Пять инструментов эффективной обратной связи с сотрудниками

Обратная связь с сотрудниками — один из ключевых инструментов управления командой: она помогает исправлять ошибки, закреплять эффективное поведение и развивать людей профессионально. Но только если руководитель умеет правильно с ней работать: выбирает нужный формат, соблюдает структуру и создает в команде культуру доверия. Рассказываем о пяти инструментах обратной связи — от адаптационных встреч до пульс-опросов, — которые компания использует на практике.

Коротко о главном

Обратная связь для руководителя — это инструмент управления персоналом и повышения эффективности бизнес-процессов. Для сотрудника — возможность быть услышанным и скорректировать свои действия.

Различают три формы обратной связи. Индивидуальная — общение руководителя и сотрудника один на один: адаптационные встречи в период испытательного срока и «сверка часов» для выяснения степени удовлетворенности работой. Групповая — командные встречи для анализа рабочих процессов и итогов периода; главный инструмент — ретроспектива. Анонимная — сбор информации через пульс-опросы и исследования команд; позволяет замерить вовлеченность, удовлетворенность и лояльность без привязки к именам.

Чтобы обратная связь давала результат, необходимы три условия: системность (регулярные встречи, а не разовые беседы), конкретность (факты и поведение, а не личные оценки) и культура доверия в команде. Без последнего даже правильно выстроенный процесс превращается в формальный ритуал. Результатом любой встречи по обратной связи должны быть конкретные договоренности с дальнейшими шагами.

Что такое обратная связь и зачем она нужна бизнесу

Обратная связь — это информация о поведении человека в прошлом, которую сообщают ему в настоящем, рассчитывая, что она повлияет на его поведение в будущем. Говоря другими словами, мы проводим анализ уже сделанного, договариваемся о дальнейших действиях сейчас и прогнозируем, что они нам принесут в будущем.  

Обратная связь — это способ управления персоналом и повышения эффективности бизнес-процессов, с помощью которого руководитель объясняет сотрудникам цели и смысл их работы. Для персонала обратная связь не менее важна, поскольку это возможность быть услышанным.

Можно выделить три формы обратной связи. Каждая включает несколько инструментов. Их используют для всестороннего изучения жизни команд, выявления конфликтов между целями и результатами, а также проблем у конкретных сотрудников.

Мы познакомим вас с несколькими наиболее популярными видами встреч по обратной связи, которые используем в Контуре. Часть из них вы наверняка уже используете в своей деятельности. Надеемся, что некоторые инструменты все же окажутся для вас новыми и полезными.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Индивидуальная обратная связь: форматы и инструменты

Эта форма предполагает общение руководителя со своим сотрудником в формате тет-а-тет. Она может быть реализована в виде адаптационных встреч, встреч по задаче, проекту, итогам квартала.

Вариантов взаимодействия при индивидуальной обратной связи довольно много. Это не только ситуации, когда обратную связь дает руководитель — сотруднику, но и сотрудник — сотруднику как в команде, так и по проектам. Сотрудник может давать обратную связь и своему руководителю.

Ключевое условие такого многостороннего взаимодействия — наличие культуры обратной связи в команде, компании, подразделении. Если такая культура не внедрена, то люди дают индивидуальную обратную связь формально, но это не приводит к каким-либо ощутимым результатам.

Адаптационные встречи: как помочь новичку войти в роль без стресса

Одним из самых востребованных инструментов индивидуальной обратной связи являются адаптационные встречи. Если компания развивается, то она постоянно прирастает сотрудниками. Для любого новичка вхождение в новый коллектив и привыкание к новой корпоративной культуре нередко становится причиной для стресса. Но если руководитель или HR-специалист в процессе испытательного срока используют такой инструмент, как адаптационные встречи, то многие проблемы регулируются вовремя и, что особенно важно, без катастрофических последствий для обеих сторон.

Адаптационные встречи помогают руководителю отслеживать результаты новичка в течение испытательного срока, а сотруднику — своевременно получать обратную связь, необходимую поддержку и достигать желаемого уровня эффективности.

Периодичность встреч устанавливается руководителем с учетом продолжительности испытательного срока. Она бывает разной — от месяца до полугода. Но обычно этот период включает беседу с сотрудником в первый день работы, а также промежуточные беседы и встречу в конце испытательного срока. Это минимальное количество встреч для оперативной обратной связи, благодаря которой новичок сможет определить свои сильные стороны и зоны роста, обучиться, скорректировать поведение и результаты. Если ваша компания для новичка первое место работы, то может потребоваться больше встреч.

Реклама 16+

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Сверка часов: как удержать сотрудника до того, как он решил уйти

Этот элемент обратной связи предполагает встречу руководителя и сотрудника. На встрече проясняется степень удовлетворенности сотрудника различными аспектами работы: коллектив, компания, оплата труда, карьерный рост, возможности профессионального развития и др. По итогам встречи и сотрудник, и руководитель должны понять, что каждый из них может предпринять для того, чтобы повернуть ситуацию или результаты в позитивное русло.

Групповая обратная связь: как работать с командой

Такая обратная связь предполагает встречи, на которых сотрудники из одной команды/подразделения обсуждают свои рабочие процессы, делятся итогами проекта, квартала, года, предоставляют обратную связь друг другу и определяют дальнейшие шаги.

Ретроспектива: как анализировать итоги и строить план команды

Ретроспектива — это специальным образом спроектированный и организованный формат командной работы, проводимый по завершении определенного периода (год, полгода и т.д.) или проекта (либо его этапа). Целью такого командного взаимодействия является анализ и улучшение бизнес-процессов и командной работы. Руководитель выслушивает сотрудников и высказывает свое мнение. Сотрудники точно так же могут в формате группового взаимодействия давать обратную связь друг другу или руководителю.

Ретроспектива помогает:

• определить положительные моменты и точки роста;
• определить способы повышения эффективности команды;
• сформировать план дальнейших действий со сроками и ответственными.

Чтобы встреча прошла продуктивно и сотрудники вдохновились новыми задачами, важно уделить достаточное количество времени и внимания подготовке к встрече.

Реклама 16+

Организуйте ретроспективу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Анонимная обратная связь: когда нужна честность без имен

Такая связь необходима для сбора информации от сотрудников или о сотрудниках. Она реализуется с помощью специальных инструментов и сервисов. Как правило, предполагает анонимность, но в некоторых случаях у участников есть возможность самостоятельно определять уровень открытости своих ответов.

Пульс-опросы: как замерить вовлеченность команды

Пульс-опросы — это короткие регулярные опросы вовлеченности. С их помощью компании измеряют три крупных параметра: вовлеченность, удовлетворенность, лояльность. Результаты по этим параметрам — обратная связь компании и руководителю, информация о том, насколько условия работы соответствуют ожиданиям сотрудников.

Такие опросы не просто обеспечивают руководителя ответами на определенные вопросы по рабочим процессам. Они становятся уникальным материалом для дальнейшего анализа и принятия кадровых решений.

Пульс-опросы позволяют:

• определить уровень вовлеченности в его подразделении и выявить проблемные зоны;
• получить ответы конкретных сотрудников (если те их открыли для него), чтобы подготовиться к встрече с сотрудником (например, к встрече по «сверке часов»);
• увидеть реакцию сотрудников на изменения, которые происходили в ближайший период;
• почувствовать общую атмосферу в команде и понять, как преподнести ту или иную новость;
• увидеть динамику по показателям в сравнении с каждым кварталом;
• замерить связь результатов пульс-опроса и бизнес-показателей (эффективности подразделения, сотрудников), отследить влияние изменений.

Исследования команд: когда пульс-опроса недостаточно

Такой метод включает небольшие опросы, анкеты, интервью, которые направлены на изучение мнения сотрудников об их удовлетворенности работой, вовлеченности в определенные процессы и отношения к определенным темам. С помощью опросов можно устроить обмен обратной связью в команде, изучить социально-психологический климат в коллективе, узнать, какие есть сложности во взаимодействии с заказчиками и т.п.

В отличие от пульс-опросов, такие инструменты предполагают гибкость в формулировках и разнообразие тем. Они не привязаны к срокам и могут проводиться в удобное и нужное для команды время.

На практике компании используют множество инструментов для получения обратной связи. Методом проб и ошибок вы найдете идеальную для своей команды форму обратной связи, которая поможет ей стать более продуктивной и открытой во взаимодействии. 

Не забывайте, что цель обратной связи — проанализировать уже совершенные действия для составления дальнейших шагов, которые принесут положительный результат.

Результатом любой встречи по обратной связи должны быть договоренности, реализующиеся в будущем.

Обратная связь — полезный инструмент для рабочей среды, она может применяться в любых взаимодействиях. Главное делать это правильно и с учетом определенных принципов. 

Часто задаваемые вопросы