Время ежегодного отдыха согласуется заранее и фиксируется в графике отпусков. Но бывает, что планы меняются, и отпуск нужно перенести. Эксперты Контура расскажут, как это сделать, какие потребуются документы и объяснят порядок переноса на примерах.
Содержание
- Основания для переноса отпуска
- Ограничения при переносе отпуска
- Документальное оформление переноса отпуска
- Порядок переноса отпуска по инициативе работника
- Порядок переноса отпуска по инициативе работодателя
- Перенос отпуска в графике отпусков
- Перенос отпуска в личной карточке работника
- Ответственность за нарушение правил переноса отпуска
- Что делать с излишне выплаченными отпускными
Основания для переноса отпуска
ТК РФ разрешает перенести ежегодный оплачиваемый отпуск в нескольких случаях:
- Сотруднику вовремя не выплатили отпускные. Напомним, что это надо сделать не позже, чем за три календарных дня, причем когда крайний срок выпадает на нерабочий день, выплачивают деньги накануне (ч. 3 ст. 14, ч. 8 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
- Работника предупредили о начале отпуска меньше чем за две недели (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
- Сотрудник болел в отпуске (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
- В отпуске сотрудник выполнял государственные обязанности, по которым дается освобождение от работы, например, был присяжным в суде или проходил военные сборы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
- Уход работника в отпуск в текущем рабочем году негативно скажется на работе компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
- Сотрудник отозван из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
- По иным основаниям, например, если работник имеет право на «удобный» отпуск (частая ситуация — когда работница хочет присоединить очередной отпуск к декрету).
Работодатель вправе закрепить в своих локальных актах другие причины переноса ежегодного отпуска (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Ограничения при переносе отпуска
Число переносов отпуска закон не ограничивает, однако учитывайте, что:
- нельзя переносить отпуск на будущий рабочий год работникам-«вредникам», несовершеннолетним, а также тем, кто не отдыхал в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ);
- отпуск, перенесенный по производственной необходимости, сотрудник должен отгулять не позже 12 месяцев по окончании года, за который он предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Это основные ограничения, но есть и другие — для отдельных ситуаций. Их мы рассмотрим ниже.
Документальное оформление переноса отпуска
Перечень необходимых документов зависит от того, по какой причине переносится отпуск. К таким документам относятся:
- Заявление работника. Письменное заявление обязательно только при переносе отпуска из-за просрочки выплаты отпускных или несвоевременного предупреждения об отпуске. В других случаях согласие на перенос отпуска может быть любым — устным, письменным, в виде подписи на приказе.
- Уведомление о переносе отпуска. Оформляется, если инициатор переноса — работодатель. И хотя ТК РФ не обязывает уведомлять работника о переносе отпуска, это поможет снизить риски при спорах.
- Приказ. На его основании вносятся изменения в график отпусков.
После оформления этих документов информация о новых датах отдыха работника вносится в график отпусков и в личную карточку.
Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320Н утвержден новый порядок ведения трудовых книжек, в котором упразднено требование вести личные карточки. То есть теперь их оформлять необязательно, но они и не запрещены.
Порядок переноса отпуска по инициативе работника
Рассмотрим несколько распространенных случаев.
Перенос отпуска при невыплате отпускных и несвоевременном уведомлении работника
В этих двух случаях работник решает по своему усмотрению — отгулять отпуск или перенести. И если он выберет перенос, работодатель обязан согласовать с с ним новые сроки отпуска.
Документальное оформление:
- обязательно письменное заявление сотрудника о переносе отпуска;
- издается приказ;
- изменения отражаются в графике отпусков и в личной карточке (если она ведется).
Заявление работника о переносе отпуска может выглядеть так
Перенос в связи с больничным
Если во время ежегодного отпуска сотрудник был на больничном, отпуск продлевается на дни болезни. Но дни отпуска, совпавшие с нетрудоспособностью, также можно перенести на другой срок по согласованию с работником (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ, подп. «а» п. 17 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Например, если работник ушел отдыхать на 14 дней, но в последние шесть дней отпуска он заболел, то на эти шесть дней можно продлить период отдыха или перенести их на будущее.
Ограничения:
- если работник не сообщил о желании перенести отпуск, он автоматически продлевается;
- продление (или перенос) отпуска возможны, только если болел сам сотрудник, а больничный лист выдан по заболеванию или травме (ст. 124 ТК РФ, Определение ВС от 28.02.2013 № АПЛ13-18).
Если во время отпуска у сотрудника заболел ребенок или он сам был на карантине, отпуск не переносится (письма Минтруда от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522, от 09.04.2020 № 14-2/В-393). В то же время работодатель может предусмотреть в своих ЛНА перенос отпуска для ухода за заболевшим членом семьи работника (письмо Минтруда РФ от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522).
Документальное оформление:
- основанием переноса отпуска в связи с больничным будет волеизъявление работника и листок нетрудоспособности;
- далее издается приказ о переносе отпуска, а если отпуск полностью совпал с больничным — приказ, отменяющий предыдущий приказ об отпуске.
Сведения о переносе отпуска вносятся в график и в личную карточку (если она ведется).
Что делать, если на отпуск накладывается больничный
Перенос по семейным обстоятельствам
Перенести ежегодный отпуск в связи с семейными обстоятельствами работодатель обязан:
- если такой перенос предусмотрен локальным нормативным актом;
- по просьбе работника, имеющего право на «удобный» отпуск.
В других случаях соглашаться или нет на перенос отпуска по семейным причинам — работодатель решает сам.
Документальное оформление:
- работник пишет заявление в произвольной форме, к нему желательно приложить подтверждающие документы;
- на основании заявления издается приказ;
- вносятся изменения в график отпусков и в личную карточку работника (если она ведется).
Если работник хочет перенести отдых на будущий год, убедитесь, что такой перенос для него не запрещен (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). А также проверьте, чтобы новая дата начала отпуска позволяла уведомить работника о начале отдыха минимум за две недели.
Присоединение ежегодного отпуска к декретному
По желанию сотрудницы компания обязана предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам (если, конечно, у нее остались неотгулянные дни). Причем даже в том случае, если женщина проработала меньше шести месяцев (абз. 2 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ, письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).
Пример. Сотрудница идет в декрет. Она попросила ежегодный отпуск на 28 календарных дней, однако за текущий рабочий год у нее осталось 10 неотгулянных дней. Работодатель может дать ей отпуск только на эти 10 дней.
Документальное оформление:
- основанием для присоединения ежегодного отпуска к декрету будет заявление работницы, к нему можно приложить справку о беременности из медучреждения;
- издается приказ о переносе отпуска;
- вносятся изменения в график и в личную карточку (если она ведется).
Отпускные выплачиваются минимум за три календарных дня до начала отпуска.
Отпуск по беременности и родам — как оформить и рассчитать пособие
Порядок переноса отпуска по инициативе работодателя
ТК РФ называет две причины, когда инициатором переноса отпуска может быть работодатель: если нужно избежать неблагоприятных последствий для компании или возникла необходимость отозвать работника из отпуска. Обе ситуации относятся к производственной необходимости, и в обеих потребуется согласие работника.
Даже при согласии сотрудника нельзя переносить на будущий год отпуск:
- несовершеннолетним;
- людям, работающим во вредных и опасных условиях;
- работникам, которые не отдыхали два года подряд.
А также есть специальные нормы, устанавливающие особый порядок изменения времени отдыха в связи с производственной необходимостью для некоторых категорий работников: например, у госслужащих на будущий рабочий год переносится только та часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ч. 9.2 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
При отзыве работника из отпуска тоже есть ограничения:
- нельзя отозвать несовершеннолетних, беременных, «вредников» (ч. 3 ст. 125 ТК РФ);
- внутренний совместитель отзывается исключительно из отпуска по основному месту работы (письмо Роструда от 30.03.2021 № ПГ/05772-6-1);
- отозванному из отпуска сотруднику необходимо дать часть отпуска длительностью не меньше 14 календарных дней. В противном случае отзыв незаконен (письмо Минтруда РФ от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).
Документальное оформление переноса отпуска в связи с производственной необходимостью:
Шаг 1. Уведомьте сотрудника о необходимости перенести его отпуск или об отзыве из отпуска.
Образец уведомления о переносе отпуска
Шаг 2. Получите согласие от работника, желательно письменное. Оно может быть в виде «согласительной» фразы в уведомлении или отдельного документа. Пример формулировки:
Я, Литовцева И.С., согласна на отзыв из отпуска с 18.04.2022 и перенос неиспользованной части отпуска в размере шести календарных дней в рамках текущего рабочего года. Новые сроки отпуска сообщу дополнительно.
Шаг 3. Издайте приказ о переносе отпуска.
Образец приказа о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью
Перенос отпуска в графике отпусков
После утверждения новых дат отпуска внесите корректировки в график отпусков. В графике, оформленном по унифицированной форме Т-7, укажите:
- в графе 8 — реквизиты приказа о переносе или приказа об отмене отпуска;
- в графе 9 — новую дату начала отпуска.
Если отдых переносится на текущий календарный год, в графе 7 проставьте фактическую дата его начала.
Изменения в график отпусков, составленный работодателем на своем бланке, вносятся аналогично.
Перенос отпуска в личной карточке работника
Если вы продолжаете вести личные карточки Т-2, запись о переносе отпуска вносите в нее, только если на дату переноса был заполнен раздел VIII «Отпуск».
Запись при переносе части отпуска делают так:
- информацию в графах 1–3, 5 не меняют;
- в графах 4 и 6 зачеркивают сделанные ранее записи, затем ниже или в следующей строчке проставляют число фактически использованных дней отпуска и дату его завершения;
- в графе 7 указывают реквизиты приказа о переносе.
Если отпуск переносится полностью, то в графах 1 — 7 информацию об отпуске зачеркивают, рядом с графой 7 либо ниже вписывают реквизиты приказа, отменяющего приказ о предоставлении отпуска.
Ответственность за нарушение правил переноса отпуска
Работодателя, не соблюдающего нормы о переносе отпуска, могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, если на будущий рабочий год перенесен отпуск сотрудника, для которого такой перенос запрещен.
Санкции за первичное нарушение:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное нарушение наказывается строже:
- должностных лиц оштрафуют на 10 000–20 000 рублей или дисквалифицируют на срок от года до трех лет;
- ИП оштрафуют на 10 000–20 000 рублей;
- организацию — на 50 000–70 000 рублей.
Работник также вправе потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Что делать с излишне выплаченными отпускными
Пересчитывать ли отпускные при переносе, зависит от того, попадают ли в один месяц:
- дата начала старого отпуска;
- дата начала перенесенного отпуска.
Если попадают, перерасчет не нужен. А если перенесенный отпуск начнется позднее, то изменится расчетный период для определения среднего заработка, и отпускные придется пересчитать. А еще проверьте, не нужно ли корректировать НДФЛ и страховые взносы.
При пересчете отпускных у сотрудника возникнет долг перед компанией. Однако зачесть переплаченную сумму в счет будущей зарплаты работодатель просто так не вправе, должно быть согласие работника (ст. 137 ТК РФ, Апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 28.03.2018 по делу № 33-1157/2018).
Сформулировать согласие можно так:
В связи тем, что шесть дней моего ежегодного оплачиваемого отпуска перенесены на другой период, прошу зачесть излишне выплаченные мне отпускные в сумме 12 010 рублей в счет заработной платы за май 2022 года.
Переплату можно не только зачесть, но и внести на банковский счет или в кассу компании.
Пример. Работнику по производственной необходимости пришлось перенести отпуск на другой месяц. Однако он уже успел получить отпускные — 13 920 рублей (начислено 16 000 рублей, удержан НДФЛ — 2 080 рублей). Страховые взносы с отпускных (30,2 %) составили 4 832 рубля. Переплату отпускных сотрудник вернул в добровольном порядке. Посмотрим, как отразить эти операции в бухгалтерском учете.
Пересчет выплаченных отпускных в связи с переносом отпуска не считается исправлением ошибки, поскольку корректировка делается из-за того, что получена новая информация (п. 2 ПБУ 22/2010).
Проводки до переноса отпуска:
Операция | Проводка | Сумма |
---|---|---|
Начислены отпускные | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 70 | 16 000 |
Удержан НДФЛ | Дт 70 Кт 68 | 2 080 |
Начислены страховые взносы | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 69 | 4 832 |
Отпускные переведены на карту сотруднику | Дт 70 Кт 51 | 13 920 |
Уплачен НДФЛ в бюджет | Дт 68 Кт 51 | 2 080 |
Уплачены страховые взносы | Дт. 69 Кт 51 | 4 832 |
После переноса отпуска:
Операция | Проводка | Сумма |
---|---|---|
Сторно на сумму излишне начисленных отпускных в связи с переносом отпуска | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 70 | 16 000 |
Сторно излишне удержанного НДФЛ с отпускных | Дт 70 Кт 68 | 2 080 |
Сторно на сумму страховых взносов с излишних отпускных | Дт 20 (23, 25, 26, 44 ….) Кт 69 | 4 832 |
Отражен долг сотрудника перед организацией | Дт 76 Кт 70 | 13 920 |
Переплату по отпускным сотрудник вернул в кассу, на расчетный счет | Дт 50, 51 Кт 76 | 13 920 |
Последняя запись меняется на:
- Дт 70 Кт 76 — если переплата по отпускным зачтена в счет будущей зарплаты работника;
- Дт 91 Кт 76 — долг работника отнесен на прочие расходы (если он не вернул деньги).
Если в дальнейшем работник будет догуливать отпуск, начисляйте отпускные заново.