Учёт ГСМ и путевые листы в автошколе — СКБ Контур

Искусство рулить расходами: учет ГСМ в автошколе

18 августа 2021 8 569 Мнение

Автошколы входят в число тех организаций, в которых всегда существуют расходы, связанные с эксплуатацией автомобилей, в частности, это затраты на приобретение горюче-смазочных материалов.

Руководство автошкол постоянно ищет ответы на ряд важных вопросов. Как контролировать расход топлива? Что делать, чтобы расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) были ниже, но без потери эффективности работы всей организации?        

От покупки до списания

Для начала разберем алгоритм учета расходов ГСМ в автошколе.

Основные документы для учета ГСМ — путевой лист и требования-накладные на получение смазочных материалов с отметкой о пробеге автомобиля с даты последней заправки. В зависимости от вида транспорта различаются формы путевых листов. Так, для легкового автомобиля используют форму №3, а для грузового — формы №4-С и №4-П.

О том, каких ошибок следует избегать при заполнении путевых листов, можно почитать в статье менеджера по программному продукту Контур.Путевые листы Юлии Вольхиной «Составляем путевые листы правильно».

Обращаем ваше внимание, что путевой лист должен быть выписан в единственном экземпляре на один день.

Если инструкторы заправляют автотранспорт  бензином через АЗС за наличные, бухгалтерия выдает средства подотчет. Получить деньги могут только лица, которых утвердил руководитель автошколы. Он же устанавливает в учетной политике сроки предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию.

На основании отчетов инструкторов производится списание ГСМ. Это можно делать двумя методами:

  1. На основании данных о фактически выработанном топливе. При этом следует ежемесячно в специальном акте подтверждать остатки бензина в баках автотранспорта.
  2. По нормам расхода, утвержденным руководителем автошколы, с учетом марки и модели эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы. Или же при списании ГСМ можно использовать «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», установленные Минтрансом РФ.

Экономим драгоценное время

Если в организации не более двух автомобилей, то бухгалтер может контролировать и вести учет расхода ГСМ вручную, но с расширением автопарка требуется все больше сил и времени для выполнения этой работы. И конечно, чем больше единиц эксплуатируемой техники, тем сложнее вести учет и больше вероятность допустить ошибку в расчетах. Специально для таких случаев разработана программа Контур.Путевые листы, предназначенная для учета путевых листов легкового и грузового автотранспорта, а также расчета расходования горюче-смазочных материалов.

Поскольку образовательные учреждения (автошколы) имеют свою специфику учета путевых листов и ГСМ, разработчики программы приняли это во внимание и добавили ряд возможностей.

Модуль Контур.Путевые листы существенно облегчает труд бухгалтеров и дает возможность учитывать:

  • поступления и расход ГСМ по автотранспортным средствам, по водителям и по видам ГСМ;
  • расход ГСМ по базовой норме с учетом дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов при помощи поправочных коэффициентов (надбавок) согласно законодательству;
  • расход ГСМ как по нормам расхода, так и фактическому расходу в соответствии с учетной политикой организации;
  • расход ГСМ по нормам для водителя и для обучающегося на основании путевого листа.

Кроме того, с помощью программы бухгалтеры могут:

  • вести учет по движению ГСМ при использовании на одном автотранспортном средстве нескольких видов топлива (газ, бензин и т п.);
  • контролировать отклонение фактических затрат на ГСМ от нормативных (режим экономии, перерасхода ГСМ);
  • учитывать движение различных видов смазочных материалов (моторные, трансмиссионные масла, пластичные смазки и т п.);
  • формировать отчетность по водителям, по видам и маркам ГСМ, по автотранспортным средствам в разрезе подразделений (отделов) и различных источников финансирования.

Специалисты по бухгалтерскому учету Первоуральского металлургического колледжа используют в работе модуль Контур.Путевые листы уже более пяти лет: «Раньше мы вели учет ГСМ и выписывали путевые листы вручную: как для служебных автомобилей, так и учебного транспорта в рамках водительских курсов. С увеличением количества автомобилей в парке возникла потребность автоматизировать процесс. Ведь если единиц техники больше двух, а система норм расходования ГСМ развитая, сложно вручную принимать во внимание все условия, в частности, сезонность. Модуль Контур.Путевые листы позволяет вести в одном месте всю справочную информацию о водителях и транспортных средствах, учитывать нормы расхода ГСМ, как на ученика, так и на инструктора. И главное, что нормы расходования ГСМ и соответствующий учет позволяют контролировать затраты по отклонениям — оценивать экономию или перерасход».

Юлия Вольхина, менеджер продукта Контур.Путевые листы

Контур.Путевые листы
Автоматизируйте работу с путевыми листами для легкового, грузового транспорта, спецтехники и автобусов
Узнать больше
Контур.Путевые листы
Автоматизируйте работу с путевыми листами для легкового, грузового транспорта, спецтехники и автобусов
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий