Предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет, зато они должны заполнять Книгу учета доходов и расходов — так они ведут налоговый учет. А еще Книгу ведут некоторые организации. Расскажем, нужны ли программы для ведения КУДиР и как они работают.
Учет, налоги, зарплата на УСН
Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.
Кто должен вести и заверять КУДиР
КУДиР включает титульный лист и 5 разделов. Обязанность по ее ведению установлена ст. 346.24 НК РФ, форма и порядок заполнения утверждены Приказом Минфина от 22 октября 2012 г. №135н. Вести Книгу учета доходов и расходов должны предприниматели и некоторые организации:
- ИП и компании на упрощенке;
- ИП на общей системе налогообложения;
- ИП на патенте — они ведут Книгу учета доходов, не заполняя «расходные» разделы;
- ИП на едином сельскохозяйственном налоге.
Каждому налоговому периоду (один год) требуется отдельная книга. Ее можно вести на бумаге, купив специальные бланки, или в электронном виде, заполняя таблицы или формируя КУДиР в специальной программе. По итогам года книгу распечатывают, если вели в электронном виде, нумеруют листы, прошивают, заверяют подписью руководителя и печатью.
Предприниматели и компании на упрощенке и патенте не обязаны заверять КУДиР в налоговой по истечении года, а для книг на ЕСХН и ОСНО есть особые указания. Если такие книги ведут на бумаге, их нужно пронумеровать, прошить и заверить в ФНС.
- Для ОСНО заверить книгу нужно до 30 апреля того года, в котором книга ведется (п. 8 Приказа Минфина РФ № 86Н, МНС РФ N БГ-3-04/430 от 13.08.2002).
- Для ЕСХН книгу заверяют до 31 марта года, следующего за годом ведения книги (п. п. 1.5 Приказа Минфина России от 11.12.2006 № 169н).
Работники в отделениях ФНС не всегда понимают, почему они должны заверять книги, но закон требует совершить эту манипуляцию.
Может ли налоговая запросить КУДиР
На основании КУДиР рассчитывают налог и заполняют налоговую декларацию. Это важный регистр налогового учета, и ФНС может запросить книгу в некоторых ситуациях:
- если плательщик УСН приближается к доходному лимиту (в 2022 году это 164,4 млн рублей для базовых ставок и 219,2 млн рублей для повышенных ставок, а в 2023 году — 188,55 млн рублей для базовых ставок и 251,4 млн рублей для повышенных): налоговая смотрит, не прячут ли предприниматели часть доходов, чтобы не нарушить лимиты и не потерять право на УСН;
- при камеральной проверке, если появились вопросы, например если суммы по расчетному счету больше, чем суммы в декларации;
- при выездной налоговой проверке;
- при высоких расходах и если налогоплательщик регулярно платит минимальный налог в 1% от доходов;
- при налоговых каникулах — проверяют, не нарушает ли ИП ограничения, установленные для применения нулевой налоговой ставки.
Предоставить КУДиР по запросу нужно в распечатанном и прошитом виде. Заполнить и подготовить книгу сразу после запроса ФНС будет непросто, если только вы не пользуетесь программами, которые могут распечатать КУДиР моментально по данным учета доходов и расходов.
Сдавайте декларацию по УСН в онлайн‑бухгалтерии
Ведение бухгалтерского и налогового учета, зарплата, авторасчет налога УСН, сдача отчетности не выходя из дома.
Какой штраф грозит за нарушение работы с КУДиР
Если ИП или организация не вели КУДиР или вели с нарушениями, налоговая может выписать серьезные штрафы (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП):
- если книгу не вели или не сохранили первичные документы, которые подтверждают сведения КУДиР — штраф 200 рублей для предпринимателей и 10 000 рублей для компаний;
- если книгу не вели два года подряд и дольше, штраф вырастает до 30 000 рублей;
- если ошибки в книге привели к недоплате налога — штраф 20% от недоплаты, минимум — 40 000 рублей.
Какие ошибки чаще всего допускают в КУДиР
Часть ошибок в КУДиР связаны с ее оформлением: неправильно пронумеровали страницы или распечатали не всю книгу. Но чаще всего ошибки возникают при отражении операций:
- не подтвердили операцию первичным документом-основанием;
- забыли отменить в налоговом учете операцию, которую отменили фактически из-за недовольства контрагента;
- не отразили в доходах списание кредиторской задолженности;
- включили в книгу лишние доходы или расходы, хотя их не нужно учитывать: займы, прибыль от других видов деятельности, безвозмездные взносы учредителя с долей в организации более 50%, возврат переплаты по налогам;
- задвоение операций, например когда отражают поступление денег от частного покупателя за одну и ту же покупку по кассовому отчету о продажах и по банковской выписке;
- не включают НДС в расходы, хотя этот налог отражать можно и нужно — отдельной строкой или включая в сумму расхода.
Ошибки возникают не только при ручном ведении книги. Автоматизация с помощью программ тоже может привести к некорректному заполнению КУДиР: лишняя галочка в выписке может нарушить учет доходов и расходов. Поэтому важно разобраться в работе учетной программы, которую вы используете.
Нужны ли учетные программы для ведения КУДиР
Учетная программа или сервис поможет не запутаться, рассчитает налоги, заполнит книгу, подготовит декларацию. Многие программы дополнительно умеют начислять зарплату и другие начисления по сотрудникам, вести кадровые документы, сдавать отчеты по персоналу.
«Коробочные» программы устанавливаются на компьютер и сегодня почти не используются. Облачные сервисы находятся на удаленном сервере и не требуют установки на компьютер. Такой сервис обновляют разработчики, а пользователю не нужно думать об этом, ваши данные надежно защищены, их не «съест» вирус, они не потеряются при поломке компьютера и не попадут в чужие руки. В аккаунт облачной бухгалтерии вы или бухгалтер входите с помощью логина, пароля и sms-кода.
Облачный сервис позволяет вести бухгалтерию любым способом:
- самостоятельно — вы сами загружаете документы, создаете КУДиР и отчеты;
- учет ведет бухгалтер со своего компьютера — а вы заходите в сервис, чтобы контролировать бухгалтера, выставлять счета, видеть, долги, оплаты и отгрузки;
- учет ведет аутсорсер или бухгалтерская фирма — а вы точно так же контролируете порядок и решаете в сервисе свои задачи.
При работе в программе ваша задача — вносить данные по доходам и расходам, при продаже или возврате товара, прикреплять или создавать первичные документы для подтверждения операций. Остальное программа берет на себя: расчет налогов, заполнение деклараций и КУДиР, построение аналитики и пр.
Распечатать бумажный экземпляр КУДиР из программ легко: сервис подготовит данные к печати, пронумерует листы. Вам останется только сложить их, прошнуровать и заверить. При печати книги из таблиц Excel или Google приходится подгонять таблицы под размер страницы, с учетной программой этого делать не нужно.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Как выбрать программу для ведения КУДиР
В учетных программах есть все для небольшого бизнеса: учет и первичные документы, КУДиР, налоги, зарплата, больничные, отпускные и кадровые документы, сдача отчетности в электронном виде. Для удобства работы во многих сервисах есть обмен электронными юридически значимыми документами, законодательная база, проверка контрагентов, сверка с налоговой и фондами. Чем больше возможностей — тем выше цена. Некоторые сервисы позволяют собрать свое рабочее место, как конструктор, только из нужных блоков.
Выбирая программу и тариф, держите в уме особенности вашего бизнеса и планы на ближайшее будущее:
- налоговый режим и форма собственности — одни программы удобны для ИП на упрощенке или патенте, но не подходят ИП на ОСНО, другие хороши для организаций на ОСНО, но «тяжеловаты» для упрощенцев и т.д.;
- сфера деятельности — есть программы для торговли, другие больше подходят для услуг;
- масштаб бизнеса — если микро-бизнесу подойдет и бесплатная банковская бухгалтерия, то среднему бизнесу со множеством контрагентов и с большим документооборотом нужна система посерьезнее;
- сотрудники в штате — если они есть, вам понадобится зарплатный блок и кадровые документы, отчеты по персоналу;
- кто будет вести учет — самостоятельно без подготовки получится работать в довольно простом сервисе, а сложную программу лучше купить для бухгалтера.
В нашей таблице — несколько популярных программ, которые умеют формировать КУДиР по данным о доходах и расходах.
| Программа | Кому подходит | Особенности |
|---|---|---|
| Контур.Эльба | ИП и ООО на УСН «доходы», ИП на патенте | Понятная и простая, новичкам дают год бесплатной работы |
| Контур.Бухгалтерия | ИП и ООО на УСН, ООО на ОСНО, ИП на УСН+патент | Много инструментов для любых целей, есть уровни доступа для коллег |
| БухСофт | Всем организациям, ИП на УСН и патенте | Можно провести внутренний аудит учета и выгрузить свои данные в файл |
| СБИС | Всем | Можно собрать нужные возможности под свои задачи |
| Мое дело | Всем | Можно подключить бухгалтерское обслуживание |
| Бухгалтерии банков: Альфа-банк, Сбер, Тинькофф и др. | ИП без работников на УСН «доходы» и патенте | Чаще всего можно пользоваться бесплатно, но набор возможностей ограничен |
| 1С:БизнесСтарт | Всем | Много инструментов, есть интеграции с другими сервисами и системами |
Учет, налоги, зарплата на УСН
Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.