Сервисы для небольших организаций

---

АО «РЖДстрой» постоянно участвует в тендерах, поэтому данные о состоянии расчетов с бюджетом требуют непрерывного мониторинга. Для этого компании необходимо запрашивать в налоговых органах различные виды справок: акты сверки расчетов по налогам (сборам, пеням, штрафам), справки о состоянии расчетов с бюджетами по налогам, сборам, пеням и штрафам, выписки операций по расчетам с бюджетами и др.

Так как «РЖДстрой» регулярно участвует в тендерах, компания в любой момент должна быть уверена в отсутствии задолженностей перед бюджетом и иметь возможность представить соответствующую справку из ИФНС. В противном случае организация не будет допущена к участию и может потерять выгодный контракт.

В связи с этим специалисту нужно еженедельно формировать и отправлять порядка 190 запросов в инспекции, в которые сдается отчетность компании. На отправку запросов уходило более двух часов работы сотрудника, примерно столько же времени занимало получение ответов.

---

Компания начала пользоваться сервисом «ИОН» в системе Контур.Экстерн. Сотрудник формирует запрос в электронном виде, направляет его в ИФНС и получает ответ прямо в Контур.Экстерн. «ИОН — массовая отправка» позволяет разослать запросы, «ИОН-свод» — свести полученные из инспекций ответы в таблицу excel по всем инспекциям и подразделениям.

Сервис «ИОН» в системе Контур.Экстерн позволяет получать актуальную информацию и оперативно урегулировать возможные разногласия. На отправку запросов и получение ответов уходит по 5 минут рабочего времени сотрудника.

— Чтобы пользоваться сервисом «ИОН», не нужно дополнительного программного обеспечения. Это одна из возможностей, реализованных непосредственно в Контур.Экстерне. По сути, сотруднику достаточно выбрать в системе требуемый вид запроса.

Отказавшись от бумажных технологий, наша компания экономит расходные материалы и сокращает трудозатраты, нам больше не нужно привлекать целый ряд сотрудников к формированию, рассылке запросов и консолидации результатов. Не надо лично посещать разные налоговые инспекции и оплачивать командировочные расходы, — комментирует Наталия Тесля, начальник налогового управления АО «РЖДстрой».

---

Необходимость сдавать отчетность в электронном виде. Важно, чтобы процесс сдачи отчетности за 200 подразделений был аккуратно организован в рамках единой системы и не требовал большого документооборота.

---

С момента своего образования «РЖДстрой» сдает отчетность в электронном виде через систему Контур.Экстерн. В работу над отчетностью вовлечено около 50 сотрудников. Контроль над использованием системы осуществляет администратор, он же заводит в системе новые поля для обособленных подразделений.

Часть отчетных форм «РЖДстрой» сдает головной офис, часть — непосредственно подразделения (см. таблицу). Через Контур.Экстерн передаются не только налоговые декларации, но и отчетность во внебюджетные фонды и органы статистики, а также запросы контролирующих органов, письма и пр. В среднем за полгода через систему проходит порядка 20 тыс. документов, около 80 % из них приходится на долю налоговых органов.

Отчетность АО «РЖДстрой» через Контур.Экстерн

---

Необходимо сдавать отчетность в электронном виде через одного оператора.

К 2012 году обособленные подразделения компании сдавали отчетность и на бумаге, и в электронном виде через разных операторов. Отчетность нередко готовилась в авральном режиме, не хватало времени на ее анализ, в результате при подготовке допускались ошибки и возникали вопросы со стороны налоговых органов.

---

С 2012 года ПАО «КМЗ» сдает всю отчетность через систему Контур.Экстерн.

В последнюю отчетную НДС-кампанию вместо 8-страничной декларации группа КМЗ направила в инспекцию 16 385 страниц, то есть примерно по 8 тысяч счетов-фактур на книги покупок и продаж.

— Мы подсчитали, что переход на единого провайдера сразу же принесет экономию более 250 тысяч рублей. Кроме того, нам было важно сдавать и бухгалтерскую, и налоговую отчетность из одной программы. Обеспечить такую схему работы на тот момент удалось только Контуру. Вдобавок у оператора имелась широкая сеть представителей в тех регионах, где находятся подразделения группы КМЗ, а это выгодно, поскольку проще решать рабочие вопросы. К примеру, не нужно тратиться на командировки, когда требуется сертификат электронной подписи, — комментирует Светлана Бурцева*, финансовый директор ПАО «Карачаровский механический завод».

* В настоящее время работает в другой компании.

---

В группе существует строгий регламент проверки контрагентов, который, с одной стороны, является преимуществом, с другой — порождает затруднения. Чем глубже проверка, тем дольше она идет. Чем больше уточняющих вопросов, тем сложнее получить на них ответ так быстро, как этого требуется. Вдобавок даже при самой профессиональной работе с долгом далеко не всегда получается взыскать задолженность. Усилия юристов напрасны, если у должника нет активов.

В компании решили в дополнение к системам службы безопасности вооружить инструментами проверки контрагентов сотрудников других отделов. Это повысило бы эффективность процесса — пока специалисты службы безопасности принимают решение по юрлицу, сотрудники через специальную программу анализируют другие аспекты, характеризующие контрагента:

Полученные данные должны анализироваться в совокупности. Далеко не всегда регистрация по массовому адресу означает гнездо «однодневок». И совсем не обязательно полное отсутствие судебных исков говорит в пользу компании.

---

В качестве программного решения для проверки контрагентов выбрали Контур.Фокус от СКБ Контур.

Сервис тестировали неделю, сравнивали информацию по исполнительным производствам и арбитражам с той, что имеется в распоряжении «Детского мира». По результатам тестирования приняли решение в пользу Контур.Фокуса. После этого был составлен список сотрудников, которым потребуются лицензии. Сотрудники «Детского мира» получили ссылки, по которым и заходят в сервис: Контур.Фокус облачный, он не требует ни установки на стационарные компьютеры, ни интеграции в информсистему.

В компании отказались от традиционной схемы работы, теперь необходимую проверку может провести каждый заинтересованный в этом сотрудник прямо на своем рабочем месте. В результате использования Контур.Фокуса в компании ускорилась и упростилась проверка контрагентов, исчезла необходимость перегружать смежные подразделения утоняющими вопросами и задачами.

В группе ожидают и отложенного эффекта в виде повышения оборачиваемости дебиторской задолженности, исключения отказов в вычетах НДС и споров по составу расходов при расчете налога на прибыль. Но эти выгоды обычно проявляются на более длинном горизонте планирования (группа применяет Контур.Фокус немногим более полугода).

---

Уровень просроченных платежей от клиентов, по разным оценкам, на конец месяца может достигать от 20 до 40 % от среднемесячной выручки, при этом на долю одного должника может приходиться до 10 % всей просроченной задолженности. Порядка 5 % долгов на конец месяца переходит в разряд «безнадежных».

Компании важно не допустить возникновения долга от контрагента, а следовательно, отвлечения средств из оборота, кредитования на невыгодных условиях и неэффективных расходов (юристы, суды, судебные приставы, частные сыскные агентства и пр.). Для этого компания проводит комплексную проверку контрагентов:

Этот список не исчерпывающий. Процедуры трудоемкие, затратные. В них вовлекается большое число сотрудников компании из разных подразделений, вплоть до генерального директора.

---

Компания решила автоматизировать проверку контрагентов с помощью специальной программы. В отделе по управлению клиентской задолженностью компании, в частности, используется облачный сервис Контур.Фокус. Через веб-интерфейс с ним одновременно могут работать разные сотрудники.

Сотрудник просто вводит запрос в поисковую строку Контур.Фокуса (ИНН или название компании) и видит на мониторе всю базовую информацию: сведения о регистрации, статус контрагента, аффилированные лица, сообщения о банкротстве, судебные иски, сведения об участии в госконтрактах. В сервисе также можно посмотреть результаты финанализа отчетности клиента, оценить его финансовое положение, получить сведения об активах, что важно, если встанет вопрос о погашении долгов за счет имущества.

— Что мы выиграли, используя специальный сервис? Скорость проверки должника, сбора информации о нем выросла многократно. Буквально за полчаса можно принять верное решение о дальнейших действиях по взысканию долга.

Та же выписка из ЕГРИП, к примеру, по прекратившим деятельность ИП на сайте ФНС недоступна, а в программе мы ее можем сформировать без труда. Это важный для нас момент. Часто пользуемся «связями» (сведения о зависимых компаниях). Удобно, что видны сведения об исполнительном производстве. Кроме того, в «истории организации» есть информация об изменениях наименований, а в выписке из ЕГРЮЛ этого не видно. Контактные телефоны, размещенные в сведениях об организации, значительно сокращают время на выявление причин неоплаты счетов (например, клиент не получил пакет финансовых документов). Очень ценна для работы функция «наблюдения»: установив наблюдение, вы остаетесь в курсе всех изменений, происходящих у должника, как говорится, держите руку на пульсе, — говорит Инна Федик, главный специалист отдела по управлению клиентской задолженностью Макрорегионального филиала «Юг» ОАО «Ростелеком» (г. Волгоград).

---

Необходимо было, чтобы все компании группы оперировали одними и теми же типами электронных документов в едином формате через единого оператора. Они предпринимали попытки внедрять у себя ЭДО самостоятельно. Но практика показала, что при таких условиях не избежать разрозненности и не достичь единообразия.

Руководство компании приняло решение создать рабочую группу, которая бы организовала, централизовала и регламентировала все процессы, связанные с ЭДО, а также переводила в электронный вид новые типы документов. Рабочая группа стала единым контактным центром по ЭДО для всех компаний и подразделений группы, который способствует их скорейшей адаптации к новым возможностям передачи документов.

Акты, акты сверок, счета-фактуры, счета, товарные накладные формировались в бумажном виде в подразделениях компании и направлялись клиентам по почте. Срок доставки в среднем составлял 10 дней. Возврат подписанных экземпляров в «Т Плюс» мог затягиваться до месяца.

В среднем оформить и отправить пакет документов контрагенту обходится компании в 1,5 рубля за печать + порядка 80 рублей за отправку. Учитывая, что у «Т Плюс» около 160 000 контрагентов, которым ежегодно она оформляет и отправляет порядка 5 400 000 документов, расходы компании на документооборот с одним контрагентом в год составляют 2 700 руб. Таким образом, общие годовые затраты на отправку документов всем потребителям — юридическим лицам составляют 432 млн рублей.

При бумажном документообороте рабочий день сотрудников бухгалтерии на 30 % состоял из проверки, отправки и обработки документов.

---

Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) «Т Плюс» выбрала оператора ЭДО СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. СКБ Контур — давний и проверенный партнер компании, она использует его систему интернет-отчетности Контур.Экстерн. Применение этих интегрированных между собой сервисов одного оператора в комплексе значительно упрощает представление документов в налоговые органы, если это необходимо.

Кроме того, важную роль в выборе сыграли такие факторы, как:

Проектная команда, в которую вошли специалисты «Т Плюс» и СКБ Контур, разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО. Это был необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы.

Для интеграции с 1С был использован типовой модуль Диадока.

Интеграция с SAP была произведена средствами программного интерфейса (API).

Интеграцию с биллинговыми системами осуществляли совместно IT-специалисты подразделений группы и команда СКБ Контур. В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения Диадок.Коннектор (кроме ОАО «Коми энергосбытовая компания», которая использует собственное интеграционное решение).

Екатеринбургский и Оренбургский филиалы используют оперативно-информационный комплекс «СБЫТ». Он умеет выгружать счета-фактуры в утвержденном ФНС формате xml. Акты приема-сдачи услуг, а также счета на оплату эти компании выставляют в формате pdf. Для подписания и отправки документов используется Диадок.Коннектор DC.DelivererLight.

Кировский и Удмуртский филиалы выгружают пакеты документов из биллинговых систем в формате одного из операторов, через которого пытались организовать ЭДО до Диадока. Разработчики СКБ Контур специально для таких случаев написали версию Диадок.Коннектор — DC.SbisDelivererLight, который и используется для отправки документов клиентам.

Интеграция Диадока с учетными системами группы заняла 3 месяца.

Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс» на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

В результате:

Станислав Карамушко
заместитель начальника управления и анализа систем учета, руководитель рабочей группы проекта ЭДО группы «Т Плюс»

— Электронный документооборот — это не просто экономия на бумаге и доставке документов. Он дает комплексный положительный эффект для деятельности группы в целом. Для нас главное, во-первых, существенное ускорение документооборота, которое влечет: быстрый возврат подписанных документов, своевременное закрытие периода, оперативную оплату счетов. Во-вторых, полная прозрачность документооборота: мы контролируем каждый этап и видим, что происходит с документом в конкретный момент. Технология ЭДО понятна и закреплена на уровне законодательства. Наибольший эффект от нее можно получить за счет грамотной организации процесса внутри компании: так, чтобы ЭДО снижал трудозатраты и нивелировал риски компании.

Константин Козлов
руководитель отраслевого направления

— Компаниям с объемным документооборотом, к которым относится и «Т Плюс», очень важна автоматизация, которую они получают при ЭДО. Она избавляет их от ошибок, которые происходят при ручном вводе данных, ускоряет доставку и получение документов, дает возможность своевременно закрывать периоды. Кроме того, снижаются трудозатраты на документооборот. У Диадока есть ряд функций, с помощью которых пользователям удобно работать с большими объемами документов: массовая подпись, массовая отправка, массовое согласование.

---

«Группа Газ» — компания с огромным документооборотом как между собственными подразделениями, так и с внешними контрагентами. Расходы на печать, упаковку и доставку бумажных документов составляли более 5,6 миллиона рублей в год. Отдельная статья расходов — хранение документов, срок которого по законодательству РФ составляет 5 лет.

Ежегодный объем внутрикорпоративного документооборота в «Группе ГАЗ» достигает 184,5 тысячи счетов-фактур, поэтому печать, упаковка и отправка документов отнимали существенную часть рабочего времени сотрудников бухгалтерий предприятий.

Подразделения компании географически удалены друг от друга. Доставка бумажных документов, которая занимала в среднем 7 дней, тормозила бизнес-процессы Группы. Если документы корректировались или исправлялись, то требовалось дополнительное время для повторной доставки.

---

Руководство «Группы Газ» приняло решение о внедрении электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу системы Контур.Диадок. Главными критериями стали:

С учетом масштабов компании переход на ЭДО был разбит на три этапа:

Подразделения «Группы ГАЗ» используют разные учетные системы. Поэтому для внедрения ЭДО были разработаны различные варианты интеграции Контур.Диадока.

Интеграцию проводили IT-специалисты «Группы ГАЗ» при активном участии команды Диадока, без привлечения стороннего подрядчика.

Для упрощения и ускорения процесса запуска ЭДО специалисты Челябинского филиала СКБ Контур провели видеообучение для сотрудников Группы ГАЗ по работе в системе Контур.Диадок.

Сегодня на ЭДО переведены все 29 предприятий «Группы ГАЗ». Это позволяет компании:

Сейчас запущен пилотный проект по обмену электронными документами между АЗ «Урал» (предприятие «Группы ГАЗ») и внешним контрагентом — ОАО «ЧКПЗ». После его завершения данный опыт будет масштабирован на других ключевых внешних контрагентов «Группы ГАЗ».

Смирнова Елена Анатольевна
директор по информационным технологиям «ООО Консалтинговый центр «Группа ГАЗ»

— Очень важно, что мы перевели весь внутрикорпоративный обмен счетами-фактурами компании в электронный вид. Помимо очевидной экономической выгоды, по итогам внедрения системы Контур.Диадок, мы получили заметное повышение скорости и эффективности бизнес-процессов: предприятия гораздо быстрее обмениваются документами, соответственно, быстрее происходят платежи, увеличивается скорость финансовых потоков. Далее мы планируем перевести в электронный вид документооборот счетами-фактурами и другими документами с нашими дилерами и поставщиками.

Эдуард Шифман
руководитель направления ЭДО в СКБ Контур

— Большие объемы документооборота — характерная черта для таких крупных компаний, как «Группа ГАЗ», и затраты на него достигают 10% от годового оборота. Внедрение электронного документооборота помогает таким компаниям решить сразу целый комплекс проблем, сопутствующих работе с бумажными документами: многократно снизить временные и финансовые издержки по получению, доставке и обработке документов, ускорить как внутренние, так и внешние бизнес-процессы.

---

За год на печать первичных документов у холдинга уходило около 140 пачек бумаги (порядка 35 000 документов). 30 пачек — это примерно 1 дерево. Таким образом, внутренний годовой документооборот S7 стоил природе четырех-пяти деревьев. Самой компании этот объем бумаги обходился в 35 000 руб.

Согласование и подпись внутреннего документа занимала несколько дней. Холдинг хотел, чтобы согласование занимало не более часа.

Бумажные документы — оригиналы от поставщиков услуг по наземному обслуживанию, топливному обеспечению и бортовому питанию (аэропортов) зачастую приходили позднее, чем нужно. Холдинг не мог вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах были некорректны.

---

Холдинг S7 выбрал систему электронного документооборота Диадок оператора СКБ Контур. Основными факторами стали:

Компании холдинга используют учетные системы 1Си OeBS. Проектная команда разработала схему документооборота, при которой документы можно передавать между системами, а затем в Диадок. Результатом стала система ЭЛФИНДО — хранилище и распределительный центр документов всего холдинга, «единое окно» для всех учетных систем, через которое документы попадают в Диадок и через которое уходят к контрагентам. ЭЛФИНДО использует данные из учетных систем, на их основе автоматически формирует и отправляет электронные документы.

Сегодня все компании холдинга ведут документооборот через СКБ Контур. S7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми идет самый объемный документооборот. Остальные выстраивают свои процессы, чтобы оптимально провести интеграцию. 80 % счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99 % договоров с агентами предоставляется в электронном виде. Планируется, что в 2016-17 годах компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов — резидентов. Но результаты электронный оборот показывает уже сейчас:

За 2015 г. через S7 прошло более 30 тысяч электронных документов. Тем самым компания S7 уже сохранила три дерева.

Олеся Смирнова
руководитель Директората анализа бизнес-процессов АО «Группа компаний С7»

— При ЭДО документы автоматически загружаются в системы авиакомпании и автоматически же сверяются с нашими данными. Если расхождений нет, цикл документооборота занимает не более часа и требует внимания лишь одного сотрудника — чтобы подписать документы. Другой важный аспект — сегодня документы хранятся в структурированном электронном архиве, который не занимает пространство и доступен сотрудникам. Можно легко найти нужный документ по заданным параметрам. Статусы документов всегда актуальны. Ушла проблема уничтожения документов, по которым вышел срок хранения. Теперь это дело нескольких секунд и нулевых затрат.

Ольга Дудкина
руководитель проектов СКБ Контур

— У авиакомпаний обширный документооборот с аэропортами. Каждый рейс сопровождается актом по форме С. С помощью мобильного приложения Диадока пилот может подписать его еще в полете. Затем аэропорт формирует реестры услуг, которые авиакомпания сверяет со своими данными. На их основе формируются бухгалтерские закрывающие документы. В Диадоке все это происходит автоматически и в разы быстрее, чем на бумаге.

Михаил Демаков
старший менеджер по развитию федеральных клиентов СКБ Контур

— Из-за бумажных документов появляются расхождения в документах. Сверять сведения, исправлять ошибки — все это время. Замедляется оплата услуг. При ЭДО нет таких проблем. Документооборот быстрый, точный, нетрудоемкий. Участники авиаотрасли это понимают и активно переходят на электронный документооборот.

Ведите бухгалтерию всех подразделений в одной системе:

• учет в головной организации, в филиалах на самостоятельном балансе и в обособленных подразделениях;
• общие основные справочники;
• единый план учета счетов.

В одной системе вы можете вести бухучет филиалов и подразделений с разными налоговыми режимами:

• общая система налогообложения (ОСНО);
• упрощенная система налогообложения (УСН) в двух вариантах — УСН доходы и УСН доходы минус расходы.

Работайте с любой системой оплаты труда.

• Автоматизируйте расчет заплаты, отпускных, больничных, выплат за отклонения от нормальных условий труда (ночные, сверхурочные, праздничные смены и пр.).
• Ведите корректный расчет налоговых выплат согласно актуальному законодательству.
• Информация по каждому из сотрудников хранится в одном лицевом счете — легко учитывать начисления и удержания за нужный период.

Отслеживайте ключевые показатели деятельности предприятия, используя разнообразные аналитические формы.

Создавайте сводные отчеты и анализируйте:

• движение денежных средств;
• расходы по статьям затрат;
• дебиторскую и кредиторскую задолженность;
• задолженность и прибыльность по договорам;
• трудозатраты и расходование ФОТ в разрезах заказов, цехов, источников финансирования, шифров затрат и объектов.

Будьте спокойны за сохранность своих данных. Вся информация о финансовой деятельности предприятия хранится на собственном сервере. Система «клиент-сервер» обеспечивает трехступенчатую настройку безопасности:

• настройка прав доступа для каждого пользователя;
• ведение протокола модификации документов и справочников;
• хранение документов и справочников с возможностью их восстановления.

Экономьте время — используйте встроенные сервисы программы.

• Проверяйте себя в правовом справочнике Контур.Норматив.
• Заводите новых контрагентов и актуализируйте реквизиты организаций через сервис Контур.Фокус.
• Обменивайтесь документами с контрагентами и контролирующими органами с помощью сервисов электронного документооборота Контур.Диадок и Контур.Экстерн.

• Настройка вариантов сдачи отчетности: головная организация отчитывается за филиалы и подразделения в любую ИФНС России; головная организация отчитывается автономно, филиалы — самостоятельно
• Настройка структуры учетных записей в зависимости от бизнес-процессов, принятых в компании
• Сводная таблица по всем налогам и отчетности подразделений со сроками сдачи и реальными статусами
• Единый архив всей отправленной отчетности

• Онлайн-контроль сроков представления отчетности, состояния лицевых счетов в ФНС
• Настройка уровней доступа: многопользовательский режим, режим обслуживающей бухгалтерии, сертификат администратора и т. д.
• Двойное шифрование

• Наши эксперты помогают клиентам в решении спорных вопросов и формируют запросы в контролирующие органы
• Многие эксперты СКБ Контур работали в контролирующих органах и знают систему ЭДО с ведомствами «изнутри»
• СКБ Контур участвует в пилотных проектах и тестировании ПО, которые проводят контролирующие органы

• Работа с запросами:
  • По справке о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам
  • По выписке операций по расчетам с бюджетом
  • По акту сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам
• Формирование наглядного сводного отчета в excel-формате на основе полученных из ИФНС ответов по всем филиалам и подразделениям компании
• Ежедневное отслеживание состояния расчетов с налоговыми органами по всем организациям
• Снижение вероятности налоговых ошибок, риска штрафов и доначислений

• Автоматический поиск ошибок в данных и разногласий с контрагентами, проверка контрольных соотношений и логический контроль, в том числе по кодам вида операций
• Быстрая подготовка ответа на требование
• Вся информация по сделкам и данные по разногласиям с контрагентами у вас перед глазами. Если контрагент регулярно допускает ошибки в оформлении, вы можете это отследить и избежать расхождений в дальнейшем.
• Каждому спорному счету-фактуре в требовании вы присваиваете статус «Подтвердить», «Нужна корректировка» или «Исправление» (кроме суммы НДС).
• Список счетов-фактур, по которым нужно внести исправления в учетную систему, можно для удобства работы выгрузить в формате excel, pdf или html или распечатать.
• Можно распределить контрагентов по ответственным. В этом случае сотрудник работает с требованиями только по «своим» контрагентам, а главный бухгалтер отслеживает данные по всем счетам-фактурам и по итогам всех исправлений формирует ответ на требование.

• Модуль устанавливается на ПК, не требует подключения к интернету
• Экономит время и снижает риски отказа в принятии отчета: работает с файлами любого объема
• Настраивается под индивидуальные бизнес-процессы и конкретные формы заказчика
• Оперативно обновляется при изменениях в законодательстве или в исходных файлах xls

Оформляйте документы в автоматическом режиме, пользуйтесь готовыми шаблонами основных приказов, трудового договора, дополнительного соглашения. С помощью настроек можете составить свои формы.

Оперативно отслеживайте кадровые изменения: система оповестит, если у сотрудников завершается испытательный срок, период замещения или срочный договор.

Благодаря возможностям системы вы легко получите полную информацию о штатном составе и численности организации.

Вам всегда доступны сведения:

• об изменениях структуры штатного расписания;
• об изменениях в системе оплаты труда в соответствии со штатным расписанием, присвоенными категориями, разрядами, классами;
• о специальной оценке условий труда, требованиях к медицинским осмотрам и пр.

Упростите табельный учет. Используйте возможности автоматизации, чтобы вести даже самые сложные графики работы, формируйте табель автоматически на основании приказов. Получите единый табель и графики работы со всех подразделений.

Система загружает и анализирует данные с электронной проходной.

Не тратьте время на составление документов и поиск информации вручную. Планируйте профессиональный рост сотрудников:

• отслеживайте завершение сроков действия обучений, аттестаций;
• анализируйте сведения о пройденных и запланированных обучениях;
• ведите учет присвоенных классов, категорий и разрядов.

Будьте спокойны за сохранность информации в вашей базе. Программа разработана с учетом требований Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Безопасность персональных данных обеспечивается за счет:

• идентификации и аутентификации субъектов и объектов доступа;
• управления настройками доступа;
• регистрации событий безопасности;
• обеспечения целостности персональных данных.

Реализовать комплексную систему защиты персональных данных в созданной информационной системе вам помогут специалисты проекта Контур-Безопасность.

Помимо регламентированной отчетности, вы можете оперативно получать внутреннюю аналитику по сотрудникам. Формируйте выборку по персоналу в любом разрезе, по любым критериям. Кроме того, система автоматически подсчитывает списочную и среднесписочную численность за каждый месяц в периоде и в разрезе по типам персонала, категориям работников.

• Сократите расходы на документооборот минимум в два раза
  Печать одного листа формата А4 — 1,5 руб., комплекта из четырех документов — 5 руб., доставка почтой — от 40 руб
  Итого в сумме один комплект документов обходится минимум в 46 руб. без учета услуг курьерской службы и заправки картриджей для принтера
  Отправка четырех электронных документов через Диадок стоит 23,2 руб.
• Экономьте до 70 % на логистике и хранении
  Документы в Диадоке хранятся бесплатно и будут доступны даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.
• Получите дополнительные выгоды
  Гарантированное получение возмещения по НДС по итогам того же периода, в котором оказана услуга. Вы получите документы до подачи декларации по НДС!
  Отсутствие штрафов. Контрагенты работают с одним и тем же файлом, что исключает возможность расхождений в документах, а значит, претензий и штрафов от контролирующих органов.

• Любой документ можно найти через поиск: достаточно задать фильтр (название / дата / контрагент / сумма и пр.).
• Документы выгружаются из системы в формате excel, опись к ним формируется автоматически.
• Для представления в суде или другом контролирующем органе можно использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.
• Документы в Диадоке хранятся бессрочно и будут доступны даже после окончания оплаченного периода.

Использование Диадока позволяет:

• моментально вносить исправления в отгрузочные документы,
• быстро формировать корректные первичные документы (завершение документооборота в день поставки),
• быстро получать и обрабатывать заказы прямо в товароучетной системе,
• ускорить оплаты по сделке.

Диадок позволяет:

• Настроить получение документов конкретными подразделениями и сотрудниками в соответствии с бизнес-процессами компании.
• Давать пользователям разные права доступа к документам.
• Обеспечить подпись одного документа несколькими лицами.
• Согласовывать входящие и исходящие документы через мобильное приложение.
• Настраивать любые удобные цепочки согласований: документ появится в личном кабинете ответственного сотрудника в папке «Согласование». А в папке «Входящие» у документа обновится статус, поясняющий, у кого на согласовании он находится. Ответственный сотрудник может либо отклонить документ, указав причину отказа, либо согласовать, после чего направить на дальнейшее согласование или подпись. Вся история движения документа отображается в теле документа.

• По подсчетам компании Procter&Gamble (клиент СКБ Контур), переход на ЭДО экономит до 1 500 часов рабочего времени в год.
• Перевод торговых операций в ЭДО позволяет сократить штатную численность операторов на 90 % (по данным компании «Красный Яр»), бухгалтерии в части работы с первичными документами — на 43 %. Людей перепрофилируют на другие должности.
• При внесении в договор пункта о том, что поставщик обязан поставлять товар по тем ценам, которые фигурируют в заказе, приход автоматически попадает в учетную систему — исчезает необходимость ручной корректировки фактических цен.
• По данным компании «Нестле Россия», бумажный документооборот с дистрибьюторами по оформлению услуг и бонусов занимал 21 день, что тормозило работу контрагентов. С помощью ЭДО этот срок сокращен до 5 дней.

• Готовые типовые решения с 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics, Directum, Docsvision, архивом «Элар», «Парусом», архивом EnSol
• Интеграция через API
• Интеграция через коннекторы