Несмотря на то, что удаленные сотрудники стали неотъемлемой частью почти каждой компании, о некоторых особенностях работы с ними работодатели часто забывают. По некоторым вопросам в разное время давали разъяснения Минтруд и Роструд.
Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс и тем самым дал возможность бизнесу без проблем оформлять сотрудников на дистанционный формат работы. В нем четко определено, как прописывать в трудовой договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте, а также допсоглашении условия работы, чтобы учесть интересы обеих сторон – работника и работодателя.
Законом регулируются такие вопросы, как режим рабочего времени, порядок предоставления отпуска, особенности охраны труда, дополнительные основания прекращения трудового договора, дополнительные гарантии по оплате труда и другие детали.
Что забывают предусмотреть работодатели
Ситуация, связанная с пандемией, способствовала переводу большинства сотрудников на удаленку. По данным сервиса «Работа.ру», россиян, работающих только на удаленке, к июлю 2021 года осталось 11 %.
В Минтруде заявили, что на удаленном режиме продолжают трудиться около 3 млн работников (данные на начало сентября 2021 года). Со всеми этими сотрудниками нужно установить законные рабочие отношения. Но часто работодатели совершают ошибки.
Не обращают внимание на особенности оформления документов
В последнее время компании стали делать ставку на специалистов из других городов. Оформляя таких кандидатов на работу, компании сталкиваются с необходимостью обмена документами. Местный кандидат приносит комплект документов, указанных в ст. 65 ТК РФ, лично. А что делать удаленному сотруднику?
В законе четко прописано, что при заключении трудового договора с сотрудником, который будет работать дистанционно, документы могут быть предъявлены в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
По требованию работодателя лицо, поступающее на работу, обязано представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Выдержка из ст. 312.2 ТК РФ
По этим копиям он заполнит карточку Т2 и другие необходимые документы. Но затем он должен их вернуть, так как согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ работодатель не может хранить эти копии у себя.
Не знакомят удаленного сотрудника с локальными нормативными актами
Есть два способа, как ознакомить сотрудника с документами – лично под подпись или выслать их через электронный документооборот (ЭДО), чтобы он ознакомился с ними, но для этого обеим сторонам потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Работник обязательно должен подтвердить факт ознакомления, направив работодателю соответствующее электронное уведомление.
Удаленщик должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением об обработке персональных данных.
В Письме от 26.02.2021 № 15-2/ООГ-493 Минтруд напоминает о том, что работодатель обязан ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием в случае их рекомендации или предоставления. В остальных случаях положения по инструктажам и обучению по охране труда на удаленщиков не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Четко не прописывают порядок работы
Чтобы избежать конфликтных ситуаций, нужно ясно указывать в локальных нормативных актах, как должно происходить взаимодействие работодателя с работником.
Вопросов может возникать много. В течение какого периода времени сотрудник должен ответить на рабочее письмо? Какие инструменты применяются для решения вопросов: только рабочая почта или личная тоже? Будут ли поступать рабочие задачи в мессенджеры, соцсети? Какие корпоративные сервисы используются для коммуникаций?
Что делать, если сотрудник «исчез» и перестал отвечать на письма? Можно ли его уволить за прогул? Да, если вы правильно пропишите порядок взаимодействий. Например, вы можете указать, что удаленщик обязан быть в доступе в рабочее время и отвечать на письма в течение двух часов. Эти условия прописываются либо в трудовом договоре, если человек нанимается на работу сразу на удаленку, либо в приложении к трудовому договору, если изначально он работал в офисе, но возникла необходимость в переводе на удаленку.
Не соблюдают режим работы
У удаленщиков рабочее время так же нормировано, как и у обычных сотрудников. Любое взаимодействие с работодателем включается именно в рабочее время.
Если сотрудники работают в разных часовых поясах, то следует указать в трудовом договоре или приложении к нему продолжительность рабочего дня согласно часовому поясу, в котором находится конкретный сотрудник.
Не предусматривают компенсацию за использование сотрудниками собственных ресурсов
Если работник использует в работе собственное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации, с учетом того, что они необходимы для выполнения работы в дистанционных условиях, то работодатель должен предусмотреть компенсацию.
Порядок, сроки и размеры компенсации определяются коллективным договором, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.6 ТК РФ).
Придумывают способы контроля, которые противоречат положениям ТК РФ
В Письме Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1 уточняется, что нельзя включать в трудовой договор условие о посещении в течение рабочего времени сотрудника на удаленке с целью контроля за ним.
Ведомство считает, что такое условие неправомерно и ссылается на ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ. Таким образом, навестить с целью проверки сотрудника, придя к нему домой, работодатель не имеет права.
Не включают удаленных сотрудников в график отпусков
Работодатель должен включать в график всех сотрудников, в том числе работающих дистанционно на постоянной основе. В противном случае ему может грозить административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Так считает Роструд.
