Платежный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

Платежный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.

Что такое платежный календарь и кому он нужен

Платежные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек. 

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырье для производства, нанять HR-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счета нельзя. Каждый крупный платеж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Экстерне. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно

Как составить платежный календарь

Разработать форму платежного календаря несложно. В ней должна быть следующая информация:

• статья доходов или расходов;
• название проекта, в рамках которого идут поступления и платежи.
• наименование контрагента;
• дата поступления или списания денег;
• сумма платежа или поступления;
• комментарий.

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платежный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платеж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведет к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платежного календаря:

Самое сложное в планировании платежного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании: 

• ОМТС — сырье;
• инженеры — ремонт оборудования;
• маркетологи — рекламные акции, продвижение;
• бухгалтерия — налоги и сборы;
• отдел продаж — поступления от покупателей и клиентов. 

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчетном счете и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платежный календарь за три шага.

Шаг 1. Собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

1. Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе. 

2. Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платежный календарь.

3. Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаете помещение в аренду, выдали заем под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждете возврата аванса от сотрудника и пр.

Реклама 16+

Пройти курс по финанализу, чтобы наладить в компании управленческий учет и работать без кассовых разрывов

Шаг 2. Собрать все предстоящие платежи

На втором шаге еще раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарем, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платежном календаре поставьте платеж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Реклама 16+

Контролируйте сроки отчётности и платежей в Экстерне

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платеж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платеж в августе 2024 года, он сформировал ОСВ по счету 60 и посмотрел, какую сумму начислили за июль 2023 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объем производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надежный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3. Проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу. 

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на ст. 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платежном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платежный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платежный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 руб. Каждый платеж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платежного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Остаток на 7 августа положительный. Но еще 5 августа появился минус. Компания не сможет потратить деньги, которых нет, поэтому ей нужно что-то придумать с оплатой сырья. Например попросить поставщика разбить счет на две равные части.

Это простой пример, на практике все сложнее. Не всегда можно спасти положение, просто разделив один платеж на два. Для закрытия разрыва берут кредит, заключают договор факторинга, подключают овердрафт и т.д. Мы собрали реальные ситуации в статье «Как справиться с кассовым разрывом: опыт бизнеса».

Как сделать платежный календарь в Excel 

Программ ведения платежного календаря очень много. Часто такая возможность есть в бухгалтерских сервисах. Но можно вести его и в Excel.

Календарь платежей — это матрица. Составлять ее вручную неудобно, а читать можно только на компьютере. На экране телефона или планшета она слишком мелкая. Мы сделали свой вариант.

В Excel файле создаем два листа. Первый лист — реестр платежей. Здесь все поступления и платежи записываются по строкам. Есть колонки: вид, контрагент, статья движения денег, дата платежа, сумма.

Для удобства реестр форматируем как таблицу через кнопку «Форматировать как таблицу». Это нужно, чтобы сводная таблица подтягивала данные полностью, а не только из заданного диапазона. 

Второй лист — платежный календарь. Но заполняется он не вручную, а через функцию «Сводная таблица» на вкладке «Вставка».

Далее настраиваем, какую информацию выводить в столбик, а какую — в строки. Например, столбики создаются на основании даты платежа, а строки по виду операции, статье и наименованию контрагента. Для настройки сводной таблицы достаточно перетаскивать наименования столбцов реестра в соответствующие колонки: 

• дату платежа или поступления — в «Столбцы»;
• вид, контрагента и статью — в «Строки»;
• сумму — в «Значения».

Так как все приходы записаны с «+», а платежи с «–», сводная таблица автоматически считает сальдо. Расчет сальдо с учетом остатка нужно настроить вручную. Создайте ячейку с суммой остатка и прибавьте его к сальдо по самой первой дате. В нашем случае это 400 000 руб. плюс 100 000 руб. 

Дальнейшее сальдо считается так: Сальдо с учетом остатка предыдущего дня + Сальдо текущего дня

Например, на 4 августа остаток посчитали так: 500 000 + (–50 000) = 450 000 руб.

С телефона удобно смотреть и контролировать даты платежей в реестре, а в начале месяца при обсуждении планов лучше использовать календарь.

Важно! При использовании шаблона платежного календаря по ссылке ниже всегда указывайте платежи со знаком «-» (минус). Это нужно, чтобы Excel верно рассчитал сальдо денежного потока.