С 30 ноября 2020 года работают новые правила для кассовых операций. Выдавать наличные под отчёт станет проще, появятся новые правила приёма и выдачи денег, а обособленные подразделения смогут не вести кассовые книги. Есть и другие изменения.
- Что изменилось — кратко в таблице
- Документы для выдачи денег под отчёт
- Срок сдачи авансового отчёта
- Контроль качества принимаемых наличных
- Правила выдачи наличных из кассы
- Освобождение от кассовой книги для обособок
- Автоматические кассовые операции без кассиров
Что изменилось — кратко в таблице
Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2020 года. Эти изменения касаются следующих категорий:
- юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
- работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
- организаций с обособленными подразделениями.
Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.
| Изменение | Было | Стало |
|---|---|---|
| Документы для выдачи подотчётных |
Заявление работника содержит сумму, период, на который они получены, подпись руководителя и дату Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных |
К заявлению нет требований Достаточно одного документа на несколько выдач наличных и подотчётников |
| Срок сдачи авансового отчёта | Три рабочих дня со дня выхода на работу или со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги | Устанавливает руководитель или ИП самостоятельно |
| Приём наличных | Нет контроля платежеспособности | Обязателен контроль платежеспособности. Все платежеспособные деньги нужно принять |
| Выдача наличных | Проверка качества банкнот перед выдачей не предусмотрена | Кассир не может выдавать банкноты даже с одним повреждением. Их нужно сдать в банк |
| Проверка получателя наличных | Обязательна проверка удостоверения личности, предусмотрен особый порядок проверки доверенности | Кассир сам решает, как проверить личность получателя |
| Кассовая книга в обособленных подразделениях (далее — ОП) | Кассовые книги обязательны для всех ОП | Можно не вести кассовую книгу, если после каждой смены наличные ОП передаются в кассу юрлица |
| Кассовые операции без кассира | Использование программно-технических средств | Использование автоматических устройств, которые принимают и выдают наличные, а также проверяют наличие защитных признаков на банкнотах |
Документы для выдачи денег под отчёт
Центробанк убрал требования к заявлению работника на получение подотчётных средств. Раньше в нём должны были содержаться сумма наличных, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата. Теперь достаточно просто заявления, требований к его содержанию нет. Позже ЦБ может установить форму такого заявления.
Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали. Раньше ЦБ тоже разрешал составлять один приказ на несколько подотчётов, но теперь правило правило закрепили официально, чтобы не было споров.
Срок сдачи авансового отчёта
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Контроль качества принимаемых наличных
Кассир теперь дополнительно должен будет проверять платежеспособность наличных по требованиям п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособными считаются деньги, которые не содержат признаков подделки и повреждений, за исключением следующих:
- банкноты — загрязнение, износ, надрывы, потертости, небольшие отверстия, проколы, надписи, пятна, оттиски штампов, отсутствие углов или краёв;
- монеты — мелкие механические повреждения.
Если деньги повреждены, но всё ещё платежеспособны, кассир обязан их принять.
Правила выдачи наличных из кассы
К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):
- загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %;
- посторонние надписи, рисунки, штампы;
- контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
- разрывы краёв длиной от 7 мм;
- сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
- надрывы, заклеенные скотчем;
- утраченные углы площадью от 32 мм²;
- утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
- частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.
Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк.
Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.
Освобождение от кассовой книги для обособленных подразделений
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Автоматические кассовые операции без кассиров
До поправок кассовые операции разрешали вести с использованием программно-технических средств. Сейчас это положение конкретизировали: можно проводить их с помощью автоматических устройств, которые работают без кассира.
Такие устройства должны соответствовать параметрам:
- принимать и выдавать наличные;
- распознавать хотя бы четыре защитных признака на банкнотах (абз. 14–19 п. 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П).
Принимать извлечённые из автомата наличные надо по ПКО, а загрузку автомата деньгами оформлять РКО.
