Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «Я Бизнесмен», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.
Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.
Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.
Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать
Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.
Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.
Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.
Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.
Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:
Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.
Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.
Пример платёжного календаря:
Статья движения денежных средств | 03.08.2020 | 04.08.2020 | 05.08.2020 |
---|---|---|---|
Поступления |
|||
от покупателей |
500 000 |
300 000 |
400 000 |
от сдачи имущества в аренду |
50 000 |
||
кредиты и займы |
100 000 |
||
Платежи |
|||
за сырьё и материалы |
400 000 |
||
выплата заработной платы |
500 000 |
||
оплата взносов во внебюджетные фонды |
150 000 |
||
оплата процентов по кредитам |
20 000 |
||
САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА |
100 000 |
-250 000 |
430 000 |
САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000) |
300 000 |
50 000 |
480 000 |
Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:
Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.
Сформируйте платёжный календарь за три шага.
Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:
Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.
Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.
Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.
В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.
На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.
Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.
После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.
Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.
Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.
Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.
По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.
Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.
Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.
Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.
Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.
Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.
Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.
Движение денег | 03.08.2020 | 04.08.2020 | 05.08.2020 | 06.08.2020 | 07.08.2020 |
---|---|---|---|---|---|
Поступления |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
+ 50 000 |
||
от продажи |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
|||
от сдачи в аренду |
+ 50 000 |
||||
Платежи |
– 75 000 |
– 300 000 |
– 150 000 |
||
за поставку сырья |
– 75 000 |
– 300 000 |
|||
на выплату зарплаты |
– 150 000 |
||||
САЛЬДО |
– 75 000 |
+ 200 000 |
– 300 000 |
+ 350 000 |
+ 50 000 |
Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей) |
0 |
+ 200 000 |
– 100 000 |
+ 250 000 |
+ 300 000 |
Остаток на 7 августа положительный. Но ещё 5 августа появился минус. Компания не сможет потратить деньги, которых нет, поэтому ей нужно что-то придумать с оплатой сырья. Например попросить поставщика разбить счёт на две равные части.
Движение денег | 03.08.2020 | 04.08.2020 | 05.08.2020 | 06.08.2020 | 07.08.2020 |
---|---|---|---|---|---|
Поступления |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
+ 50 000 |
||
от продажи |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
|||
от сдачи в аренду |
+ 50 000 |
||||
Платежи |
– 75 000 |
– 150 000 |
– 300 000 |
||
за поставку сырья |
– 75 000 |
– 150 000 |
– 150 000 |
||
на выплату зарплаты |
– 150 000 |
||||
САЛЬДО |
– 75 000 |
+ 200 000 |
– 150 000 |
+ 200 000 |
+ 50 000 |
Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей) |
0 |
+ 200 000 |
+ 50 000 |
+ 250 000 |
+ 300 000 |
Это простой пример, на практике всё сложнее. Не всегда можно спасти положение, просто разделив один платёж на два. Для закрытия разрыва берут кредит, заключают договор факторинга, подключают овердрафт и т.д. Мы собрали реальные ситуации в статье «Как справиться с кассовым разрывом: опыт бизнеса».
Программ ведения платежного календаря очень много. Часто такая возможность есть в бухгалтерских сервисах. Но можно вести его и в Excel.
Календарь платежей — это матрица. Составлять её вручную неудобно, а читать можно только на компьютере. На экране телефона или планшета она слишком мелкая. Мы сделали свой вариант.
В Excel файле создаём два листа. Первый лист — реестр платежей. Здесь все поступления и платежи записываются по строкам. Есть колонки: вид, контрагент, статья движения денег, дата платежа, сумма.
Для удобства реестр форматируем как таблицу через кнопку «Форматировать как таблицу». Это нужно, чтобы сводная таблица подтягивала данные полностью, а не только из заданного диапазона.
Второй лист — платёжный календарь. Но заполняется он не вручную, а через функцию «Сводная таблица» на вкладке «Вставка».
Далее настраиваем, какую информацию выводить в столбик, а какую — в строки. Например, столбики создаются на основании даты платежа, а строки по виду операции, статье и наименованию контрагента. Для настройки сводной таблицы достаточно перетаскивать наименования столбцов реестра в соответствующие колонки:
Так как все приходы записаны с «+», а платежи с «–», сводная таблица автоматически считает сальдо. Расчёт сальдо с учётом остатка нужно настроить вручную. Создайте ячейку с суммой остатка и прибавьте его к сальдо по самой первой дате. В нашем случае это 400 тыс. рублей плюс 100 тыс. рублей. Дальнейшее сальдо считается так:
Сальдо с учетом остатка предыдущего дня + Сальдо текущего дня
Например, на 4 августа остаток посчитали так:
500 000 + (–50 000) = 450 000 рублей.
С телефона удобно смотреть и контролировать даты платежей в реестре, а в начале месяца при обсуждении планов лучше использовать календарь.
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.