Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Многие подрядчики сталкивались с тем, что заказчик не подписывает и не возвращает акт выполненных работ. Из-за этого исполнитель не может получить оплату или зачесть уже полученный аванс. Расскажем, какие риски связаны с отсутствием актов и что делать, если столкнулись с недобросовестным заказчиком.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Зачем нужен акт выполненных работ

Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для ее отражения в налоговом и бухгалтерском учете. Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ. Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).

Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие акта не позволяет исполнителю требовать оплату за работы, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Не подписанный акт выполненных работ может привести к доначислениям при налоговой проверке. В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объему или качеству работ, заказчик не имеет права отражать их стоимость в учете до конца судебного разбирательства.

Что касается исполнителя, то у него есть два варианта действий: 

• учесть эти суммы для целей налогообложения только после разрешения судом всех спорных вопросов (Письмо Минфина РФ от 08.10.2020 N 03-07-11/88016, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019);

учесть эти суммы для целей налогообложения на дату составления акта в одностороннем порядке (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.10.2020 N Ф07-11092/2020 по делу N А66-6506/2019, Определением Верховного Суда РФ от 11.02.2021 N 307-ЭС20-23792 данное решение оставлено без пересмотра).

Отказ от подписания акта: три причины

Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трех причин:

• сотрудники заказчика забыли отправить документы или экономят на почтовых расходах;
• у заказчика нет денег или он не хочет платить;
• у заказчика есть претензии к качеству или объему работ.

Первый вариант нередко подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить ее в учете при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, чаще всего, означают, что исполнитель оплату от заказчика не получил. Рассмотрим каждый из трех случаев.

Халатное отношение к документам или экономия на почтовых расходах

Бывает, что заказчика устраивает, как выполнены работы, но он пренебрегает обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, если работы оплачены. На самом деле, пока не подписан акт, полученные исполнителем в оплату работ деньги принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, заказчик может в любой момент потребовать их обратно. Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.

Как минимизировать риски

Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски: 

• Назначьте ответственного за работу с актами выполненных работ. Его задача — отслеживать возврат документов и вести учет заказчиков, которые не вернули оригиналы на конец отчетного периода.
• Включите в договор условие о сроках, в которые заказчик должен принять работы или предъявить возражения на полученный акт. Если срок договором не установлен, то применяется общий срок — 7 дней с момента получения акта заказчиком (п. 2 ст. 314 ГК РФ; Определение ВС РФ от 25.09.2017 N 306-ЭС17-12853 по делу N А55-5794/2016).
• Укажите, что будете считать работы принятыми, если не получите ответ в срок.
• Предусмотрите в договоре штрафные санкции за невозврат документов в установленные сроки.
• Отправляйте документы так, чтобы у вас были доказательства их доставки. При передаче с курьером составляйте опись в двух экземплярах и требуйте отметку о получении, а по почте отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. Или используйте электронный документооборот, который сокращает время на доставку и фиксирует точную дату и время отправки и получения документов.
• Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Сообщите, что в случае проведения встречной налоговой проверки, вы не сможете предоставить проверяющим акт выполненных работ, а значит и подтвердить факт совершения хозоперации.
• Если в договоре есть условие о том, что при отсутствии подписанного со стороны заказчика акта или письменных возражений работы принимаются автоматически, в установленный срок отразите их в учете. Если такого условия нет — отправьте отслеживаемое письмо с описью вложения с претензией и требованием принять работы и подписать приложенные документы (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.11.2024 N Ф09-5502/24 по делу N А60-59859/2023). Дополнительно укажите, через какой срок вы примете работы в одностороннем порядке и отразите оплату в учете.
• Обратитесь в суд с требованием понудить заказчика подписать акты выполненных работ.

Отсутствие денег или желания платить

Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату. 

Как взыскать оплату, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведенной инструкции:

Письменно уведомите заказчика об окончании работ. Пригласите его для осмотра результата и подписания акта приема-сдачи. Это нужно, чтобы суд признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Нельзя ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приемки (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, приведенного в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).

Уведомление нужно передать лично под подпись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости. Если в процессе работ составлялась исполнительская документация, приложите ее тоже (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырье и материалы, использованные при выполнении работ и пр.).

Организуйте приемку работ в назначенное время. Если представители заказчика не явились, исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, самостоятельно подписать его и принять работы без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ). 

Направьте заказчику акт, подписанный в одностороннем порядке. Также направьте счет на оплату и претензию с требованием оплатить выполненные работы. Всегда делайте опись вложения и сохраняйте доказательства отправки писем.

Подготовьте доказательства. Если дело идет к судебному разбирательству, могут понадобиться доказательства того, что работы действительно были выполнены в полном объеме с надлежащим качеством. Подтверждением реальности, качества и объема работ могут быть заключения экспертов, отчеты специалистов, технические задания, фото- и видеосъемка, договоры, переписка с заказчиком или иным лицом, которое фактически использует результат работ и в чьих интересах они производились. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.

Обратитесь в суд с требованием взыскать оплату за выполненные работы. Помимо акта выполненных работ, к иску приложите все собранные доказательства. Ваша задача — доказать суду реальность выполненных работ, их объем, качество и согласованную стоимость.

Претензии к качеству или объему работ

Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объемом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены.

Как отвечать на претензии заказчика

В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.

Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ письменно подготовить отказ от его подписания. В документе он должен подробно изложить, какие недостатки выявлены и что именно не соответствует требованиям или техническому заданию. 

Создайте двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно осмотреть результат работ и решить, что именно и в какие сроки будет исправлено. В результате работы комиссии составьте акт о выявленных недостатках работ и установите сроки их устранения. Если в возникновении дефектов виноват заказчик, то, как правило, недостатки устраняются за его счет. Об этом составляется отдельная смета.

Отправьте заказчику после устранения недостатков новый акт выполненных работ. С ним также отправьте акт об устранении недостатков. При необходимости снова соберите комиссию и назначьте день приемки результата.

Если не удалось договориться о сдаче-приемке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объем и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объема работ.

Порядок учета налоговых доходов и НДС, когда не подписаны акты

Способ признания доходов зависит от закрепленного в учетной политике метода учета. При методе начисления доходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.

Таблица поможет правильно отразить выручку для целей налога на прибыль и НДС при отсутствии актов выполненных работ в случае, если исполнитель выбрал вариант учета выручки на дату оформления акта в одностороннем порядке.

Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно. Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнеру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.

Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объем и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты. 

Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объем и условия сотрудничества.