Воинский учет в 2023 году: как оформлять, вести и хранить карточки

С января 2022 года изменились правила ведения воинского учета у работодателей. Рассказываем о новой карточке, которую разработало Министерство обороны, правилах и особенностях ее заполнения.

Что изменилось в воинском учете с 2022 года

Каждый работодатель, кроме ИП, должен вести воинский учет сотрудников. Ему подлежат:

• призывники — мужчины от 18 до 27 лет, которые еще не проходили службу по призыву и не пребывают в запасе;
• мужчины в запасе;
• граждане, уволенные из армии в запас;
• успешно завершившие обучение в военных центрах и кафедрах;
• непрошедшие военную службу, так как освобождены от призыва или имеют отсрочку или по другим причинам по достижению ими 27 лет;
• уволенные с военной службы и не поставленные на учет в военкомате;
• прошедшие альтернативную гражданскую службу;
• женщины с военными специальностями (медики, картографы, радисты, метеорологи, фотолаборанты, телеграфисты).

С 8 января 2022 года вступил в силу Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Он утвердил новую Инструкцию «Об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета по воинскому учету в организации». А в ней:

• формы документов, по которым ведется воинский учет граждан в организациях, порядок их хранения и заполнения;
• порядок сверки сведений о воинском учете в учетных документах организаций и военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления.

Главное из Инструкции — для воинского учета появилась специальная карточка. Подробнее расскажем, как ее правильно оформлять, хранить и сверяться с военкоматом.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

В чем отличие новой карточки от Т-2

Раньше данные о воинском учете фиксировали в карточке Т-2. Она, как и большинство остальных унифицированных форм, стала необязательной в 2013 году. Еще личная карточка не конкретизированной формы упоминалась в правилах ведения и хранения трудовых книжек, утративших силу с 1 сентября 2021 года. С этого времени работодатели были обязаны вести в Т-2 только воинский учет, так как форма этой карточки полностью была воспроизведена в Методических рекомендациях Генштаба Вооруженных сил РФ. 

Поэтому с 8 января 2022 года организации при желании могут полностью отказаться от формы Т-2.

Карточка воинского учета составляется по форме № 10, размещенной в приложении № 22 к инструкции. Она имеет несколько отличий от формы Т-2:

• в новой карточке нужно фиксировать данные о водительском удостоверении, указывать наименование и реквизиты документа воинского учета, отмечать дату и номер документа, которым уведомили военкомат о приеме, переводе, увольнении сотрудника;
• появились отдельные графы для даты сверки с сотрудником и с военкоматом;
• добавлены строки о дополнительных сведениях;
• кадровику больше не нужно фиксировать информацию об окладе работника, а сотруднику ставить подпись напротив записи о приеме или переводе.

Подписывать новую карточку может не любой кадровый работник, а только тот, который осуществляет воинский учет. Он не обязательно должен быть работником кадровой службы.

Как заполнять карточку воинского учета

Данные о воинском учете организация теперь должна фиксировать на бланке формы № 10. Она размещена в Приложении № 22 к Инструкции. Скачать карточку.

Для заполнения понадобятся следующие документы (п. 32 Инструкции):

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;
• военный билет (временное удостоверение) офицера запаса, солдат, матросов, прапорщиков, мичманов и т.п. либо справка взамен военного билета — для военнообязанных;
• паспорт гражданина РФ или другое удостоверение личности;
• другие подтверждающие документы. 

Карточку нужно вести сразу в двух форматах: электронном и бумажном (п. 32, глава IV Инструкции). 

Бумажная карточка. Ее можно заполнить сразу вручную или сначала в электронном виде, а потом распечатать. К заполнению бланка от руки есть требования: делать записи можно только синей, черной или фиолетовой шариковой ручкой, почерк должен быть разборчивым, без помарок и неустановленных сокращений. Простым карандашом нужно заполнять данные о семейном положении, месте жительства, месте пребывания, номере телефона и реквизиты «Сверка с документами воинского учета», «Сверка с военным комиссариатом», записи в 7 пункте II части карточки.

Электронная карточка. В инструкции прописано только одно уточнение: вносить изменения в электронную базу данных карт и распечатывать их может только работник, который ведет воинский учет в организации (п. 33 Инструкции).

Бланк новой карточки имеет размер 210×297 мм и состоит из лицевой и оборотной стороны. На первой указывают личные данные, на второй — информацию о воинском учете, приемах и увольнениях, а также дополнительные сведения. Рассмотрим порядок заполнения реквизитов карточки подробнее.

Реклама 16+

Вы сможете подписать и отправить электронную карточку сотрудника в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Узнать больше

Сверка с документами и военкоматом

В строке «Сверка с документами воинского учета» проставляется дата сверки карточки с данными воинского учета работника.

В графе «Сверка с военным комиссариатом» отмечают факт ежегодной сверки данных воинского учета с военкоматом или органом местного самоуправления:

• при сверке данных с военкоматом (органом местного самоуправления), на территории которого находится организация — фиксируется дата сверки;
• при сверке данных с другим военкоматом (органом местного самоуправления) — фиксируется дата и номер исходящего письма, которым направили данные по форме «Список граждан, пребывающих в запасе» (приложение № 23 к Инструкции).

Эти поля заполняются в следующей последовательности: день, месяц, год, подпись работника, инициал имени, фамилия. Пример: «22.02.22 Коровина И.Коровина». Заполнять сверху вниз. Если военкомат на другой территории, то строка «сверка с военкоматом» заполняется по номеру и дате письма. Например: «23.08.22 №81/ВК-исх». 

Раздел I «Общие сведения»

Сведения об образовании, семейном положении, месте работы, должности, месте жительства и другое нужно уточнять у самого военнообязанного и заносить данные в карточку по подтверждающим документам. 

Реквизит «Место рождения» заполняйте в именительном падеже с использованием только разрешенных сокращений. Последовательность должна быть такой: село (деревня, аул, кишлак, рабочий поселок), город (поселок городского типа), район, округ, область, край, республика. 

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Особое внимание ведомство уделяет заполнению части II. Правила для каждой категории военнообязанных свои. У офицеров запаса, солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков, мичманов запаса данные заполняются по военному билету. У призывников — по удостоверению гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Образцы заполнения карточек каждого вида смотрите ниже:

Раздел III «Дополнительные сведения»

Этот раздел содержит информацию, которую раньше работодатели не фиксировали. В нем делают следующие записи:

• о принадлежности к казачеству;
• наложении административных взысканий за невыполнение обязанностей по воинскому учету;
• наличии доступа контрольных органов;
• прохождении военных сборов во время работы в организации;
• заключении с работником контракта на пребывание в резерве и дополнительные сведения по вопросам воинского учета.

Раздел IV «Сведения о приеме и увольнении (переводе)»

Графы «Дата и номер приказа» и «Наименование должности» заполняют по кадровым документам организации.

Запись в графе «В какой военный комиссариат направлены сведения» должна совпадать с отметкой в 6 пункте раздела II. Раньше организации не были обязаны фиксировать эти данные для воинского учета.

В графе «Дата и исходящий номер сведений гражданина» ставят отметку о направлении сведений в комиссариат (орган местного самоуправления), в котором работник состоит на учете.

Обратите внимание, организации должны сообщать военкомату о приеме и увольнении гражданина, который состоит на воинском учете. Такое уведомление нужно направить в двухнедельный срок.

Отметка о снятии с воинского учета делается на основании записей в пунктах 26 и 27 военного билета или X разделе военного билета:

• дата в формате «20.03.2010»;
• причина, например «по возрасту» или «по состоянию здоровья»;
• подпись работника, который ведет в организации воинский учет.

Как хранить карточки

Хранить их нужно по действующим правилам в картотеке по соответствующим разделам:

• первый — офицеры запаса;
• второй — солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса;
• третий — военнообязанные женского пола;
• четвертый — призывники;
• пятый — военнообязанные, которые имеют мобилизационные предписания и отметки об этом в военных билетах. Создавать этот раздел в организации нужно, если таких работников больше 500. 

Карточки работников, которые поставлены на учет по месту пребывания на срок больше трех месяцев и не подтвержденному месту жительства, теперь нужно формировать в отдельные группы и раскладывать так, чтобы было удобно с ними работать.

Карточки военнообязанных одного раздела нужно располагать в алфавитном порядке. В пятом — по номерам команд (партий) из 2 раздела пункта 7 карточки, в них — в алфавитном порядке, т.е. если в организации несколько работников относятся к одной команде, их нужно выстроить по алфавиту. Например: Иванов, Петров, Сидоров.
Если номера команд содержат и буквы, и цифры, то их можно составлять по номерам в порядке возрастания, а дальше — по буквам в порядке возрастания. Например: Карточки работников, которые сняты с воинского учета, следует хранить отдельно. Их можно уничтожить после сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления.

Как проходит сверка сведений с военкоматом 

Порядок сверки не изменился и соответствует тому, что действовал раньше. Проводить сверку сведений о воинском учете с военкоматами нужно не реже одного раза в год (п. 36 Инструкции). Дату и время устанавливает военный комиссариат, который ведет свою деятельность на территории, в пределах которой находится организация. В сверке уточняются сведения, указанные в разделе II карточки, а также следующие данные о гражданах:

• фамилия, имя и отчество (при наличии);
• дата и место рождения;
• образование;
• должность (профессия);
• семейное положение; 
• состояние здоровья;
• прохождение военных сборов;
• адрес места жительства (пребывания);
• номера телефонов.