ресурсоемкий, поэтому у владельцев слабых компьютеров и смартфонов может тормозить.

elba

Всё, что нужно на старте бизнеса для ИП и ООО младше 3 месяцев

Постоянно быть на связи

В условиях удаленки у неопытных команд возникают проблемы с коммуникациями. Условно говоря, подойти к коллеге и обмолвиться парой слов, как это было в офисе, уже не получится. Каждый раз созваниваться — тоже не вариант. Для обмена сообщениями, на которые можно ответить не прямо сейчас, логичнее использовать специальные мессенджеры.

Попробуйте Slack, это специальный сервис для рабочих переписок. Его главное преимущество — структурированная информация.

Работает он следующим образом:

  • Вы регистрируете свое пространство. При рассылке приглашения коллегам достаточно указать адреса электронной почты.
  • Далее создаются каналы для общения. Например, можно распределить людей по отделам: маркетинг, бухгалтерия, юристы, продавцы, общая комната для отдыха и общения. Каналы бывают открытыми и приватными. В первые могут вступать все коллеги, во вторые — только по специальной ссылке или приглашению.
  • Задаются темы для общения — например, завтрашний отчет. В отличие от привычных мессенджеров и чатов, люди будут не просто писать в общий канал, а отвечать именно на вашу тему. Таким образом, темы не теряются в огромном полотне сообщений. По похожему принципу работают комментарии в социальных сетях.
  • При необходимости упоминания коллег используется символ «@» — так они не пропустят сообщение. И также можно писать им в личку.
  • Для быстрой летучки создается групповой чат максимум на 10 человек.

С помощью Slack можно созваниваться по видео — доступны каналы на 15 человек, а также транслировать коллегам собственный экран.

Из ограничений в бесплатном варианте — по 5 Гб для каждого пользователя на хранение файлов и поиск только по последним 10 000 сообщений. Если Slack не устраивает, попробуйте Discord, он работает по той же логике.

В Slack можно интегрировать другие сервисы. Например, так можно рассылать приглашения на созвон в Zoom.

Поставить задачи по проектам и контролировать процессы

Когда проектов много, а в каждом из них несколько задач, которые выполняют разные сотрудники, нужно всё это как-то контролировать. Используйте сервисы виртуальных досок — это как обычная доска со стикерами, только онлайн. Один из самых распространенных и понятных сервисов – Trello.

Вот как выглядит процесс работы:

  • Регистрируетесь на проекте, создаете команду, то есть с помощью специальной формы высылаете приглашения коллегам.
  • Создаете новую доску, добавляете к ней участников. Доска может быть публичной, с доступом по ссылке, или приватной. Для каждого проекта лучше делать отдельную доску, чтобы не путаться.
  • Организуете колонки-процессы, их количество зависит от количества этапов для каждой задачи в проекте. Например, так: «Все задачи», «В работе», «На проверке», «На доработке», «Готово». Колонок может быть сколько угодно.
  • Следующий шаг — карточки-задачи. Исполнителей может назначать владелец доски либо сотрудники могут сами указать, что берут задачу себе. Также со сроком. В каждую карточку можно добавить чек-лист не более чем из 100 пунктов, если в задаче есть микроэтапы.

Готово, процессы запущены. Как правило, со временем количество колонок увеличивается, и система улучшается — в этом и заключается принцип гибкости Trello.

За деньги Trello можно интегрировать с другими программами, например, с Google Docs или календарем, настраивать дополнительные кнопки и голосования. Но можно ограничиться бесплатной версией.

Если функций Trello недостаточно, обратите внимание на альтернативы, например, Jira или FreedCamp. В них сохраняется главный принцип визуального контроля за происходящим на доске, но возможностей больше. Например, Jira умеет составлять отчеты и отслеживать время выполнения каждой задачи или этапа. Получается мини-CRM.

В Trello сразу видно, какие задачи кто выполняет.

Распределить быстрые задачи

Trello хорош для управления длительными и большими проектами. Для быстрых и простых задач нужно что-то другое. Попробуйте Todoist — сервис-планировщик, который можно использовать как личный список задач, так и способ работы в команде.

Каждой задаче можно назначить сроки, приоритет, прописать теги для удобства поиска, добавить напоминания и вложенные файлы. В бесплатном тарифе есть ограничения на количество участников в команде — не больше пяти человек.

Trello и Todoist удобно совмещать: если в первом над проектами работают команды, то через второй поручения получают личные помощники.

Следить за временем сотрудников

Чтобы точно знать, сколько времени сотрудника уходит на какую-то задачу, используйте специальные трекеры, например, Toggl. Это пригодится для расчета оплаты, если у вас «почасовка», или для измерения эффективности — например, если вам нужно узнать, сколько в среднем времени тратится на обычную задачу.

В бесплатном варианте в вашу команду можно добавить до пяти сотрудников. Сервис сам создает визуальные графики-отчеты: сколько проработал человек, сколько потрачено на конкретную задачу.

Включает и выключает таймер сотрудник сам, так что полный контроль с помощью Toggl невозможен — всё основано на доверии.

Немного полезных мелочей

Перечисленных выше инструментов хватит, чтобы ставить задачи сотрудникам, контролировать их выполнение, полноценно общаться и проводить совещания. Но есть еще небольшие сервисы, которые использовать совсем не обязательно, но удобно.

Полезен, если вы работаете в разных часовых поясах. Сервис показывает, сколько сейчас времени в нужных поясах, и сколько там будет времени, если вы решите позвонить в конкретный час.

Сервис удобно использовать — вы просто говорите, что наберете нужного человека, «когда у вас будет девять утра».

Полезный плагин для браузера Google Chrome. Он ограничивает время, которое вы можете провести в день на конкретных сайтах. Например, ставите полчаса на социальные сети. Исчерпав этот лимит, вы уже не сможете быстро проверить ленту.

Есть радикальное решение — в нужное время заблокировать вообще все сайты, кроме списка разрешенных.

Подойдет тем, кто не видит смысла содержать в штате дизайнера, но время от времени нуждается в визуальных материалах. Это онлайн-сервис, в котором можно сделать визитки, логотипы, презентации, чек-листы, обложки для соцсетей по готовым шаблонам.

Контент внутри шаблонов заменяется просто перетаскиванием мышкой, можно выбрать цвет элемента и шрифт, если это текст.

Бесплатно можно работать командой до 10 человек, но особого смысла в этом ограничении нет, исполнитель может сделать дизайн в личном аккаунте и просто сохранить его оттуда. Бесплатно доступно несколько тысяч разных шаблонов.

Если вы ведете страницы в нескольких социальных сетях, этот сервис сэкономит время. Чтобы выложить один и тот же пост, вам нужно оформить его в каждой из соцсетей. Вместо этого один раз подключите соцсети к сервису-планировщику и оформляйте посты уже в нем — выбирайте, в какую группу выкладывать, когда, прикрепляйте картинки и видео. Бесплатно сервис разрешает размещать 100 постов в месяц.

Наладить удаленную работу и не тратить на это деньги вполне реально, главное отстроить и контролировать все процессы. Благодаря подходящим сервисам делать это не так сложно.

Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса. 

Эльба

Несложная отчётность, быстрые документы и удобная работа с сотрудниками для ИП

Узнать больше
Эльба

Несложная отчётность, быстрые документы и удобная работа с сотрудниками для ИП

Узнать больше

Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
2 комментария
СД
Сережка Добрый Вечер 18 мая 2020
Думаю эта статья тоже пригодится.Здесь тоже хорошо всё объясняется.Полезная инструкция) Самому понадобилась ищу так сказать.
Сюда бы еще kickidler хорошо добавить, среди программ мониторинга это одна из лучших программ.