Как бизнесу отказаться от Excel и перейти на цифровой учет: кейсы и результаты

• Кто и как работает с финансовыми данными в компаниях
• Задачи бизнеса и особенности ведения учета в Excel. Планирование затрат
• Расчет рентабельности
• Согласование платежей

Кто и как работает с финансовыми данными в компаниях

В любом бизнесе есть ответственные за финансы и за принятие решений о распределении денежных потоков. Это могут быть директор, бухгалтер и финдиректор. Им также помогают экономисты, снабженцы, менеджеры. Иногда все эти роли сочетаются в одном человеке.

Заинтересованность к аналитическим отчетам и цифрам проявляет прежде всего собственник бизнеса или директор. Бухгалтер или финдиректор умеют эти цифры собирать и объединять в понятные данные.

Но поскольку в большинстве компаний за финанализ ответственен именно бухгалтер, на него ложится колоссальная нагрузка:

• Перенос данных из бухгалтерской программы и клиент-банка в Excel.
• Cбор данных в одну таблицу Excel.
• Подготовка отчетов для руководителей. Эта задача нередко совпадает с периодом отчетности.
• Обработка запросов менеджеров: оплатили ли конкретный счет?

Бухгалтеры часто жалуются на то, что ничего не успевают и только отвечают на вопросы и составляют таблицы. При этом финдиректорам и директорам компаний важно понимать, где просел бизнес. Поэтому они думают, как избавиться от рутины, чтобы успевать не просто вносить данные, но и анализировать их.

Задачи бизнеса и особенности ведения учета в Excel

Если обратить внимание на состояние дел в большинстве компаний, то можно выделить три основные задачи бизнеса:

1. Планирование затрат
2. Расчет рентабельности
3. Согласование платежей

Остановимся на каждой задаче подробнее.

Планирование затрат

Сюда входят задачи, которые помогают разобраться с состоянием бюджета — куда и сколько денег уходит.

Для планирования затрат нужен бюджет движения денежных средств и платежный календарь.

Обычно компании выбирают один из трех способов управления финансами:

1. Не ведут учет.

Им хватает бухотчетов.

2. Ведут учет в Excel.

Начинающий бизнес может максимально использовать функционал бесплатных ресурсов. Чтобы понять, что происходит с деньгами, лучше начать с Excel. Его можно использовать как личный дневник трат — для занесения доходов и расходов.

3. Ведут учет в Excel, но уже не успевают анализировать данные.

Когда бизнес накапливает большой объем цифр, предприниматели часто не знают, что делать с ним дальше. По мере роста компании возникают проблемы, и времени хватает только на то, чтобы собирать данные.  

Риски при ведении учета в Excel

1. Процессы выходят из-под контроля.

Если бизнес растет и появляются законодательные изменения, то рано или поздно таблицы Excel становится недостаточно либо процесс «ломается».

Допустим, компания успешно работает в Excel, где всё грамотно прописано и зашито в формулы. Но вдруг НДС меняется с 18 на 20 %, формулы сыплются, а тот, кто их составлял, увольняется. В результате никто не понимает, как работать дальше.

2. Компанию покидает сотрудник, который занимался таблицей.

Риск работы в сложных и хорошо продуманных таблицах именно в том и состоит, что, если ответственный сотрудник уходит в отпуск или увольняется, работа замирает. Поэтому компании переходят на автоматизированную единую систему, чтобы не зависеть от больничных и отпусков своего финдиректора или бухгалтера.

3. Увеличиваются временные затраты.

Постарайтесь честно ответить на вопросы:

• Сколько времени вы тратите ежедневно на то, чтобы свести все цифры по компании в единый формат?
• Сколько времени вы тратите на то, чтобы проанализировать конкретный файл и сделать выводы о том, кому, сколько и зачем платить?

Как показывает практика, чем крупнее компания и чем больше у неё сотрудников, работающих с финансами в Excel, тем больше времени тратит в итоге руководитель на то, чтобы свести все цифры в единый формат и проанализировать результат.

Кейс из практики

Несколько юрлиц занимаются строительством, PR, рекламой и IT-технологиями, В2В-продажами сложных продуктов (машинное оборудование, медицинское оборудование), оказывают услуги по проведению онлайн- и офлайн-тренингов.

Они столкнулись с задачей — наглядно и быстро показывать учредителям, что деньги на счете не являются их личными. Учредители должны видеть бюджет, движение денег внутри компании и понимать сколько и кому оплачивать.

Как решали проблему

Велся расчет расходов и плановых доходов, но это занимало до 3-х часов в день. Также проводились совещания с учредителями, в рамках которых уточнялось, почему нельзя взять деньги в личное пользование и для каких целей они понадобятся в ближайшее время.

Таким образом, бухгалтер/финдиректор/директор были вынуждены:

• самостоятельно переносить данные из таблиц менеджеров в свой файл;
• собирать данные по всем постоянным затратам и учитывать затраты на проекты;
• собирать аналитику;
• показывать, сколько есть свободных денег, а если их нет, объяснять причину, в том числе руководителям направлений и учредителям.  

Как упростили планирование

С помощью специального сервиса Контур.Пульс смогли внедрить системный подход, а именно начали:

1. Создавать список персональных статей доходов и расходов.
2. Предоставлять права пользователям. Определять, кто и какие данные заносит, какова зона ответственности каждого. Устанавливать сроки занесения данных и следовать инструкциям.
3. Заполнять плановые платежи и бюджеты по компании, по сделкам/подразделениям, прикреплять счета и договор, чтобы бухгалтер при оплате мог проверить соответствия.
4. Заранее планировать повторяющиеся платежи.
5. Смотреть график расходов, анализировать статьи по движению денежных средств.

Результаты

• Экономия временных ресурсов

У бухгалтера высвобождается время. Ему не нужно заносить данные, достаточно с помощью фильтров определить период оплаты и сформировать список на оплату.

Это можно сделать двумя способами, в зависимости от того, как удобнее работать:

1. Сформировать список в Контур.Пульсе и выгрузить в формате 1С или платежкой для банка.
2. Выгрузить в таблице Excel и всё еще раз проверить.

• Исчезает необходимость задавать вопросы

Нет необходимости узнавать, когда оплатят конкретный счет, сколько свободных денег осталось в компании, каковы итоги за неделю/месяц/квартал. В результате:

1. Менеджеры сами заносят свои плановые расходы по проектам.

2. Бухгалтер/финдир по компании в целом.

3. Учредители/директора видят план-факт по компании и общие цифры по плановым затратам, смотрят графики возможных кассовых разрывов.

При этом все участники процесса находятся в едином цифровом поле, но видят только доступные им показатели.

Расчет рентабельности

Часто у бизнеса возникает необходимость в расчете рентабельности проекта.

Под проектом следует понимать любую сделку, на исполнение которой устанавливается определенный период времени и которая подразумевает движение денег.

Рентабельность нужно считать и для разных направлений бизнеса. Например, если у вас есть разные офисы продаж, магазины или подразделения, несколько юрлиц и т.д. Но как в таком случае получить итоговые цифры по рентабельности? Достаточно ли их собирать только в конце определенного периода?

Компании, умеющие считать рентабельность не только в начале и в конце периода, могут управлять своими сделками и бюджетами. Для этого можно использовать отчет по движению денежных средств и отчет о прибылях и убытках, а также смотреть рентабельность всех проектов исходя из план-факта на текущий момент.

Обычно компании сталкиваются со следующими проблемами:

• Они не считают рентабельность в течение проекта, не следят за бюджетом статей и в конце года теряют миллионы. Чтобы посчитать эти потери, им требуются месяцы на сведение всех данных по различным таблицам Excel.
• Они не считают рентабельность направлений, не могут решиться на то, чтобы открыть вторую линию производства.
• Они не считают рентабельность проектов регулярно, поэтому не знают, какие проекты убыточны, а какие, наоборот, приносят деньги. Потом считают и принимают решение отказаться от убыточных проектов, хотя при первичных расчетах они были рентабельными.
• Бухгалтерия или финотдел не успевают обрабатывать весь объем информации. Им важно приоритизировать проекты, понимать куда и сколько надо заплатить, чтобы проект не просел и не ушел в минус.

По мере роста и развития бизнеса увеличивается и количество проектов. Наступает момент, когда нет уверенности в том, что ты знаешь о своих проектах всё и можешь держать все процессы под контролем.

Кейс из практики № 1

Компания реализует проект, в рамках которого требуется японская кровля. Срок поставки материала составляет 6 месяцев. Оплата осуществляется в йенах.

На начало проекта посчитали, что бюджета хватит, но к моменту, когда возникла необходимость в кровле, поняли, что её не заказали. Сделали срочный заказ, но курс йены вырос, при этом возникла просрочка по проекту из-за длительного срока поставки. В итоге из-за одной ошибки проект получился убыточным.

Кейс из практики № 2

Компания имеет два направления — производство и продажи продукции. За каждое направление отвечают разные люди. Возникает необходимость собирать все данные в один файл, анализировать затраты и планировать бюджет.

По мере развития бизнес-направлений заказов становится больше, но нет понимания, хватит ли денег на открытие второй линии производства. Как спрогнозировать и рассчитать доходы и расходы?

Действия компании: коммерческий директор собирает данные по расходам производства, маркетинга и продаж в общий файл и на планерке с директором решает кому и сколько платить, расписывает график платежей на неделю. Каждый день собираются данные и формируется итоговый файл. Эта работа занимает не менее часа.

Приоритетные задачи компании:

• Ведение расходов в одном месте, объединение всех руководителей направлений, контроль рентабельности.
• Перераспределение денег внутри направлений.
• Анализ отношений с контрагентами (понимание того, кто кому и сколько должен).

Как решили проблему

Как было указано выше, перед компанией стояла задача осуществлять планирование и рассчитывать рентабельность проектов. С помощью сервиса Контур.Пульс:

1. Заполняются персональные статьи.
2. Руководители направлений вносят данные сразу в сервис, поэтому нет необходимости переносить данные. 
3. Руководители сразу видят общий график платежей, что позволяет быстро определить важные и срочные платежи.
4. Направления распределяются как отдельные проекты. Занося данные по проектам, можно видеть рентабельность каждый день. Проработав в таком темпе квартал, компания решила открыть вторую линию производства.

Теперь все руководители направлений заводят платежи в единое цифровое поле. На основании этих данных сервис прогнозирует кассовые разрывы и показывает перерасход по статьям.

Аналитика занимает теперь 10 минут. Работа в Контур.Пульсе позволила распределить и просчитать затраты на открытие второй линии производства. Сейчас руководство сразу видит рентабельность и больше не забывает о заказе дорогих материалов с длительной поставкой.

Если вы будете считать рентабельность постоянно, то получите возможность:

1. Мгновенно реагировать на изменения.

2. Находить убыточные проекты/направления и либо вносить изменения в процессы, либо вовремя отказываться от таких проектов.

Согласование платежей

Для бизнеса важно, чтобы согласование платежей с распределением бюджетов по статьям проходило максимально быстро и прозрачно для всех участников процесса.

Но нередко эта задача решается в мессенджерах и по почте. Становится непонятно, кому, сколько и на что согласовали счета. В итоге при оплате возникает кассовый разрыв. При росте числа сотрудников и подразделений проблема только усиливается.

Когда схема с согласованием платежей дает сбой, то вероятны следующие последствия:

1. перерасход по статьям или проектам;
2. задваивание платежей контрагентов и сложности с возвратом денег;
3. если счета подписывают при личном общении, то нет четкого понимания того, сколько бюджета осталось, почему должны платить;
4. невозможность согласования срочных счетов, так как руководство находится в отпуске или командировке.

Кейс из практики № 1

Компания занимается производством и продажей оптоволоконных изделий. Всеми финансами заведует экономический отдел и финансовый директор. Есть менеджеры, отдел снабжения, логистика, которые отвечают за материалы и исполнение обязательств перед заказчиками.

В компании сложилась сложная схема внутренних коммуникаций, поэтому возникают задвоения платежей, перерасходы по определенным статьям или проектам.

Стоит задача: навести порядок в согласовании и передаче данных о платежах, свести всех ответственных за деньги в одно информационное поле. Компания ищет решение для настройки внутреннего документооборота по счетам.

Как решили проблему

Выстроили систему согласования в зависимости от прав доступа в сервисе Контур.Пульс. Есть конечный принимающий бухгалтер, который формирует платежные поручения прямо из сервиса и оплачивает в банке только согласованные и систематизированные по приоритету платежи.

Менеджеры проектов заносят все платежи, которые обязательно проходят процесс согласования. Все согласующие могут видеть бюджет проекта по статьям и контролировать перерасход на этапе согласования.

Кейс из практики № 2

Компания занимается строительством электростанций. За реализацию проектов отвечают несколько отделов: снабжение, рабочие на местах, менеджер проекта, бухгалтерия. Отсюда сложная система передачи данных на бумаге.

Компания столкнулась со следующими проблемами:

1. На занесение данных уходит много времени.
2. Менеджеры путают бумаги, поэтому происходит задвоение данных и счетов.
3. Директор согласовывает все счета без понимания бюджетов. Отсюда постоянно кассовый разрыв. Счета согласовываются один раз в день в определенное время, если не успел — твой счет не оплатят.

Как решили проблему

Сейчас и менеджер, и снабженец заполняют данные по объекту в едином сервисе Контур.Пульс. Это занимает не более 20 минут.

Кроме того:

• Осуществляется четкий контроль заведенных данных согласно бюджету проекта.
• Сформированная цепочка согласований не дает возможности оплатить счет, который не согласован или не приоритизирован.
• Благодаря мобильному приложению есть возможность заполнить платеж и отправить его на согласование сразу на месте.

Согласование происходит по-разному, поэтому в Контур.Пульсе можно настроить удобную для бизнеса схему:

• Пригласить пользователей и назначить им права.
• Создать цепочку согласований с учетом особенностей организации. Например, если все дороги по счетам ведут в бухгалтерию, то пусть бухгалтер будет замыкающим в этой истории. Он сможет посмотреть счет, платеж, сравнить их. Система предупредит, если может возникнуть кассовый разрыв или перерасход бюджета.
• Установить мобильное приложение всем, кто часто бывает в разъездах, и таким образом сократить срок согласования.

Евгения Остапенко, менеджер развития продукта Контур.Пульс