Электронная подпись для уполномоченного сотрудника — Удостоверяющий центр — СКБ Контур

Электронная подпись для уполномоченного сотрудника

Уполномоченный сотрудник — должностное лицо в организации, которое имеет право подписывать документы от лица компании. Таким правом его наделяет руководитель организации. Чтобы подписывать электронные документы, сотруднику нужно оформить электронную подпись на свое имя.

Какая ЭП нужна сотруднику

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — аналог собственноручной подписи на бумаге, с помощью которого можно подписывать электронные документы. 

Чтобы подписывать документы организации, работнику нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такую ЭП используют, чтобы сдавать отчетность, вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в торгах, работать с госпорталами. КЭП определяет личность автора, проверяет целостность файла и наделяет его юридической силой без дополнительных соглашений. КЭП, а точнее ее сертификат, выдают аккредитованные Минцифрой России удостоверяющие центры (УЦ).

Каждому уполномоченному сотруднику нужен свой сертификат КЭП. Например, собственный сертификат должен быть у бухгалтера, у специалиста по торгам, заместителя директора.

Оформить электронную подпись

Использование КЭП руководителя

Некоторые работники используют КЭП руководителя, когда подписывают документы организации, но такое использование может привести к неблагоприятным последствиям для руководителя и компании. Разберемся, почему.

УЦ выпускают сертификаты КЭП по строгим правилам, которые установлены в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Перед тем, как выдать сертификат, УЦ удостоверяет личность владельца: он лично встречается с сотрудниками УЦ, предъявляет паспорт и отправить вместо себя представителя с доверенностью не может. После этого владелец сам несет ответственность за конфиденциальность своей КЭП — он должен следить за тем, чтобы подпись не использовали без его согласия (п. 1 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ).

Закон прямо не запрещает работнику пользоваться КЭП руководителя с его согласия. Но тогда руководитель, который сам разрешил подписывать файлы от его имени, лично несет ответственность за возможные последствия. Работник может злоупотребить полномочиями — подписать документы самовольно. Тогда доказать, что подпись поставил не владелец, а другой человек, почти невозможно. Поэтому для руководителя безопаснее наделить работника полномочиями подписывать определенные документы и выпустить ему КЭП на уполномоченного сотрудника.

Передача ЭП другому лицу

Владелец не должен передавать КЭП третьему лицу, например, коллеге, даже на основании распоряжения или акта приема-передачи. Такой процесс не обеспечивает конфиденциальность ключей КЭП и создает ложное ощущение безопасности, потому что сертификат электронной подписи содержит информацию о юрлице, а также ФИО и СНИЛС владельца подписи: руководителя или уполномоченного сотрудника — на основании учредительных документов и доверенности.

Например, КЭП юрлица можно сравнить с печатью и подписью директора на бумаге. Если кроме директора кто-то еще сможет расписываться на документах от его имени, то в случае разбирательств нельзя будет установить, кто именно поставил подпись, а директор не сможет доказать, что он не подписывал конкретную бумагу.

Как и где получить КЭП сотруднику

С 1 января 2022 года изменятся правила получения ЭП уполномоченными сотрудниками в соответствии с поправками к 63-ФЗ «Об электронной подписи».

До 2022 года сотрудник может получить сертификат в аккредитованном УЦ. Такой сертификат содержит сведения об организации и данные о работнике — его ФИО, СНИЛС и должность на основании доверенности, подписанной руководителем.

После 1 января 2022 года уполномоченные сотрудники будут получать сертификаты в тех же аккредитованных УЦ, что и раньше. Изменится сама подпись — это будет КЭП физлица, которую работники смогут использовать как в рабочих, так и в личных целях. В таком сертификате КЭП будут указаны только ФИО работника и не будет данных о компании, в которой он работает. Чтобы подписывать файлы организации, работнику придется использовать ЭП вместе с машиночитаемой доверенностью. Нормативные документы, которые устанавливают правила использования таких доверенностей, находятся на стадии проектов и еще не утверждены.

Если на 1 января 2022 года у работника будет действующая ЭП, выданная по старым правилам, то он может ее использовать до окончания срока действия.

Подробнее о поправках к 63-ФЗ «Об электронной подписи» можно прочитать в этой статье.


Чтобы начать работать в ЕГАИС, вам потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП) на ключевом носителе Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta-2 SE. С помощью КЭП вы будете подписывать информацию для ЕГАИС.

Если компания торгуется на нескольких площадках, для каждой из них придется приобрести свой сертификат. Либо можно воспользоваться универсальным решением, например тарифом «Электронная подпись 3.0» от Удостоверяющего центра СКБ Контур.

Для госзакупок используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая позволяет определить автора документа и проверить, были ли внесены в файл какие-либо изменения после его отправки.

Вместо одной электронной цифровой подписи (ЭЦП) новый закон ввел три вида электронной подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (НЭП), усиленная квалифицированная (КЭП).

Сертификаты электронной подписи, выданные УЦ Контура, продолжат действовать и в 2022 году. Это следует из письма Минцифры (подробнее в новости). Однако вопросы пользователей продолжают поступать. В статье мы собрали те из них, которые задали слушатели Контур.Конференции для корпоративных клиентов 27 октября 2021 года. Ответы в статье.