Как рассчитать отпускные в 2022 и 2023 году: примеры и калькулятор

Когда сотрудник может взять отпуск

В общем случае сотруднику на трудовом договоре положены 28 дней оплачиваемого отпуска в году (гл. 19 ТК РФ). Их можно разбить на части или взять целиком. 

Если сотрудник работает в штате год и больше, отпуск можно взять в любое время. После трудоустройства на новое место уйти в первый отпуск можно через полгода постоянной работы. Получить отпуск раньше полугода можно по договоренности с работодателем. А вот откладывать отпуск больше двух лет нельзя, это грубо нарушает правила организации труда. Выдать отпускные вместо очередного отпуска тоже не получится.

Некоторым работникам положены дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ):

• при ненормированном рабочем дне;
• при опасных и вредных производствах;
• при работах особого характера;
• при работе на территориях Крайнего Севера и других районах, где установлены процентные надбавки к заработной плате.

Дополнительный отпуск отличается от обычного тем, что из дней, которые на него отводятся, исключаются праздники и нерабочие дни.

Порядок расчета отпускных

Отпускные — это выплаты сотруднику перед отдыхом, они начисляются как средний заработок за дни отпуска. Другая ситуация — выплата отпускных перед увольнением за неиспользованные дни отпуска.

Чтобы рассчитать отпускные, нужно выполнить несколько действий, перечислим их по порядку.

Определить состав выплат работнику в расчетном периоде

Прежде всего нужно рассчитать средний заработок. Для этого учитываются все виды выплат у работодателя (п. 2 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922):

• зарплата, начисленная по тарифам или окладу за отработанное время;
• сдельная зарплата;
• зарплата в процентах от выручки компании или комиссионное вознаграждение;
• зарплата в неденежной форме и пр.;
• премии, выплаченные за труд, в том числе премия по итогам квартала или года, за выслугу лет (особенности по премиям перечислены в п. 15 Постановления № 922).

Виды выплат, по которым рассчитывается средний заработок, должны быть перечислены во внутренних документах компании и начислены за труд. Не входят в совокупный заработок больничные или декретное пособие, материальная помощь, возмещение за обеды и командировочные.

Определить расчетный период

Для вычисления среднего заработка берется расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Здесь месяц — это период с 1 по 30 или 31 число (или 28 / 29 в феврале). Например, сотрудник берет отпуск в апреле 2023, тогда расчетный период — это промежуток с 1 апреля 2022 по 31 марта 2023.

Из расчетного периода исключают некоторые промежутки и деньги, начисленные в это время:

• пребывание на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• простой по вине компании или по причинам, которые не вызваны виной работодателя или работника;
• забастовка, в которой работник не участвовал, но не мог из-за нее трудиться;
• оплачиваемые выходные, которые работник получал дополнительно для ухода за детьми-инвалидами или взрослыми инвалидами с детства;
• другие случаи освобождения от работы с сохранением или без сохранения зарплаты согласно законам РФ.

Строго говоря, в расчет среднего заработка идут только те дни или часы, когда сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.

В некоторых случаях у работника за все предшествующие отпуску 12 месяцев нет отработанных дней и начисленной зарплаты. Тогда средний заработок определяют исходя из заработка, который начислен за 12 месяцев предшествующего периода (п. 5 Положения №922).

Расчет среднего дневного заработка и отпускных

Теперь, когда известен период для расчета и выплаченные суммы, надо рассчитать средний дневной заработок. Если в расчетный период сотрудник не был на больничном и не брал отгулы, то формула для расчета простая. В ней используется значение 29,3 — это среднее количество дней в месяце:

Среднедневной заработок = Совокупный доход / 12 × 29,3

Если же в расчетном периоде были исключаемые дни и часы или сотрудник работал меньше года, тогда формула для расчета меняется. Сначала нужно определить, какие месяцы сотрудник отработал целиком и посчитать количество дней в них:

Дни в полных месяцах = Количество месяцев × 29,3

После этого рассчитывают, сколько рабочих дней в каждом месяце, отработанном не целиком. Не нужно считать отдельные дни по календарю, вместо этого применяют формулу:

Отработанные дни в месяце = (Календарные дни в месяце — Исключенные дни) × 29,3 / Календарные дни месяца

Затем складывают все суммы и получают количество отработанных дней в расчетном периоде. Теперь можно вычислить средний дневной заработок по формуле:

Среднедневной заработок = Сумма выплат в расчетном периоде / Календарные отработанные дни в расчетном периоде

Сроки выплаты отпускных, НДФЛ и взносов

Отпускные сотруднику нужно перечислить, минимум, за три календарных дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Скажем, если сотрудник идет в отпуск с понедельника, то деньги нужно выплатить не позднее предшествующего четверга. Если такой день приходится на выходной или праздник, деньги нужно перевести в ближайший предшествующий рабочий день. А вообще, отпускные можно выплатить и еще раньше (письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

При начислении с отпускных нужно удержать НДФЛ: для резидентов 13%, для нерезидентов 30%. С 2023 года перечислять налог нужно на единый налоговый счет. 28 числа текущего месяца перечисляем НДФЛ с выплат, которые делали с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего. 25 числа текущего месяца подаем уведомление об исчисленных суммах НДФЛ, чтобы налоговая знала, какую сумму распределить с ЕНС в пользу этого налога.

Отпускные — часть заработка, поэтому они облагаются страховыми взносами. В 2023 году действует единый тариф для уплаты взносов в СФР:

• 30% платим в рамках предельной базы, которая в 2023 году составляет 1,92 млн рублей с начала года;
• 15,1% платим после превышения предельной базы;
• взносы на травматизм зависят от установленного для компании тарифа — 0,2-8,5%.

Если не перечислять отпускные вовремя, возможны штрафы (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании;
• для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении;
• для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении.

Расчет отпускных в 2022 и 2023 году: примеры

Пример 1. Отпускные за целиком отработанные месяцы. Веб-дизайнер Андрей работает в ООО «Факел», в 2022 году он получил 600 000 рублей — по 50 000 рублей ежемесячно. В январе–феврале 2023 года Андрей получил 120 000 рублей. Он берет отпуск с 13 по 24 марта 2023 года — на 12 дней.

Расчетный период — с 1 марта 2022 по 30 апреля 2023 года. В этот период Андрей не брал больничные или отгулы.

Совокупный заработок = 50 000 × 10 + 120 000 = 620 000 рублей.

Среднедневной заработок = 620 000 / (12 × 29,3) = 1 763 рублей 36 копеек.

Отпускные = 1 736,36  ×  12 = 21 160,40 рублей.

НДФЛ с отпускных 13% = 2 750,85 рублей.

На карту Андрей получил 21 160,40 — 2 750,85 = 18 409,55 рублей.

Пример 2. Отпускные за не полностью отработанные месяцы. Лепщица пельменей Анна работала в ООО «Мясоед» расчетный период в 8,5 месяцев — с 19 июня 2022 года по 28 февраля 2023. Ее заработок за этот период составил 300 000 рублей. Анна собирается в отпуск на 5 дней — с 20 по 24 марта 2023 года. При этом в ноябре она была на больничном 8 дней.

Сначала определим количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Определим количество дней в месяцах, отработанных не целиком:

• в июне: (30 — 18) × 29,3 / 30 = 11,72 дней;
• в ноябре: (30 — 8) × 29,3 / 30 = 21,49 дней.

Суммируем количество дней: 205,1 + 11,72 + 21,49 = 238,31 дней.

Среднедневной заработок = 300 000 / 238,31 = 1 258,86 рублей.

Отпускные = 1 258,86 × 5 = 6 294,32 рублей.

НДФЛ с отпускных — 818,26 рублей, на руки Анна получает 5 476,05 рублей.

Пример 3. Отпускные на праздники. Если сотрудник берет отпуск на праздники — скажем, майские или новогодние — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ), зато отдых работника продлевается. Но выходные и праздники, которые чиновники перенесли на другие даты, в отпуск включаются и оплачиваются (ст. 112 ТК РФ).

Тестировщик Никита работает в ООО «Воксель» 7 месяцев, за этот период он получил 500 000 рублей, не брал больничные и отгулы. Он идет в отпуск со 2 по 11 мая 2023 — на 10 дней. В расчет не включается 9 мая, так что отпускные рассчитают за 9 дней, зато отпуск продлевается на 1 день, так что Никита будет отдыхать еще и 12 мая, а на работу выйдет после выходных 15 мая. А вот 8 мая оплачивается, потому что на этот день перенесен более ранний праздник.

Количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Среднедневной заработок = 500 000 / 205,1 = 2 437 рублей 83 копейки.

Размер отпускных = 2 437,83  ×  9 = 21 940,51 рублей.

С отпускных был удержан НДФЛ 13% = 2 852,26 рублей.

На руки Никита получит 14 334,46 — 1 863 = 19 088,24 рублей.

Калькулятор расчета отпускных

Наш онлайн-калькулятор поможет рассчитать отпускные, учтет отгулы и больничные, повышение или понижение оклада. Калькулятор бесплатный, работает без регистрации. Пользоваться им легко:

1. Обозначьте вид и период отпуска, расчетный период, периоды исключения и изменения оклада, если они были — во вкладке «Исходные данные».
2. Укажите ежемесячные начисления в расчетном периоде — во вкладке «Сводная таблица».
3. Калькулятор рассчитает сумму отпускных и приблизительную сумму НДФЛ. Чтобы сделать точный расчет НДФЛ, нужно знать вычеты и начисления.

Кроме калькулятора отпускных, у нас есть другие калькуляторы — компенсации за неиспользованный отпуск, больничных, декретных, пеней, НДС, страховых взносов ИП. Они есть в свободном доступе, а еще встроены в веб-сервис Контур.Бухгалтерия. В сервисе удобно вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет.

Итак, для расчета отпуска важно определить, какие выплаты включаем в расчет и за какой период рассчитываем среднедневной заработок. Затем рассчитывается средний заработок за день и на его основе — отпускные, в зависимости от продолжительности отпуска. Не забудьте удержать НДФЛ и начислить взносы. Делать все это автоматически удобно в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия.