Каждая компания, которая относится к субъектам 115-ФЗ, должна разработать правила внутреннего контроля (ПВК). 13 января 2022 года вступили в силу требования к ПВК для обслуживающих бухгалтерий. Разбираемся, что это за документ и как его подготовить.
Мы уже рассказывали, почему и в каких случаях бухгалтерские фирмы должны исполнять 115-ФЗ. Если вы хотите побольше узнать об этом, заглядывайте в статью.
Что такое правила внутреннего контроля
Правила внутреннего контроля (ПВК) — это своего рода регламент по соблюдению требований 115-ФЗ в вашей организации. Правила составляются исходя из норм закона и профиля компании.
ПВК делятся на программы. Каждая из программ включает определенный пул обязанностей по соблюдению 115-ФЗ. Что делать при приеме на обслуживание нового клиента? О чем сообщать в Росфинмониторинг? Когда обучать сотрудников? Ответы на эти и другие вопросы нужно дать в ПВК.
Чем точнее формулировки, тем лучше. Такой регламент легче применять в сложных и спорных ситуациях. Кроме того, если в правилах не будет пробелов, значит, не будет и поводов для замечаний со стороны регулятора при проверке.
Где описаны ПВК для бухгалтерских фирм
Правительство утвердило требования к ПВК для обслуживающих бухгалтерий, аудиторов, нотариусов и адвокатов еще летом (Постановление Правительства РФ от 14.07.2021 № 1188). Все эти организации перечислены в качестве субъектов 115-ФЗ в одной статье «антиотмывочного» закона — статье 7.1, поэтому и требования к ПВК для них общие.
На разработку ПВК под новые требования дали полгода. Постановление Правительства вступило в силу 13 января 2022.
Для остальных субъектов 115-ФЗ (кроме поднадзорных ЦБ) действуют единые требования к ПВК. Они приведены в Постановлении Правительства РФ от 30.06.2012 № 667.
Что бухгалтерской фирме прописать в ПВК
ПВК состоят из девяти обязательных программ (п. 7 ПП № 1188). Разберем, как составить основные.
Программа по организации внутреннего контроля. В этой программе пропишите, как будете назначать специалиста, который будет отвечать за соблюдение правил внутреннего контроля в вашей организации. Его называют специальным должностным лицом, коротко — СДЛ.
Если в организации работают только бухгалтер и директор, чаще всего обязанности СДЛ выполняет последний. Бухгалтеры — индивидуальные предприниматели могут и сами быть СДЛ. Главное — соответствие двум основным требованиям:
- высшее экономическое или юридическое образование или работа в должности, связанной с исполнением ПОД/ФТ, в течение двух лет (Постановление Правительства Российской Федерации от 29.05.2014 № 492);
- отсутствие непогашенной или неснятой судимости за экономические преступления или преступления против госвласти (п. 2 ст. 7 115-ФЗ).
Перед назначением на должность отправьте будущего СДЛ на целевой инструктаж по ПОД/ФТ. Важно выбрать аккредитованный Росфинмониторингом учебный центр. Учеба длится 8 академических часов, а по итогу нужно пройти тест. При положительной сдаче будущий СДЛ получит свидетельство о прохождении обучения, его выдают на нумерованном бланке.
Приказ о назначении СДЛ нужно подписать до утверждения правил внутреннего контроля. Это важно, чтобы не получилось, что правила уже есть, а за их выполнением никто не следит. Когда СДЛ уходит в отпуск или на больничный, назначьте специалиста, который будет замещать его, и издайте об этом приказ.
Программа обучения сотрудников. Проходить обучение нужно не только СДЛ, но и всем сотрудникам, которые участвуют в ПОД/ФТ (Приказ Росфинмониторинга от 03.08.2010 № 203). Чаще всего это бухгалтеры, которые работают с клиентами, или юристы, оформляющие с ними договоры. Пропишите в ПВК, кто именно прошел обучение.
СДЛ имеет право организовать внутренне обучение. Делать это нужно регулярно — каждый раз, когда меняется законодательство. Чтобы провести обучение, дается месяц с момента вступления в силу новой редакции 115-ФЗ и других норм о ПОД/ФТ.
Программа идентификации клиентов. Это программа посвящена работе с клиентами. В правилах внутреннего контроля укажите, как, когда и с помощью каких ресурсов вы:
- идентифицируете клиентов, их представителей, выгодоприобретателей, бенефициарных владельцев;
- сверяетесь с перечнями Росфинмониторинга по спискам террористов и экстремистов, распространителей оружия массового уничтожения, межведомственной комиссии;
- определяете принадлежность клиента и его родственников к публичным должностным лицам;
- присваиваете клиентам уровень риска.
Программа изучения клиента. Пропишите, как будете определять цели работы с клиентом и оценивать его деловую репутацию. Укажите, где и как будете фиксировать эту информацию.
Программа оценки рисков и управления ими. Опишите, как вы будете определять уровень риска клиентов. Всего выделяют три уровня: высокий, средний и низкий. Вы можете делить клиентов по этой шкале или остановиться на двух уровнях: низком и высоком. Соответственно, нужно предусмотреть, какие факторы в деятельности клиента вы будете оценивать и какие из них считаете высокорисковыми.
Риски могут быть связаны со странами и отдельными географическими территориями. Допустим, если учредитель вашего клиента зарегистрирован в офшорной зоне, этой организации вы присваиваете высокий уровень риска.
Могут быть риски, связанные непосредственно с клиентами. Например, у фирмы минимальный уставный капитал, срок регистрации меньше трех месяцев и массовый адрес регистрации.
А могут быть риски, связанные с продуктами, услугами, операциями (сделками) или каналами поставок, совершаемыми клиентом. Например, розничная торговля связана с большим оборотом наличным — это соответствует критерию высокого уровня риска.
Профстандарт «Бухгалтер»: какие требования и кто обязан применять
Программа хранения документов. Минимум пять лет со дня прекращения работы с клиентом храните документы:
- о самом клиенте, его представителе, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце;
- о сделках и операциях, о которых вы представляли информацию в Росфинмониторинг;
- об операциях, которые подлежат обязательному фиксированию, и другие.
Вы можете разработать ПВК самостоятельно или обратиться за помощью в аккредитованный обучающий центр. Когда все готово, составьте приказ об утверждении правил. Как и ПВК, его подписывает руководитель организации или бухгалтер — индивидуальный предприниматель. Еще вы можете загрузить ПВК в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга, но это не обязательное требование.
Эксперт — Светлана Кирланова, эксперт по законодательству о ПОД/ФТ
Подготовила Елена Халуторных, редактор
Остальным субъектам 115-ФЗ (кроме поднадзорных ЦБ) по-прежнему стоит ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 30.06.2012 № 667.