Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

• Что такое платёжный календарь и кому он нужен
• Как составить платёжный календарь
• Кассовый разрыв в платёжном календаре
• Как сделать платёжный календарь в Excel

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек. 

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

• статья доходов или расходов;
• название проекта, в рамках которого идут поступления и платежи.
• наименование контрагента;
• дата поступления или списания денег;
• сумма платежа или поступления;
• комментарий.

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

Статья движения денежных средств	03.08.2020	04.08.2020	05.08.2020
Поступления
от покупателей	500 000	300 000	400 000
от сдачи имущества в аренду			50 000
кредиты и займы		100 000
Платежи
за сырьё и материалы	400 000
выплата заработной платы		500 000
оплата взносов во внебюджетные фонды		150 000
оплата процентов по кредитам			20 000
САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА	100 000	-250 000	430 000
САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)	300 000	50 000	480 000

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании: 

• ОМТС — сырьё;
• инженеры — ремонт оборудования;
• маркетологи — рекламные акции, продвижение;
• бухгалтерия — налоги и сборы;
• отдел продаж — поступления от покупателей и клиентов. 

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

1. Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе. 

2. Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.

3. Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу. 

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Движение денег	03.08.2020	04.08.2020	05.08.2020	06.08.2020	07.08.2020
Поступления		+ 200 000		+ 500 000	+ 50 000
от продажи		+ 200 000		+ 500 000
от сдачи в аренду					+ 50 000
Платежи	– 75 000		– 300 000	– 150 000
за поставку сырья	– 75 000		– 300 000
на выплату зарплаты				– 150 000
САЛЬДО	– 75 000	+ 200 000	– 300 000	+ 350 000	+ 50 000
Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей)	0	+ 200 000	– 100 000	+ 250 000	+ 300 000

Остаток на 7 августа положительный. Но ещё 5 августа появился минус. Компания не сможет потратить деньги, которых нет, поэтому ей нужно что-то придумать с оплатой сырья. Например попросить поставщика разбить счёт на две равные части.

Движение денег	03.08.2020	04.08.2020	05.08.2020	06.08.2020	07.08.2020
Поступления		+ 200 000		+ 500 000	+ 50 000
от продажи		+ 200 000		+ 500 000
от сдачи в аренду					+ 50 000
Платежи	– 75 000		– 150 000	– 300 000
за поставку сырья	– 75 000		– 150 000	– 150 000
на выплату зарплаты				– 150 000
САЛЬДО	– 75 000	+ 200 000	– 150 000	+ 200 000	+ 50 000
Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей)	0	+ 200 000	+ 50 000	+ 250 000	+ 300 000

Это простой пример, на практике всё сложнее. Не всегда можно спасти положение, просто разделив один платёж на два. Для закрытия разрыва берут кредит, заключают договор факторинга, подключают овердрафт и т.д. Мы собрали реальные ситуации в статье «Как справиться с кассовым разрывом: опыт бизнеса».

Как сделать платёжный календарь в Excel 

Программ ведения платежного календаря очень много. Часто такая возможность есть в бухгалтерских сервисах. Но можно вести его и в Excel.

Календарь платежей — это матрица. Составлять её вручную неудобно, а читать можно только на компьютере. На экране телефона или планшета она слишком мелкая. Мы сделали свой вариант.

В Excel файле создаём два листа. Первый лист — реестр платежей. Здесь все поступления и платежи записываются по строкам. Есть колонки: вид, контрагент, статья движения денег, дата платежа, сумма.

Для удобства реестр форматируем как таблицу через кнопку «Форматировать как таблицу». Это нужно, чтобы сводная таблица подтягивала данные полностью, а не только из заданного диапазона. 

Второй лист — платёжный календарь. Но заполняется он не вручную, а через функцию «Сводная таблица» на вкладке «Вставка».

Далее настраиваем, какую информацию выводить в столбик, а какую — в строки. Например, столбики создаются на основании даты платежа, а строки по виду операции, статье и наименованию контрагента. Для настройки сводной таблицы достаточно перетаскивать наименования столбцов реестра в соответствующие колонки: 

• дату платежа или поступления — в «Столбцы»;
• вид, контрагента и статью — в «Строки»;
• сумму — в «Значения».

Так как все приходы записаны с «+», а платежи с «–», сводная таблица автоматически считает сальдо. Расчёт сальдо с учётом остатка нужно настроить вручную. Создайте ячейку с суммой остатка и прибавьте его к сальдо по самой первой дате. В нашем случае это 400 тыс. рублей плюс 100 тыс. рублей. Дальнейшее сальдо считается так:

Сальдо с учетом остатка предыдущего дня + Сальдо текущего дня

Например, на 4 августа остаток посчитали так:

500 000 + (–50 000) = 450 000 рублей.

С телефона удобно смотреть и контролировать даты платежей в реестре, а в начале месяца при обсуждении планов лучше использовать календарь.