Сервисы для банков и их клиентов

АО «РЖДстрой» постоянно участвует в тендерах, поэтому данные о состоянии расчетов с бюджетом требуют непрерывного мониторинга. Для этого компании необходимо запрашивать в налоговых органах различные виды справок: акты сверки расчетов по налогам (сборам, пеням, штрафам), справки о состоянии расчетов с бюджетами по налогам, сборам, пеням и штрафам, выписки операций по расчетам с бюджетами и др.

Так как «РЖДстрой» регулярно участвует в тендерах, компания в любой момент должна быть уверена в отсутствии задолженностей перед бюджетом и иметь возможность представить соответствующую справку из ИФНС. В противном случае организация не будет допущена к участию и может потерять выгодный контракт.

В связи с этим специалисту нужно еженедельно формировать и отправлять порядка 190 запросов в инспекции, в которые сдается отчетность компании. На отправку запросов уходило более двух часов работы сотрудника, примерно столько же времени занимало получение ответов.

Компания начала пользоваться сервисом «ИОН» в системе Контур.Экстерн. Сотрудник формирует запрос в электронном виде, направляет его в ИФНС и получает ответ прямо в Контур.Экстерн. «ИОН — массовая отправка» позволяет разослать запросы, «ИОН-свод» — свести полученные из инспекций ответы в таблицу excel по всем инспекциям и подразделениям.

Сервис «ИОН» в системе Контур.Экстерн позволяет получать актуальную информацию и оперативно урегулировать возможные разногласия. На отправку запросов и получение ответов уходит по 5 минут рабочего времени сотрудника.

— Чтобы пользоваться сервисом «ИОН», не нужно дополнительного программного обеспечения. Это одна из возможностей, реализованных непосредственно в Контур.Экстерне. По сути, сотруднику достаточно выбрать в системе требуемый вид запроса.

Отказавшись от бумажных технологий, наша компания экономит расходные материалы и сокращает трудозатраты, нам больше не нужно привлекать целый ряд сотрудников к формированию, рассылке запросов и консолидации результатов. Не надо лично посещать разные налоговые инспекции и оплачивать командировочные расходы, — комментирует Наталия Тесля, начальник налогового управления АО «РЖДстрой».

Необходимость сдавать отчетность в электронном виде. Важно, чтобы процесс сдачи отчетности за 200 подразделений был аккуратно организован в рамках единой системы и не требовал большого документооборота.

С момента своего образования «РЖДстрой» сдает отчетность в электронном виде через систему Контур.Экстерн. В работу над отчетностью вовлечено около 50 сотрудников. Контроль над использованием системы осуществляет администратор, он же заводит в системе новые поля для обособленных подразделений.

Часть отчетных форм «РЖДстрой» сдает головной офис, часть — непосредственно подразделения (см. таблицу). Через Контур.Экстерн передаются не только налоговые декларации, но и отчетность во внебюджетные фонды и органы статистики, а также запросы контролирующих органов, письма и пр. В среднем за полгода через систему проходит порядка 20 тыс. документов, около 80 % из них приходится на долю налоговых органов.

Отчетность АО «РЖДстрой» через Контур.Экстерн

Необходимо сдавать отчетность в электронном виде через одного оператора.

К 2012 году обособленные подразделения компании сдавали отчетность и на бумаге, и в электронном виде через разных операторов. Отчетность нередко готовилась в авральном режиме, не хватало времени на ее анализ, в результате при подготовке допускались ошибки и возникали вопросы со стороны налоговых органов.

С 2012 года ПАО «КМЗ» сдает всю отчетность через систему Контур.Экстерн.

В последнюю отчетную НДС-кампанию вместо 8-страничной декларации группа КМЗ направила в инспекцию 16 385 страниц, то есть примерно по 8 тысяч счетов-фактур на книги покупок и продаж.

— Мы подсчитали, что переход на единого провайдера сразу же принесет экономию более 250 тысяч рублей. Кроме того, нам было важно сдавать и бухгалтерскую, и налоговую отчетность из одной программы. Обеспечить такую схему работы на тот момент удалось только Контуру. Вдобавок у оператора имелась широкая сеть представителей в тех регионах, где находятся подразделения группы КМЗ, а это выгодно, поскольку проще решать рабочие вопросы. К примеру, не нужно тратиться на командировки, когда требуется сертификат электронной подписи, — комментирует Светлана Бурцева*, финансовый директор ПАО «Карачаровский механический завод».

* В настоящее время работает в другой компании.

В группе существует строгий регламент проверки контрагентов, который, с одной стороны, является преимуществом, с другой — порождает затруднения. Чем глубже проверка, тем дольше она идет. Чем больше уточняющих вопросов, тем сложнее получить на них ответ так быстро, как этого требуется. Вдобавок даже при самой профессиональной работе с долгом далеко не всегда получается взыскать задолженность. Усилия юристов напрасны, если у должника нет активов.

В компании решили в дополнение к системам службы безопасности вооружить инструментами проверки контрагентов сотрудников других отделов. Это повысило бы эффективность процесса — пока специалисты службы безопасности принимают решение по юрлицу, сотрудники через специальную программу анализируют другие аспекты, характеризующие контрагента:

Полученные данные должны анализироваться в совокупности. Далеко не всегда регистрация по массовому адресу означает гнездо «однодневок». И совсем не обязательно полное отсутствие судебных исков говорит в пользу компании.

В качестве программного решения для проверки контрагентов выбрали Контур.Фокус от СКБ Контур.

Сервис тестировали неделю, сравнивали информацию по исполнительным производствам и арбитражам с той, что имеется в распоряжении «Детского мира». По результатам тестирования приняли решение в пользу Контур.Фокуса. После этого был составлен список сотрудников, которым потребуются лицензии. Сотрудники «Детского мира» получили ссылки, по которым и заходят в сервис: Контур.Фокус облачный, он не требует ни установки на стационарные компьютеры, ни интеграции в информсистему.

В компании отказались от традиционной схемы работы, теперь необходимую проверку может провести каждый заинтересованный в этом сотрудник прямо на своем рабочем месте. В результате использования Контур.Фокуса в компании ускорилась и упростилась проверка контрагентов, исчезла необходимость перегружать смежные подразделения утоняющими вопросами и задачами.

В группе ожидают и отложенного эффекта в виде повышения оборачиваемости дебиторской задолженности, исключения отказов в вычетах НДС и споров по составу расходов при расчете налога на прибыль. Но эти выгоды обычно проявляются на более длинном горизонте планирования (группа применяет Контур.Фокус немногим более полугода).

Уровень просроченных платежей от клиентов, по разным оценкам, на конец месяца может достигать от 20 до 40 % от среднемесячной выручки, при этом на долю одного должника может приходиться до 10 % всей просроченной задолженности. Порядка 5 % долгов на конец месяца переходит в разряд «безнадежных».

Компании важно не допустить возникновения долга от контрагента, а следовательно, отвлечения средств из оборота, кредитования на невыгодных условиях и неэффективных расходов (юристы, суды, судебные приставы, частные сыскные агентства и пр.). Для этого компания проводит комплексную проверку контрагентов:

Этот список не исчерпывающий. Процедуры трудоемкие, затратные. В них вовлекается большое число сотрудников компании из разных подразделений, вплоть до генерального директора.

Компания решила автоматизировать проверку контрагентов с помощью специальной программы. В отделе по управлению клиентской задолженностью компании, в частности, используется облачный сервис Контур.Фокус. Через веб-интерфейс с ним одновременно могут работать разные сотрудники.

Сотрудник просто вводит запрос в поисковую строку Контур.Фокуса (ИНН или название компании) и видит на мониторе всю базовую информацию: сведения о регистрации, статус контрагента, аффилированные лица, сообщения о банкротстве, судебные иски, сведения об участии в госконтрактах. В сервисе также можно посмотреть результаты финанализа отчетности клиента, оценить его финансовое положение, получить сведения об активах, что важно, если встанет вопрос о погашении долгов за счет имущества.

— Что мы выиграли, используя специальный сервис? Скорость проверки должника, сбора информации о нем выросла многократно. Буквально за полчаса можно принять верное решение о дальнейших действиях по взысканию долга.

Та же выписка из ЕГРИП, к примеру, по прекратившим деятельность ИП на сайте ФНС недоступна, а в программе мы ее можем сформировать без труда. Это важный для нас момент. Часто пользуемся «связями» (сведения о зависимых компаниях). Удобно, что видны сведения об исполнительном производстве. Кроме того, в «истории организации» есть информация об изменениях наименований, а в выписке из ЕГРЮЛ этого не видно. Контактные телефоны, размещенные в сведениях об организации, значительно сокращают время на выявление причин неоплаты счетов (например, клиент не получил пакет финансовых документов). Очень ценна для работы функция «наблюдения»: установив наблюдение, вы остаетесь в курсе всех изменений, происходящих у должника, как говорится, держите руку на пульсе, — говорит Инна Федик, главный специалист отдела по управлению клиентской задолженностью Макрорегионального филиала «Юг» ОАО «Ростелеком» (г. Волгоград).

Необходимо было, чтобы все компании группы оперировали одними и теми же типами электронных документов в едином формате через единого оператора. Они предпринимали попытки внедрять у себя ЭДО самостоятельно. Но практика показала, что при таких условиях не избежать разрозненности и не достичь единообразия.

Руководство компании приняло решение создать рабочую группу, которая бы организовала, централизовала и регламентировала все процессы, связанные с ЭДО, а также переводила в электронный вид новые типы документов. Рабочая группа стала единым контактным центром по ЭДО для всех компаний и подразделений группы, который способствует их скорейшей адаптации к новым возможностям передачи документов.

Акты, акты сверок, счета-фактуры, счета, товарные накладные формировались в бумажном виде в подразделениях компании и направлялись клиентам по почте. Срок доставки в среднем составлял 10 дней. Возврат подписанных экземпляров в «Т Плюс» мог затягиваться до месяца.

В среднем оформить и отправить пакет документов контрагенту обходится компании в 1,5 рубля за печать + порядка 80 рублей за отправку. Учитывая, что у «Т Плюс» около 160 000 контрагентов, которым ежегодно она оформляет и отправляет порядка 5 400 000 документов, расходы компании на документооборот с одним контрагентом в год составляют 2 700 руб. Таким образом, общие годовые затраты на отправку документов всем потребителям — юридическим лицам составляют 432 млн рублей.

При бумажном документообороте рабочий день сотрудников бухгалтерии на 30 % состоял из проверки, отправки и обработки документов.

Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) «Т Плюс» выбрала оператора ЭДО СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. СКБ Контур — давний и проверенный партнер компании, она использует его систему интернет-отчетности Контур.Экстерн. Применение этих интегрированных между собой сервисов одного оператора в комплексе значительно упрощает представление документов в налоговые органы, если это необходимо.

Кроме того, важную роль в выборе сыграли такие факторы, как:

Проектная команда, в которую вошли специалисты «Т Плюс» и СКБ Контур, разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО. Это был необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы.

Для интеграции с 1С был использован типовой модуль Диадока.

Интеграция с SAP была произведена средствами программного интерфейса (API).

Интеграцию с биллинговыми системами осуществляли совместно IT-специалисты подразделений группы и команда СКБ Контур. В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения Диадок.Коннектор (кроме ОАО «Коми энергосбытовая компания», которая использует собственное интеграционное решение).

Екатеринбургский и Оренбургский филиалы используют оперативно-информационный комплекс «СБЫТ». Он умеет выгружать счета-фактуры в утвержденном ФНС формате xml. Акты приема-сдачи услуг, а также счета на оплату эти компании выставляют в формате pdf. Для подписания и отправки документов используется Диадок.Коннектор DC.DelivererLight.

Кировский и Удмуртский филиалы выгружают пакеты документов из биллинговых систем в формате одного из операторов, через которого пытались организовать ЭДО до Диадока. Разработчики СКБ Контур специально для таких случаев написали версию Диадок.Коннектор — DC.SbisDelivererLight, который и используется для отправки документов клиентам.

Интеграция Диадока с учетными системами группы заняла 3 месяца.

Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс» на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

В результате:

Станислав Карамушко
заместитель начальника управления и анализа систем учета, руководитель рабочей группы проекта ЭДО группы «Т Плюс»

— Электронный документооборот — это не просто экономия на бумаге и доставке документов. Он дает комплексный положительный эффект для деятельности группы в целом. Для нас главное, во-первых, существенное ускорение документооборота, которое влечет: быстрый возврат подписанных документов, своевременное закрытие периода, оперативную оплату счетов. Во-вторых, полная прозрачность документооборота: мы контролируем каждый этап и видим, что происходит с документом в конкретный момент. Технология ЭДО понятна и закреплена на уровне законодательства. Наибольший эффект от нее можно получить за счет грамотной организации процесса внутри компании: так, чтобы ЭДО снижал трудозатраты и нивелировал риски компании.

Константин Козлов
руководитель отраслевого направления

— Компаниям с объемным документооборотом, к которым относится и «Т Плюс», очень важна автоматизация, которую они получают при ЭДО. Она избавляет их от ошибок, которые происходят при ручном вводе данных, ускоряет доставку и получение документов, дает возможность своевременно закрывать периоды. Кроме того, снижаются трудозатраты на документооборот. У Диадока есть ряд функций, с помощью которых пользователям удобно работать с большими объемами документов: массовая подпись, массовая отправка, массовое согласование.

«Группа Газ» — компания с огромным документооборотом как между собственными подразделениями, так и с внешними контрагентами. Расходы на печать, упаковку и доставку бумажных документов составляли более 5,6 миллиона рублей в год. Отдельная статья расходов — хранение документов, срок которого по законодательству РФ составляет 5 лет.

Ежегодный объем внутрикорпоративного документооборота в «Группе ГАЗ» достигает 184,5 тысячи счетов-фактур, поэтому печать, упаковка и отправка документов отнимали существенную часть рабочего времени сотрудников бухгалтерий предприятий.

Подразделения компании географически удалены друг от друга. Доставка бумажных документов, которая занимала в среднем 7 дней, тормозила бизнес-процессы Группы. Если документы корректировались или исправлялись, то требовалось дополнительное время для повторной доставки.

Руководство «Группы Газ» приняло решение о внедрении электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу системы Контур.Диадок. Главными критериями стали:

С учетом масштабов компании переход на ЭДО был разбит на три этапа:

Подразделения «Группы ГАЗ» используют разные учетные системы. Поэтому для внедрения ЭДО были разработаны различные варианты интеграции Контур.Диадока.

Интеграцию проводили IT-специалисты «Группы ГАЗ» при активном участии команды Диадока, без привлечения стороннего подрядчика.

Для упрощения и ускорения процесса запуска ЭДО специалисты Челябинского филиала СКБ Контур провели видеообучение для сотрудников Группы ГАЗ по работе в системе Контур.Диадок.

Сегодня на ЭДО переведены все 29 предприятий «Группы ГАЗ». Это позволяет компании:

Сейчас запущен пилотный проект по обмену электронными документами между АЗ «Урал» (предприятие «Группы ГАЗ») и внешним контрагентом — ОАО «ЧКПЗ». После его завершения данный опыт будет масштабирован на других ключевых внешних контрагентов «Группы ГАЗ».

Смирнова Елена Анатольевна
директор по информационным технологиям «ООО Консалтинговый центр «Группа ГАЗ»

— Очень важно, что мы перевели весь внутрикорпоративный обмен счетами-фактурами компании в электронный вид. Помимо очевидной экономической выгоды, по итогам внедрения системы Контур.Диадок, мы получили заметное повышение скорости и эффективности бизнес-процессов: предприятия гораздо быстрее обмениваются документами, соответственно, быстрее происходят платежи, увеличивается скорость финансовых потоков. Далее мы планируем перевести в электронный вид документооборот счетами-фактурами и другими документами с нашими дилерами и поставщиками.

Эдуард Шифман
руководитель направления ЭДО в СКБ Контур

— Большие объемы документооборота — характерная черта для таких крупных компаний, как «Группа ГАЗ», и затраты на него достигают 10% от годового оборота. Внедрение электронного документооборота помогает таким компаниям решить сразу целый комплекс проблем, сопутствующих работе с бумажными документами: многократно снизить временные и финансовые издержки по получению, доставке и обработке документов, ускорить как внутренние, так и внешние бизнес-процессы.

За год на печать первичных документов у холдинга уходило около 140 пачек бумаги (порядка 35 000 документов). 30 пачек — это примерно 1 дерево. Таким образом, внутренний годовой документооборот S7 стоил природе четырех-пяти деревьев. Самой компании этот объем бумаги обходился в 35 000 руб.

Согласование и подпись внутреннего документа занимала несколько дней. Холдинг хотел, чтобы согласование занимало не более часа.

Бумажные документы — оригиналы от поставщиков услуг по наземному обслуживанию, топливному обеспечению и бортовому питанию (аэропортов) зачастую приходили позднее, чем нужно. Холдинг не мог вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах были некорректны.

Холдинг S7 выбрал систему электронного документооборота Диадок оператора СКБ Контур. Основными факторами стали:

Компании холдинга используют учетные системы 1Си OeBS. Проектная команда разработала схему документооборота, при которой документы можно передавать между системами, а затем в Диадок. Результатом стала система ЭЛФИНДО — хранилище и распределительный центр документов всего холдинга, «единое окно» для всех учетных систем, через которое документы попадают в Диадок и через которое уходят к контрагентам. ЭЛФИНДО использует данные из учетных систем, на их основе автоматически формирует и отправляет электронные документы.

Сегодня все компании холдинга ведут документооборот через СКБ Контур. S7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми идет самый объемный документооборот. Остальные выстраивают свои процессы, чтобы оптимально провести интеграцию. 80 % счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99 % договоров с агентами предоставляется в электронном виде. Планируется, что в 2016-17 годах компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов — резидентов. Но результаты электронный оборот показывает уже сейчас:

За 2015 г. через S7 прошло более 30 тысяч электронных документов. Тем самым компания S7 уже сохранила три дерева.

Олеся Смирнова
руководитель Директората анализа бизнес-процессов АО «Группа компаний С7»

— При ЭДО документы автоматически загружаются в системы авиакомпании и автоматически же сверяются с нашими данными. Если расхождений нет, цикл документооборота занимает не более часа и требует внимания лишь одного сотрудника — чтобы подписать документы. Другой важный аспект — сегодня документы хранятся в структурированном электронном архиве, который не занимает пространство и доступен сотрудникам. Можно легко найти нужный документ по заданным параметрам. Статусы документов всегда актуальны. Ушла проблема уничтожения документов, по которым вышел срок хранения. Теперь это дело нескольких секунд и нулевых затрат.

Ольга Дудкина
руководитель проектов СКБ Контур

— У авиакомпаний обширный документооборот с аэропортами. Каждый рейс сопровождается актом по форме С. С помощью мобильного приложения Диадока пилот может подписать его еще в полете. Затем аэропорт формирует реестры услуг, которые авиакомпания сверяет со своими данными. На их основе формируются бухгалтерские закрывающие документы. В Диадоке все это происходит автоматически и в разы быстрее, чем на бумаге.

Михаил Демаков
старший менеджер по развитию федеральных клиентов СКБ Контур

— Из-за бумажных документов появляются расхождения в документах. Сверять сведения, исправлять ошибки — все это время. Замедляется оплата услуг. При ЭДО нет таких проблем. Документооборот быстрый, точный, нетрудоемкий. Участники авиаотрасли это понимают и активно переходят на электронный документооборот.

Ведите бухгалтерию всех подразделений в одной системе:

• учет в головной организации, в филиалах на самостоятельном балансе и в обособленных подразделениях;
• общие основные справочники;
• единый план учета счетов.

В одной системе вы можете вести бухучет филиалов и подразделений с разными налоговыми режимами:

• общая система налогообложения (ОСНО);
• упрощенная система налогообложения (УСН) в двух вариантах — УСН доходы и УСН доходы минус расходы.

Работайте с любой системой оплаты труда.

• Автоматизируйте расчет зарплаты, отпускных, больничных, выплат за отклонения от нормальных условий труда (ночные, сверхурочные, праздничные смены и пр.).
• Ведите корректный расчет налоговых выплат согласно актуальному законодательству.
• Информация по каждому из сотрудников хранится в одном лицевом счете — легко учитывать начисления и удержания за нужный период.

Отслеживайте ключевые показатели деятельности предприятия, используя разнообразные аналитические формы.

Создавайте сводные отчеты и анализируйте:

• движение денежных средств;
• расходы по статьям затрат;
• дебиторскую и кредиторскую задолженность;
• задолженность и прибыльность по договорам;
• трудозатраты и расходование ФОТ в разрезах заказов, цехов, источников финансирования, шифров затрат и объектов.

Будьте спокойны за сохранность своих данных. Вся информация о финансовой деятельности предприятия хранится на собственном сервере. Система «клиент-сервер» обеспечивает трехступенчатую настройку безопасности:

• настройка прав доступа для каждого пользователя;
• ведение протокола модификации документов и справочников;
• хранение документов и справочников с возможностью их восстановления.

Экономьте время — используйте встроенные сервисы программы.

• Проверяйте себя в правовом справочнике Контур.Норматив.
• Заводите новых контрагентов и актуализируйте реквизиты организаций через сервис Контур.Фокус.
• Обменивайтесь документами с контрагентами и контролирующими органами с помощью сервисов электронного документооборота Контур.Диадок и Контур.Экстерн.

• Настройка вариантов сдачи отчетности: головная организация отчитывается за филиалы и подразделения в любую ИФНС России; головная организация отчитывается автономно, филиалы — самостоятельно
• Настройка структуры учетных записей в зависимости от бизнес-процессов, принятых в компании
• Сводная таблица по всем налогам и отчетности подразделений со сроками сдачи и реальными статусами
• Единый архив всей отправленной отчетности

• Онлайн-контроль сроков представления отчетности, состояния лицевых счетов в ФНС
• Настройка уровней доступа: многопользовательский режим, режим обслуживающей бухгалтерии, сертификат администратора и т. д.
• Двойное шифрование

• Наши эксперты помогают клиентам в решении спорных вопросов и формируют запросы в контролирующие органы
• Многие эксперты СКБ Контур работали в контролирующих органах и знают систему ЭДО с ведомствами «изнутри»
• СКБ Контур участвует в пилотных проектах и тестировании ПО, которые проводят контролирующие органы

• Работа с запросами:
  • По справке о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам
  • По выписке операций по расчетам с бюджетом
  • По акту сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам
• Формирование наглядного сводного отчета в excel-формате на основе полученных из ИФНС ответов по всем филиалам и подразделениям компании
• Ежедневное отслеживание состояния расчетов с налоговыми органами по всем организациям
• Снижение вероятности налоговых ошибок, риска штрафов и доначислений

• Автоматический поиск ошибок в данных и разногласий с контрагентами, проверка контрольных соотношений и логический контроль, в том числе по кодам вида операций
• Быстрая подготовка ответа на требование
• Вся информация по сделкам и данные по разногласиям с контрагентами у вас перед глазами. Если контрагент регулярно допускает ошибки в оформлении, вы можете это отследить и избежать расхождений в дальнейшем.
• Каждому спорному счету-фактуре в требовании вы присваиваете статус «Подтвердить», «Нужна корректировка» или «Исправление» (кроме суммы НДС).
• Список счетов-фактур, по которым нужно внести исправления в учетную систему, можно для удобства работы выгрузить в формате excel, pdf или html или распечатать.
• Можно распределить контрагентов по ответственным. В этом случае сотрудник работает с требованиями только по «своим» контрагентам, а главный бухгалтер отслеживает данные по всем счетам-фактурам и по итогам всех исправлений формирует ответ на требование.

• Модуль устанавливается на ПК, не требует подключения к интернету
• Экономит время и снижает риски отказа в принятии отчета: работает с файлами любого объема
• Настраивается под индивидуальные бизнес-процессы и конкретные формы заказчика
• Оперативно обновляется при изменениях в законодательстве или в исходных файлах xls

Оформляйте документы в автоматическом режиме, пользуйтесь готовыми шаблонами основных приказов, трудового договора, дополнительного соглашения. С помощью настроек можете составить свои формы.

Оперативно отслеживайте кадровые изменения: система оповестит, если у сотрудников завершается испытательный срок, период замещения или срочный договор.

Благодаря возможностям системы вы легко получите полную информацию о штатном составе и численности организации.

Вам всегда доступны сведения:

• об изменениях структуры штатного расписания;
• об изменениях в системе оплаты труда в соответствии со штатным расписанием, присвоенными категориями, разрядами, классами;
• о специальной оценке условий труда, требованиях к медицинским осмотрам и пр.

Упростите табельный учет. Используйте возможности автоматизации, чтобы вести даже самые сложные графики работы, формируйте табель автоматически на основании приказов. Получите единый табель и графики работы со всех подразделений.

Система загружает и анализирует данные с электронной проходной.

Не тратьте время на составление документов и поиск информации вручную. Планируйте профессиональный рост сотрудников:

• отслеживайте завершение сроков действия обучений, аттестаций;
• анализируйте сведения о пройденных и запланированных обучениях;
• ведите учет присвоенных классов, категорий и разрядов.

Будьте спокойны за сохранность информации в вашей базе. Программа разработана с учетом требований Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Безопасность персональных данных обеспечивается за счет:

• идентификации и аутентификации субъектов и объектов доступа;
• управления настройками доступа;
• регистрации событий безопасности;
• обеспечения целостности персональных данных.

Реализовать комплексную систему защиты персональных данных в созданной информационной системе вам помогут специалисты проекта Контур-Безопасность.

Помимо регламентированной отчетности, вы можете оперативно получать внутреннюю аналитику по сотрудникам. Формируйте выборку по персоналу в любом разрезе, по любым критериям. Кроме того, система автоматически подсчитывает списочную и среднесписочную численность за каждый месяц в периоде и в разрезе по типам персонала, категориям работников.

• Сократите расходы на документооборот минимум в два раза
  Печать одного листа формата А4 — 1,5 руб., комплекта из четырех документов — 5 руб., доставка почтой — от 40 руб
  Итого в сумме один комплект документов обходится минимум в 46 руб. без учета услуг курьерской службы и заправки картриджей для принтера
  Отправка четырех электронных документов через Диадок стоит 23,2 руб.
• Экономьте до 70 % на логистике и хранении
  Документы в Диадоке хранятся бесплатно и будут доступны даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.
• Получите дополнительные выгоды
  Гарантированное получение возмещения по НДС по итогам того же периода, в котором оказана услуга. Вы получите документы до подачи декларации по НДС!
  Отсутствие штрафов. Контрагенты работают с одним и тем же файлом, что исключает возможность расхождений в документах, а значит, претензий и штрафов от контролирующих органов.

• Любой документ можно найти через поиск: достаточно задать фильтр (название / дата / контрагент / сумма и пр.).
• Документы выгружаются из системы в формате excel, опись к ним формируется автоматически.
• Для представления в суде или другом контролирующем органе можно использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.
• Документы в Диадоке хранятся бессрочно и будут доступны даже после окончания оплаченного периода.

Использование Диадока позволяет:

• моментально вносить исправления в отгрузочные документы,
• быстро формировать корректные первичные документы (завершение документооборота в день поставки),
• быстро получать и обрабатывать заказы прямо в товароучетной системе,
• ускорить оплаты по сделке.

Диадок позволяет:

• Настроить получение документов конкретными подразделениями и сотрудниками в соответствии с бизнес-процессами компании.
• Давать пользователям разные права доступа к документам.
• Обеспечить подпись одного документа несколькими лицами.
• Согласовывать входящие и исходящие документы через мобильное приложение.
• Настраивать любые удобные цепочки согласований: документ появится в личном кабинете ответственного сотрудника в папке «Согласование». А в папке «Входящие» у документа обновится статус, поясняющий, у кого на согласовании он находится. Ответственный сотрудник может либо отклонить документ, указав причину отказа, либо согласовать, после чего направить на дальнейшее согласование или подпись. Вся история движения документа отображается в теле документа.

• По подсчетам компании Procter&Gamble (клиент СКБ Контур), переход на ЭДО экономит до 1 500 часов рабочего времени в год.
• Перевод торговых операций в ЭДО позволяет сократить штатную численность операторов на 90 % (по данным компании «Красный Яр»), бухгалтерии в части работы с первичными документами — на 43 %. Людей перепрофилируют на другие должности.
• При внесении в договор пункта о том, что поставщик обязан поставлять товар по тем ценам, которые фигурируют в заказе, приход автоматически попадает в учетную систему — исчезает необходимость ручной корректировки фактических цен.
• По данным компании «Нестле Россия», бумажный документооборот с дистрибьюторами по оформлению услуг и бонусов занимал 21 день, что тормозило работу контрагентов. С помощью ЭДО этот срок сокращен до 5 дней.

• Готовые типовые решения с 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics, Directum, Docsvision, архивом «Элар», «Парусом», архивом EnSol
• Интеграция через API
• Интеграция через коннекторы