Мы также располагаем любопытными данными от исследовательского центра рекрутингового портала Superjob. Они свидетельствуют о том, что 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой рабочий день. Хотя очевидно, что эта компетенция — основа не только успешной карьеры, но и продуктивной жизни. Человек, умеющий планировать, управляет временем, а не плывет по течению.
Приоритеты
Часто, откладывая важное «на потом», мы беремся за решение второстепенных задач, а главное так и оставляем незавершенным, испытывая внутреннее беспокойство и дискомфорт.
«Всегда старайтесь правильно расставлять приоритеты в своих задачах, — советует генеральный директор технопарка «Строгино» Сергей Теплов. – При организации деятельности учитывайте пунктуальность внешних контрагентов, чтобы в случае образовавшегося свободного времени при ожидании можно было выполнить задачи второстепенной важности». При этом необходимо всегда оставлять время на гибкое планирование, добавляет эксперт. Если вы будете ценить время других людей, у вас есть шанс получить благоприятные результаты.
Визуализация
В информационный век создается много «белого шума»: человека постоянно что-то отвлекает от главного. Самый эффективный способ противостоять шквалу избыточной информации и внешних деструкторов — это составлять списки дел и задач с присвоением каждому степени важности.
Заведите ежедневник или блокнот для записей и делайте пометки, советуют эксперты. «Эффективно планировать свое время можно только одним способом — записывать, — делится опытом Александр Оганов, основатель проекта UniWeb. – Фиксировать задачи, присваивать им степень важности, ставить перед собой сроки и соблюдать их».
Александр Оганов, основатель проекта UniWeb: «Когда я только начинал заниматься бизнесом, ментор подарил мне блокнот и карандаш. Это мне помогло».
Впрочем, нужно помнить не только, ЧТО вы записываете, но и то, КАК вы записываете. Часто бывает, что на саму расшифровку записей уходит много времени. Например, если записано «Позвонить контрагенту», нужно для начала вспомнить, какому контрагенту, по какому поводу и с какой целью. Не нужно создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них. Для этого необходимо четко формулировать задачи, при необходимости разбивая их на подзадачи.
Дедлайн всему голова
У каждого запланированного дела должен быть конкретный срок его завершения. А если вы работаете с «внешними» дедлайнами, то в дополнение к ним устанавливайте еще и «внутренние»: в таком случае у вас всегда будет время на доработку и не придется переживать из-за срыва сроков, если что-то пойдет не так.
«Мой секрет эффективного тайм-менеджмента заключается в работе по принципу выхода из зоны комфорта с целью достижения большего, — говорит Данила Шмелев, генеральный директор компании «Девино Телеком». – Важно организовать рабочий процесс так, чтобы постоянно чувствовать себя за рамками зоны комфорта и направлять все ресурсы на выполнение поставленных задач в срок».
Известный предприниматель и маркетолог Сет Годин предпочитает дедлайны называть «живыми линиями» (от live-lines). Во-первых, это название гораздо приятнее. Во-вторых, сроки действительно как «живые линии»: соблюдая их, вы обеспечиваете себе спокойную жизнь и безупречную репутацию. Отличный способ показать себя в лучшем свете и обратить на себя внимание — закончить работу немного раньше сроков.
Держать фокус
Чтобы не стать жертвой мультизадачности, важно уметь не только составлять план на день, но и следовать ему, фокусировать внимание на определенной проблеме.
Существуют техники, которые помогают сосредотачиваться на определенной деятельности. Например, метод «Помидора» (Pomodoro Technique — техника управления временем, более 20 лет назад предложенная Франческо Кирилло) предполагает разделение задач на временные отрезки («помидоры») по 25 минут. На протяжении этого периода рекомендуется сосредоточиться на одной задаче, а потом делать 5-минутный перерыв. Для выполнения разного рода дел может потребоваться от одного до десяти 25-минутных временных отрезков. Между 3 и 4-м «помидором» можно устроить более длительный перерыв. Эта техника помогает сосредоточить внимание на том, что человек делает в данный момент и не растрачивать ресурсы — внимание и время. Хотя некоторые эксперты считают, что если задача занимает менее 3-х минут (звонок клиенту, оплата счета за телефон и т д.), то лучше разделываться с ней сразу, по мере возникновения. Это позволит не перегружать и без того длинный список дел.
Если нет вдохновения
Все перечисленное выше, как это ни странно, работает и для творческих людей, которые, как принято считать, зависимы от вдохновения. Наглядный тому пример — принципы работы японского писателя Харуки Мураками. В своих последних мемуарах What I Talk About When I Talk About Running он признался, что именно строгий режим помогает ему писать по 1000 страниц в год. Оказывается, четкий рабочий график с подъемом в 5 утра и отбоем в 22 часа чрезвычайно важен для его впечатляющей творческой производительности. «Если ты хочешь писать каждый день на протяжении трех лет, ты должен быть в тонусе, — предупреждает Харуки Мураками. – Конечно, обязательно нужно сохранять ментальную концентрацию, но, в первую очередь, ты должен быть собран физически. Это очень важная штука. Необходимо сохранять крепость и духа, и тела».
