Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска: основания, оформление, ответственность

Время ежегодного отдыха согласуется заранее и фиксируется в графике отпусков. Но бывает, что планы меняются и отпуск нужно перенести. Объясняем, как это сделать, какие потребуются документы и разбираем порядок переноса с учетом свежих разъяснений Роструда и Минтруда.

Марина Крицкая Бизнес-журналист

Коротко о главном

ТК РФ допускает перенос отпуска по нескольким основаниям: невыплата отпускных вовремя, несвоевременное уведомление работника, болезнь в отпуске, семейные обстоятельства, производственная необходимость, отзыв из отпуска.

Число переносов законом не ограничено, однако нельзя переносить отпуск на будущий год «вредникам», несовершеннолетним и тем, кто не отдыхал два года подряд.

Приказ о переносе отпуска законом не обязателен — Роструд подтвердил: работодатель вправе его оформить, но не обязан. Для внесения изменений в график достаточно заявления сотрудника (разъяснение Роструда от 13.02.2025).

Выплаченные отпускные при переносе по инициативе работодателя удержать из зарплаты нельзя — их можно лишь зачесть в счет будущих выплат (Письмо Минтруда от 27.02.2025 №14-6/ООГ-977).

За нарушение правил переноса — штраф до 50 000 руб. для организации, до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц.

Основания для переноса отпуска

ТК РФ разрешает перенести ежегодный оплачиваемый отпуск в нескольких случаях:

1. Сотруднику вовремя не выплатили отпускные. Отпускные должны быть выплачены не позже чем за три календарных дня до начала отпуска. Если крайний срок выпадает на нерабочий день, деньги выплачивают накануне (ч. 3 ст. 14, ч. 8 ст. 136 ТК РФ, Письмо Минтруда РФ от 30.07.2014 № 1693-6-1).

2. Работника предупредили о начале отпуска менее чем за две недели (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

3. Сотрудник болел в отпуске (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

4. У сотрудника трое и более детей в возрасте до 18 лет. В этом случае отпуск предоставляется по желанию сотрудника в удобное для него время до достижения младшим из детей 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

5. В отпуске сотрудник выполнял государственные обязанности, по которым дается освобождение от работы, — например, был присяжным в суде или проходил военные сборы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

6. Уход работника в отпуск в текущем рабочем году негативно скажется на работе компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

7. Сотрудник отозван из отпуска (ст. 125 ТК РФ).

8. Иные основания, предусмотренные законом или локальными актами работодателя, — например, право работницы присоединить ежегодный отпуск к декрету (ст. 260 ТК РФ).

Работодатель вправе закрепить в своих локальных актах и другие причины переноса (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Ограничения при переносе отпуска

Число переносов отпуска законом не ограничено. Однако существуют важные запреты:

• нельзя переносить отпуск на будущий рабочий год работникам-«вредникам», несовершеннолетним, а также тем, кто не отдыхал в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ);
• отпуск, перенесенный по производственной необходимости, сотрудник должен использовать не позже 12 месяцев по окончании года, за который он был предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Для отдельных категорий работников действуют специальные нормы. Например, у госслужащих на будущий рабочий год переносится только та часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ч. 9.2 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Обязателен ли приказ о переносе: позиция Роструда

Это один из самых частых вопросов кадровиков. Роструд дал на него однозначный ответ.

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График обязателен как для работодателя, так и для работника.

Вывод Роструда: законодательством не установлена обязанность работодателя оформлять приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска. Работодатель вправе такой приказ оформить, но не обязан.

Однако несмотря на отсутствие обязанности, приказ целесообразно издавать. Это снижает риски при трудовых спорах и проверках ГИТ — наличие приказа подтверждает, что работодатель зафиксировал новые даты и уведомил работника. Для внесения изменений в график по датам отдыха достаточно только заявления сотрудника.

Реклама 16+

Собрать даты отпуска со всех сотрудников и согласовать график отпусков онлайн легко в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

Что делать с отпускными при переносе: позиция Минтруда

Ситуация, когда отпускные уже выплачены, а отпуск переносится по инициативе работодателя, — одна из самых спорных. Минтруд дал четкое разъяснение в 2025 году.

Удержать выплаченные отпускные из заработной платы работника нельзя — такого основания нет в ст. 137 ТК РФ. Выплаченные отпускные не запрещено зачесть в счет будущих отпускных (Письмо Минтруда от 27.02.2025 №14-6/ООГ-977).

Эту позицию единодушно поддерживают Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф и суды — Определение Седьмого КСОЮ от 20.05.2025 № 88-7220/2025.

Практический вывод. Если отпускные уже выплачены, а перенос произошел по просьбе работодателя, единственный законный способ урегулировать ситуацию — зачесть эти деньги в счет следующего начисления отпускных. Требовать возврата или удерживать из зарплаты нельзя.

Документальное оформление переноса

Перечень документов зависит от причины переноса. Возможный набор:

Заявление работника. Письменное заявление обязательно только при переносе из-за просрочки выплаты отпускных или несвоевременного предупреждения о начале отпуска. В других случаях согласие работника может быть любым — устным, письменным или в виде подписи на приказе.

Уведомление о переносе. Оформляется, если инициатор переноса — работодатель. ТК РФ прямо не обязывает уведомлять работника, но уведомление снижает риски при спорах.

Приказ. Составляется в произвольной форме. Как следует из разъяснения Роструда, он не обязателен, но рекомендован. В приказе указываются: основание переноса, ссылка на ст. 124 ТК РФ, первоначальные и новые даты. Работник знакомится с приказом под подпись.

После оформления документов новые даты вносятся в график отпусков и в личную карточку (если она ведется). Напомним: с введением нового порядка ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) личные карточки не обязательны, но и не запрещены.

Реклама 16+

Заявление, уведомление и приказ о переносе отпуска можно подписать и отправить онлайн за пару секунд в КЭДО от Контур.Диадока

Узнать больше

Перенос по инициативе работника

Перенос при невыплате отпускных и несвоевременном уведомлении

В этих двух случаях работник сам решает — отгулять отпуск или перенести. Если он выбирает перенос, работодатель обязан согласовать с ним новые сроки.

Оформление: письменное заявление работника → приказ → изменения в графике и личной карточке (если ведется).

Если во время ежегодного отпуска сотрудник был на больничном, отпуск продлевается на дни болезни автоматически. Но дни, совпавшие с болезнью, можно по согласованию с работником перенести на другой срок (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Ограничения:

• продление или перенос возможны, только если болел сам сотрудник, а больничный выдан по заболеванию или травме (ст. 124 ТК РФ, Определение ВС от 28.02.2013 № АПЛ13-18);
• если сотрудник не сообщил о желании перенести отпуск, он автоматически продлевается;
• если во время отпуска заболел ребенок сотрудника или сотрудник был на карантине, отпуск не переносится (Письма Минтруда от 17.06.2020 №14-2/ООГ-8522, от 09.04.2020 №14-2/В-393). Работодатель вправе, но не обязан предусмотреть такую возможность в ЛНА.

Важное уточнение. Выбор новой даты отдыха при переносе — прерогатива работодателя, а не работника (разъяснение Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф). Если работодатель не получил во время отпуска сотрудника или в первый рабочий день после него заявление о переносе, отпуск автоматически продлевается.

Оформление: волеизъявление работника, листок нетрудоспособности → приказ (или приказ, отменяющий предыдущий, если отпуск полностью совпал с больничным) → изменения в документах.

Перенос по семейным обстоятельствам

Работодатель обязан согласиться на перенос по семейным причинам, только если это предусмотрено его ЛНА или если работник имеет право на «удобный» отпуск. В остальных случаях — на усмотрение работодателя.

Оформление: заявление в произвольной форме с подтверждающими документами → приказ → изменения в графике и личной карточке.

Если работник хочет перенести отдых на будущий год, убедитесь, что такой перенос для него не запрещен (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Новая дата начала отпуска должна позволять уведомить работника минимум за две недели.

Присоединение ежегодного отпуска к декретному

По желанию сотрудницы компания обязана предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам — даже если она проработала меньше шести месяцев (абз. 2 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0). При этом может быть использован только остаток неотгулянных дней за текущий рабочий год.

Оформление: заявление работницы (можно приложить справку о беременности) → приказ о переносе → изменения в документах. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Перенос по инициативе работодателя

ТК РФ называет две причины, когда инициатором переноса может быть работодатель: производственная необходимость и отзыв из отпуска. В обоих случаях потребуется согласие работника.

Кого нельзя отозвать из отпуска и чей отпуск нельзя перенести по производственной необходимости:

• несовершеннолетние;
• беременные;
• работники, занятые на вредных и опасных работах;
• работники, которые не отдыхали два года подряд.

При отзыве из отпуска:

• внутренний совместитель отзывается только из отпуска по основному месту работы (Письмо Роструда от 30.03.2021 № ПГ/05772-6-1);
• отозванному работнику необходимо предоставить часть отпуска длительностью не менее 14 календарных дней. Иначе отзыв незаконен (Письмо Минтруда от 03.10.2019 №14-2/ООГ-7286).

Что делать с уже выплаченными отпускными при переносе по инициативе работодателя. Как следует из Письма Минтруда РФ от 27.02.2025 № 14-6/ООГ-977, удержать выплаченные отпускные из зарплаты нельзя. Допускается только зачет в счет будущих отпускных.

Реклама 16+

Контур.Экстерн на тарифе «Учетный» отслеживает доступное количество дней без содержания, автоматически учитывает разницу при расчете ежегодного оплачиваемого отпуска

Попробовать

Оформление

Шаг 1. Уведомите работника о необходимости перенести отпуск или об отзыве.

Шаг 2. Получите письменное согласие работника (в тексте уведомления или отдельным документом).

Шаг 3. Издайте приказ о переносе.

Шаг 4. Внесите изменения в график отпусков и личную карточку.

Перенос отпуска в графике и личной карточке

Внесение изменений в график отпусков

После утверждения новых дат отпуска внесите корректировки в график. В графике по унифицированной форме Т-7:

• в графе 8 — реквизиты приказа о переносе или об отмене отпуска;
• в графе 9 — новая дата начала отпуска;
• в графе 7 — фактическая дата начала, если отдых переносится на текущий календарный год.

Изменения в график, составленный на собственном бланке работодателя, вносятся аналогично.

Внесение изменений в личную карточку

Личная карточка необязательна — Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н упразднил это требование. Если вы продолжаете ее вести, записи о переносе вносятся только при условии, что раздел VIII «Отпуск» уже был заполнен.

При переносе части отпуска:

• информацию в графах 1–3, 5 не меняют;
• в графах 4 и 6 зачеркивают прежние записи и ниже указывают фактически использованные дни и дату завершения;
• в графе 7 — реквизиты приказа о переносе.

При полном переносе: информацию в графах 1–7 зачёркивают, рядом указывают реквизиты приказа, отменяющего первоначальный.

Ответственность за нарушение правил переноса

Работодателя, не соблюдающего нормы о переносе отпуска, привлекают к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Работник также вправе потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Что проверяет ГИТ. Трудовая инспекция использует проверочные листы (Приложение 7 к Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20). В числе контрольных вопросов — соблюдение запрета на непредоставление отпуска в течение двух лет подряд, своевременность выплаты отпускных и соблюдение сроков уведомления.

Часто задаваемые вопросы