Кассовые операции: какие правила нужно соблюдать

Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Данный нормативный акт распространяется на все компании, ИП. Однако ИП и юрлица из категорий малого и микробизнеса могут применять правила кассовых операций в упрощенном порядке. Рассмотрим общие и упрощенные правила подробнее.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Лимит хранения наличных

Для работы с наличными юрлица приказом устанавливают лимит хранения наличных денег. Формула для расчета лимита остатка наличных приведена в приложении к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Платежные агенты (банковские платежные агенты, субагенты) при расчете лимита наличных не учитывают средства, поступающие в рамках деятельности платежного агента (банковского платежного агента, субагента). Отдельный лимит наличных нужно установить для обособленного подразделения организации, сдающего наличные на расчетный счет. То есть лимит такого обособленного подразделения не включается в общий лимит по организации. Если же обособленное подразделение сдает наличные не на счет, а в кассу головной организации, то установленный для такого обособленного подразделения лимит наличных включается в общую сумму лимита, установленного для организации в целом.

Наличные сверх лимита хранить в организации нельзя, возникшую сумму превышения лимита нужно внести на счет до конца дня, в котором такая сумма возникла. Возможно накопление наличных сверх лимита только в дни выплаты зарплаты, стипендий, иных выплат, включенных в соответствии со статистической методологией в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций.

Реклама 16+

Ищете бухгалтера?

Передайте работу с отчетностью, учетом и налогами профессиональному бухгалтеру

Найти бухгалтера

Оформление кассовых операций

Кассовые операции ведет кассир — работник организации (ИП), на которого руководитель возложил соответствующие обязанности. Рекомендуется оформить назначение кассира приказом, а права и обязанности кассира, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, приводятся в трудовом договоре и (или) должностной инструкции. С кассиром может быть заключен договор о полной материальной ответственности (п. 2 ст. 243, ст. 244 ТК РФ; Перечни, утв. Приказом Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н).

Если у компании (ИП) в штате несколько кассиров, нужно назначить среди них старшего кассира. 

Вместо (помимо) кассира кассовые операции могут осуществляться непосредственно руководителем организации. Также заменить кассира могут автоматические устройства, осуществляющие кассовые операции без участия работников (например, банкомат, торговый автомат).

Кассовые операции оформляются следующими документами:

• поступление наличных в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами (ПКО), форма по ОКУД 031001, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88;
• выдача наличных из кассы оформляется расходными кассовыми ордерами (РКО), форма по ОКУД 031002, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88;
• размен денег оформляется квитанцией о размене наличных денег в свободной форме, в которой указывается наименование компании (ИП), дата совершения операции, сумма наличных денег цифрами и прописью, подпись кассира.

ПКО и РКО — кассовые документы, которые оформляются в момент совершения операции с наличными. При этом на все операции с наличными, оформленные за смену через ККТ, можно оформить по окончании смены единый ПКО и (или) РКО. Платежные агенты (банковские платежные агенты, субагенты) должны оформлять отдельными ПКО наличные, принятые в рамках деятельности платежного агента (банковского платежного агента, субагента).

Кассовые документы оформляются главным бухгалтером, либо бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, либо самим руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Подписывает кассовые документы главбух или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель) и кассир. Если в штате нет главбуха, бухгалтера и кассира, кассовые документы подписываются исключительно руководителем.

Кассира нужно снабдить печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы на бумажном носителе.

Каждый ПКО, РКО кассир отражает в кассовой книге (форма № КО-4 по ОКУД 0310004, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Платежные агенты (банковские платежные агенты, субагенты) должны оформлять отдельную кассовую книгу для отражения поступления наличных в рамках деятельности платежного агента (банковского платежного агента, субагента). Кассовая книга заполняется только за дни, в которых осуществляются кассовые операции.

Кассовая книга, которую ведут в бумажном виде или распечатывают из программы автоматизации учета, должна быть прошита. Кассовая книга, которая ведется в электронном виде без распечатки, должна быть подписана ЭП.

Листы кассовой книги формируются в двух экземплярах: один экземпляр непосредственно подшивается в кассовую книгу, второй — отчет кассира, которых хранится в бухгалтерии вместе с ПКО и РКО.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главбух, а при его отсутствии — руководитель.

Данные кассовой книги постоянно проверяются:

• кассиром — в конце рабочего дня путем сверки остатка наличных в кассе с данными кассовых документов и суммой остатка наличных денег, отраженной в кассовой книге, после чего кассир заверяет записи в кассовой книге подписью;
• главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем, в случае отсутствия в штате данных должностей) – путем сверки с данными кассовых документов, после чего соответствующее лицо заверяет записи в кассовой книге подписью.

Если обособленное подразделение юрлица хранит наличные, оно ведет отдельную кассовую книгу и в срок, установленный локальным нормативным актом, передает копии листов кассовой книги в головную организацию. Если обособленное подразделение не хранит наличные, отдельную кассовую книгу по такому обособленному подразделению вести не обязательно.

Если у компании (ИП) есть кассиры и старший кассир, между которыми передаются наличные, нужно вести отдельный регистр — книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма по ОКУД 0310005, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Записи в книге вносятся в момент передачи наличных и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Все указанные выше документы (ПКО, РКО, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств) могут вестись в бумажном или электронном виде. В кассовые документы (РКО, ПКО), оформленные в бумажном виде, исправления не вносятся. В иные документы на бумаге можно внести исправления, указав дату исправления, ФИО, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления. В электронные документы после их подписания ЭП исправления не вносятся.

Документы по кассе хранятся не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Реклама 16+

Составляйте авансовые отчёты и ведите учёт подотчётных сумм

Особенности оформления приема и выдачи наличных

ПКО по установленной форме оформляются в том числе на средства, передаваемые в организацию из обособленного подразделения, а также изымаемые из автоматических устройств для расчетов.

Кассир проверяет наличие в ПКО подписи главбуха (или бухгалтера, или руководителя), соответствие суммы, указанной прописью, сумме, указанной цифрами, а также наличие подтверждающих документов, реквизиты которых указаны в строке «Приложение», и правильность заполнения строки «Основание», в которой фиксируется содержание хозяйственной операции, например, «наличная выручка». 

При приеме наличных кассир осуществляет их пересчет и проверку на платежеспособность (то есть на отсутствие подделок или повреждений, препятствующих обороту денежных знаков – Указание Банка России от 26.12.2006 № 1778-У) так, чтобы процесс был виден вносителю средств. 

Если сумма средств соответствует указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, проставляет на квитанции к ПКО, выдаваемой вносителю наличных, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию. Если ПКО оформляется в электронном виде, квитанция к ПКО может направляться вносителю наличных по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты. Если сумма наличных не совпала с суммой в ПКО:

• излишек наличных возвращается вносителю;
• кассир просит вносителя довнести нехватающую сумму. В случае отказа довнести нехватку кассир должен вернуть всю сумму вносителю и перечеркнуть ПКО, передав его для переоформления на верную сумму главбуху (бухгалтеру или руководителю). Если ПКО оформляется в электронном виде, в нем проставляется электронная отметка о необходимости переоформления.

Выдача наличных во всех случаях оформляется РКО установленной формы, кроме выдачи зарплаты, которая может оформляться также расчетно-платежными ведомостями, платежными ведомостями. РКО оформляется в том числе выдача наличных из головной организации обособленному подразделению, а также выдача наличных для загрузки в автоматическое устройство для расчетов.

Перед выдачей наличных по РКО кассир должен проверить наличие в нем подписи главбуха (или бухгалтера, или руководителя), соответствие суммы, указанной прописью, сумме, указанной цифрами, а также наличие подтверждающих документов, реквизиты которых указаны в РКО в строке «Приложение» и правильность заполнения строки «Основание», в которой фиксируется содержание хозяйственной операции, например, «выдача средств под отчет».

Средства выдаются тому лицу, кто указан получателем в РКО (расчетно-платежной, платежной ведомости). При получении наличных получатель подписывает РКО. При выдаче наличных кассир должен на виду у получателя осуществить их пересчет. Причем запрещено выдавать купюры, у которых есть хоть одно из повреждений, указанных в п. 2.9 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П. Кассир подписывает РКО после выдачи наличных. При этом кассир не принимает претензий от получателя средств по сумме полученных наличных, если получатель не сверил фактически полученную сумму с той, что указана в РКО и не пересчитал деньги под наблюдением кассира.

Подотчетнику средства выдаются по РКО на основании распорядительного документа (например, приказа) либо письменного заявления подотчетного лица. Распорядительный документ можно оформить сразу на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием ФИО, сумм и сроков, на который они выдаются. В установленный в организации (у ИП) срок подотчетник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет вместе с подтверждающими документами, которые проверяются бухгалтерией в течение срока, установленного в организации (у ИП).

Выдача зарплаты наличными осуществляется в срок, установленный руководителем и указанный в расчетно-платежной (платежной) ведомости. Указанный срок не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). При получении зарплаты наличными работник расписывается в расчетно-платежной (платежной) ведомости. На фактически выданную по расчетно-платежной (платежной) ведомости сумму оформляется РКО.

Реклама 16+

Вносите ПКО и РКО, а кассовая книга сформируется сама. Потом её можно распечатать

Упрощенные правила кассовых операций

ИП, юрлица малого и микробизнеса вправе не устанавливать лимит наличных, то есть хранить любые суммы наличных без обязательного внесения на счет.

ИП вправе не оформлять кассовые документы, то есть ПКО и РКО, а также не вести кассовую книгу.

Ответственность за нарушения правил кассовых операций

За нарушение правил ведения кассовых операций, в том числе за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов возможно привлечение к административной ответственности по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в виде штрафа:

• на ИП, должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.;
• на юрлица малого и микробизнеса — от 20 000 до 25 000 руб. (п. 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ);
• на иные юрлица — от 40 000 до 50 000 руб.

Срок давности привлечения к такой ответственности — 60 календарных дней с даты нарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).