Крупный бизнес

Новости /

Как оптимизировать процесс подготовки и сдачи отчетности в группе компаний

29 сентября 2015

Светлана Бурцева,  финансовый директор ПАО «Карачаровский механический завод»

ПАО «Карачаровский механический завод» — крупнейшее предприятие полного цикла по производству и обслуживанию лифтового оборудования. Производство и головной офис находятся в Москве, 15 филиалов и более 40 дочерних предприятий распределены по всей Федерации.  Филиальная сеть постоянно развивается, основная задача — способствовать продвижению продукции. Дочерние предприятия занимаются техническим обслуживанием лифтов.

До 2012 года отчетность в группе сдавалась по-разному: где-то на бумаге, где-то – в электронном виде через разных операторов. Сдача отчетности через разных операторов не позволяла обеспечить достаточный контроль над ходом отчетной кампании. Разнообразие договоров провайдеров с «зоопарком» условий, тарифов и набора услуг заметно затрудняло работу бухгалтерии и юристов. 

Ежегодно группа КМЗ сдает порядка 500 деклараций только в налоговые органы. Специалисты финансовой службы подсчитали, что отказ от разных операторов позволит в первый же год сэкономить более 250 тыс. рублей. Руководство одобрило предложение финслужбы.  Единого оператора выбирали по четырем критериям:

  • скорость решения вопросов;
  • уровень техподдержки;
  • финансовая составляющая;
  • возможность сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность из одной программы одновременно в Москве и в регионах. Установка отдельных программ для Москвы и регионов доставила бы массу неудобств: пришлось бы обучать персонал, осваивать разные интерфейсы программ, заболевшего специалиста было бы сложно заменить и пр.  Нужную схему работы предложил только СКБ Контур. Дополнительным преимуществом оператора стала сеть представителей во всех регионах, где находятся подразделения КМЗ. Это достаточно выгодно для группы. Так, чтобы получить ту же электронную подпись, не нужно тратить средства на командировку в соседний регион, не говоря уже о скорости решения текущих вопросов. За время работы с единым провайдером группа КМЗ уже сэкономила более 1 миллиона рублей.  

Сроки представления отчетности на проверку и контроль от филиалов в головную организацию теперь закреплены в Регламенте закрытия периода, то же касается показателей, которые требуются от подразделений для подготовки сводной отчетности группы.

В головном офисе в формировании и сдаче отчетности участвует порядка 10 человек, они же отвечают за подготовку расшифровок и аналитики. Филиалы отчитываются по региональным и местным налогам (по федеральным налогам отчитывается головной офис), а также готовят статистическую отчетность. Она представляется по месту нахождения обособленных подразделений.

Ручные корректировки данных удалось полностью исключить: информация автоматически выгружается из информационных систем и через Контур.Экстерн направляется в контролирующие органы по телекоммуникационным каналам связи. Вся сданная отчетность видна в системе, поэтому контролировать ход процесса и вмешаться в него в случае каких-то отклонений не сложно. К тому же, провайдером выделена специальная линию на случай экстренной поддержки в любом регионе в любое время суток.

Перестройка отчетного процесса уже сэкономила группе КМЗ более миллиона рублей, численность сотрудников, занятых обработкой и отправкой документов, сократилась в 7 раз (отпала потребность в сводно-балансовом отделе по регионам). Но главное — изменился режим подготовки отчетности. Авралы остались позади и теперь остается достаточно времени на анализ отчетных показателей.

Требования налоговых органов к представлению документов и пояснений в 2015 году заметно ужесточились, вплоть до блокировки счетов в банках. Запросы «курсируют» также через Контур.Экстерн, их важно в срок обнаружить и подтвердить получение квитанцией. Чаще всего запросы направляются в рамках встречных проверок контрагентов, их у группы КМЗ порядка 9 тысяч, поэтому запросы поступают ежедневно. После последней отчетной кампании их число выросло в 8 раз — при том, что на подготовку и отправку ответа отведено всего 5 дней.

Работа с запросами ведется по двум направлениям. Исключить лавину запросов на пояснения позволяет процедура внутреннего контроля. Второе направление — жесткий алгоритм работы с запросами.

В последнюю отчетную НДС-кампанию вместо 8-страничной декларации направили уже 16 385 страниц. Иными словами, на книги покупок и продажи примерно приходится по 8 тысяч счетов-фактур. Требования от налоговых органов пошли потоком. Снизить их количество можно, если заблаговременно, еще до сдачи налоговой отчетности свести на нет все возможные расхождения в счетах-фактурах с контрагентами., в том числе и в реквизитах, где чаще всего случаются ошибки. В связи с этим в компании рассматривается возможность оснащения программы для сдачи отчетности дополнительным модулем «НДС+».  

Полный текст статьи см. на портале журнала «Финансовый директор».

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.