Искусство рулить расходами: учет ГСМ в автошколе

Руководство автошкол постоянно ищет ответы на ряд важных вопросов. Как контролировать расход топлива? Что делать, чтобы расходы на ГСМ были ниже, но без потери эффективности работы всей организации?        

От покупки до списания

Для начала разберем алгоритм учета расходов ГСМ в автошколе.

Основные документы для учета ГСМ — путевой лист и требования-накладные на получение смазочных материалов с отметкой о пробеге автомобиля с даты последней заправки. В зависимости от вида транспорта различаются формы путевых листов. Так, для легкового автомобиля используют форму №3, а для грузового — формы №4-С и №4-П.

О том, каких ошибок следует избегать при заполнении путевых листов, можно почитать в статье ведущего специалиста по программному продукту «Путевые листы и ГСМ» Сергея Горских «Путевые листы: работа над ошибками» (газета «Я бухгалтер: Урал» № 2 (22), стр. 3; доступна для скачивания по ссылке).

Обращаем ваше внимание, что путевой лист должен быть выписан в единственном экземпляре на один день.

Если инструкторы заправляют автотранспорт  бензином через АЗС за наличные, бухгалтерия выдает средства подотчет. Получить деньги могут только лица, которых утвердил руководитель автошколы. Он же устанавливает в учетной политике сроки предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию.

На основании отчетов инструкторов производится списание ГСМ. Это можно делать двумя методами:

1. На основании данных о фактически выработанном топливе. При этом следует ежемесячно в специальном акте подтверждать остатки бензина в баках автотранспорта.
2. По нормам расхода, утвержденным руководителем автошколы, с учетом марки и модели эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы. Или же при списании ГСМ можно использовать «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», установленные Минтрансом РФ.

Экономим драгоценное время

Если в организации не более двух автомобилей, то бухгалтер может контролировать и вести учет расхода ГСМ вручную, но с расширением автопарка требуется все больше сил и времени для выполнения этой работы. И конечно, чем больше единиц эксплуатируемой техники, тем сложнее вести учет и больше вероятность допустить ошибку в расчетах. Специально для таких случаев разработана программа «Путевые листы и ГСМ», предназначенная для учета путевых листов легкового и грузового автотранспорта, а также расчета расходования горюче-смазочных материалов.

Поскольку образовательные учреждения (автошколы) имеют свою специфику учета путевых листов и ГСМ, разработчики программы приняли это во внимание и добавили ряд возможностей.

Модуль «Путевые листы и ГСМ» существенно облегчает труд бухгалтеров и дает возможность учитывать:

• поступления и расход ГСМ по автотранспортным средствам, по водителям и по видам ГСМ;
• расход ГСМ по базовой норме с учетом дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов при помощи поправочных коэффициентов (надбавок) согласно законодательству;
• расход ГСМ как по нормам расхода, так и фактическому расходу в соответствии с учетной политикой организации;
• расход ГСМ по нормам для водителя и для обучающегося на основании путевого листа.

Кроме того, с помощью программы бухгалтеры могут:

• вести учет по движению ГСМ при использовании на одном автотранспортном средстве нескольких видов топлива (газ, бензин и т п.);
• контролировать отклонение фактических затрат на ГСМ от нормативных (режим экономии, перерасхода ГСМ);
• учитывать движение различных видов смазочных материалов (моторные, трансмиссионные масла, пластичные смазки и т п.);
• формировать отчетность по водителям, по видам и маркам ГСМ, по автотранспортным средствам в разрезе подразделений (отделов) и различных источников финансирования.

Специалисты по бухгалтерскому учету Первоуральского металлургического колледжа используют в работе модуль «Путевые листы и ГСМ» уже более пяти лет: «Раньше мы вели учет ГСМ и выписывали путевые листы вручную: как для служебных автомобилей, так и учебного транспорта в рамках водительских курсов. С увеличением количества автомобилей в парке возникла потребность автоматизировать процесс. Ведь если единиц техники больше двух, а система норм расходования ГСМ развитая, сложно вручную принимать во внимание все условия, в частности, сезонность. Модуль «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести в одном месте всю справочную информацию о водителях и транспортных средствах, учитывать нормы расхода ГСМ, как на ученика, так и на инструктора. И главное, что нормы расходования ГСМ и соответствующий учет позволяют контролировать затраты по отклонениям — оценивать экономию или перерасход».

Юлия Вольхина, менеджер продукта «Путевые листы и ГСМ»