Ошибки в трудовой книжке: когда можно исправить, а когда следует завести дубликат — СКБ Контур

Ошибки в трудовой книжке: когда можно исправить, а когда следует завести дубликат

23 июня 2022 13

Даже одна неверная буква в трудовой книжке может стать проблемой для работодателя и сотрудника. В большинстве случаев исправить ошибку можно, но иногда это запрещено, поэтому нужно выдавать дубликат. Подробнее об этом рассказывают эксперты Контура.

Евгения Смирнова, Татьяна Неволина

Оформление трудовых книжек и исправления в них регламентируют ст. 66 и 66.1 ТК РФ. В дополнение к этому в прошлом году Минтруд выпустил Приказ № 320н от 19.05.2021, где подробно рассказал, как нужно и нельзя делать исправления в документе.

Чтобы исправить ошибку в трудовой нужно определить: 

  • в какой части трудовой книжки произошла ошибка;
  • кто ее совершил: ваша организация или бывший работодатель сотрудника;
  • какую именно ошибку допустили.

Теперь подробнее разберем виды ошибок и правила их исправления. 

Ошибки на титульном листе

Титульный лист содержит личные данные, информацию об образовании, квалификации и специальности работника. Ошибки в этой части трудовой могут доставить много хлопот сотруднику. Например, если ФИО или дата рождения не совпадают с паспортными данными, ПФР сделает вывод, что трудовая книжка не принадлежит этому человеку, и ему не смогут начислить пенсию.

Если кадровый специалист заполняет титульный лист новой трудовой книжки сотрудника и ошибся в записи, то может ничего не исправлять, а уничтожить бланк с помощью измельчительной машины и выдать другой. Если в трудовой уже есть другие записи, то ошибку нужно исправить.

Как исправить ошибку в личных данных

Исправить личные данные сотрудника бывает нужно по разным причинам. Например, сотрудник сменил фамилию или имя, кадровый работник по ошибке пропустил букву в ФИО или вместо «ё» написал «е». 

Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).

На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают название и реквизиты документа, на основании которого вносили изменения. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака и др. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало. Запись должен заверить работодатель или уполномоченное лицо подписью и печатью, если она есть у организации (п.7, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).

Ошибка в личных данных сотрудника

Ошибка в личных данных сотрудника

До 2021 года отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки также считалось ошибкой. В Приказе № 320н Минтруд пояснил, что ее нужно ставить, только если у работодателя она есть. Поэтому, если печати нет, лучше отметить это на титульном листе записью «б/п». 

Как исправить ошибку в сведениях об образовании и специальности

Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н). 

Ошибку в сведениях об образовании зачеркивать нельзя

Ошибку в сведениях об образовании зачеркивать нельзя

Ошибки в сведениях о работе или награждении

Зачеркивать данные в этом разделе тоже нельзя. В противном случае, трудовую признают недействительной и придется оформлять дубликат. Поэтому исправления в этой части нужно делать с помощью записей (п.12, гл. 3, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н). 

Если указали не ту организацию

Наименование организации в трудовой книжке вписывают без нумерации. Поэтому исправить ошибку можно в таком порядке:

  1. В графе 1 поставить порядковый номер. 
  2. В графе 2 вписать дату внесения записи.
  3. В графе 3 написать, что в наименовании организации допустили ошибку. Ниже строке написать верное наименование организации. 
Ошибка в названии организации

Ошибка в названии организации

Если поставили штамп не с тем наименованием организации

При исправлении этой ошибки нужно руководствоваться общими правилами: признать запись-штамп недействительной и внести верную. А именно:

  1. В графе 1 поставить порядковый номер. 
  2. В графе 2 вписать дату внесения записи.
  3. В графе 3 написать «оттиск штампа с (название организации) считать недействительным». 
  4. Ниже поставить правильный штамп с наименованием предприятия.
Образец записи о недействительности штампа в трудовой книжке

Образец записи о недействительности штампа в трудовой книжке 

Если ошибка в записи об увольнении

Самые распространенные ошибки при внесении записи об увольнении — неверная дата или реквизиты приказа. Чтобы их исправить, нужно выполнить несколько действий:

  1. В графе 1 поставить порядковый номер. 
  2. В графе 2 вписать дату внесения записи.
  3. В графе 3 указать: «Запись за номером Х недействительна. Трудовой договор расторгнут (указывается пункт и статья в соответствии с Трудовым Кодексом)» или «Запись за номером Х недействительна, восстановлен на прежней работе».
  4. В графе 4 внести номер приказа, на основании которого делают исправляющую запись в трудовую книжку. 

В этом же порядке признают недействительными некорректные записи о приеме или переводе.

Ошибка в записи об увольнении

Ошибка в записи об увольнении

Несколько ошибок в трудовой книжке

Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то нужно исправить каждую из них. Если они идут подряд, исправить их можно одной записью. Например, «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Принят 10.03.2022 на должность столяра». 

Образец исправления нескольких ошибок в трудовой книжке

Образец исправления нескольких ошибок в трудовой книжке

Кто может исправить ошибку в трудовой

Исправить записи может уполномоченное лицо, например, кадровый работник. А также руководитель или сам индивидуальный предприниматель. 

Если ошибся другой работодатель 

Исправления в трудовую книжку должна внести организация, которая допустила ошибку. Но исправить неточность может и другая компания. Это допустимо в трех случаях (п.30, гл.5, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н):

  1. Если организация реорганизована. Но тогда запись исправляет правопреемник.
  2. Если организация ликвидирована. 
  3. Если ИП прекратил деятельность.

Чтобы исправить ошибку другого работодателя, нужно получить от него документ об ошибке. Например, справку с данными, когда принят сотрудник. В ней должны быть указаны номер приказа, должность и структурное подразделение. Или можно использовать заверенную копию приказа о приеме, переводе и увольнении. Перечень документов, на основании которых нужно вносить изменения за старого работодателя, не определен. 

Если организация ликвидирована, то документ об ошибке не потребуется. 

Если ошибка в записи о работе по совместительству

Ошибки исправляет работодатель, который внес запись о работе по совместительству. Сделать это может и основной работодатель, а значит и исправлять ошибки будет он (п.11 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н). 

Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки

Есть случаи, когда исправить ошибку в трудовой невозможно. Кроме утери трудовой книжки работодателем или работником, завести дубликат придется, если (п. 27, 30, 31 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н): 

  • запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной;
  • трудовая пришла в негодность: порваны страницы, испачкана, обгорела и т.п.

Дубликат трудовой книжки оформляют по письменному заявлению сотрудника. В верхней части титульного листа документа вписывают фразу «Дубликат». 

Ошибка в электронной трудовой книжке

Исправление ошибок в СЗВ-ТД регламентирует Постановление Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п

Если работодатель хочет полностью отменить данные, которые подавал о трудовой деятельности сотрудника, то в новом отчете должен указать ту же самую информацию, а в 10 графе указать знак отмены «Х»(п. 2.6. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). 

Если данные нужно исправить и уточнить, то нужно сначала отменить ошибку, а затем вписать верную информацию. Сделать это нужно так (п. 2.7. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п):

  1. В первую строку полностью перенести ошибочные данные..
  2. В графе № 10 поставить знак «Х».
  3. Следующую строку заполнить верными данными.
Ошибка в электронной трудовой книжке

Ошибка в электронной трудовой книжке

Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке

За ошибки в трудовой книжке должностные лица могут получить предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). А юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей. 

Евгения Смирнова, менеджер по кадровому учету Контура

Татьяна Неволина, руководитель группы по работе с филиалами отдела кадрового учета Контура

Евгения Смирнова, Татьяна Неволина
Актуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
13 комментариев
Д
Дарья 24 июня
Подскажите, а что делать, если по невнимательности сделала запись в той строке, которая в 4 столбце уже занята записью с номером приказа?
Татьяна Неволина 24 июня
Дарья, в таком случае необходимо признать обе записи недействительными и далее внести исправляющие записи в хронологическом порядке.
С
Спасибо 27 июня
С
Спасибо 27 июня
Спасибо, большое
Н
Наталья 24 июня
Добрый день! Подскажите как быть, если в трудовой книжке в фамилии стоит буква Ё, а в паспорте буква Е?
Татьяна Неволина 27 июня
Наталья, добрый день.
В письме Минобрнауки РФ от 01.10.2012 № ИР-829/08 разъяснено правило использования букв "е" и "ё" в именах собственных.
Судебная практика по данному случаю исходит из того, что на основании Правил русской орфографии и пунктуации написание букв "е" и "ё" приравнивается. Написание буквы "е" вместо "ё" и наоборот в фамилии, имени и отчестве не искажает данных владельца документов, при условии, что данные, на основании которых можно идентифицировать лицо в таких документах, соответствуют.
Для того, чтоб работнику в дальнейшем не пришлось решать вопрос идентификации в судебном порядке, рекомендуем внести изменения данных ФИО на титульном листе.

Возможно, сведения на титульном листе трудовой книжки были внесены на основании ранее выданного паспорта. Если ранее в паспорте ФИО было указано с использованием буквы "ё", а теперь с "е", то можно говорить либо о технической ошибке при выдаче нового документа, либо о смене ФИО. Если речь идет о технической ошибке, то это может также привести к дальнейшим проблемам с определением принадлежности документов. Если речь идет о смене ФИО, то изменения должны быть дополнительно подтверждены Свидетельством о перемене имени (включает в себя фамилию, имя и отчество). В такой ситуации необходимо внести изменения в титульный лист трудовой книжки на основании Свидетельства о перемене имени (образец внесения изменений есть в нашей статье).
А
Добрый день, необходимо исправить запись №4 в трудовой книжке, но после неё стоит печать о реорганизации компании. Как исправить эту запись? нужно ли отменять поставленную печать?
И
Подскажите, как исправить, если на титульном листе при смене фамилии, где вносят все данные со свидетельства о браке поставили печать другой организации?
Помогите!!!!Что делать если работодатель направил отчёт СЗВ ТД в ПФР с записью о том,что я уволена по соглашению сторон,данная запись теперь отображена в электронной трудовой,а в бумажном варианте сделал запись об увольнении по ликвидации,организация ликвидирована….
О
Подскажите, что делать в том случае, если награждение сотрудника внесено во вкладыш ТК в сведения о работе. Какая нумерация будет в этом случае?
ТШ
Тамара Штолина 15 сентября
Как исправить в записи о приеме наименование должности, если уже есть запись об увольнении?
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, что делать если в трудовой книжке в дате исправление?
Добрый день! Как можно исправить предыдущую запись об увольнении с основного места работы (которой в действительности не было те увольнения) после которой было сделано две записи в трудовой книжке другой организацией(прием и увольнение)?