Группа «Т Плюс». Как организовать единый документооборот между группами компании в 16 регионах страны
Группа «Т Плюс» — крупный частный поставщик электро- и теплоэнергии. Группе «Т Плюс» принадлежит более 7 % установленной мощности электростанций России. Ее доля на рынке теплоснабжения составляет порядка 10 %. Компания работает в 16 регионах РФ.
Задачи
Организовать четкую и единую схему ЭДО во всех подразделениях группы
Необходимо было, чтобы все компании группы оперировали одними и теми же типами электронных документов в едином формате через единого оператора. Они предпринимали попытки внедрять у себя ЭДО самостоятельно. Но практика показала, что при таких условиях не избежать разрозненности и не достичь единообразия.
Руководство компании приняло решение создать рабочую группу, которая бы организовала, централизовала и регламентировала все процессы, связанные с ЭДО, а также переводила в электронный вид новые типы документов. Рабочая группа стала единым контактным центром по ЭДО для всех компаний и подразделений группы, который способствует их скорейшей адаптации к новым возможностям передачи документов.
Ускорить документооборот с клиентами: быстро получать подписанные документы
Акты, акты сверок, счета-фактуры, счета, товарные накладные формировались в бумажном виде в подразделениях компании и направлялись клиентам по почте. Срок доставки в среднем составлял 10 дней. Возврат подписанных экземпляров в «Т Плюс» мог затягиваться до месяца.
Сократить затраты на документооборот
В среднем оформить и отправить пакет документов контрагенту обходится компании в 1,5 рубля за печать + порядка 80 рублей за отправку. Учитывая, что у «Т Плюс» около 160 000 контрагентов, которым ежегодно она оформляет и отправляет порядка 5 400 000 документов, расходы компании на документооборот с одним контрагентом в год составляют 2 700 руб. Таким образом, общие годовые затраты на отправку документов всем потребителям — юридическим лицам составляют 432 млн рублей.
Ускорить документооборот с клиентами: быстро получать подписанные документы
При бумажном документообороте рабочий день сотрудников бухгалтерии на 30 % состоял из проверки, отправки и обработки документов.
Решение
Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) «Т Плюс» выбрала оператора ЭДО СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. СКБ Контур — давний и проверенный партнер компании, она использует его систему интернет-отчетности Контур.Экстерн. Применение этих интегрированных между собой сервисов одного оператора в комплексе значительно упрощает представление документов в налоговые органы, если это необходимо.
Кроме того, важную роль в выборе сыграли такие факторы, как:
- успешно реализованные проекты внедрения во многих энергокомпаниях на рынке;
- широкие возможности интеграции с различными учетными и биллинговыми системами;
- возможность массовых действий: подписи и отправки большого числа документов разным адресатам в пару кликов;
- формирование протокола передачи документа, который фиксирует любое событие, происходящее с ним: подпись, отправку, получение и т. д.
Интеграция
Проектная команда, в которую вошли специалисты «Т Плюс» и СКБ Контур, разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО. Это был необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы.
Для интеграции с 1С был использован типовой модуль Диадока.
Интеграция с SAP была произведена средствами программного интерфейса (API).
Интеграцию с биллинговыми системами осуществляли совместно IT-специалисты подразделений группы и команда СКБ Контур. В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения Диадок.Коннектор (кроме ОАО «Коми энергосбытовая компания», которая использует собственное интеграционное решение).
Екатеринбургский и Оренбургский филиалы используют оперативно-информационный комплекс «СБЫТ». Он умеет выгружать счета-фактуры в утвержденном ФНС формате xml. Акты приема-сдачи услуг, а также счета на оплату эти компании выставляют в формате pdf. Для подписания и отправки документов используется Диадок.Коннектор DC.DelivererLight.
Кировский и Удмуртский филиалы выгружают пакеты документов из биллинговых систем в формате одного из операторов, через которого пытались организовать ЭДО до Диадока. Разработчики СКБ Контур специально для таких случаев написали версию Диадок.Коннектор — DC.SbisDelivererLight, который и используется для отправки документов клиентам.
Интеграция Диадока с учетными системами группы заняла 3 месяца.
Результаты
Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс» на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.
В результате:
- процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократился с 30 до 5 %;
- значительно уменьшилось время обработки документов и создания на их основании проводок;
- снизилось число технических ошибок;
- все подразделения группы оперируют единообразными электронными документами в едином формате через единого оператора;
- затраты на документооборот при текущем трафике снизились на 394 200 рублей в год. На 2016–2019 годы планируется увеличение трафика электронных документов до 857 000. Это даст компании 62 561 000 рублей экономии;
- клиенты получают документы сразу после отправки.
Комментарии
Станислав Карамушко
заместитель начальника управления и анализа систем учета, руководитель рабочей группы проекта ЭДО группы «Т Плюс»
— Электронный документооборот — это не просто экономия на бумаге и доставке документов. Он дает комплексный положительный эффект для деятельности группы в целом. Для нас главное, во-первых, существенное ускорение документооборота, которое влечет: быстрый возврат подписанных документов, своевременное закрытие периода, оперативную оплату счетов. Во-вторых, полная прозрачность документооборота: мы контролируем каждый этап и видим, что происходит с документом в конкретный момент. Технология ЭДО понятна и закреплена на уровне законодательства. Наибольший эффект от нее можно получить за счет грамотной организации процесса внутри компании: так, чтобы ЭДО снижал трудозатраты и нивелировал риски компании.
Константин Козлов
руководитель отраслевого направления
— Компаниям с объемным документооборотом, к которым относится и «Т Плюс», очень важна автоматизация, которую они получают при ЭДО. Она избавляет их от ошибок, которые происходят при ручном вводе данных, ускоряет доставку и получение документов, дает возможность своевременно закрывать периоды. Кроме того, снижаются трудозатраты на документооборот. У Диадока есть ряд функций, с помощью которых пользователям удобно работать с большими объемами документов: массовая подпись, массовая отправка, массовое согласование.
