Авансовые сделки с НДС: как формировать счета-фактуры, книги покупок и продаж

Сделки с авансами — одна из самых распространенных ситуаций, когда надо одновременно внести сведения в книгу покупок и книгу продаж. Важно правильно сделать запись и использовать коды вида операции (КВО), чтобы не было разрыва по НДС. Расскажем, как заполнять счета-фактуры и делать записи в книгах покупок и продаж.

Ирина Одарич Эксперт по НДС, прослеживаемости и СПОТ

Чем опасны неправильные записи

Неверно составленные счета-фактуры и неправильные записи в книгах покупок и продаж приводят к разрывам по НДС (расхождениям). Их выявляет налоговая на камеральной проверке. Ошибки в учете авансов приводят к тому, что из ФНС поступают требования пояснить завышение суммы к вычету.

Разрывы появляются, если сведения об операции, которые налогоплательщик отразил в Разделе 8 декларации по НДС (книге покупок), чтобы подтвердить право на применение налогового вычета, не совпадают со сведениями, которые должен был отразить поставщик налогоплательщика в Разделе 9 декларации по НДС (книге продаж). Это может быть ошибка в реквизитах, подача нулевой декларации или вообще непредставление. Еще разрыв может быть связан с несоответствием данных в декларации и приложениях налогоплательщика, в том числе из других периодов.

Реклама 16+

Сдать декларацию по НДС через интернет

Когда выписывается счет-фактура на аванс

Продавец составляет авансовый счет-фактуру только при получении предоплаты. Алгоритм такой:

• Продавец получает аванс и регистрирует авансовый счет-фактуру в книге продаж.
• Передает авансовый счет-фактуру покупателю не позднее пяти календарных дней со дня получения денег (услуг/работ в счет отгрузки). 
• В момент передачи товаров (выполнения услуг) выставляет счет-фактуру по отгрузке на полную стоимость товара или услуг, независимо от размера аванса. 
• Восстанавливает сумму аванса в книге покупок.

Если суммы от заказчика поступали неоднократно, то по каждой полученной сумме счет-фактура должен быть оформлен отдельно.

Пример. Если продавец получил аванс 10-го и 13-го числа, а услугу оказали 28-го числа того же месяца, то счет-фактура должен быть выставлен дважды при поступлении сумм 10-го и 13-го числа, а также при отгрузке в счет этого аванса на полную стоимость.

Покупатель на основании любого счета-фактуры на аванс может воспользоваться правом на вычет по НДС.

Реклама 16+

Обменивайтесь счетами-фактурами в электронном виде

Для организаций на УСН, которые стали плательщиками НДС с 2025 года при превышении лимита в 60 млн руб., действует послабление, они имеют право не выставлять счета-фактуры на аванс, если аванс и отгрузка произошли в одном периоде. Об этом налоговые органы неоднократно сообщали на вебинарах и в методической книге.

Счет-фактуру на аванс можно не выставлять в следующих случаях:

• компания-поставщик получает деньги за товар, изготовление которого занимает больше 6 месяцев (п. 13 ст. 167 НК РФ);
• покупатель не является плательщиком НДС, либо освобожден от уплаты этого налога (п. 3 ст. 169 НК РФ);
• экспорт товара, облагаемого по нулевой ставке (Письмо Минфина РФ от 10.01.2018 № 03-07-08/142);
• аванс и отгрузка произошли в одном квартале, и перерыв между ними не превысил пяти календарных дней (Письмо Минфина РФ от 10.11.2016 № 03-07-14/65759);
• аванс и отгрузка произошли в одном квартале, продавцом является компания или ИП на УСН, которая попала под налоговую реформу с 2025 года (п. 13 Методических рекомендаций по НДС для УСН).

В случаях, когда аванс получен в одном налоговом периоде (например, 31 декабря), а отгрузка в счет этого аванса состоялась в другом налоговом периоде в пределах пяти календарных дней с момента получения предоплаты (например, 2 января), продавец регистрирует счет-фактуру на аванс в книге продаж за IV квартал, а счет-фактуру, выставленный при отгрузке, — в книге продаж за I квартал.

Как продавцу отражать авансы

Продавец обязан регистрировать счет-фактуру в периоде, в котором получил предоплату (п. 3 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Как покупателю отражать авансы

В отличие от продавца, покупатель не обязан регистрировать счет-фактуру на аванс и принимать НДС к вычету (ст. 171 и ст. 172 НК РФ). Чтобы воспользоваться вычетом, у покупателя должны быть подтверждающие документы: счет-фактура, платежный документ и договор, в котором прописано условие о предоплате.

Как оформить расторжение сделки и возврат аванса

Когда покупатель и продавец расторгают договор, по которому ранее был перечислен аванс, продавец возвращает предоплату покупателю.

Продавцу нужно зарегистрировать авансовый счет-фактуру в книге покупок с КВО 22. В графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» ему следует указать реквизиты документов, которые подтверждают возврат авансового платежа. Тогда продавец вправе предъявить к вычету НДС, начисленный при получении предоплаты (п. 4 ст. 172 НК РФ).

Покупатель обязан восстановить и заплатить НДС в бюджет, если аванс был принят к вычету. При этом он должен зарегистрировать авансовый счет-фактуру в книге продаж с КВО 21.