Компании и предприниматели на УСН должны вести КУДиР, но не обязаны сдавать книгу в налоговую. Правда налоговики могут затребовать книгу при проверке — и тогда ее надо распечатать, пронумеровать и прошить. Расскажем, как это сделать.
Учет, налоги, зарплата на УСН
Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.
Когда нужно прошивать КУДиР
КУДиР — книга учета доходов и расходов — важный документ налогового учета. Ее ведут организации на УСН и предприниматели на УСН, ЕСХН, ОСНО и патенте. Книгу заводят на каждый налоговый период — календарный год. Заверять в налоговой ее больше не нужно.
Сегодня мало кто заполняет книгу вручную на бумаге. Обычно предприятия ведут учет в сервисах и программах, которые формируют КУДиР автоматически. В любом случае по завершении календарного года — налогового периода — книгу нужно собрать, если ее вели вручную, или распечатать, если учет велся в сервисе. После этого книгу прошивают (Приказ Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н).
Пустые разделы книги тоже придется распечатать и пустить в общую подшивку. Если в бизнесе нет доходов, расходов, даже если деятельность вообще не ведется, все равно нужно распечатать и сшить КУДиР-нулевку. После этого прошитую книгу хранят пять лет. Некоторые компании и предприниматели пренебрегают требованием закона и не печатают книгу вовсе — ведь ее требуют только при проверках, и то не всегда. Но при необходимости надо успеть вовремя распечатать и прошить КУДиР.
Прошить книгу в состоянии любой специалист: ИП, директор или бухгалтер, который обычно этим и занимается. Книгу надо также правильно пронумеровать, а на последней странице поставить поверх прошивки подпись — это делает владелец бизнеса.
В каком законе прописан порядок работы с КУДиР
Заполнение книги, нумерацию, прошивку и хранение регламентирует Приказ Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н. Вот какие действия необходимы согласно Приказу:
- по итогам года собрать все страницы книги;
- пронумеровать страницы;
- прошнуровать книгу;
- на последней странице прошнурованной книги написать число страниц, содержащихся в ней;
- на этой же странице рядом с общим числом страниц заверить эти данные подписью директора или предпринимателя и поставить оттиск печати, если она есть.
Важно! Приказ Минфина или какой-то другой документ не регламентируют способ прошивки книги и не дает никаких образцов. Такая инструкция пришлась бы очень кстати, но ее нет. Так что бухгалтеры и предприниматели используют в работе сложившиеся методы прошивки документов, которые обычно опираются на рекомендации Росархива и ГОСТы.
Вот главные документы, которые задают порядок сшивания бумаг перед отправкой в архив:
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76.
- Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
- ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело».
Сдавайте декларацию по УСН в онлайн‑бухгалтерии
Ведение бухгалтерского и налогового учета, зарплата, авторасчет налога УСН, сдача отчетности не выходя из дома.
Как пронумеровать КУДиР
Аналогично прошивке, в Приказе Минфина или других документах нет инструкций по поводу нумерации книги. И точно так же бухгалтеры и предприниматели обращаются к рекомендациям госстандартов и сложившейся традиции нумерации документов. Налоговая не имеет к этому возражений.
Заполнение типографской книги вручную. Если вы заполняете готовую книгу, в которой страницы уже пронумерованы, то по итогам года в ней остаются пустые страницы. Это не страшно. При прошивке укажите число страниц в КУДиР, заверьте данные подписью и оттиском печати.
Заполнение пустых бланков вручную. Другая ситуация: вы заполняете отдельные бланки для разных разделов книге. Книга состоит из титульника и разных разделов (для каждого налогового режима их число отличается). Неизвестно, сколько страниц придется заполнить до конца года, поэтому просто не нумеруйте их в течение года.
По завершении года соберите книгу в хронологическом порядке, начиная с титульного листа, включите в нее в том числе пустые разделы, для которых не было данных. После этого пронумеруйте листы вручную синей шариковой ручкой — ставьте номера страниц в нижнем или верхнем углу, противоположном от корешка. Обратную (пустую) сторону листа нумеровать не нужно. Титульник считается первой страницей, но его можно оставить без номера.
Печать книги из электронного формата. Чаще всего компании формируют книгу в бухгалтерском сервисе или хотя бы в текстовом редакторе, а распечатывают по завершении года или по требованию налоговой. Перед выводом на печать примените нумерацию, чтобы документ уже был готов к прошивке, и не пришлось бы нумеровать страницы вручную.
Чаще всего бухгалтеры выносят номер страниц верхний угол с противоположной от корешка стороны, а титультный лист не нумеруют, но отсчет ведут именно с него, то есть следующая страница имеет номер 2. Номера можно также проставлять в нижнем углу или по центру страницы сверху или снизу. В книгу должны войти все разделы, обязательные для вашего налогового режима, даже если они пустые.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Как прошить КУДиР
Налоговые данные должны храниться в неизменном виде, и прошивка КУДиР препятствует подделке и изъятию части книги. Для этого концы нитей прошивки приклеивают к странице кусочком бумаги, рядом пишут число страниц в книге, а подпись руководителя и оттиск печати ставят частично на листе книги, частично на бумаге, которая фиксирует «хвостик» прошивки.
Поэтому прошить книгу надо правильно. Ее нельзя просто скрепить степлером или пластиковым держателем из копицентра, нельзя склеить страницы. Нужно обязательно прошить их крепкой ниткой одним из способов:
- классический способ — с помощью иглы и суровой крепкой нитки, это подходит для небольших стопок бумаги, которые можно проколоть без серьезных усилий — в два, три или пять проколов;
- с помощью дырокола — его просто используют вместо иголки, а в образовавшиеся дырочки пропускают нитку или тесьму;
- с помощью шуруповерта и шнура или крепкой веревки — подходит для большой толщины книги.
Что нужно для сшивания КУДиР
- распечатанная заполненная и пронумерованная книга со всеми разделами, которые требуются для вашего режима налогообложения, даже если они пустые;
- суровая нитка, тесьма, шнурок, шпагат — даже розовая атласная ленточка подойдет;
- большая игла, дырокол или шило;
- клей канцелярский, ПВА или клей-карандаш;
- маленький бумажный листок примерно 7*7 см;
- шариковая ручка с пастой синего цвета;
- печать (если есть).
Книгу сшивают за верхний левый угол или по левому боку. Шов может проходить через один прокол или фиксировать весь левый край книги — это не важно. Традиционно перед архивированием документы сшивают в два, три, четыре или пять проколов: пропускают нитку через них и формируют шов. Проколы делают на расстоянии 1-2 см от края страниц. Главное — вывести концы нитки или шнурка на тыльную сторону книги, связать их, оставить «хвост» в 10-12 см и приклеить его к тыльному листу заготовленным бумажным кусочком.
В каком порядке сшивать КУДиР
- Собираем все нужные разделы КУДиР в правильном порядке, проставляем номера или задаем нумерацию перед выводом на печать.
- Делаем в стопке листов отверстия дыроколом или шилом по левому боку или в левом верхнем углу.
- С помощью иглы или без нее протягиваем нитку или шнур через отверстия, оформляем надежный шов и выводим концы нити на тыльную сторону книги.
- На тыльной стороне концы нити завязываем узлом, закрепляем прошивку. Обрезаем их, оставляя «хвосты» длиной 10-12 см.
- У маленького квадрата бумаги загибаем одну сторону примерно на треть ширины. Его будем наклеивать на корешок книги поверх шва: маленькая часть листа от сгиба окажется с лицевой стороны книги, а большая часть закроет шов и узелок с тыльной стороны.
- После примерки берем клей и наклеиваем листок. Концы нитки должны торчать из-под него.
- На приклеенном листке с тыльной стороны книги пишем: «Прошито и пронумеровано Х страниц» (число страниц в вашей книге).
- Ставим текущую дату (но это не обязательно).
- Руководитель ставит подпись, чтобы часть ее была на тыльном листе книги, а часть помещалась на приклеенном листке.
- Точно так же ставим печать на границе листка и книги.
Вот и все! Осталось положить книгу в свой деловой архив на пять лет — отсчет начинается после года, когда она велась.
КУДиР легко распечатать в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Система сама сформирует книгу по данным о доходах и расходах.
Учет, налоги, зарплата на УСН
Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.