Кадровый ЭДО. Взгляд изнутри

28 июня 2020 года стартовал эксперимент по переходу на кадровый ЭДО. К нему присоединилось более 70 работодателей, в том числе Контур. Расскажем, почему участвуем в пилоте и какие выводы успели сделать.

• В чём суть перехода на электронные кадровые документы
• Зачем это нужно Контуру
• Сколько сотрудников участвует
• Какие документы перевели в онлайн
• Как готовились
• Как сотрудники подписывают документы
• Что предлагаем

В чём суть перехода на электронные кадровые документы

Минтруд предложил отказаться от бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Любой работодатель может стать участником эксперимента и самостоятельно определить, какие документы он переведёт в цифру. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

О сути эксперимента и порядке перехода на электронные кадровые документы — в статье

Зачем это нужно Контуру

Первая цель Контура практическая. В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт станет прозрачнее, а изменения будет легче отслеживать.

Вторая цель — на перспективу. Контур — один из учредителей АНО «Цифровая экономика». Участвуя в эксперименте по переходу на электронные кадровые документы в 2020 году, мы увидим недостатки пилотной модели и сможем внести предложения на этапе разработки законов.

Сколько сотрудников участвует

На кадровый электронный документооборот перешла не вся компания. Не участвуют сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: например, уборщики производственных и служебных помещений, вахтёры.

Какие документы перевели в онлайн

До начала эксперимента в Контуре работала система внутреннего ЭДО: в электронном виде подписывали заявки на командировки, согласовывали счета. Перед стартом проекта мы оценили, какие документы кадровая служба оформляет чаще всего и в каких случаях риск нарушить закон меньше.

Решили «оцифровать»: приказ и заявление о предоставлении отпуска, заявление о дне отдыха за сдачу крови, уведомление о начале отпуска, приказ о направлении в командировку, протокол заседания комиссии по проверке знаний по охране труда, журнал регистрации инструктажа по охране труда и трудовые договоры для трудоустроенных после начала эксперимента.

Формируйте кадровые документы с учётом особенностей вашей отрасли

Приказы об изменении условий трудового договора, о переводе и увольнении решили оставить бумажными. По закону их нужно хранить до 50 лет, а порядок хранения электронных документов не утверждён. Кроме того, для этих приказов сотрудник должен получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), а это дополнительные затраты.

Как готовились

Готовиться к переходу на электронные кадровые документы начали ещё в мае 2019 года. Можно было использовать информационную систему «Работа в России»: в этом случае не пришлось бы вкладываться в разработку ПО. Но там есть не все возможности, которые нам нужны. 

Поэтому решили «допилить» свою систему внутреннего ЭДО: сделали так, чтобы в сервисе можно было подписывать документы квалифицированной ЭП, и создали API для интеграции с программой кадрового учёта Контур.Персонал. 

Было много и организационных вопросов. До начала эксперимента проектная команда:

• разобралась, как создавать, подписывать и хранить электронные документы и передавать сведения в бухгалтерию; 
• решила, какие документы будет переводить в электронный вид, и разработала шаблоны;
• обучила специалистов, которые будут работать с документами;
• уведомила сотрудников, что Контур присоединился к эксперименту, и спросила, кто хочет участвовать;
• через месяц после уведомления мы перевели работу по выбранным документам в онлайн.

Как сотрудники подписывают документы  

Сотрудник оформляет заявление на отпуск в системе внутреннего ЭДО. Кадровик создаёт приказ, и система сама назначает сотруднику задание — ознакомиться с приказом. Сотрудник входит в сервис, читает приказ или уведомление и нажимает кнопку «Подписать». Система идентифицирует сотрудника и по нажатию подписывает документ простой ЭП. Представитель работодателя ставит квалифицированную ЭП.

Позже сотрудник может просмотреть свои документы и распечатать их.

Подписывать кадровые документы в электронном виде без посещения офиса уже возможно в сервисе Контур.КЭДО

Попробовать

Что предлагаем

Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца. 

1. В трудовом договоре и допсоглашении применять квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Они не дают несанкционированно менять документ после подписания. Второй вариант — оставить трудовой договор и допсоглашение бумажными.
2. Дать работодателям право выбирать, чем подписывать остальные кадровые документы. Квалифицированная ЭП даёт большую степень защиты, но простая ЭП удобнее и экономичнее: не нужно тратиться на выпуск КЭП и техподдержку сотрудников. А работникам не придется ездить в удостоверяющий центр каждый раз, когда закончится срок действия сертификата.

Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур

Подготовила редактор Варвара Смирнова