Чтобы учесть расходы по несостоявшейся поездке, важно все правильно оформить. В статье — образцы документов и ответ на вопрос: как бухгалтеру учесть расходы в такой ситуации.
Содержание
В каком случае можно учесть расходы на отмененную командировку
Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.
Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими расходы.
Оформляем приказ об отмене командировки
Закон не устанавливает, в каком порядке отменять командировку, какие оформлять документы. Поэтому работодатели могут предусмотреть порядок отмены поездок в локальном нормативном акте организации, например в положении о командировках.
Руководитель оформляет отмену командировки приказом в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:
- причины отмены командировки;
- фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;
- место назначения командировки, которая была отменена;
- реквизиты отмененного приказа о направлении работника в командировку;
- порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.
В приказе перечислите все документы, которые стали основанием для отмены командировки. Например, если из организации, куда направлялся сотрудник, пришло письмо о том, что в его приезде нет необходимости, — приведите реквизиты этого письма. Еще примеры — листок нетрудоспособности сотрудника, если поездку отменили по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д. Копии документов должны быть приложены к приказу.
Подписать приказ об отмене командировки должен руководитель организации. Ознакомьте с ним всех сотрудников, которые перечислены в приказе.
Если сотрудник работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:
- отправить ему скан или фото приказа по электронной почте;
- попросить работника составить расписку об ознакомлении с приказом.
Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.
Отменяем бронь отеля и покупку билета
Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.
Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Если сотрудники не воспользовались билетами, не жили в гостинице, входной НДС со стоимости проезда и проживания к вычету не принимайте. Услуги фактически не оказаны, расходы на учет не приняты. Право на вычет НДС не возникает (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС РФ от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194).
Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С
Сбор посредника. Сбор посредника при отмене брони может быть уменьшен или отменен по условиям договора. На разницу между первоначальной и скорректированной суммами сбора посредник выставит организации корректировочный счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). Когда получите корректировочный счет-фактуру, восстановите принятый ранее к вычету НДС по сбору в бухучете и зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в книге продаж (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Дополнительный сервисный сбор за возврат. Бывает, что за отмену брони удерживают дополнительный сервисный сбор. Например, при возврате билета, который куплен через электронные сервисы. Примите к вычету НДС с дополнительного сервисного сбора на общих основаниях (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретен билет.
Отмена по возвратному тарифу
Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберете деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращенного билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).
Отмена по невозвратному тарифу и штрафы
Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).
Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.
Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок
Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.
Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда РФ от 27.11.2014 № 17-3/В-572).
Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных
Утверждаем авансовый отчет и учитываем расходы на командировку
В случае отмены командировки сотрудник должен вернуть аванс на служебную поездку, если деньги он уже получил. Возврат подотчетной суммы оформляют в зависимости от того, были ли расходы до приказа об отмене командировки.
Расходов не было. Сотрудник просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу или перечисляет на расчетный счет работодателя в банке. В ордере в качестве основания укажите приказ об отмене командировки.
Сотрудник израсходовал часть аванса. Сотрудник закупил что-то для командировки, например планшет для презентации. В этом случае поменяйте назначение произведенных расходов. Сделать это можно в приказе об отмене командировки или в отдельном документе. Надо зафиксировать, что планшет для презентации будут использовать в организации, а не в командировке.
Затем сотрудник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы. Срок сдачи отчета и возврата неизрасходованных подотчетных средств определите в приказе об отмене командировки.
С Контур.Тревел сотрудники сами заполнят авансовые отчеты, а дальше они автоматически появятся в 1С вместе с билетами
Остаток не потраченных денег сдает в кассу или перечисляет на расчетный счет. Бухгалтер отразит расход сотрудника уже не как командировочные расходы, а по назначению согласно новому приказу.
Если сотрудник в установленный срок не вернет выданную под отчет сумму, то работодатель имеет право удержать эту сумму из его зарплаты. Такое решение работодатель принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, который установлен для возврата задолженности. Но при одном условии: если сотрудник не оспаривает основание и размер удержаний (ст. 137 ТК РФ).
Расходы по налогу на прибыль можно признать только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчета (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В бухучете расходы отразите проводками:
| Проводка | Операция |
|---|---|
| Дт 50 (51) Кт 71 | Работник вернул деньги за билет или отмену брони |
| Дт 91.2 Кт 71 | Учтены в расходах:
|
| Дт 71 Кт 51 (50) | Компания компенсировала сотруднику расходы |
Пример. ООО «Альфа» запланировало командировку своего сотрудника Петрова в Сербию. Заранее были куплены авиабилеты — 20 000 рублей. Их компания оплатила с расчетного счета.
На командировочные расходы Петрову было выдано из кассы 18 000 рублей.
Бухгалтер сделал проводки:
| Проводка | Операция |
|---|---|
| Дт 76 (60) Кт 51 | 20 000 рублей — оплачена стоимость билетов |
| Дебет 50-3 Кредит 76 (60) | 20 000 рублей — получены авиабилеты |
| Дебет 71 Кредит 50-1 | 18 000 рублей — выданы деньги сотруднику |
В день вылета клиент отказывается от сделки. Командировка отменяется. Петров возвращает деньги. Авиабилеты сданы, агентство вернуло их стоимость — 17 000 рублей и удержало неустойку — 3 000 рублей.
| Проводка | Операция |
|---|---|
| Дт 50-1 Кт 71 | 20 000 рублей — возвращена неизрасходованная подотчетная сумма |
| Дебет 76(60) Кредит 50-3 | 17 000 рублей — возвращены билеты |
| Дебет 51 Кредит 76 (60) | 17 000 рублей — получена стоимость билетов |
| Дебет 91-2 Кредит 76 | 3 000 рублей — сумма неустойки за возврат билетов отнесена на прочие расходы |
В налоговом учете удержанная неустойка — 3 000 рублей — была принята для целей налогообложения прибыли.
Если сотрудник задержался в командировке
Если сотрудник находится в командировке, но вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам — нелетная погода, наводнение, карантин, компания должна возместить работнику:
- суточные;
- расходы на проживание.
Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Задержка командированного сотрудника в пути может быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т.п.), справкой МЧС и т.п.
Иногда сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Проще издать приказ о продлении командировки. Тогда можно списать затраты как обычные командировочные расходы.
Советуем попросить партнера, к которому направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни форс-мажора. Если по каким-либо причинам отметку поставить нельзя, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае возможны разногласия при проверке с налоговой инспекцией.
