ООО «Байкал‑Сервис Транспортная Компания»

168 просмотров

49 голосов

Экономия по сравнению с бумажным документооборотом — 200%.

133 523 клиентов переведены на ЭДО, прирост по сравнению с 01.01.2022 — в 3 раза.

Если переложить на бумагу объем передаваемых ежемесячно электронных документов, то получилась бы стопка высотой в 71 метр — как 20-этажный дом.

Транспортная компания «Байкал Сервис» — один из ведущих перевозчиков сборных грузов с годовым грузооборотом в 1 млн тонн. Входит в тройку лидеров, присутствует более чем в 300 городах, в 116 из них открыты филиалы.

С первыми клиентами компания «Байкал-Сервис» перешла на ЭДО еще в конце 2017 года, массовый переход начался в 2019 году, когда были внедрены интеграционные решения с учетной системой.

На сегодняшний день около половины всех клиентов и документов переведены в ЭДО.

Количество отправляемых электронных документов неуклонно растет: от 1 млн в 2019 году до 2,9 млн по итогам 2021 года.

Ежемесячная отправка в среднем — 284 280 электронных документов. При этом отправка документов в день занимает менее 1 часа, а в работе с документами по всем филиалам заняты всего 3 сотрудника.

Проект ЭДО решает основные задачи:

• Соответствие ожиданиям клиентов — современный подход и использование онлайн-сервисов.
• Ускорение передачи первичных документов и сокращение сроков оплаты.
• Сокращение затрат на документооборот.
• Возможность рассылки больших объемов документов по всей стране из одной точки.

Компания использует учетную систему 1С в нескольких нетиповых конфигурациях, поэтому во всех филиалах «Байкал-Сервиса» установили модули Диадока для 1С.

На первом этапе специалисты Контура настроили отправку первичных документов и выполнили доработку нетиповых печатных форм акта с отчетом по страховке и отчета по страхованию грузов.

Второй задачей было добавление в уже существующий пакет документов экспедиторской расписки и страхового сертификата. Эти документы автоматически включаются в расширенный комплект с первичными документами для отправки клиентам.

Для выполнения задачи по переводу входящих электронных документов в учетную систему выполнили доработки модуля Диадока для 1С в 2021 году.

В данный момент идет работа по внедрению в информационную систему модуля Контур.Логистика, который позволит перевести в ЭДО работу с транспортными накладными. Сейчас мы находимся на этапе выполнения необходимых доработок как со стороны нашей программы УТК (управление транспортной компанией), так и со стороны самого модуля. Практический переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) в России начался с 1 сентября. Транспортная компания «Байкал-Сервис» одной из первых в стране запускает новый тип документа в ЭДО.

Кейс «Байкал-Сервиса» широко и регулярно освещается в СМИ и интернет-изданиях: ecm-journal.ru, business.ru, kontur.ru и других.

ИП Кондрашов Владимир Геннадьевич

104 просмотра

2 голоса

62% контрагентов обмениваются с нами документами в ЭДО. Подключали контрагентов в течение двух лет.

ЭДО экономит 5 рабочих дней бухгалтера в месяц.

За все время использования сервиса сэкономили больше 30 000 рублей.

Компания занимается продвижением и разработкой сайтов. Мы небольшая компания, в нашем активе 160 клиентов. На данный момент 62% контрагентов обмениваются с нами документами в сервисе ЭДО за 2 года внедрения. Теперь исходящий документооборот экономит 3 рабочих дня бухгалтера в месяц и занимает 1 день, вместо ранее уходивших 4 дней. А входящий документооборот экономит еще 2 рабочих дня. Мы сэкономили более 30 000 рублей за период использования сервиса в денежном выражении и точно спасли пару десятков деревьев.

Работаем в системе Контур.Эльба, решили для сокращения издержек и экономии времени на печать документов подключить ЭДО. После покупки Диадока столкнулись со сложностью понимания в коллективе, зачем нужно такое решение. В рамках задачи провели презентацию сервиса, записали инструкцию по использованию для разных ролей, добавили задачи в регламенты работы сотрудников. На первых этапах проводили проверку использования сервиса. После полугода использования собрали обратную связь от сотрудников, и сервис был закреплен на постоянную основу.

ООО «Российская Федерация Баскетбола»

254 просмотра

89 голосов

На КЭДО перешли 150 сотрудников, в ближайших планах охватить арбитров из всех регионов России — их число превышает 1000 человек.

Затраты времени на документооборот уменьшились в 3–5 раз.

При бумажном документообороте самая большая проблема — это количество времени, которое тратится на оформление, визирование и передачу каких-либо документов внутри федерации. В рамках деятельности РФБ многие сотрудники, арбитры могут перемещаться по всей стране и не только, работать из удаленных мест в зависимости от текущих проектов, по этой же причине и бумажный документооборот затягивается на дни-недели-месяцы.

Также стоит обозначить немалые суммы затрат на бумагу, обслуживание печатающих МФУ и сопутствующую технику, необходимую для ведения бумажных дел, и выделение отдельных архивных площадей для дальнейшего хранения печатных документов.

Нами было принято решение о переводе сотрудников на КЭДО. Для начала перевели в КЭДО наиболее частые типы документов, такие как служебная записка, заявление на отпуск, счет, акт, заявление (в свободной форме), смета, добавили также неформализованный документ свободного типа для электронного решения нестандартных вопросов. Директор ИТ-Департамента, Колычев Максим Евгеньевич, предложил перевести в электронный вид протоколы игр, отчеты комиссаров, рапорты об инцидентах. Сейчас добавляем в КЭДО специфические документы, сопровождающие игры и турниры. Это поможет оперативно решать отчетные и ситуационные вопросы после игр.

На кадровый ЭДО перешли 150 сотрудников. И начинаем оформление кабинетов для арбитров. В ближайших планах развития охватить арбитров из всех регионов России — их число превышает 1000 человек. В эту цифру, соответственно, не входят школьные учителя и тренеры, которых также можно будет подключить к системе на последующих этапах.

Для достижения целей ЭДО выбрали систему Контур.Диадок, модуль «Кадровый ЭДО».

С помощью ключа API разработали собственное интеграционное решение, которое помогло перенести функциональность Диадока в нашу внутреннюю информационную систему. Мы успешно запустили проект, выдали всем электронные подписи и настроили ящики для документов.

На первоначальных этапах стояли задачи:

• внести всю структуру федерации, а также наладить способ ее редактирования;
• внести всех сотрудников и арбитров, получить ответ с их стороны;
• внести собственные типы документов, создать соответствующие шаблоны.

Часть задач можно было выполнить сразу, другие дорабатывались с помощью поддержки и выделенного куратора от Контура (Тропинской Екатерины). На данном этапе проведена большая работа по интеграции Контур.Диадока в информационную систему РФБ.

Таких проектов в России еще не было, мы первые, кто решил использовать ЭДО в спортивной тематике.

АО «ГЦБиТ»

447 просмотров

226 голосов

330 000 документов за первое полугодие 2022 года.

Сокращение расходов на документооборот на 55,8%.

Сокращение сроков доставки на 85,3%.

Трудозатраты на формирование сокращены на 300 тыс. рублей ежемесячно.

Городской центр бронирования и туризма — это передовая, технологическая компания в области делового корпоративного туризма. Клиенты и поставщики располагаются от Калининграда до Владивостока, а услуги компания оказывает по всему миру. Для полноценной работы нам необходимо оперативно получать и отправлять документы.

Внедрение ЭДО началось в 2016 году. В месяц через ЭДО проходило около 2 500 документов. Сегодня через систему такое количество электронных документов проходит ежедневно, а в месяц — более 55 000 документов.

На текущий момент мы работаем по ЭДО с более 4 500 контрагентов. Более 50% клиентов получают документы через Диадок. Статистика обмена документами с поставщиками в сервисе Диадок показывает бурный рост. Если в 2020 году только 5% поставщиков были готовы к ЭДО, то сейчас таких поставщиков уже порядка 35%.

Бизнес-эффекты от внедрения в ЭДО:

• Удобство и комфорт клиента — через пару минут после получения информации от нас документы могут быть импортированы в систему клиента со всей необходимой ему дополнительной информацией без привлечения ручного труда. Время доставки сократилось с 3 недель до 20 минут максимум.
• Комфорт нашего сотрудника, который может проверять входящие и отправлять документы в несколько раз быстрее. Время, затраченное на подготовку и отправку или получение документа, сократилось в несколько раз.
• Значительно повысился уровень учетной и исполнительской дисциплины.
• Уменьшение затрат на бумагу, конверты, почтовые марки, картриджи, ремонт принтера и доставку. Затраты на отправку пакета документов составляли от 60 до 900 рублей (не включая услуги курьеров), сейчас в зависимости от объема пакета — от 14 до 120 рублей.
• Наличие доступного электронного архива для поиска документов. На поиск одного документа в архиве тратили от 40 минут, с ЭДО находим документ меньше чем за 2 минуты.
• Снижение риска налоговых споров.

Используем учетную систему собственной разработки, которой мы очень гордимся. В нашей отрасли — это самое технологичное решение. Интеграция с Диадоком настроена с помощью API Диадока.

Подготовка, обработка и отправка клиентам более 90% документов, передающихся через ЭДО, происходит без участия сотрудников, так как в интеграционном решении разработаны специальные контроли и механизмы формирования и обработки комплектов и документов.

Порядка 80% всех документов, получаемых от поставщиков посредством ЭДО, также проходят дополнительные проверки и заносятся в нашу информационную систему без участия сотрудников. Они подключаются только в тех случаях, когда документы не прошли проверку или требуется дополнительное вмешательство в процесс согласования.

Группа МТС

3918 просмотров

2234 голоса

100% контрагентов, у которых имеются соответствующие ИТ-системы, переведены на ЭДО.

100% складов по формам МХ работают через ЭДО.

94% исходящего B2B-документооборота проводится по ЭДО.

480 деревьев сохраняется ежемесячно благодаря ЭДО.

В digital-реалиях бумажный документооборот стал трудоемким, дорогим и долгим бизнес-процессом: печать, упаковка и доставка документов занимали до 10 дней. Так, в рамках цифровизации МТС в 2019 году начала переход на ЭДО.

ЭДО в компании реализован по трем направлениям:

• отправка первичных документов контрагентам,
• автоматизация обработки складских документов — МХ-форм,
• информирование о дебиторской задолженности.

С переходом на ЭДО формирование и доставка документов занимает считанные минуты, объем обработанных документов достигает 170 000 в день.

Для отправки первичных документов МТС разработала сервис DocFlow, который агрегирует данные из 8 биллинговых систем. DocFlow позволяет не только отправлять документы с подписью УКЭП через оператора ЭДО, но и реализовать внутренний ЭДО экосистемы МТС с фиксацией факта подписания ПЭП и УНЭП, сохранять все документы в корпоративном электронном архиве. DocFlow использует коннекторы (Доставка и Выгрузка) и API Диадока. С Диадоком, в том числе, интегрированы учетные системы Группы МТС: Oracle e-Business Solution и 1С.

МТС также внедрила функционал обмена неформализованными документами через CRM-системы между персональными менеджерами и контрагентами. Благодаря шаблонам Диадока менеджер может подготовить его, отправить контрагенту и получить обратно заполненный и подписанный документ, который автоматически подгружаются в карточку «клиента».

Для складских МХ-форм реализованный в Диадоке XML-формат документа позволяет выполнить автоматические настройки сверки с транзакцией и прикрепление ссылки на МХ-форму. В результате автоматизированы следующие бизнес-процессы: автосверка, автоприкрепление ссылки на документ к транзакции, быстрый поиск документа.

В том числе, МТС использует ЭДО как канал информирования клиентов и партнеров о наличии дебиторской задолженности ― для реализации функционала компания доработала алгоритм коммуникации и связала ЭДО с интерфейсом продуктов.

Клиенты могут самостоятельно онлайн в личном кабинете сервиса «МТС Бизнес», заказать документы и провести все операции, связанные с ЭДО, без обращения к менеджеру.

На рисунке представлена общая интеграционная схема. Над проектом работало более 10 agile-команд Группы МТС.

ООО «Алексеевский молочный завод»

164 просмотра

50 голосов

Избежали расширения штата, приблизительный расчет экономии — 450 000 руб. в год.

Исключили расходы по излишне выработанной продукции и штрафам за недопоставку — 500 000 руб. в год.

Сократили время сбора заявок — с четырех дней до двух.

Реализация готовой продукции сопряжена с оформлением некоторого количества документов. Для нашего предприятия — это в основном оптовые отгрузки постоянным покупателям.

После запуска цеха по производству цельномолочной продукции возникла необходимость выхода на розничные точки продаж, и оптимальным решением стал вход в крупные сети.

Чтобы наладить работу с крупным покупателем, пришлось взять в штат дополнительно два сотрудника, которые по телефону и электронной почте собирали заявки с магазинов, на их основании формировали заявку на производство продукции для цеха.

Возник ряд сложностей:

• Заявки от некоторых торговых точек поступали с опозданием, что влияло на время передачи информации в цех.
• Менеджерам приходилось работать по нестабильному графику — сбор заявок мог выпадать на выходные.
• Возникали ошибки, так как перенос количества продукции по заявкам в сводную таблицу происходил в ручном режиме.

После обращения в Контур был запущен ЭДО для нашего предприятия. К тому времени в реализацию были подключены новые торговые сети. Сбор заявок в таком количестве вручную потребовал бы дополнительных штатных единиц.

На текущем этапе:

• Сокращено время документооборота. Заявки собираются почти без участия менеджеров, на их же основании формируется сводный реестр — заявка на производство в цех.
• Исключили расходы по излишне выработанной продукции и штрафам за недопоставку продукции — около 500 000 руб. в год.
• Удалось избежать расширения штата, примерный расчет экономии — 450 000 руб. в год.
• Удалось сократить время сбора заявок с четырех до двух дней.

Необходимость внедрения возникла в связи со входом в сети. Сейчас на основании собранных по ЭДО заявок также формируется заявка на производство.

Благодаря ранее налаженной работе с Контуром стало возможным оперативное решение — введение ОСУ, который стал обязательным для молочной продукции с 1 сентября 2022 года.

Также на этапе внедрения находится ЭДО со всеми контрагентами-покупателями готовой продукции.

Только с ЭДО стало возможным поставлять произведенную продукцию более чем в 300 торговых точек, и география продаж расширяется. В планах старт продаж еще в 400 розничных точках крупной сети.

Работать со специалистами Контура комфортно, они компетентны, проявляют заинтересованность в проблемах клиента. Очень важна возможность постоянной техподдержки от компании.

В ближайшее время мы планируем расширение интеграций от Контура для маркировки.