Как собрать закрывающие документы в конце года

Чтобы со спокойной душой уйти на новогодние каникулы, начните уже сейчас наводить порядок в документах. Эту работу хочется отложить на потом, но не поддавайтесь соблазну. При внезапной проверке инспекторы в первую очередь потребуют учетную документацию. Рассказываем, зачем нужны оригиналы закрывающих документов, и даем советы, как их получить от контрагентов.

Что такое закрывающие документы 

Когда партнеры выполнили все обещания по сделке, то есть оплатили счета, поставили товары или услуги, сделка считается завершенной. Подтвердить это нужно документами, которые называют закрывающими:

  • актом;
  • счетом-фактурой;
  • товарной или товарно-транспортной накладной.

Не забывайте, что вы должны хранить все закрывающие документы в течение 5 лет.

Зачем нужны закрывающие документы

Документооборот по сделке многие компании воспринимают как рутину и относятся к нему несерьезно. Контрагент может отправить вам копии закрывающих документов, и то если будете звонить и настаивать, а об оригиналах забыть. Ему уже не до них, ведь сделка завершена. Но вам важно получить именно оригиналы этих документов, так как только они имеют юридическую силу. Признавать расходы на основании одних лишь копий — рискованно. Если налоговую инспекцию заинтересуют ваши отношения с контрагентом, она имеет право запросить у обеих компаний оригиналы закрывающих документов по их сделкам. Если оригиналов не будет, и ту и другую компанию могут оштрафовать. 

Как собрать закрывающие документы

Во-первых, в договоре с контрагентом пропишите санкции на случай, если он нарушит сроки передачи документов. Правда, сделать это можно, если ваш партнер не возражает против такого условия, то есть если обе стороны сделки заинтересованы держать в порядке свой документооборот.

Во-вторых, не ждите, когда контрагенты сами вспомнят и пришлют все закрывающие документы. Не вспомнят и не пришлют. Для начала выясните, каких документов не хватает. В этом поможет инвентаризация документов. Проводите ее в конце каждого квартала, не оставляйте на конец года. По итогу составьте реестр недостающих документов, позвоните контрагентам или свяжитесь по электронной почте и выясните, почему вы не получили подписанные оригиналы. Возможно, причина в том, что компания-контрагент не согласна с суммами по сделке. В этом случае нужно разобраться, есть ли у вас задолженность друг перед другом или же в учет закралась ошибка. Поможет акт сверки взаиморасчетов. Сделайте документ в произвольной форме и отправьте его контрагенту. 

Не забывайте, что нужно хранить всю первичку, на основании которой составлен акт. Без нее сам по себе документ не доказывает задолженности одной стороны перед другой (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2016 № 13АП-8827/2016, Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.02.2016 № 09АП-59788/2015-ГК, № А40-110783/15).

Или другая ситуация: контрагент документы отправил, но почта их потеряла. Попросите продублировать их. Как вариант, заполните документ за контрагента и передайте ему на подпись (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Закон это не запрещает.

В-третьих, если разговор не дал результатов и документов по-прежнему нет, напишите письмо на имя директора партнера. В письме обязательно укажите срок, в который вы хотите получить документы. Объясните, чем рискует ваша компания из-за того, что контрагент задерживает документы.

Образец письма 

Добрый день, Александр. 

Наша компания помогала вам с юридическим сопровождением сделки. Консультации экспертов вы оплатили 25.11.2019. 

20 декабря мы сдаем отчетность и нам нужен подписанный акт приемки выполненных работ. Я заполнила документ, он — в приложении. Подпишите акт в течение трех дней и пришлите мне обратным письмом. Подписанный оригинал отправьте почтой до 10 декабря по адресу: 109 548, г. Москва, ул. Сущевский вал, 18, оф. 503.

С уважением, бухгалтер Синицына В.М.

ООО «Вега»

В-четвертых, своевременно получать документы поможет система электронного документооборота, например Диадок. Подключите сервис и мгновенно обменивайтесь документами со своими контрагентами. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Больше не нужно распечатывать, подписывать и пересылать документы заново. 

При открытии счета в Контур.Банке, вам подключается онлайн-бухгалтерия. В ней тоже можно обмениваться актами, счетами-фактурами и накладными.

Что нужно проверить в закрывающих документах

Во-первых, уточните, должен ли документ быть составлен в унифицированной форме — как, например, кассовые документы, транспортная накладная — или компания может использовать свободную форму документа. 

Во-вторых, проверьте, все ли реквизиты есть на документах. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В-третьих, оцените существенность ошибок в документах. Мелкие ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, товар, являются несущественными.

А вот если допущены значительные ошибки, например в наименовании товара или в суммах, такие документы нужно переделать.

В-четвертых, проверьте, есть ли право подписи у того лица, которое подписало документы. Кроме руководителя и главного бухгалтера, подписывать документы могут и другие должностные лица. Главное, чтобы у них был приказ руководителя и доверенность на право подписи. Запросите эти документы у контрагента и приложите к пакету закрывающих документов по сделке.

Если вашему бизнесу меньше 3 месяцев, откройте расчетный счет в Контур.Банке, подключите онлайн-бухгалтерию и целый год пользуйтесь бесплатно двумя классными сервисами

Узнать больше

Другие статьи по теме «Банк и бизнес»

Как и зачем сочетать системы налогообложения

Чтобы экономить на налогах, можно сочетать несколько налоговых режимов. Использовать можно два или даже три спецрежима одновременно. В статье расскажем об условиях, проблемах и преимуществах такого совмещения.

Банк и бизнес

Страховые взносы ИП: как заполнить платежное поручение

Чтобы деньги гарантированно попали на нужный счет и налог был уплачен, важно правильно заполнить платежное поручение. В статье рассказываем, как это сделать.

Банк и бизнес

Как законно не платить налоги: 5 способов

Есть легальные способы снизить налоги — они разрешены Налоговым кодексом, и есть нелегальные — они вне закона. За сомнительные схемы можно получить штрафы, пени или доначисление налогов. В итоге экономия  обойдется дороже. Мы против схем ухода от налогов, поэтому в статье рассказываем только о тех способах, которые не вызовут вопросов у инспектора.

Банк и бизнес

Что нужно сделать до конца года: проверьте себя по чек‑листу

В конце года так много нужно успеть. А за ежедневной рабочей рутиной можно упустить не очевидные, но очень важные дела. Мы собрали список того, что нужно сделать до Нового года, чтобы не оставлять за собой долгов. Скачайте наш чек-лист и проверьте себя. Встретьте праздники без незавершенных дел и с отличным настроением!

Банк и бизнес

За чей счет банкет, или Как учитывать расходы на корпоратив

Для многих компаний корпоратив и подарки к нему — традиция. Работники отдохнут, пообщаются в неформальной обстановке, получат положительные эмоции. Но не все расходы компания сможет учесть при расчете налога на прибыль. Значит, часть придется оплатить из своего кармана. Подробности — в статье.

Банк и бизнес