Как исправлять ошибки в КУДиР при УСН

Что такое КУДиР простыми словами

На каждый налоговый период (календарный год) предприниматель или компания заводят новую книгу учета доходов и расходов. В в нее вносят полученные и потраченные суммы. Каждую операцию нумеруют сквозным порядком начиная с начала года и прописывают реквизиты первичных документов, которые подтверждают совершение операции.

По книге учета можно рассчитать налог и заполнить налоговую декларацию. А если у инспекторов ФНС при камеральной проверке появятся сомнения в правильности рассчитанного налога, они могут по КУДиР провести более тщательную проверку.

Форма книги для компаний и ИП на упрощенке приведена в 1 приложении к приказу Минфина от 22.10.12 № 135н, а во 2 приложении к приказу подробно прописан порядок заполнения КУДиР.

Как вести КУДиР 

Вести книгу можно в электронном виде или на бумаге и в каждом случае заполнять ее вручную или автоматически с помощью бухгалтерского сервиса.

Ведение КУДиР на бумаге

Сегодня это редкий вариант работы с книгой учета, но все же реалистичный. Перед началом года в специализированных магазинах можно купить готовую пустую КУДиР: ее страницы уже пронумерованы, книга прошита. Предпринимателю или бухгалтеру нужно только аккуратно заполнять ее в течение года, нумеруя операции и корректно проставляя реквизиты первичных документов. 

Другой способ вести книгу на бумаге — распечатывать листы нужных разделов и заполнять их по мере поступления или расходования средств. Тогда в конце налогового периода листы нужно собрать в хронологическом порядке, пронумеровать их, прошить и подписать книгу.

Ведение КУДиР в электронном виде

Вести книгу можно на компьютере, скачав нужные бланки в формате Excel или PDF. Процесс мало чем будет отличаться от ручного заполнения книги — разве что исправлять ошибки в этом случае легче. По итогам года книгу нужно будет распечатать, позаботившись о нумерации страниц, затем прошить ее и подписать. Четких правил о печати КУДиР нет, но чаще всего таблицы печатают на одной стороне листа.

Самый удобный и «безболезненный» способ вести КУДиР — работать в бухгалтерском учетном сервисе: в течение года налогоплательщик аккуратно ведет учет, вносит в систему доходы и расходы, платит зарплату, загружает банковскую выписку. По завершении года сервис сам сформирует КУДиР по всем правилам, пронумерует операции, подтянет в соответствующие поля реквизиты первички. Книгу останется распечатать, прошить, подписать. Ошибок в такой книге не будет, если их нет в налоговом учете.

Заверение КУДиР в налоговой

Несколько лет назад упрощенцы должны были заверять КУДиР в налоговой перед отправкой на хранение. Теперь эта норма не действует — только книги учета при ОСНО и ЕСХН по-прежнему заверяют в ФНС: бумажную — до начала ведения, распечатанную — по итогам года.

После печати, шнуровки, подписания книги ее хранят в архиве предприятия не менее 5 лет начиная с года, следующего за годом ведения книги. Налоговая может запросить КУДиР при проверках, поэтому лучше содержать документ в порядке.

Порядок заполнения книги: пошаговая инструкция

Шаг 1. В зависимости от того, как вы будете вести кудир, в начале нового отчетного периода подготовьтесь к процессу: купите готовую КУДиР, либо распечатайте бланки книги, либо скачайте бланки для заполнения на компьютере, либо просто работайте в бухгалтерском сервисе, который по итогам года сам создаст книгу учета.

Шаг 2. По мере появления доходов и расходов отражайте их в нужных разделах книги строго в хронологическом порядке согласно первичным документам, применяя сквозную нумерацию.

Шаг 3. Если в рукописной КУДиР появляется ошибка, ее нельзя замарывать. Верный способ исправить ошибку: зачеркнуть некорректные данные, чтобы их можно было прочитать, рядом внести верную запись, написать «Исправленному верить» и проставить рядом дату, подпись ответственного за исправление лица и печать (если есть).

Шаг 4. По окончании календарного года завершить работу с книгой: если ее вели на бумаге — пронумеровать листы, прошить и подписать книгу. Если вели на компьютере — распечатать с нумерацией, прошить и подписать. Если книга автоматически составляется в учетном сервисе — распечатать ее с нумерацией, тоже прошить и подписать.

Шаг 5. Хранить книгу в архиве предприятия 5 лет с момента окончания работы с нею.

Как заполнить КУДиР на УСН «доходы»

Для расчета налога на УСН «доходы» налогоплательщик суммирует всю выручку за налоговый период и умножает сумму на налоговую ставку. Это значит, в КУДиР важно вносить только сведения о доходах. На УСН такой учет доходов ведется кассовым методом: доход фиксируется на момент поступления денег в кассу или на расчетный счет.

Кроме титульного листа плательщики УСН «доходы» заполняют в книге учета три раздела: I, IV, V.

Раздел I 

В первый раздел вносят сведения по выручке, отражая только те доходы, которые включают в облагаемую базу по налогу. Например, сюда не относится вклад в уставный капитал или полученный кредит — такие суммы в КУДиР вносить не нужно.

Графу 5 на УСН «доходы» не заполняют. Исключение — субсидии на поддержку малых предприятий и создание дополнительных рабочих мест, расходы по ним нужно указать. Справку к первому разделу тоже заполнять не нужно. В конце квартала прописывают итоговую выручку за квартал и за период с начала года нарастающим итогом.

Раздел IV

В этот раздел вносят суммы, на которые можно уменьшить налог согласно п.3.1 ст. 346.21 НК РФ: страховые взносы, больничные сотрудников за счет работодателя и платежи за добровольное страхование. Предприятие на УСН «доходы» может сократить авансы по налогу и сам налог на эти суммы до 50 %, а ИП без сотрудников может уменьшать налог до 100 %.

Раздел V

Московские налогоплательщики, которые платят торговый сбор, в этом разделе указывают сумму торгового сбора, на которую можно уменьшить единый налог.

Как заполнить КУДиР на УСН «доходы минус расходы»

При объекте налогообложения «доходы минус расходы» налогоплательщик рассчитывает сумму доходов и сумму расходов за налоговый период. Разницу между ними умножает на налоговую ставку. Это значит, в книгу учета заносят выручку и затраты, тоже применяя кассовый метод: доход или расход фиксируется на дату, когда деньги пришли на счет (в кассу) или были потрачены.

Кроме титульника налогоплательщики на УСН «доходы минус расходы» заполняют разделы I, II и III.

Раздел I 

Здесь отражают доходы и расходы, из которых складывается налогооблагаемая база. Например, аналогично «доходному» УСН, в разделе не нужно указывать поступившие на счет суммы кредитов или займов. Из расходов не указывают затраты договорные санкции или потери от брака и прочие затраты, которые не входят в закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ.

Справку к первому разделу заполняют по итогам года и не вносят отрицательные значения по облагаемой базе (строка 040) и убыткам (строка 041).

Раздел II

Этот раздел заполняют только при покупке или создании основных средств или нематериальных активов. В таблицу вносят сведения о каждом новом объекте и отмечают, какая часть стоимости уже учтена в расходах прежде, какую часть учитывают в нынешнем налоговом периоде и какую учтут в будущем.

Раздел III

Раздел заполняют, только если с прошлый периодов на нынешний перенесли убытки. Такой перенос можно делать в течение 10 лет частями или полностью. Если убытки возникали в нескольких периодах, их переносят в порядке их возникновения (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Какие ошибки чаще всего допускают в КУДиР

Самые простые ошибки в книге учета — это случайные ошибки по невнимательности: скажем, бухгалтер указал неверную сумму или реквизиты другого первичного документа. 

Если вы нашли такую ошибку в распечатанной и заверенной книге, ее нужно исправить рекомендованным способом: одной чертой перечеркните некорректное значение, рядом впишите верное, добавьте приписку «Исправленному верить», поставьте ФИО ответственного лица, дату, подпись и печать, если есть. Скорее всего придется пересчитать значения по итогам квартала и налогового периода.

Если ошибку нашли в КУДиР, которую ведут в электронном виде и еще не распечатали, исправить ее будет просто. Если же вы работаете в бухгалтерском сервисе и обнаружили ошибки в учете доходов и расходов прошлых периодов, то после исправления этих ошибок можно заново распечатать КУДиР или внести исправление в бумажный вариант рекомендованным способом.

Важно! При возврате товара исправлять строки в КУДиР не нужно, достаточно внести новые корректирующие записи.

Приведем несколько «популярных» ошибок, которые часто допускают при ручном заполнении КУДиР:

• Дважды отражен один и тот же доход при получении оплаты по эквайрингу: сначала его вносят по кассовому отчету, затем — по банковской выписке.
• Сумму расхода и относящийся к ней НДС указывают в одной строке, хотя их надо разводить в разные строки.
• В книгу попадают доходы, которые не входят в облагаемую базу: например, личные средства предпринимателя, которые он внес на счет или возврат излишне уплаченных сумм налога.
• В расходах учтены затраты, которых нет в закрытом перечне из ст. 346.16 НК РФ — например, штрафы и пени по налогам.
• Страховые взносы учтены по завышенной ставке, если малое предприятие имеет право на пониженную ставку взносов.

Итак, исправлять ошибки в КУДиР можно, каким бы способом ни велась книга. В бумажном варианте исправление вносится по общей рекомендации для бухгалтерских документов: перечеркивание одной чертой, внесение верной информации, надпись на полях «Исправленному верить», заверенная подписью ответственного лица и печатью с указанием даты. Но самый простой способ исправлять ошибки — аккуратно вести учет доходов и расходов в бухгалтерском сервисе и создавать КУДиР автоматически по итогам года.