Крупный бизнес

Новости /

Как энергетики внедряют электронные документы

12 февраля 2014
Сегодня в России насчитывается порядка двух миллионов бизнесов, которые каждый месяц получают счета за электроэнергию.

Законодательство по электронному юридически значимому документообороту (ЭДО) уже полностью сформировано и позволяет обмениваться всеми документами в электронном виде. Однако энергетические компании испытывают некоторые сложности при переходе на ЭДО из-за особенностей обмена электронными счетами-фактурами. Несмотря на это, энергетики понимают все выгоды от ЭДО и уже сегодня решают с помощью электронных документов самые разные проблемы.

Специфика внешнего документооборота энергетических компаний заключается в том, что энергетики являются генераторами существенного трафика. Обеспечивая электроэнергией сотни и миллионы бизнесов, зачастую распределенных по всей России, они ежемесячно тратят огромные средства на оформление, печать и доставку закрывающих бумажных документов за оказанные услуги (обычно это счет, детализация счета, акт и счет-фактура). При этом документы могут идти до клиентов в течение продолжительного времени. В тех же случаях, когда все контрагенты энергетика располагаются в пределах одного города и имеют возможность посетить офис компании для получения документов «лично в руки», возникает другая проблема: огромные очереди в последних числах каждого месяца.

Так как электронные документы, подписанные электронной подписью, являются оригиналами и через оператора электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) могут быть переданы в течение нескольких секунд в другой конец страны, переход на ЭДО позволит энергетическим компаниям не только сократить «бумажные издержки», но и повысить эффективность взаимодействия с клиентами, а также клиентоориентированность компаний.

Однако в связи с особенностями обмена электронными счетами-фактурами и существующим законодательством по возмещению вычета по НДС многие компании не хотят переходить на электронное взаимодействие со своими поставщиками энергии. В особенности это касается крупных холдингов, заводов и производств. У таких клиентов ежемесячные счета за электроэнергию достигают существенных сумм. При этом в конце каждого месяца энергетики могут оценить лишь объем оказанных услуг и выставить клиенту счет, по которому и производится оплата. Затем в первой половине следующего месяца происходит перерасчет и выставление окончательного счета-фактуры, который и будет служить основанием для заявления вычета по НДС. Так как заявить вычет можно только по счетам-фактурам, фактически полученным в текущем квартале, то первый квартал пользования электроэнергией клиенту энергетической компании приходится платить за три последних месяца, а получать вычет за два. В итоге возникает финансовая яма, которая будет преследовать компанию, пока она не перестанет пользоваться услугами электроэнергии. Каким образом энергетики решают данную проблему? Есть три варианта: выставлять либо авансовые счета-фактуры, либо корректировки следующим месяцем, либо счета-фактуры «задним числом». Два первых варианта довольно трудозатратны, поэтому на практике чаще всего используется третий. А так как согласно порядку обмена электронными счетами-фактурами, утвержденному Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, оператор ЭДО обязан фиксировать дату выставления документа, выставить электронный счет-фактуру «задним числом» не получится, поэтому многие компании просто не решаются переходить на электронный документооборот с энергетическими компаниями.

Однако энергетики, прекрасно знакомые со всеми преимуществами автоматизации бизнеса и понимающие все выгоды от ЭДО, сегодня не только стараются переводить на электронное взаимодействие наиболее толерантных клиентов, но и решают с помощью электронных документов и другие проблемы.

«КЭС-Холдинг» (ЗАО «Комплексные энергетические системы») является крупнейшей российской частной компанией, работающей в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. В холдинг входит огромное число подразделений, обменивающихся между собой документами, так как все специфические функции выделены в отдельные юридические лица. При этом компании распределены по 16 регионам страны.

 

Дмитрий Капралов,
начальник информационно-аналитического управления ООО «Учетно-финансовый сервис»

 Обмен внутренней документацией между юридическими лицами холдинга, согласование документов в такой ситуации вызывают большие сложности, в том числе и у нашей компании по ведению бухгалтерского и налогового учета. Все документы передаются в бумажном виде на огромные расстояния, что не только дорого, но и отрицательно влияет на оперативность и эффективность работы нашей компании, а это чревато финансовыми потерями для всего холдинга.

Компания «Учетно-финансовый сервис» («УФС») в «КЭС-Холдинге» была создана несколько лет назад с целью вынесения услуг по ведению бухгалтерского учета и расчету заработной платы для всего холдинга за рамки остальных предприятий. «УФС» выставляет комплекты закрывающих документов (акты и счета-фактуры) всем компаниям внутри холдинга за оказанные услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, а также получает от остальных сервисных компаний холдинга закрывающие документы за транспортные услуги, услуги по договорам управления и т п. Основной объем документооборота «УФС» составляют, конечно же, исходящие документы. Ответственный за выставление документов бухгалтер «УФС» в конце каждого месяца формирует документы реализации, которые затем проходят через все ответственные лица для согласования и финального подписания генеральным директором компании. После централизации более сотни обособленных бухгалтерских подразделений «УФС» в три основных центра: в Москве, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге — с помощью унификации процессов движения документов, системы распределенного сканирования и внутренней СЭД, компания решила пойти дальше и не только автоматизировать учет бухгалтерских документов, но и максимально ускорить и удешевить весь процесс документооборота. Поэтому в апреле 2013 года «УФС» приняла решение, что внутри холдинга необходимо начать внедрение электронных юридически значимых документов.

 

Дмитрий Капралов,
начальник информационно-аналитического управления ООО «Учетно-финансовый сервис»

 Переведя бумажные документы в электронный вид, мы в первую очередь стремились оптимизировать процесс документооборота. Направление по переходу на ЭДО полностью поддерживается руководствами компании и всех юридических лиц холдинга, так как это не только выгодно, но и позволяет оптимизировать сопряженные бизнес-процессы.

При выборе оператора ЭДО «УФС» приняла во внимание, что уже более 6 лет 95% юридических лиц холдинга сдают электронную отчетность через систему Экстерн и пользуются сертификатами электронных подписей Удостоверяющего центра оператора СКБ Контур. Следовательно, внедрение системы электронного документооборота Диадок данного оператора не должно было вызвать опасений со стороны предприятий «КЭС-Холдинг». К тому же внутренний бухгалтерский учет холдинга ведется в соответствии с корпоративной политикой по общим принципам для всех компаний, и одним из таких принципов является максимальное соответствие учетных систем типовым конфигурациям. В холдинге две корпоративные системы: SAP и «1С: Бухгалтерия, 8.2», которая используется во всех компаниях, кроме крупных генерирующих. Поскольку у СКБ Контур для типовых конфигураций «1С» существует готовое интеграционное коробочное решение, устанавливаемое как внешняя обработка, не изменяющее конфигурацию учетной системы и не требующее никаких дополнительных доработок, выбор был предопределен.

Поэтому в апреле 2013 года без длительных тестовых проверок «УФС» обменялась комплектами закрывающих документов по встречным услугам с одной из сервисных компаний холдинга: объем переведенного в электронный вид документооборота на этом этапе был полностью подконтролен компании, и оперативное решение организационных вопросов не вызвало никаких сложностей. После этого началось массовое подключение к Диадоку остальных компаний, и на сегодняшний день московский офис «УФС» обменивается документами по услугам со всеми внутренними сервисными компаниями исключительно в электронном виде. 

В организационном объеме пилотного проекта внедрения ЭДО в КЭС-Холдинге  стоимость документооборота уменьшилась в 8 раз.

Как отмечает Дмитрий Капралов, после перевода в электронный вид этапы бизнес-процессов были изменены незначительно, однако существенно ускорились. Если ранее процесс согласования внутри компании по всем ответственным лицам занимал до нескольких недель, то сейчас процедура подписания электронных документов закрывается в течение одного рабочего дня. При этом, по оценкам экспертов «УФС», возрастает и выгода: если простая транспортировка бумажных документов между кабинетами и ответственными людьми обходилась компании до  200 рублей, то электронное согласование и подписание документов по существующим тарифам обходится в районе 25 рублей.

 

Сергей Артынюк,
начальник Управления учета и отчетности ремонтных предприятий ООО «УФС»

 Если говорить о положительных сторонах ЭДО, то это, во-первых, значительное сокращение сроков согласования и подписания документов, — рассказывает. Бухгалтерии больше не приходится дожидаться закрывающих документов, что позволяет оперативно отразить расходы и сократить сроки закрытия бухгалтерской отчетности до одного дня, а значит, и вовремя возместить вычет по НДС. Увеличилась и прозрачность документооборота: всю информацию по ведению бухгалтерии наше руководство может получать в режиме онлайн и, следовательно, оперативно и обоснованно принимать управленческие решения.

Клиентами энергетической компании «КЭС-Холдинг» являются более 14 млн физических лиц и более 160 тысяч юридических лиц. На сегодняшний день о сроках перевода документооборота с ними в электронный вид компания не говорит: в условиях нынешнего законодательства ЭДО может сулить их клиентам неудобства, связанные с невозможностью получить налоговый вычет в полном размере. Однако ФНС РФ активно работает над этой проблемой.

 

Тамара Мокеева,
эксперт проекта Диадок

 Службой была подготовлена «дорожная карта», в которой уже в 2014 году запланировано решение вопроса выставления счета-фактуры «задним числом». ФНС решает и другие вопросы, связанные с обменом электронными документами. Так, например, в 2013 году в ответ на обратную связь от бизнеса ФНС устранила некоторые ограничения, вызывающие сложности при обмене и представлении счетов-фактур и книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Был доработан и формат электронного счета-фактуры: в документе теперь возможно указывать цену с точностью до 11 знаков после запятой.

В связи с большим объемом внутренней документации в «КЭС-Холдинг» считают, что перевод внутреннего документооборота в электронный вид — это не пробный шаг, а первый и успешно проведенный этап глобальной оптимизации бизнеса. Как только проблема «заднего числа» будет решена на законодательном уровне, холдинг будет полностью готов к массовому переводу всех своих внешних контрагентов на электронное взаимодействие.

«Директор информационной службы», №12, 2013

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.