Электронный документооборот против «бумажного монстра»

7 мая 2014

Концепция перехода от бумажного документооборота к электронному сегодня активно продвигается правительством. В планах на 2014 год — перевести в электронную форму все государственные регистры и реестры, создать единый интернет-портал, на котором можно осуществлять поиск по ним. Бизнес от этого только выиграет.

Работа с бумагами — головная боль ИП и небольших компаний. Избавить от нее может только одна «волшебная таблетка» — электронный документооборот. Главные преимущества системы электронного документооборота (СЭД) заключаются в том, что она способна упростить процесс обмена важными документами между пользователями, избавить тех, кто не силен в работе с документами, от лишних функций и тем самым сэкономить их время.

Вообще неудивительно, что ведение бухгалтерии и документооборота для неспециалиста — темный лес. Не понимая толком, как все устроено в этом загадочном мире, какими бумагами обмениваться с заказчиками, как правильно выставлять счета, когда и с чем идти в налоговые органы, предприниматель может искусственно тормозить развитие своего бизнеса. Просто из страха перед «бумажным монстром». Вот для таких людей СЭД — настоящее спасение.

Функции системы электронного документооборота

Прежде всего, СЭД решает две фундаментальные задачи:

  1. обеспечивает электронный обмен документами с государством (отчеты в налоговую, ПФР,  фонды соцстраха и т д.);
  2. обеспечивает электронный обмен документами с контрагентами.

Таким образом, СЭД — это процесс обмена документами в электронном виде:  актами, счетами-фактурами, договорами, книгами учета доходов и др. Все эти документы обладают юридическим статусом, равнозначным тому, который имеют бумажные документы с синей печатью и подписью. Такую юридическую силу гарантирует им Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»

Кроме того, СЭД полностью снимает вопросы с расстояниями, разделяющими компанию от контрагента. Это значит, что, если ваш контрагент находится, допустим, на Камчатке, то благодаря СЭД он сможет получить от вас акт, счет или договор за считанные секунды. При значительном увеличении скорости документооборота снижается риск потери документов, компании экономят на курьерской или почтовой доставке.

Нередки случаи, когда процесс открытия ИП оттягивается именно по причине того, что человек не хочет ввязываться в бумажную волокиту. Так, например, было с одним из наших клиентов. Понять его было можно: бухгалтерия совершенно не вписывалась в область его интересов, так как он занимался развитием проектов по обучению иностранным языкам. Тем не менее, работая как фрилансер, он постоянно сталкивался с различными сложностями: чтобы получить подпись заказчика, находящегося во Владивостоке, ему приходилось пользоваться курьерской службой экспресс-доставки. Для малого бизнеса это подразумевает существенные траты, особенно если отправку документов приходится совершать в другой конец страны. К тому же все время переживаешь за сохранность документов — дойдут или не дойдут? С СЭД месяц пользования комплексом всех бухгалтерских услуг обходится дешевле отправки одной партии бумажных документов экспресс-почтой в отдаленный российский город, не приходится переживать ни за сохранность документов (они хранятся на защищенном сервере), ни за своевременную сдачу отчетности, которая также проводится в электронном виде по защищенным каналам.

Другой положительный момент СЭД — отсутствие необходимости общаться с представителями налоговой инспекции, пенсионного фонда, стоять в очередях. Можно только представить, как самим госорганам надоели очереди и авралы с документами под конец отчетного периода и как им приятно получать документы, отправленные в электронном виде. Налоговая инспекция лояльнее относится к таким документам. Почему? Все по той же причине: СЭД ускоряет работу сотрудника, так как ему не приходится вручную вбивать отчетность в базу. Да и не зря помимо бумажного отчета инспектор просит (а иногда и требует) версию отчета на электронном носителе.

Переход от бумажного документооборота к СЭД — это как превращение ручного труда в машинный. Выигрыш — и в скорости работы, и в оптимизации расходов.

С января 2014 года все плательщики НДС должны будут сдавать отчеты именно в электронном виде

Операторы электронного документооборота: кто такие и зачем нужны

Одним из первых и наиболее распространенных направлений ЭДО стала отправка отчетов в налоговые органы. Пилотные проекты были запущены в 2003 году, но тогда это было в диковинку и налоговой, и налогоплательщикам. С целью обеспечения юридической значимости отчетов и обеспечения контроля их прохождения был создан институт специализированных операторов связи (СОС). Они должны были соответствовать ряду требований, чтобы обеспечить процесс передачи отчетности от предприятия в налоговую.

Позднее у налогоплательщиков появилась возможность отправлять отчеты напрямую в ИФНС (в том числе и с помощью портала Госуслуг), но СОС выполняют не только «транспортную» функцию — это единая точка получения сложной услуги. Например, компания решила обойтись без посредников и отчитываться самостоятельно. В этом случае ей придется выполнить следующие действия: приобрести электронную подпись в Удостоверяющем центре (не все подписи подходят), приобрести и установить несколько программ на своем компьютере — для работы с электронной подписью, для отправки отчетов. Эти программы разработаны разными компаниями, поэтому покупать их придется каждую по отдельности. Затем нужно настроить весь этот арсенал на своем рабочем месте, обучиться работе. И вот уже можно отправлять отчетность. Однако если с отчетом возникнут проблемы, разбираться с налоговой напрямую придется самой компании. Чтобы избавить себя от всех этих проблем, большинство компаний выбирают оператора и делегируют ему эти и другие задачи по работе с отчетностью.

С учетом десятилетнего опыта и практики миллиона отчитывающихся клиентов операторов для обмена электронными документами между контрагентами были созданы операторы электронного документооборота (ОЭД), задача которых — обеспечить правильную эксплуатацию и поддержку СЭД для пользователей.

Каковы перспективы у СЭД?

Электронный обмен данными в такой огромной стране как Россия просто необходим, поэтому будет активно развиваться. Тому способствуют и интересы государства. В рамках «дорожной карты» «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», утвержденной распоряжением Правительства от 11 июня 2013 г. №953-р, обозначено «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики». В связи с этим определен ряд задач, которые необходимо решить в ближайшем будущем: отмена ограничений на использование электронных документов при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти, унификация форматов обмена данных при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов, внесение изменений в законодательство РФ, предусматривающих возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде, в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью и т д.

Уже сегодня ведущими компаниями, внедряющими технологии СЭД, разрабатываются мобильные приложения под Android и iOS, которые позволяют ставить электронную подпись в любой документ. Ищутся и другие решения, которые позволят упростить использование технологии. Например, «облачная подпись» в Диадок, которая хранится на сервере системы: для подписания документа клиент должен ввести SMS-код, высылаемый ему на телефон.

Подписывать важные документы можно будет в буквальном смысле на ходу. Вам пришел акт о выполненных услугах от контрагента? Подпишите его прямо со своего планшета или смартфона — в один клик!        

Алексей Ермолов, CEO компании Фингуру


Поделиться
Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
1183 просмотра
В избранное
Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.