Закон обязывает предприятия и ИП, работающие по упрощенной системе налогообложения вести Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Расскажем, за какие недочеты ведения книги вас могут оштрафовать.
Автоматическое заполнение КУДиР
Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.
Зачем ведут КУДиР
Данные КУДиР участвуют в расчете налогов и попадают в годовую налоговую декларацию. Поскольку на УСН организации и ИП освобождаются от ведения бухгалтерского учета, КУДиР становится главным документом, в котором фиксируются все движения средств. А значит налоговая инспекция при обнаружении ошибок будет пристально изучать, как велась книга.
Предприятия и ИП на УСН обязаны вести КУДиР каждый отчетный период. С началом нового календарного года заводится новая книга. Вести ее можно как в электронном, так и в бумажном виде. Если книгу вели только в электронном виде, по завершении года ее нужно распечатать, прошить, пронумеровать в ней все страницы, на последнем листе указать количество страниц, поставить подпись ответственного лица и печать (если у ИП она есть).
Книгу не нужно заверять в налоговой инспекции, но она должна храниться у ИП или на предприятии 5 лет.
Какие доходы и расходы заносят в книгу
В графе «Доходы» учитываются как доходы от реализации товаров и услуг, так и другие поступления. К ним относятся: выплаты процентов на остаток по счету, доходы от покупки и продажи валюты, штрафы и пени от контрагентов и др. К доходам не относятся собственные средства индивидуального предпринимателя, которые он внес на расчетный счет, а также возврат ошибочно начисленных сумм.
Книга состоит из 5 разделов и титульного листа. Титульник заполняется обязательно, остальные разделы заполняют в зависимости от выбранной системы налогообложения или объекта налогообложения на УСН — «доходы» или «доходы минус расходы».
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Титульный лист
На титульном листе указывается расчетный год, ФИО, ИНН и объект налогообложения, адрес регистрации, наименование банка и расчетный счет.
Раздел 1
В разделе 1 отражается информация о доходах и расходах. Каждая операция должна быть пронумерована. Нумерация сквозная по всей таблице за год. По каждой операции указывается дата и номер первичного документа о поступлении и списании денег, содержание операции и сумма.
За первый квартал нужно указать результаты первого квартала. После окончания II квартала — результаты полугодия. После III — результаты за 9 месяцев, после IV — результаты за год.
Справочный блок к разделу не заполняется.
Раздел 2
В разделе 2 указывают расходы, связанные с покупкой или созданием нематериальных активов или основных средств. Это актуально для ИП и организации на УСН, работающих по системе «доходы минус расходы». Те, кто работает по системе «доходы» и платит 6% от доходов, этот раздел не заполняют.
Раздел 3
В разделе 3 отражают убытки по налогам прошлых периодов. ИП на УСН «доходы» этот раздел пропускают, а те, кто работает на системе «доходы минус расходы», заполняют его. Убытки фиксируют, чтобы уменьшить на их сумму налогооблагаемую базу в следующем после фиксации убытков периоде.
Раздел 4
В разделе 4 отражают страховые взносы, выплаченные в течение года. По сути, здесь ведется отчет по выплатам, на которые потом можно уменьшить налоговую базу. Именно поэтому раздел заполняется ИП и организацией, работающей по УСН «доходы».
Запись уплаченных взносов ведется в хронологическом порядке, каждый платеж записывают в отдельной строке. В каждой записи приводят исчерпывающие данные по операции: порядковый номер, дата и номер платежного поручения и квитанции, год, за который уплачивается взнос, сумма взноса в ПФР и ФСС указывается в разных графах. Первая — в графе 4, вторая — в 6. Итог подводится по каждой строке и по отчетным периодам.
Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса
Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.
Что будет, если вести книгу с ошибками
Статья 120 Налогового кодекса предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.
Что считать грубым нарушением? Закон определяет это так: «Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения … понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений».
Минимальная сумма штрафа за неверное ведение книги — 10 000 рублей. Такой штраф назначается, если нарушение выявлено в одном налоговом периоде.
Например, в 2022 году налоговый инспектор при проверке обнаружил, что у ИП отсутствует КУДиР за 2021 год. Если в остальные периоды учет велся правильно и все оформлено корректно, то, скорее всего, назначат только минимальный штраф.
Если же налоговая инспекция установит, что нарушения при ведении учета были и в других периодах, то размер штрафа увеличится уже до 120 000 рублей.
Когда нарушение правил учета привело к тому, что были неправильно рассчитаны налоги и уменьшена налогооблагаемая база, то штраф составит уже 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Когда налоговая запрашивает КУДиР
Налоговая может запросить у книгу учета доходов и расходов, если:
- проводится камеральная проверка по уточненной декларации, в которой уменьшен налог или вырос убыток;
- проводится выездная проверка другого налогоплательщика-контагента;
- если налоговая получила подозрительные документы относительно определенной сделки.
Основания для запроса могут быть и другие, все зависит от того, как планирует работу налоговая инспекция.
Сервис сам рассчитает авансы и налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.
Рассмотрим конкретные примеры нарушений, которые налоговая инспекция фиксирует и может выписать штраф за грубое нарушение правил учета.
- Расхождения между поступлениями средств на счет и записями в книге. Например, по банковской выписке было 10 операций, а в КУДиР отражено только 8.
- Расхождения между выручкой по кассе и выручкой по эквайрингу. По выписке из банка одна сумма, а в книге отражена другая.
- Определение в расходы у упрощенца таких операций, которые не попадают в перечень ст. 346.16 НК. Например, на УСН не учитываются затраты не перевод жилого помещения в офис, услуги по дезинфекции и т.д.
- Наличие сомнительных контрагентов, которым перечисляли крупные суммы.
- Внесение в книгу доходов и расходов другой датой. Например, по банковской выписке средства пришли в конце сентября, а в КУДиР их провели только октябрем.
- Ошибки в заполнении раздела 4, где фиксируются уплаченные страховые взносы.
- Нарушение сквозной нумерации. Например, одна запись идет под номером 20, следующая — под номером 23. В любом случае за сплошной нумерацией операций нужно следить, иначе налоговые инспекторы могут решить, что ИП занижал доходы или завышал расходы.
- Неверное заполнение раздела V, где указаны данные по торговому сбору. Даже если предприятие не платит торговый сбор, этот раздел все равно нужно заполнить, поставить прочерки и указать отчетный период.
- Неверное содержание операции или содержание, не соответствующее тому, что указано в первичном документе.
Итак, книга учета доходов и расходов — один из главных учетных документов для организации и ИП на УСН. Ведение книги обязательно. За отсутствие книги или неправильное заполнение можно получить штраф от 10 000 до 40 000 рублей.
Автоматическое заполнение КУДиР
Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.