Крупный бизнес

Новости /

Как использовать скрытые возможности электронных документов: опыт автокомпании

14 апреля 2014

Зоя Янина, финансовый директор KIA Motors RUS
Эдуард Шифман, руководитель направления ЭДО СКБ Контур

Досье компании

KIA Motors RUS
Год основания: 2009.
Сфера деятельности: торговля автомобилями.
Основные факты: дочерняя компания южнокорейского автопроизводителя KIA Motors, выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции на территории России.

Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами. Так, Kia Motors RUS ежегодно оформляет 2-3 миллиона документов, поэтому электронная реформа позволила компании не только оптимизировать бизнес-процессы, но и серьезно сократить затраты.

Доставкой транспортных средств, которые реализует Kia Motors RUS, занимается компания-перевозчик. При этом необходимые для бухгалтерского и налогового учета документы оформляются централизованно в бухгалтерии, перевозить их вместе с автомобилями не представляется возможным. В результате документы доставлялись дилерам обычной или экспресс-почтой, нередко приходилось привлекать штатного курьера. Собирать документы от региональных дилеров дистрибьютор мог в течение целого квартала. Все это приводило к нерациональному использованию денежных и временных ресурсов. Поэтому идея о переходе на электронный документооборот, озвученная в 2011 году, сразу получила поддержку руководства.

Этап 1. Предварительные оценки

Максимальный эффект дает перевод в электронный вид всего документооборота. Но прежде нужно оценить возможные налоговые риски, связанные с использованием электронных документов, причем как дистрибьютором, так и на стороне дилеров.

Юристы Kia Motors RUS тщательно изучили все имевшиеся законодательные акты и заключили, что электронный документооборот (ЭДО) дополнительных рисков не влечет. Они также сформулировали ряд рекомендаций по организации документооборота, на основе которых была пересмотрена учетная политика компании, в частности:

  • акцентировали внимание на строгом выполнении законодательного требования о выставлении счета-фактуры не позднее пяти дней после отгрузки;
  • предусмотрели обмен всеми электронными документами через оператора ЭДО (хотя законодательство требовало его привлечения лишь при обмене счетами-фактурами). Таким образом удалось облегчить учет документов, получить гарантии их юридической значимости и подстраховаться от таких рисков, как недействительность электронной подписи контрагента, неправильное оформление документа и др.

Менеджмент достаточно легко принял инициативу. Дело в том, что часть руководства компании представлена иностранными специалистами, которым e-invoicing привычен. Другая часть — молодые сотрудники, позитивно   воспринимающие «облачные» технологии.  К тому же у Kia Motors RUS уже был опыт работы с электронными документами. Материнская компания использует EDI-технологии и e-invoicing, полностью исключен обмен бумажными документами с дистрибьюторами. Единый электронный счет (e-invoice), выставляемый производителем на основе EDI-сообщений, является одновременно и счетом на оплату, и отгрузочным документом, и документом, подтверждающим право на вычет.

Несмотря на то, что из-за несоответствия форматов полноценно использовать этот документ в России можно только в совокупности с добавочными данными, такой опыт позволяет оценить очевидные преимущества электронного документооборота.

EDI-технология — это обмен электронными стандартизированными сообщениями для согласования заказов, ускорения поставок и устранения неточностей в печатных документах.

Финансовая оценка проекта позволяла рассчитывать на его окупаемость в первые полгода, несмотря на необходимость наращивания мощности серверов и привлечения сторонней компании-интегратора. Опирались на «голые цифры»: сокращение затрат на покупку бумаги и конвертов, канцтоваров, картриджей и копировальной техники, на доставку документов экспресс-почтой, содержание архивов и зарплату персонала. Фактический срок окупаемости совпал с прогнозным. Учитывая все эти факторы, решение о переходе на электронный документооборот приняли довольно быстро.

Этап 2. Внедрение системы ЭДО

Главным критерием выбора оператора электронного документооборота был опыт реализации проектов со сходными начальными условиями. Подобрав оператора, утвердили с ним порядок действий.

Шаг 1. Перевод в электронный вид всех документов по запчастям. Компания ежегодно выставляет 2-3 миллионов документов. Основная их часть — это документы по запчастям, их учет ведется в программе 1С. У оператора электронного документооборота имелось готовое коробочное решение (интеграционный модуль), что без особых усилий и затрат позволяло интегрировать систему ЭДО Диадок с учетной системой. Для дилеров оператор ЭДО за несколько месяцев добавил в интеграционный модуль поддержку для специфической конфигурации их учетных систем.

Шаг 2. Интеграция с системой SAP, в которой ведется учет всех остальных документов. Внедрением ЭДО занимался собственный IT-отдел Kia Motors RUS, но для интеграции системы ЭДО с SAP привлекли стороннюю организацию. Менеджмент не желал экспериментировать, поэтому при выборе интегратора руководствовались консервативным подходом: организация должна была иметь опыт интеграции  SAP с системой ЭДО Диадок.

Шаг 3. Подключение дилеров. Инициативу Kia дилеры восприняли по-разному. На момент внедрения системы дилерская сеть компании насчитывала 160 дилерских центров. Некоторые расценили нововведение как выгодное исключительно дистрибьютору и вынуждающее их нести лишние затраты на внедрение. Чтобы минимизировать негативный эффект и упростить переход всех  контрагентов на электронный документооборот, решили сначала отработать все процессы на пилотных проектах с тремя крупнейшими дилерами. 

Рабочая группа в составе бухгалтеров, IT-специалистов и менеджеров организовала встречи с дилерами, проработала регламент взаимодействия и провела все технические работы. В течение всего этапа тестирования системы ЭДО специалисты технической поддержки обеспечивали обратную связь — собирали замечания дилеров и корректировали действия рабочей группы. Это позволило избежать многих сложностей на этапе массового подключения контрагентов. К тому же, 60 процентов дилеров на тот момент уже пользовались сертификатами электронной подписи для сдачи налоговой отчетности, что несколько облегчало переход на ЭДО.

Спустя всего пять месяцев после завершения пилотных проектов все 160 дилеров начали получать документы от Kia в день их формирования, а заодно избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы.

Двойная польза

Дилерам Kia Motoros RUS удалось извлечь из системы ЭДО дополнительные выгоды. К примеру, московский дилер на базе ERP-системы настроил автоматическую сверку бухгалтерских документов с данными отдела логистики. Теперь бухгалтеру при отражении операции достаточно нажать одну кнопку, а при наличии расхождений — запросить в отделе комментарии по определенным параметрам.

Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов на основе ЭДО

Проанализировав результаты электронного документооборота с дилерами, помимо обмена первичными документами в систему ЭДО решили включить и другие операции.

Расширили возможности стандартного делопроизводства:

  • настроили обмен актами сверки взаиморасчетов, письмами — напоминаниями о просроченной задолженности или предстоящих платежах. По сути, работа со всеми документами теперь ведется в режиме «одного окна»;
  • настроили автоматический контроль совпадения 17-значных идентификационных номеров запчастей и автомобилей (VIN) во всех документах по одной поставке. В итоге заметно повысилось качество подготовки документов, а скорость их формирования сократилась до одного дня;
  • возможность в онлайн-режиме отслеживать количество подписанных на стороне дилера документов позволила сократить крайний срок их подписания с квартала до трех дней.

Оптимизировали внутренние и внешние коммуникации компании, за счет чего повысилась производительность труда сотрудников. Так, например, перевели в электронный вид согласование различных документов. В частности, на предоставление бонусов и скидок по стимулирующим программам, среди которых флитовые (корпоративные) продажи, кредитная программа (KIA Finance) и другие.

До внедрения электронного документооборота каждый месяц все 160 дилеров, чтобы получить скидки и бонусы по нескольким акциям, отправляли по почте отчеты, к ним подшивались копии первичных документов. Эти отчеты и «первичка» вручную проверялись в отделе контроллинга на предмет правильности оформления и соответствия VIN-номеров. Огромное количество данных, внесенных вручную, сопровождалось многочисленными ошибками. Процесс согласования нередко растягивался на несколько месяцев.

Чего удалось добиться

Начатый три года назад проект еще продолжается, он распространяется на все новые бизнес-процессы. Однако о результатах можно судить уже сейчас.

Во-первых, 98-99 процентов документов возвращаются от дилеров в течение трех дней.

Во-вторых, удалось сократить количество сотрудников, занятых делопроизводством. Не приходится расходовать средства на поддержание бумажного документооборота. За счет подписания электронной подписью документы полностью легитимны, их не нужно дублировать на бумаге.

В-третьих, автоматическая проверка правильности оформления документов позволила упростить работу бухгалтерии и повысить производительность труда ее сотрудников.

Документооборот не должен тормозить развитие бизнеса. За счет перевода этого сложного рутинного процесса в электронный вид компания может сконцентрироваться на своих основных задачах. 

«Финансовый директор», № 4, Апрель 2014
Скачать в формате PDF

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.