Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 марта — СКБ Контур

Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 марта

25 февраля 2022 6 022

Новый формат электронных транспортных накладных будет действовать с марта 2022 года. Но порядок обмена ими утвердят только с 1 сентября 2022 года, поэтому в переходный период работать придется по особым правилам. Расскажем, что нового в формате накладной, кто и как должен ее подписывать, а также о преимуществах электронных документов над бумажными.

Павел Коптелов

Из статьи вы узнаете:

Формат и правила составления электронной накладной

С 1 марта 2022 года электронные транспортные накладные (далее — ЭТрН), оформленные по приказу ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065, получат юридическую силу. Этим же приказом утверждены форматы электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда. 

Пока применять их необязательно, но в течение нескольких лет Минтранс планирует перевести все перевозочные документы в электронный вид.

С 31 марта 2022 года в силу вступит приказ Минтранса от 16.02.2022 № 49 «О вводе ГИС ЭПД в эксплуатацию», а с 1 сентября 2022 года — еще ряд документов:

  • приказ Минтранса от 10.02.2022 № 40 «Об утверждении Порядка ведения реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД)»;
  • Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил информационного взаимодействия при передаче электронных перевозочных документов и получении доступа к ним» (проект);
  • Постановление Правительства с изменениями в Постановление от 06.07.2015 № 676 (проект).

Между датами начала промышленной эксплуатации и вступления в силу всей нормативки есть разрыв — с 1 марта по 31 августа 2022 года будет переходный период.

Как работать в переходный период

Соглашение с ЗИТ. Чтобы бизнес мог работать с электронными транспортными накладными в переходный период, провайдеры заключат соглашение с «ЗащитаИнфоТранс» (оператор ГИС ЭПД). В такой связке будет действовать и Контур.Логистика.

Старые форматы. Если раньше вы работали с ЭТрН самостоятельно разработанного формата, то в течение переходного периода уже не сможете их применять.

Бумага на подстраховку. В переходный период водителю на всякий случай следует выдавать бумажную ТрН. Это поможет, если у инспектора не окажется нужного оборудования, возникнут проблемы с соединением и пр.

diadoc

Работайте с электронными транспортными накладными и другими перевозочными документами через Диадок

Чем электронные накладные лучше бумажных

Эксперимент по работе с электронными транспортными накладными провели еще в октябре 2020 года. Он помог понять работоспособность схемы обмена информацией. Для участников грузоперевозок будут следующие плюсы:

  • Отслеживание статуса документа: сторона, которая уже подписала свой титул ЭТрН, сможет следить за подписанием каждого следующего титула.
  • Идентичность экземпляров: все стороны работают с одним документом, поэтому все экземпляры заведомо будут одинаковы.
  • Ускорение оплаты: если все подписано электронно, то для оплаты дополнительные бумаги не понадобятся. Оплата не будет затягиваться на месяцы из-за неверного оформления бумажных документов, их пропажи или долгой доставки.
  • Получатели в режиме наблюдения: они не заполняют и не подписывают документ, но могут его посмотреть.
  • Возможность детально описать перевозимый груз: позволит отказаться от ТТН за счет того, что описание груза заменит товарный раздел накладной.

Кто и как должен подписывать накладную

У накладной три подписанта (пп. 4, п. 3 Постановления Правительства от 30.11.2021 № 2116):

  • грузоотправитель или уполномоченное лицо (склад ответхранения); 
  • перевозчик (водитель);
  • грузополучатель или уполномоченное лицо (склад ответхранения).

При наличии договора транспортной экспедиции от лица грузоотправителя ЭТрН подписывают:

  • экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется отметка «Является экспедитором».
  • заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.

ЭТрН включает четыре обязательных файла обмена в расширении.xml (титула). Их подписывают в строгой последовательности от первого к четвертому. После подписания каждого титула провайдер передает его в ГИС ЭПД. Все файлы должны быть заверены УКЭП ответственного лица. Для согласований и замечаний можно дать водителям и кладовщикам право  участвовать в документообмене — для этого они смогут использовать простые электронные подписи (ПЭП).

Схематически процесс показан на рисунке:

Обязательные разделы ЭТрН и подписи на них

Каждая перевозка должна сопровождаться уникальным идентификатором ГИС ЭПД. Он позволяет собрать все файлы обмена в одну накладную. После проверки и отправки первого титула идентификатор присваивается автоматически. Либо провайдер может заранее получить пул идентификаторов и добавить их в первый титул.

При приеме и сдаче груза стороны подписывают парные титулы: одна сторона сдает груз, другая принимает. Есть несколько сценариев сдачи-приемки, которые реализованы в Контур.Логистике. Рассмотрим два из них:

Линейный сценарий с кладовщиком. Кладовщик находит нужную накладную, проверяет ее, фиксирует замечания и подписывает ПЭП. Затем оператор склада заверяет файл своей УКЭП и передает его на согласование водителю, который также может оставить свои замечания. Если его замечания окажутся существенными, придется выпускать исправленный титул грузоотправителя или выпускать новую ЭТрН.

Предварительное согласование. В этом сценарии водитель и кладовщик сначала согласовывают содержание накладной между собой и подписывают ЭТрН ПЭП. Согласованная накладная отправляется на подписание УКЭП к оператору склада и перевозчику. Это позволяет исправлять содержание без выпуска нового экземпляра накладной.

ЭТрН может содержать еще четыре титула — в зависимости от условий перевозки. Их составляют при смене грузополучателя или адреса доставки, замене водителя или автомобиля, для фиксации итоговой стоимости перевозки. 

Оформленные титулы стоимости заменяют собой подпись акта сдачи-приемки услуг. На основании ЭТрН, содержащей титулы стоимости, можно оформлять проводки в бухгалтерском учете.

Опциорнальные разделы ЭТрН и подписи на них

diadoc

Пригласите к работе с электронными транспортными накладными кладовщиков и водителей

Как исправлять ошибки в ЭТрН

Вносить корректировки в подписанную ЭТрН можно, но для этого есть ограничения (п. 12 Постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил информационного взаимодействия при передаче электронных перевозочных документов и получении доступа к ним»). По инициативе участника перевозки в ЭТрН нельзя менять:

  • сведения грузоотправителя о передаче груза при приеме груза перевозчиком;
  • оговорки и замечания перевозчика при приеме груза;
  • сведения о приеме груза грузополучателем от перевозчика;
  • оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза

Расхождения и несоответствия при обработке титулов может обнаружить и ГИС ЭПД. Об этом вас проинформирует оператор документооборота. Новые исправленные титулы нужно будет сформировать не позднее пяти дней со дня получения информации об ошибке.

Как перейти на новый порядок работы

Шаг 1. Подключиться к оператору ЭПД. Через него вы сможете формировать титулы ЭТрН, отправлять их сторонам перевозки и в ГИС ЭПД. Такую возможность дает модуль Логистика от сервиса Контур.Диадок — им можно пользоваться через интернет или встроить в свою учетную систему.

Шаг 2. Получить электронные подписи. Как и для любого ЭДО, участникам понадобятся электронные подписи. Водителям и кладовщикам достаточно ПЭП, а сотрудникам, которые подписывают накладные от лица организации, понадобится УКЭП с реквизитами компании. Напомним, что с 1 января 2023 года такие подписи перестанут действовать, нужно будет получать КЭП физлица и оформлять машиночитаемую доверенность.

Шаг 3. Купить телефоны или планшеты. Водителям и кладовщикам понадобится телефон или планшет с интернетом. С них они смогут работать в системе ЭДО, оставлять замечания и согласовывать информацию.

ca

Получить электронную подпись в аккредитованном УЦ Контура.

Автор: Павел Коптелов, менеджер проекта Контур.Логистика
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор

Павел Коптелов
Актуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий