Вода, бумага и печеньки: что списать в расходы?

Офисные траты на УСН «Доходы минус расходы» — палка о двух концах. С одной стороны, есть соблазн все списывать в расходы, чтобы уменьшить налог. С другой, чем больше расходов, тем выше вероятность, что у налоговой появятся вопросы.

Аренда, интернет, канцелярка — все это можно учесть в расходах

В ст. 346.16 НК РФ перечислены все случаи, когда можно признать расходы. Например:

  • арендные и лизинговые платежи — п. 4;
  • материальные расходы — п. 5;
  • затраты на охрану и противопожарную сигнализацию — п. 10;
  • канцелярские товары — п. 17;
  • расходы на связь, включая интернет и телефон — п. 18.

Расходы должны быть экономически обоснованы. Если у вас языковая школа для детей и вы покупаете проектор за 60 000 ₽, чтобы показывать обучающие видеоролики на английском, это обоснованные траты. Если у вас транспортная компания с большим складом и каморкой для охранника, то 60 000 ₽, потраченные на проектор, будут выглядеть подозрительно.

Будьте готовы подтвердить расходы документами (п 1. ст. 252 НК РФ). Сохраняйте акты, чеки и накладные с каждой покупки. Они понадобятся, если налоговая пришлет требование о представлении пояснений.

Расходы признают, когда полностью расплатились и получили товар (услугу). Эту дату указывают в книге учета доходов и расходов (КУДиР).

Интересно, что признать в расходах можно аренду помещений не только в России, но и за рубежом. Это подтверждают письма Минфина РФ № 03-11-11/46327 от 25.06.2019 и № 03-11-11/498 от 13.01.2020. В них идет речь об аренде офисов в Республике Беларусь и Казахстан.

Коммунальные платежи учитываются в расходах, но есть нюансы в документах

Арендаторы оплачивают и учитывают коммунальные платежи по-разному. Учет затрат зависит от того, как составлен договор аренды.

Если коммуналка включена в арендные платежи, учитывайте общую стоимость услуг как материальные расходы. В условиях договора должно быть прописано, что арендодатель сам оплачивает коммунальные услуги. Ваши расходы подтвердит договор аренды и платежные документы.

Арендодатель сам платит коммуналку, а затем выставляет вам счет. В таком договоре будет идти речь именно о возмещении расходов арендодателя, а не об оплате коммунальных услуг. Учитывайте затраты в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Откройте расчетный счет в Контур.Банке и оплачивайте все расходы из личного кабинета

Открыть счет

Подтверждающими документами в этом случае будут: а) договор, б) счет от арендодателя, в) акт о потреблении или расчёт, где указан расход энергии, воды и тепла, д) платежные документы.

Арендодатель — посредник между вами и поставщиком коммунальных услуг. Вы перечисляете деньги арендодателю, а он переводит их на счет поставщика услуг. Условие посредничества может быть прописано в договоре аренды или указано в отдельном агентском договоре. Затраты на коммуналку признайте в составе материальных расходов, а оплату комиссии арендодателя — как посреднические расходы (пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Для подтверждения расходов понадобятся: а) договор, б) счет от арендодателя, в) акт о потреблении или расчет, сколько воды, электричества и тепла потратили.

Сдавайте отчетность в 3 клика. Эльба не потребует от вас бухгалтерских знаний. Сервис сам посчитает налоги для УСН «Доходы минус расходы» и подготовит отчетность

Попробовать бесплатно

Кулер, электрочайник и питьевую воду нельзя учесть в расходах

Затраты на обеспечение нормальных условий труда не названы в ст. 346.16 НК РФ. Поэтому их нельзя учитывать в расходах. Минфин подтвердил эту точку зрения в письмах № 03-11-11/22 от 01.02.2011, № 03-11-11/53315 от 06.12.2013 и № 03-11-06/2/53908 от 24.10.2014.

Чай, кофе и печенье не учитываются в расходах

Кухня с бесплатными плюшками повысит лояльность сотрудников, но, к сожалению, не поможет сэкономить на налогах. Эти расходы не входят в список разрешённых по ст. 346.16 НК РФ.

Сменные ковры — скорее нет, чем да

Если заключили договор на аренду грязезащитных ковров и каждый раз вам привозят новые, то учитывать эти расходы нельзя. Они не соответствуют ст. 346.16 НК РФ.

Если в договоре аренды помещения есть пункт о том, что вы обязаны поддерживать чистоту в офисе, и при этом вы заключили договор на очистку ковров, — то можете учесть их как материальные расходы (п. 5 ст. 346.16 НК РФ, ст. 254 НК РФ).

Ответственность за неправильный учет расходов

Налоговики не проверяют все расходы всех организаций. Сначала специальные программы анализируют обороты по отчетам и сравнивают с налоговой нагрузкой по отрасли. Если суммы ваших расходов вызовут подозрения, вы получите требование о представлении пояснений. Как правило, запрашивают КУДиР и копии подтверждающих документов.

За отсутствие подтверждающих документов и другие грубые нарушения правил учета предусмотрен штраф от 10 000 до 30 000 ₽ (ст. 120 НК РФ). Если занизили налоговую базу, штраф составит 20 % от неуплаченной суммы, но не меньше 40 000 ₽.

Другие статьи по теме «Банк и бизнес»

Как предпринимателям планировать дела: 7 полезных сервисов

В статье расскажем о 7 приложениях, которые подойдут предпринимателям для ведения бизнеса. С их помощью можно составлять планы на каждый день, управлять задачами и проектами. А одно приложение поможет сосредоточиться на работе и перестать зависать в телефоне. Их все можно скачать не только на смартфон, но и на компьютер.

Саморазвитие

Корпоративные карты: 5 вопросов, которые волнуют малый бизнес

Корпоративные карты — удобный банковский инструмент для ведения бизнеса. Но не все знают, как правильно с ними работать. Мы собрали с форума Бухонлайн самые обсуждаемые вопросы по корпоративным картам и ответили на них в статье.

Старт бизнеса

Как поменять расчетный счет ИП и ООО

Предприниматели и компании могут сменить расчетный счет. Причин может быть несколько: увеличились тарифы или изменились условия в обслуживающем банке. В статье дадим пошаговую инструкцию и расскажем о документах, необходимых для этой процедуры.

Старт бизнеса

К каким последствиям приводят ошибки в платежках

Ошибки в платежных поручениях приводят к разным последствиям: от незначительных исправлений документов до штрафов и пени за неуплату налогов и взносов. Причем внимательно надо проверять не только исходящие, но и входящие платежи.

Налоги

Приставы арестовали счет: что делать?

Заблокировать расчетный счет компании или ИП могут суд, налоговая и банк. Во всех случаях порядок разблокировки разный. В статье мы расскажем, что делать, если счет арестовали судебные приставы, что они вправе списывать, а что нет, с какими проблемами могут столкнуться должники.

Блокировка счета