Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ: оформление, бухучет и 6‑НДФЛ

Как вернуть НДФЛ сотруднику, отразить это в бухучете и заполнить 6-НДФЛ, разберем в статье пошагово.

Шаг 1. Уведомляем сотрудника об излишне удержанном НДФЛ

Сообщите сотруднику о факте излишнего удержания НДФЛ с его доходов в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта (абз. 2 п.1 ст. 231 НК РФ).

Уведомление нужно вручить сотруднику лично или направить по почте. Форма сообщения свободная, так как законодатель обязательный бланк такого извещения не устанавливает.

Образец уведомления сотрудника об излишне удержанном налоге

Шаг 2. Получаем заявление от сотрудника о возврате НДФЛ

В п. 1 ст. 231 НК РФ сказано, что налоговый агент возвращает излишне удержанный НДФЛ на основании письменного заявления работника. Если его нет, то НДФЛ можно не возвращать.

Скачать образец заявления сотрудника о возврате НДФЛ

Подать заявление работник может в течение трех лет со дня уплаты НДФЛ (п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина от 01.03.2017 г. № 03-04-05/11548). Сделать это можно как во время действия трудовых или гражданско-правовых отношений, так и после увольнения или прекращения действия договора ГПХ (Письмо Минфина РФ от 24.12.2012 г. № 03-04-05/6-1430).

Шаг 3. Возвращаем излишне удержанный НДФЛ

Срок для возврата лишнего НДФЛ — три месяца со дня получения заявления от сотрудника (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). За просрочку начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ, которая действовала в дни нарушения срока (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Осуществить возврат НДФЛ можно одним из двух способов::

• за счет предстоящих платежей по налогу на доходы физлиц (абз.3 п. 1 ст. 231 НК РФ);
• за счет средств, возвращенных из бюджета (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ). 

От выбранного способа зависит, придется ли вам обращаться в ИФНС.

Рассчитайте аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Подробнее

Возврат за счет предстоящих платежей

Вернуть переплату можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет. Это может быть как НДФЛ за этого сотрудника, так и за других физлиц-налогоплательщиков (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). 

При этом налоговые ставки значения тоже не имеют. Излишне удержанный налог по ставке 13% можно вернуть за счет НДФЛ, удержанного по иным ставкам.

Уведомлять ФНС о возврате сотруднику излишне удержанного налога не нужно (Письмо Минфина РФ от 18.10.2013 г. № 03-04-06/43608). Однако все документы по возврату стоит сохранить.

Возврат за счет средств, возвращенных из бюджета

Этот способ можно использовать только в том случае, если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно, чтобы вернуть сотруднику деньги в течение трех месяцев.

Если вы выбрали этот вариант, то в течение 10 рабочих дней с момента получения от сотрудника письма о возврате, направьте в ИФНС заявление о возврате излишне уплаченной суммы (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Возврат денег из налоговой происходит в соответствии со ст. 78 НК РФ. Подайте в инспекцию следующие документы:

• заявление по форме из Приложения № 8 к Приказу ФНС РФ от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@;
• выписку из регистров налогового учета о доходах сотрудника;
• документы, подтверждающие факт излишней уплаты налога: платежные поручения, бухгалтерские справки-расчеты, пояснения, ведомости и т.д.

Налоговая вернет излишнюю сумму НДФЛ налоговому агенту в течение месяца со дня получения всех документов (п. 6 ст. 78 НК РФ). 

Работодатель может выплатить сотруднику деньги за свой счет и не дожидаться возврата из ИФНС (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Шаг 4. Строим проводки в бухучете

При перечислении излишне удержанного НДФЛ сформируйте следующие проводки.

Если вы возвращали переплату из налоговой, то сумму, полученную из ИФНС, в состав доходов при расчете налога на прибыль не включайте.

Помните, что исправление ошибок в бухгалтерском учете, в том числе неверное исчисление НДФЛ, нужно исправлять по правилам ПБУ 22/2010.

Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков

Читать памятку

Шаг 5. Отражаем излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ

Порядок отражения переплаты по НДФЛ зависит от того, когда вы нашли ошибку: в текущем или уже прошедшем квартале. В первом случае нужно просто подать 6-НДФЛ с указанием сумм излишне уплаченного налога, а во втором — сдать корректировку.

Бесплатно проверить 6-НДФЛ по контрольным соотношениям и сдать через интернет

Подробнее

Вариант 1 — Ошиблись и исправили в одном квартале

Заполняем 6-НДФЛ следующим образом:

• строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
• строки 030 и 032 — фактически возвращенные суммы;
• строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
• строки 140–142 — правильную сумму исчисленного НДФЛ;
• строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
• строка 180 — сумма НДФЛ, который был удержан излишне, за вычетом возвращенного налога;
• строка 190 — сумма НДФЛ, которую удалось вернуть с начала года.

Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ

Вариант 2 — Нашли ошибку после сдачи отчета

Сдайте уточненку по 6-НДФЛ за все периоды, по которым отчитались до обнаружения ошибки. Так, если ошибку нашли в феврале 2022 года, придется сдавать три уточненки по 6-НДФЛ: за первый квартал, полугодие и за 9 месяцев 2021 года (Письмо ФНС РФ от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@). 

Уточненку сдавайте следующим образом:

• строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
• строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
• строки 140-142 — правильная сумму исчисленного НДФЛ;
• строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
• строка 180 — «переплата» по НДФЛ, имеющаяся на последний день отчетного периода.

Образец корректировки 6-НДФЛ за прошлый отчетный период

Как видите, Порядок заполнения корректировки аналогичен порядку заполнения первичной 6-НДФЛ.

В расчете за период, в котором НДФЛ вернули сотруднику, учтите следующие особенности:

• строки 030 и 032 — суммы возвращенного НДФЛ;
• строка 180 — «переплата» по НДФЛ за вычетом возвращенного налога;
• строка 190 — сумма НДФЛ, которую вы вернули с начала года.

Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ