Во время карантина кто-то задумался о переходе на ЭДО, а кто-то уже сделал первый шаг и перешёл на электронные счета-фактуры. Но какие ещё документы стоит перевести в электронный вид и как с их помощью можно облегчить себе жизнь — на старте не всегда понятно. Мы разобрали кейсы участников премии ПРО ЭДО и выделили самые экономически выгодные сценарии.
Банки
Представители: «Альфа-Банк»
Удалённо обслуживают клиентов
Банки обрабатывают электронные документы централизованно и удалённо. Самый частый сценарий — банк подключает услугу в офисе, а периодические закрывающие документы выставляет онлайн. Это работает с услугами валютного контроля, инкассации, лизинговых и других платежей.
Реже банки переводят в электронный вид весь пакет документов. Это позволяет им не только экономить на бумаге, но и расширять географию услуг. Например, банки удалённо оформляют кредиты, открывают расчётные счета и подключают эквайринг.
Проводят факторинговые сделки онлайн
Для факторинга три стороны сделки должны подписать оригинал ТОРГ-12. В Диадоке это можно сделать в электронном виде по схеме «клиент — банк» и «клиент — банк — фактор».
Это работает так: клиент пересылает в банк подтверждающие документы, которые требуют финансирования. Банк принимает по ним решение и составляет реестр уступаемых финагенту денежных требований. Далее поставщик и банк подписывают реестр через Диадок.
Клиенты получают финансирование на 40 % быстрее, а если они на текущем сопровождении — на 60 % быстрее.
Переводят в онлайн срочные услуги
С ЭДО банк быстрее решает, оказывать ли услугу клиенту и на какую сумму. Это особенно важно для срочных запросов, например банковской гарантии. Диадок позволяет оформить и выпустить банковскую гарантию удалённо — без визита клиента в офис.
Например, «Теледок» принимает документы на оформление банковской гарантии через Диадок — это занимает 7 секунд вместо 3 дней в обычном банке. Выпуск гарантии занимает от одного рабочего дня.
Представитель «Альфа Банка» рассказывает: «Банк работал через интеграцию с Диадоком до внедрения формата УПД по 820 приказу ФНС. СКБ Контур принял решение все факторинговые операции вынести на площадку Контур.Факторинг. Сейчас работа по трёхстороннему взаимодействию (клиент — банк — дебитор) идёт через веб-интерфейс Контур.Факторинга, который интуитивно понятен всем сотрудникам и клиентам банка. Также проводятся успешные работы по интеграции данного сервиса с системой банка».
Телекоммуникации
Представители: «Ростелеком», «Софт Инжиниринг», «Билайн», «Пауэрнет»
Главный профит ЭДО для телекомов в том, что они могут отправлять клиентам закрывающие расчётно-платежные документы уже через несколько часов после закрытия периода. А значит, быстро получать оплаты.
Телекомы используют сложные биллинговые системы:peter-Service BIS,peter-Service BFN, Старт, FORIS и другие. У Контура есть решение, которое обеспечивает связь ЭДО с такими системами, — коннектор. Биллинг передает в коннектор расчёты, а коннектор на их основе формирует закрывающие документы по утвержденному формату, разбивает по пакетам и отправляет клиентам в нужной очередности.
Благодаря этому компания за несколько минут отправляет абоненту все закрывающие документы по всем договорам. Это работает для любых документов:
- счетов-фактур;
- актов;
- счетов;
- детализаций и расшифровок;
- актов сверки взаиморасчётов.
Представитель «Билайн» (ПАО «ВымпелКом»): «В нашей компании у ЭДО в разных подразделениях разные заказчики. Требований к формату, количеству документов, пакетной отправке, внутреннему интерфейсу очень много. Самый интересный и сложный момент — провести много внутренних доработок в биллингах и других системах для автоматического формирования документов и корректной отправки их клиентам или партнерам в нужную для них очередь. С апреля 2019 по апрель 2020 в рамках B2B-блока отправили 144 тыс. документов. Экономия на доставке получается пятикратная».
Логистика
Представители: «Максима Логистик», ТК «Веста», АО «ФМ Ложистик Восток», «Логитерра», ТК «Кашалот» АО «НПК»
Быстрее получают платежи от контрагентов
У многих логистических компаний отсчёт отсрочки платежа начинается после того, как клиенты получат товаросопроводительные документы. Клиенты, которые перешли на ЭДО, принимают их в электронном формате. Это занимает несколько минут вместо 1-2 недель. В результате сокращается дебиторская задолженность и увеличивается объём оборотных средств.
Автоматизируют документооборот по ответхранению
Склад получает груз на ответственное хранение и через Диадок передаёт отправителю акт приёма-передачи МХ-1. Чтобы склад передал груз получателю, отправитель формирует документы на реализацию и передаёт их через Диадок складу и получателю груза. Склад формирует акт о возврате ТМЦ МХ-3 и отправляет его в Диадок.
Выгод от ЭДО в этом случае две:
- МХ-1 и МХ-3 передаются моментально и не теряются в пути.
- Эти документы формализованы, а значит, стороны автоматизированно заводят данные в учётную систему.
Представитель OOO «Логитерра»: «Формализация форм МХ-1 и МХ-3 позволила автоматизировать передачу данных в учетную систему клиента и поставщика, а также передавать данные типы документов в ФНС по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)».
Производство
Представители: «Атол», «МЕТАЛЛОИНВЕСТ корпоративный сервис», «ДК РУС», «Эй Джи Си Флэт Гласс Клин», «Красцветмет»
Запрашивают доверенности от покупателей в электронном виде
Производитель отгружает продукцию, только если у водителя, который забирает груз, есть доверенность. Если доверенность бумажная, её может не оказаться в пакете документов. Приходится запрашивать документ и задерживать транспорт до её получения. С электронными доверенностями таких казусов не случается. Это позволяет быстро формировать документы на отгрузку и не обременять клиентов.
Автоматизируют документооборот по гарантийному ремонту
В конце каждого месяца производитель оплачивает сервисным центрам услуги по гарантийному ремонту. Объём работ, как правило, известен, но могут быть небольшие расхождения. Поэтому производитель отправляет дилеру шаблон платёжного документа, дилер его проверяет, если нужно, исправляет и отправляет обратно. Производитель подписывает документ и рассчитывает с сервисным центром, не копя дебиторку.
Такая схема работы позволяет снизить ежемесячные затраты на обработку документов.
Производят товары с обязательной маркировкой
Ещё 11 групп товаров подлежат обязательной маркировке в 2020 году. Все процессы, связанные с нанесением кода и передачи данных в ГИС «Честный ЗНАК», нужно настроить до официального запрета на продажу и производство немаркированных товаров.
Через Диадок можно отработать передачу УПД с кодами маркировки. Доработанный модуль для учётной системы позволяет передавать первичную документацию в автоматическом режиме.
Представители ООО «Атол» рассказывают: «Мы автоматизировали сбор и обработку документов по услугам гарантийного ремонта от сервисных партнёров АТОЛ: от шаблона акта до заявки на оплату компенсации. 95 % сервисных партнеров используют схему работы через ЭДО».
Ритейл
Представители: «Л'Этуаль», «Окаси», Schneider Electric
Принимают заказы и организуют поставки через EDI
EDI позволяет поставщикам и торговым сетям обмениваться стандартизированными электронными сообщениями. Поставщик загружает в модуль прайс-лист и товарные позиции. Торговая сеть его изучает и формирует заказ. Поставщик привозит товары и автоматически формирует счёт и документы на отгрузку. Если каких-то товаров не хватает, можно перечислить все расхождения при приёмке. На основе этих данных формируются ТОРГ-12 и электронные счета-фактуры.
В EDI-сообщения можно перевести все ключевые этапы взаимодействия ритейлера-поставщика и заказчика: отправка заказа, его уточнение или отказ.
Выпускают, подписывают и отправляют документы 24/7
Через Диадок можно настроить автоматическое подписание документов: как только документ попадает во внутреннюю систему, программа автоматически ставит подпись и в течение 1-2 часов направляет его в Диадок. Благодаря этому возможны круглосуточные отгрузки без участия сотрудника.
В Schneider Electric по всей исходящей первичной документации 100 % документов подписывается в системе SApавтоматически. Вот что рассказал представитель компании:
«В компании большая часть процессов автоматизирована, наши документы формируются быстро и автоматически попадают в систему ЭДО. Внедрение ЭДО сократило время на работу с документами центру поддержки клиентов и логистики склада. Если раньше сотруднику приходилось печатать, подписывать и собирать документы, то сейчас ТОРГ-12 и счета-фактуры автоматически формируются в УПД со статусом 1 (что заменяет два документа сразу), подписываются и отправляются в Диадок и далее к клиенту. Единственное, что необходимо делать нашему складу, — это распечатывать транспортную накладную. Реализовано решение по автоподписанию в Диадоке. Выпуск, подписание и отправка документов происходит в режиме 24/7. Это решение позволяет осуществлять отгрузки в любое время».
Строительство
Представители: «А101», «ПИК», «Шлюмберже»
Помогают подрядчикам формировать документы без ошибок
В строительной отрасли подрядчики часто формируют документы с ошибками: номера отчётных периодов, копейки в округлении и т.д. По словам представителя «А101», 4 из 5 документов КС-2 и КС-3 им выставляли с ошибками. Приходится ждать, когда документ сформируют и привезут заново, а это отнимает много времени.
В ЭДО эта проблема решается с помощью шаблонов документов. Строительная компания готов документ за подрядчика и отправляет ему как шаблон. Подрядчик заполняет пустые строки и выставляет документ строительной компании как получателю. Заказчик экономит время, а подрядчику так проще, чем заполнять документ с нуля.
Обмениваются формализованными КС-2 и КС-3
Просто перевести бумажные документы в электронные недостаточно: контрагенты продолжают выставлять их в неудобных для обработки форматах и допускать ошибки. Чтобы этого избежать, девелоперские компании используют формализованные отраслевые документы КС-2, КС-3 и накопительную ведомость. Их можно передавать в налоговую, а данные из них автоматически подгружаются в учётную систему.
Представитель ООО «ТК Шлюмберже» рассказывает: «Для обмена с клиентами внедрены формализованные формы строительных документов КС-2 и КС-3 в формате по приказу ФНС № 820. Соответственно, эти документы можно передавать в налоговую, а данные из них автоматически выгружаются в учетную систему. Обмен формализованными электронными документами КС-2 и КС-3 уже налажен с дочерним обществом компании “Роснефть” и осуществляется переход с другими компаниями (“Лукойл”, “Газпромнефть-Хантос” и “Иркутская нефтяная компания”)».
Какие технические решения используют участники премии
|
Решение |
Как помогает |
|---|---|
|
Интеграция ЭДО с учётной системой |
Документ можно принять к учету одним кликом. Не нужно перебивать данные |
|
Цепочки согласования |
Можно быстро согласовывать документы внутри компании и видеть, у кого документ сейчас |
|
Свои форматы документов |
Можно обмениваться документами, для которых нет утвержденных форматов, и автоматизировано их обрабатывать |
|
Распределение документов по подразделениям |
Входящие документы поступают в ящик того подразделения, которое с ними работает. Не нужно тратить время на пересылку документов ответственным |
|
Шаблоны документов |
Снижают число ошибок в документах от подрядчиков. Заказчик сам готовит документ, который ему должен выставить подрядчик, и отправляет как шаблон. Подрядчик заполняет пустые строки, подписывает и выставляет документ как исходящий |
|
Международный ЭДО |
Можно обмениваться электронными документами с зарубежными партнерами. Российская компания подписывает документ КЭП, иностранная — НЭП. Чтобы документ имел юридическую силу, они заключают дополнительное соглашение |
Являюсь ИП. Подключился к ЭДО. При подписании первичных документов в штампе ЭЦП отображается только ФИО и нет информации,что являюсь ИП. Контрагент настаивает на том, что такая ЭП не соответствует требованиям ФНС и они не смогут по таким документам принять НДС к вычету. Подскажите, есть ли какой-либо документ, регламентирующий отображение (неотображение) в визуальной части ЭЦП обозначения ИП(Индивидуальный Предприниматель)?