Чтобы успешно делегировать часть задач партнерам или сотрудникам, нужно хорошо понимать две вещи:
- какие конкретно задачи нужно делегировать;
- какие метрики определяют эффективность их выполнения.
И только после четкой формулировки ответов на предыдущие два вопроса может возникнуть новый — ключевой: как привлечь других людей к задаче так, чтобы бизнес не пострадал, а стал сильнее?
В этом смысле делегирование бухгалтерии априори правильное решение для любого бизнеса. Даже если вы, будучи предпринимателем, имеете бухгалтерское образование и хорошо разбираетесь в финансовых потоках на расчетных счетах своей компании, самостоятельный контроль несет определенные риски. Они связаны прежде всего с нагрузкой: вы берете на себя рутину, напрямую не связанную с развитием бизнеса. Поэтому бухгалтерию однозначно стоит делегировать даже на начальном этапе развития бизнеса, чтобы можно было заниматься более сложными, стратегическими задачами.
После принятия решения о передаче бухгалтерских обязанностей появляется необходимость выбрать форму передачи. На сегодняшний день их три:
- найм штатного сотрудника;
- привлечение специалиста на фрилансе;
- бухгалтерский аутсорсинг.
В этой статье постараемся дать объективную оценку каждой форме.
Штат или внештат — что выбрать
Далеко не каждая фирма может позволить себе иметь штатного бухгалтера, не говоря уже о целом бухгалтерском отделе. Более того, часто в штатных сотрудниках нет острой необходимости.
Если вы владеете парой кофеен самообслуживания в городе, то вы уже предприниматель. Но масштаб бизнеса небольшой: финансовая деятельность ограничивается стандартными операциями вроде ведения учета доходов и расходов, уплаты налогов и своевременной сдачи налоговых деклараций. В данном случае иметь штатного бухгалтера нецелесообразно, потому что затрат на его содержание будет гораздо больше, чем профита от его работы.
Поэтому малый и средний бизнес часто обходится услугами внештатных специалистов. Нужно понимать, что они, как правило, работают краткосрочно, то есть до завершения конкретной задачи. Например, если вы закрываете квартал и в налоговую нужно подать все необходимые документы, можно нанять бухгалтера на фрилансе, который поможет оформить все точно в срок.
У делегирования бухгалтерии фрилансеру есть два преимущества:
- Во-первых, это намного дешевле. У вас нет необходимости постоянно платить фрилансеру как штатному сотруднику, вы также освобождены от дополнительных налогов на его содержание.
- Во-вторых, у вас не возникает простоя в работе. Бухгалтер выполняет конкретную задачу, а после ее завершения занимается другими проектами.
Но наряду с достоинствами есть и существенные недостатки. В частности, незащищенность конфиденциальных данных. Найти на фрилансе человека, которому можно доверить финансовые потоки предприятия, довольно сложно. Возможно, во время поиска вам придется столкнуться с недобросовестностью специалиста, и у этого обязательно будет своя цена.
Именно здесь кроется второй существенный недостаток — юридически фрилансер вам ничего не должен. Ваши отношения строятся по большей части на устной договоренности, его режим дня и обязанность оставаться на связи нигде не регламентируются. А значит, если бухгалтер захочет уехать на недельку в отпуск, он может в любой момент сделать это и поставить всю работу на паузу.
Поэтому фриланс бухгалтерских услуг имеет место быть, но в том случае, если масштаб вашего бизнеса невелик и не требует срочного и постоянного контроля над доходами и расходами. Если же такой контроль требуется, то у компании есть два выхода — нанять бухгалтеров в штат или отдать эту деятельность на аутсорсинг.
Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг
По сути эта услуга похожа на штатный состав бухгалтерского отдела, но оформленный не трудовым договором, а договором оказания услуг.
Преимущества у такого типа сотрудничества в первую очередь финансовые:
- Так же, как и с фрилансером, вы освобождены от дополнительных налогов и страховых взносов на содержание сотрудников в штате.
- У вас нет обязанности обеспечивать им отпуска дважды в год и содержать сотрудниц в декрете.
- Вы не затрачиваетесь на создание и поддержание рабочих мест, включая покупку оргтехники и лицензионных программ для ведения бухгалтерии.
Помимо финансовых привилегий есть и неочевидные профессиональные. Правильно подобранный штат компании-аутсорсера дает любому бизнесу конкурентное преимущество благодаря многостороннему опыту разных сотрудников.
Cотрудники штатной бухгалтерии, как правило, заточены под определенную сферу бизнеса. Они осваивают инструменты, работающие для конкретной компании, но не погружаются в специфику других бизнесов. В этом смысле аутсорсинговые компании всегда выигрывают благодаря разнообразному профессиональному опыту. Их специалисты работают в любых направлениях — от туризма до автомобилестроения. Этот опыт позволяет под разными углами взглянуть на то, как устроен финансовый поток бизнеса, и при необходимости применить неочевидные, но эффективные инструменты управления деньгами.
В каких случаях требуется штатный бухгалтер
Специалист в штате требуется в том случае, если сфера деятельности заказчика связана с конфиденциальностью. И хотя порядочные аутсорсинговые компании прописывают необходимость сохранения конфиденциальной информации прямо в договоре, здесь играет роль, скорее, психологический фактор — многим руководителям проще контролировать деятельность сотрудников, когда они находятся непосредственно в офисе. Компания-аутсорсер не позволит вмешиваться в свои внутренние дела и диктовать правила выполнения их же работы.
Кроме того, проще иметь самостоятельный штат специалистов, когда вы представляете не одну компанию, а связанную группу компаний (ГК). В этом случае доходы и расходы каждой дочерней фирмы контролируются внутренним бухгалтерским отделом, а деятельность ГК — главным бухгалтером. То есть возникает многоуровневая бухгалтерия, и для обеспечения ее эффективной работы лучше собрать стабильный штат сотрудников.
Выводы
Выбор между бухгалтером на фрилансе, наймом сотрудника в штат и выводом бухгалтерии на аутсорсинг определяется несколькими ключевыми показателями:
- Масштабом бизнеса.
- Пониманием того, какой процент средств вы готовы затратить на бухгалтерские задачи.
- Готовностью делегировать эту сферу.
Вне зависимости от принятого решения важно, чтобы у вас всегда была возможность не отвлекаться на операционные задачи и заниматься вопросами развития бизнеса.
Мария Гайнутдинова, эксперт по налогообложению, ООО GOYA Consulting
