Как учесть в КУДиР возврат товара от покупателя при налоге УСН

Возврат товара от физлиц

Покупатели-физлица могут вернуть товар, если обнаружат брак, а еще у клиентов есть право добровольного возврата любых качественных товаров в течение двух недель после покупки. Расскажем об оформлении каждого типа возврата.

Возврат бракованных товаров

После покупки некачественного товара клиент может попросить заменить товар на аналогичный качественный или похожий, или снизить цену, за которую товар куплен, или бесплатно исправить недостатки, другой вариант — возместить расходы за починку. Но чаще всего покупатели просто приносят бракованную вещь и просят вернуть им деньги.

Продавец может провести экспертизу, чтобы найти причину брака. Если экспертиза покажет, что вещь испортил покупатель, тому придется возместить стоимость экспертизы, а принимать у него товар вы не обязаны.

Возврат качественного товара

Иногда покупатели хотят вернуть товар надлежащего качества, и они имеют на это право по Закону о защите прав потребителей. Отказать им можно только в таких случаях:

• со дня покупки прошло 14 дней;
• вещь потеряла «товарный вид» и не выглядит как новая: скажем, у обуви появились царапины на подошвах, у платья не хватает пуговицы;
• товар входит в список вещей, которые не подлежат обмену или возврату по закону: это нижнее белье, косметика, ювелирные изделия, медицинские товары (полный перечень утвержден постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. N 55).

Если оснований для отказа нет, продавец обязан обменять товар на подходящий или вернуть деньги.

Оформление документов и возврат денег

Покупатель пишет заявление на возврат: указывает в нем свои паспортные данные, причину возврата и сумму, которую платил за товар. К заявлению прилагают кассовый чек, но если его нет, можно сослаться на выписку из банка или показания свидетелей.

Приняв эти документы, продавец составляет накладную на возврат товара в произвольной форме: в ней должны быть название товара, его количество и стоимость. Эти документы понадобятся при оформлении возврата в КУДиР.

Порядок возврата денег зависит от того, когда покупатель пришел обратно с товаром:

• при возврате в день покупки: если клиент расплатился картой, продавец отменяет операцию и возвращает деньги тоже безналом, а при оплате наличными деньги возвращают из кассового ящика; в обоих случаях пробивают чек с признаком «возврат прихода»;
• при возврате в другой день: деньги нужно вернуть из кассы организации — наличными или переводом со счета, ООО при этом оформляют расходный кассовый ордер; при оплате по безналу вернуть сумму нужно на ту же карту, с которой была оплата.

Оформление возврата в КУДиР

После покупки товара упрощенец внес в «доходную» таблицу КУДиР сведения о прибыли, а при объекте «доходы минус расходы» дополнительно списал себестоимость товара в затраты. После возврата товара и передачи денег нужно скорректировать записи в книге.

Для корректировки доходов в столбце «Доходы» пропишите сумму возврата со знаком минус, в качестве подтверждающих документов укажите накладную на возврат и товарный чек с признаком «возврат прихода». Сделайте это на дату возврата.

Для корректировки расходов укажите в расходной таблице себестоимость товара со знаком минус на дату возврата. Впишите реквизиты накладной на возврат и чека с признаком «возврат прихода».

Возврат товара контрагенту или от контрагента

Контрагент может вернуть поставщику товар или часть товарной партии, но не по собственному желанию, а при нарушении условий договора. В ГК РФ прописаны ситуации, допускающие это:

• товары оказались не того ассортимента;
• обнаружен брак;
• есть недостача;
• комплектация не соответствует указанной в договоре;
• нет необходимой упаковки;
• нет сопроводительных документов, и поставщик не передал их покупателю в разумный срок.

Если недостатки обнаружились, но поставщик их оперативно устранил, отказаться от покупки тоже нельзя. Но в договор можно включить условие, например, о возможности вернуть товары надлежащего качества, которые куплены для перепродажи и не проданы в течение определенного времени.

Первичные документы при возврате контрагенту

При возврате придется составить первичные учетные документы, этого требует Закон о бухучете (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Накладная или акт. Прежде всего это возвратная накладная с пометкой «Возврат товара» или акт возврата товаров поставщику. Такой документ передается вместе с возвращенной партией. Дополнительно покупатель направляет письмо или претензию поставщику с требованием принять товары или предоставить замену товарами надлежащего качества и указанием причин возврата.

Претензия. В претензии покупатель указывает название и реквизиты поставщика и покупателя, реквизиты договора купли-продажи и сопроводительных документов на товар, наименование товара, количество и стоимость, сведения о неисправностях или расхождениях, ссылки на законы, которые позволяют вернуть товар. В конце покупатель просит заменить товар, вернуть деньги или снизить стоимость товара, руководитель ставит подпись с расшифровкой и печать.

Счет-фактура. Выставлять счет-фактуру покупатель при этом не должен. Зато корректировочный счет-фактуру составляет продавец и регистрирует в книге покупок. Если покупатель работает с НДС и успел принять его к вычету, то корректировочный счет-фактуру он регистрирует в книге продаж, в ином случае просто принимает к вычету НДС по невозвращаемой части товаров.

Ситуации возврата контрагенту сводятся к трем вариантам.

• Возврат бракованных единиц товара при выявлении брака при приемке — тогда покупатель может просто не принимать некачественный товар и подкорректировать накладную без документального оформления возврата: вычеркнуть из нее необходимые позиции в присутствии представителя поставщика, который расписывается рядом с исправлениями и забирает бракованный товар. После этого поставщик, который работает на ОСНО, корректирует счет-фактуру и присылает ее покупателю в течение 5 рабочих дней. На практике часто поставщик довозит покупателю качественные товары вместо бракованных без бумажной волокиты, а покупатель подписывает накладную без изменений.
• Возврат бракованных единиц товара после приемки — если брак при приемке обнаружен, но транспортная компания не может забрать его и передать поставщику, покупатель принимает всю партию по накладной, но оформляет акт о расхождении по количеству и качеству товара в присутствии представителей поставщика, в нем указывает реквизиты сопроводительных документов на товар. Затем пишет претензию поставщику, а после удовлетворения претензии оформляет накладную на возвращаемую часть товара с основанием «Возврат некачественного товара». Для покупателя это будет возвратная, а для поставщика приходная, в ней указывают реквизиты договора и накладной, по которой привезен брак. Поскольку право собственности на товар перешло к покупателю после приемки, возврат будет операцией купли-продажи.
• Возврат нереализованного товара, или обратная реализация — иногда по договору покупатель может возвращать поставщику товар надлежащего качества, который он не успел реализовать в оговоренные сроки. По сути это продажа товара бывшему владельцу. Тогда покупатель оформляет на партию товара накладную (и счет-фактуру, если это требуется), а в графе «Продавец» пишет название своей компании. Так что по оформлению такая обратная реализация ничем не отличается от прямой реализации.

Возврат от контрагента поставщику на УСН

Если упрощенцу возвращают товары, то покупатели на УСН выставляют только возвратную накладную и претензионное письмо, а покупатели на ОСНО дополнительно формируют корректировочный счет-фактуру (письмо Минфина № 03-07-09/52435 от 16 июля 2019). 

На основании возвратной накладной и платежного поручения упрощенец делает в КУДиР записи:

• сокращает доходы на сумму возврата — записывает в «доходной» таблице сумму возврата со знаком минус, запись делают на дату возврата денег покупателю;
• при объекте «доходы минус расходы» также сокращают расход на сумму себестоимости возвращенных товаров — записывают эту сумму в «расходной» таблице со знаком минус, запись делают на дату последнего из событий: возврат денег контрагенту, получение товаров обратно на склад.

Возврат от упрощенца поставщику

Если возврат товара делает сам упрощенец, это тоже оформляется возвратной накладной или актом возврата, а также банковской выпиской, которая фиксирует перевод денег за возвращенные товары. На основании этих документов упрощенец с объектом «доходы минус расходы» сократит расходы на сумму возврата. Запись нужно сделать на дату последнего из событий: передача товаров поставщику, возврат денег. Возвращенные деньги не являются доходом — они только сокращают расход, поэтому в «доходной» таблице КУДиР запись делать не нужно.

Нюансы при возврате товаров на УСН

Упрощенцам с объектом «доходы» оформлять возврат проще. Если оплата за товары, услуги или имущественные права сделана в одном налоговом периоде, а возврат происходит в другом налоговом периоде, не нужно ничего менять в старых записях и корректировать расчет налога и декларацию. На сумму возврата уменьшаются доходы того налогового периода, в котором сделан возврат. При УСН «доходы минус расходы» действует та же логика: на себестоимость возвращенных товаров уменьшаются расходы того периода, в котором сделан возврат.

Налогоплательщикам на УСН «доходы минус расходы» немного сложнее все оформить, если товары продали в одном периоде, а возврат сделали в другом. Придется уточнить расходы. При реализации себестоимость товаров отразили в расходах, а после возврата не остается оснований учитывать в расходах их стоимость. Если сократить расходы в периоде, когда товар возвращен, инспекторы при проверке могут не согласиться с этим и выписать штраф. Безопаснее скорректировать расходы в том периоде, когда они совершены: придется пересчитать налог и доплатить его, рассчитать пени за недоплату и сдать уточненную декларацию (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 75, п. 1 ст. 81 НК).

Иногда товары покупают в одном периоде, а возвращают в другом. Тогда возможна ситуация, в которой доходы нового периода меньше суммы, которую вернули покупателю. По мнению Минфина, это не позволяет полностью учесть при расчете налога сумму возврата: налоговую базу при объекте «доходы» можно уменьшить только в пределах доходов, полученных в текущем налоговом периоде. А если доходов вовсе не было, то возврат учесть не получится (письма Минфина от 30.07.2012 № 03-11-11/224, от 06.07.2012 № 03-11-11/204).

Но это спорная позиция, и суды не всегда с нею соглашаются, так как она ущемляет права налогоплательщика. Кроме того прежде инспекторы давали противоположное разъяснение (письмо УФНС по г. Москве от 01.10.2007 № 18-11/3/092847). Поэтому некоторые компании уменьшают доход на полную сумму возврата и ссылаются в том числе на постановления судов, которые поддерживают эту позицию (например постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 19.01.2015 № Ф02-5409/2014).