Электронный документооборот ДИАДОК — Контур.Диадок — СКБ Контур

Премия «ПРО ЭДО»

Конкурс и премия «ПРО ЭДО» ориентированы на пользователей систем электронного документооборота Контур.Диадок и Контур.EDI. В своих заявках участники описали историю внедрения ЭДО в организациях и бизнес-результаты, которых удалось добиться благодаря переходу на электронный документооборот.

Победителей в семи основных номинациях определит экспертный совет. Лидер открытого онлайн-опроса получит премию в специальной номинации «Про признание: лучший проект по мнению бизнес-сообщества».

Предлагаем проголосовать за проект ЭДО, который вы считаете наиболее успешным.

Работы других участников

×
ООО «Вирра»

Описание проекта

С ЭДО я познакомилась в данной организации 2 года назад. Организация наша небольшая, до 50 сотрудников, документооборот тоже небольшой, и пользуемся мы только бесплатным сервисом получения документов, но прелести ЭДО мы уже успели оценить.

Вообще в бухгалтерии мой стаж 30 лет. За трудовую деятельность приходилось сталкиваться со многими проблемами документооборота: ошибки в реквизитах документов при заполнении невнимательными сотрудниками поставщика, какие-либо изменения реквизитов покупателя или поставщика (например, КПП), отсутствие на документе подписи руководителя и (или) главного бухгалтера, отсутствие печати, дислокация контрагента (другой город), мобильность контрагента (не всегда есть возможность привезти оригиналы документов) и многое-многое другое... На замену документов требовалось немало телефонных звонков, согласований, просьб и просто напрасных переговоров, а возможно даже и личные поездки к контрагентам за документами, потому что не все контрагенты исполнительные. Как следствие, при проверке ИФНС (в основном НДС) не принимаются к зачету оформленные НЕВЕРНО счета-фактуры, УПД... Отсюда значительные штрафы, пени и подорванная репутация налогоплательщика... Сверки расчетов — очень актуально для бухгалтерии!

И, О-О-О! ЧУДО-ЧУДНОЕ! ДИВО-ДИВНОЕ! ЭДО!

Это просто ПОДАРОК для деловой активности! Экономия бумаги, времени и нервов! А как нам известно, время — деньги, нервы — здоровье, наличие того и другого — залог УСПЕХА! На тебе — закрывающие документы! На тебе — любые информационные письма, уведомления и другое. Акты сверок в один клик! ОТЛИЧНО! Причем неважно, где находится наш контрагент, на соседней улице либо в другом городе, ГЛАВНОЕ, чтобы до него тоже донесли все прелести ЭДО! Информируйте! Уговаривайте! Нахваливайте! Все средства хороши! ТАК ДЕРЖАТЬ!

История внедрения ЭДО

Историю подключения не знаю, так как еще не работала в компании. Наше предприятие использует систему ЭДО Диадок. Даже несмотря на небольшой документооборот, достоинство ЭДО неоспоримо! Думаю, для большого документооборота ЭДО ОБЯЗАТЕЛЕН! Важный момент еще в том, чтобы правильно донести идею ЭДО до руководителя, так как не каждый может доверить ЭЦП (сертификат электронной подписи) сотруднику, работающему с ЭДО. Спасибо нашему директору Валееву Ф.Г., у нас получилось.

Дополнительно

Жаль, что на предприятиях мало НОВАТОРОВ, человеческий фактор!

12 11
 Голосов
77 просмотров
×
АО «Зарубежнефть»

Описание проекта

Группа компаний включает 29 организаций, 18 российских и 11 зарубежных.

Значительная часть документооборота проходит между компаниями группы — примерно 20 тыс. документов в год. Первостепенной задачей проекта является ускорение прохождения документов внутри группы, а также сокращение трудозатрат сотрудников, участвующих в процессе согласования, подписания и отправки документов контрагентам.

По итогам проведенных встреч с операторами ЭДО АО «ПФ «СКБ Контур» выбрано нами как наиболее компетентная и ориентированная на клиента компания: выгодный тариф на группу компаний, наличие программных решений, грамотная консультация специалистов, возможность бесплатного тестирования системы.

Средний эффект от внедрения ЭДО составил:

  • ускорение обработки входящих документов на 12 минут за документ;
  • ускорение обработки исходящих документов на 8 минут за документ;
  • снижение затрат на почтовые расходы на 60 %;
  • снижение канцелярских расходов (в том числе на бумагу, картриджи, ручки, штемпельную краску и т.д.) на 20 %.

При вышеуказанной экономии расходы на ЭДО полностью оправданы.

Основной эффект от внедрения ЭДО достигнут за счет отсутствия необходимости ручного перемещения из подразделения в подразделение с целью визирования документов, получения готового скан-образа документов из системы Диадок, автоматического отправления документов контрагенту, формирования единого документа в учетной системе по доходным договорам и направление на согласование и подписание через 1С Модуль.

Ожидаемый ежегодный электронный документооборот — 40 тыс. документов.

Полноценный обмен документами внутри группы компаний начался с августа 2018 года, активное подключение к процессу сторонних контрагентов — с декабря 2018 года. На данный момент отправлены приглашения к обмену в системе Диадок всем контрагентам ГК АО «Зарубежнефть». Помимо рассылки приглашений с контрагентами ведется устная пропаганда ЭДО. Обмен документами осуществляется примерно с 600 контрагентами.

История внедрения ЭДО

Общая продолжительность внедрения ЭДО в ГК АО «Зарубежнефть» — 5 месяцев, из которых 3 месяца ушли на настройку ПО, тестирование и регламентацию процесса и 2 месяца на тиражирование решения на ДО и обучение пользователей.

Первым делом в электронный вид переведены счета, первичные документы и счета-фактуры, потом начали обмениваться актами сверок, письмами уведомительного характера. Мы не останавливаемся на достигнутом, и в 2019 году будет проработан вопрос о переводе в электронный вид внутренних документов и заключение договоров.

Для достижения максимального эффекта оператором были предложены дополнительные лицензии: «Маршруты согласования», «1С Модуль» для бесшовной интеграции с учетной системой. С помощью данных инструментов мы смогли выстроить наиболее эффективный, на наш взгляд, процесс.

На данный момент в системе:

  • зарегистрировано 322 пользователя;
  • выпущены КЭП для 52 подписантов;
  • настроено 111 маршрутов согласования.
68 67
 Голосов
196 просмотров
×
ПАО Энел Россия

Описание проекта

Проект по внедрению Автоматизированной системы финансового электронного документооборота (далее АСФЭД, система) — это часть программы создания интегрированной системы документооборота Группы международных компаний Энел. Внедрение системы АСФЭД позволило решить важные задачи по оптимизации финансового документооборота и затрат на его поддержку.

765 бизнес-пользователей в России, 428 000 кейсов, более чем 390 700 документов обработано и архивировано.

Проект состоял из четырех этапов:

Этап 1 (2014 г.) — внедрение системы в части критичных процессов (кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, учет основных средств, налоги). Все работы проекта завершены.

Этап 2 (2015 г.) — внедрение системы в части некритичных процессов (управление движением материалов, акты сверок, инвентаризация, бухгалтерские справки, служебные записки). Все работы проекта завершены.

Этап 3 (2016 г.) — разработка средств мониторинга, формирования отчетности, подготовки данных для предоставления аудиторам и контролирующим органам.

Этап 4 (2018—2019 гг.) — интеграция АСФЭД с системой юридически значимого документооборота Диадок для обмена документами с контрагентами в электронном формате. Успешно завершено интеграционное пользовательское тестирование и изменения перенесены в Продуктивную среду. Четвертый этап находится на стадии завершения. Официальный старт работы с новым функционалом намечен на 5 апреля 2019 года.

История внедрения ЭДО

Сложная архитектура решения и очень смешанная международная команда проекта

  1. Формирование требований — Ключевые пользователи и Владелец Процесса (Москва, внутренние ресурсы, 3 человека).
  2. SFTP сервер для обмена документами — Локальная и Глобальная команды ИТ компании Энел (Флоренция, Москва, Екатеринбург, внутренние ресурсы, 5 человек).
  3. DMS (Filenet, Case Manager) — IBM (Рим, внешние ресурсы, 5 человек).
  4. OCR (сканирование, распознавание, валидация) — TIS (Верона, внешние ресурсы, 3 человека).
  5. SAP ERP (отражение документов в учете, формирование печатных документов, панель управления) — Локальная и Глобальная команды ИТ компании Энел, Engineering (Москва, Екатеринбург, Конаково, Невинномысск, Рим, внутренние и внешние ресурсы, 8 человек).
  6. Диадок (ЮЗЭДО) — СКБ Контур (Екатеринбург, Москва, внешние ресурсы, 2 человека).
22 21
 Голос
95 просмотров
×
ООО «ЮниКредит Лизинг»

Описание проекта

Подведя итоги одного года работы в системе «Диадок», компания ЮниКредит Лизинг с уверенностью номинируется в конкурсе проектов электронного документооборота «ПРО ЭДО» на два звания: «Про успех: проект года» и «Про активность: эффективное подключение контрагентов».

Темпы подключения контрагентов и количество документов, передаваемых с использованием системы ЭДО между «ЮниКредит Лизинг» и клиентами, постоянно увеличиваются. Так, на ноябрь 2018 года более трети клиентов компании перешли на использование ЭДО в рамках действующих договоров лизинга, а в марте 2019 года число контрагентов увеличилось еще на 32 %. Количество переданных электронных документов с 77 000 экземпляров в ноябре 2018 года выросло до 119 000 на момент подачи заявки на конкурс.

Переход на ЭДО позволил существенно улучшить работу «ЮниКредит Лизинг» сразу в нескольких направлениях. Сведено к минимуму время передачи документов от компании клиентам за счет исключения «времени пробега» документов в бумажной форме, исключена возможность потери документов по вине человеческого фактора и почтовых сервисов, высвобождено значительное время работы персонала, занятого в соответствующих процессах, существенно сокращены почтовые расходы клиентов и лизинговой компании.

В цифрах позитивные результаты таковы: за год работы удалось не использовать более 240 пачек бумаги, что спасает 14 больших деревьев, а экономия на административных расходах составила около 3 млн рублей. И, самое главное, растет удовлетворенность клиентов от обслуживания и сотрудничества с нашей компанией. «ЮниКредит Лизинг» планирует и далее активно развивать онлайн-сопровождение клиентов и перевести в электронный формат весь документооборот с клиентами.

28 27
 Голосов
156 просмотров
×
ООО «Центр корпоративных решений», Группа НЛМК

Количественными результатами от перехода на ЭДО можно гордиться

  • От нескольких недель до часов сокращено время на полную обработку документов (подписание и отражение в учете).
  • В 2,5 раза ускорилось формирование проводок при роботизации ЭДО.
  • Более 2 500 проводок ежемесячно создается роботом (ЭД по закупке металлолома).
  • На ЭДО переведено 100 % внутригрупповых операций.
  • 100 % подбор и выгрузка ЭД по требованиям ФНС осуществляется роботом.
  • Количество ЭД, представленных в ФНС в электронном виде в 4 кв. 2018 г. — 19 500.
  • Годовой прирост в ЭДО хозяйственных операций с внешними контрагентами — 25 %.
  • За февраль 2019 года отправлено более 9 000 пакетов документов в электронном виде.
  • Экономия по исходящему потоку документов за февраль 2019 года — 500 000 рублей.

А качественными результатами от перехода на ЭДО — восхищаться

  • Возможность своевременного получения вычета по НДС.
  • Повышение качества оформления первичных документов при переходе на утвержденные форматы ЭД, требующие соблюдения алгоритмов их заполнения.
  • Сокращение сроков предоставления документов в контролирующие органы.
  • Повышение уровня конфиденциальности документооборота.
  • Рост исполнительской дисциплины в связи с наличием в ЭДО обратной связи между отправителем и получателем.
  • Экономия времени согласования, подписания и отражения в учете документов внутри компании.

Мы с Группой НЛМК прошли долгий путь в ЭДО

2015 год — обследование и разработка.

  • Разработка электронных счетов-фактур и первичных учетных документов, выбор оператора.
  • Пилотный запуск на 3-х компаниях Группы НЛМК — 1С.
  • Пилотный запуск на 2-х компаниях Группы НЛМК — SAP.

2016 год — внедрение в SAP-периметре.

  • 100 % внутригрупповых операций переведено в ЭДО — 11 компаний.

2017 год — внедрение в 1С-периметре.

  • 100 % внутригрупповых операций переведено в ЭДО — 36 компаний.

2018 год — увеличение количества операторов.

  • Рост ЭДО с внешними контрагентами, на 31.12.18 г.: 23 % исходящих, 5 % входящих. Основной прирост за счет контрагентов, работающих через оператора СКБ Контур.
  • Роботизация.
    100 % проводок (закупка металлолома).
    100 % подбор и выгрузки ЭД роботом по требованиям ФНС.

2019 — продолжение работы по переводу внешних контрагентов в систему ЭДО.

  • Рост ЭДО с внешними контрагентами, на 28.02.19 г.: 32 % исходящих, 7,5 % входящих.

Планы по развитию

  • Новые форматы «УПД/УКД».
  • ЭДО с внешними контрагентами.
  • ЭДО внутренних документов (М-4, М-11 и др.).
  • ЭДО иных видов документов (МХ-1, МХ-3, ТТН и др.).
  • Развитие роботизации в ЭДО.
  • ЭДО с нерезидентами.

Техническое решение проекта ЭДО в Группе НЛМК уникально. Полное описание доступно в презентации Центра корпоративный решений.

634 633
 Голоса
2074 просмотра
×
ООО «Модерн Гласс»

Наша компания занимается промышленной обработкой стекла и является лидером в своей отрасли. Поставляем продукцию по всей России и в страны СНГ.

Результаты от перехода на ЭДО

  • Количество подключенных к системе ЭДО контрагентов — 918.
  • Процент документопотока, переведенного в систему ЭДО: входящие — 48 %, исходящие — 59 %.
  • Увеличилась производительность отдела бухгалтерии, так как сократилось время на получение документов, а работа по проведению документов теперь выполняется за 1 раз (раньше проводили по копии, а потом подкладывали оригинал).

Бухгалтерия стала более производительной. Появилось время на ту работу, которую мы откладывали несколько лет. У меня как у главного бухгалтера стало меньше проблем с текущими делами и больше времени на развитие себя и компании. Так как основные процессы у нас настроены, сейчас я настраиваю ЭДО с поставщиками — физическими лицами на выставление актов выполненных работ через Диадок. Планирую запустить ЭДО с нашими удаленными сотрудниками. В текущем году я закончу эту работу, и мы начнем экономить на экспресс-доставке почты.

История внедрения ЭДО

С компанией СКБ Контур я познакомилась, когда искала оператора для взаимодействия с ФНС через интернет и выбрала Контур.Экстерн. Про обмен документами через Диадок узнала, когда в 2014-м году Ростелеком предложил нам использовать этот сервис. Однако тогда решила не экспериментировать. Уже к концу года году вернулась к идее быстрого обмена документами. Центробанк поднял ключевую ставку с 10,5 до 17 %, и прибыль компании стала резко падать. Я поняла, что необходимо оптимизировать работу бухгалтеров.

Нам оказывают очень много услуг сторонние компании, акты от исполнителей приходят по почте с большим опозданием. Поэтому мы были вынуждены делать двойную работу: проводить услуги по сканам документов, а потом отмечать получение оригиналов и переподшивать документы. Кроме того, большой проблемой для нас являются встречки от налоговой. Как производитель мы получаем минимум 3 встречные проверки в неделю. Самый большой ответ на требование составил 22 тома по 250 листов. Два человека жили 2 недели в архиве, чтобы собрать эти бумаги.

При настройке ЭДО я не пользовалась услугами своих программистов и системных администраторов. Специалисты оператора все настроили очень быстро. Между моим решением о работе с СКБ Контур и отправкой первого документа прошло 2 дня. Наша учетная система — 1С УПП, подобрано интеграционное решение — модуль Диадока.

Большой проблемой для меня было и есть подключение контрагентов к ЭДО. Я делала массовые рассылки, подключала кураторов контрагентов, офис-менеджеры обзванивали покупателей и поставщиков. Но самым эффективным стало личное общение с лицом, принимающим решение. Поэтому я каждый день трачу по 5–10 минут на личный звонок. Сейчас настроен обмен с 600 постоянно работающими контрагентами. Это 25 % моих основных контрагентов. Но начинала я с первого покупателя и с первого поставщика. Наиболее долгое подключение составило 1,5 года, самое быстрое — 5 минут.

24 23
 Голоса
98 просмотров
×
ООО «Эй Джи Си Флэт Гласс Клин»

Описание проекта

Сложности с бумажным документооборотом: большой поток документов, территориально — вся Россия, большие площади архивов, риск потери документов.

В настоящее время в электронный вид переведено порядка 40 % документооборота с покупателями, 10–15 % документооборота с поставщиками.

Преимущества ЭДО: увеличение скорости отправки и получения документов, прозрачность процесса документооборота, сокращение времени обработки ответственными сотрудниками благодаря автоматическому подписанию документов в системе без участия сотрудника, хранение документов в электронном виде, высокое качество имиджа (скана) документа в нашей учетной системе.

История внедрения ЭДО

Старт внедрения проекта — начало 2018 года. Приобретено коробочное решение Контур.ERP для интеграции c SAP для отправки документов в адрес клиентов. Автоматическая выгрузка, подписание без участия сотрудника. Входящие документы при получении автоматически загружаются в учетную систему через Коннектор. От начала настройки системы до отправки первых документов — 3–4 месяца.

Дополнительно

В системе работают многие сотрудники нашей компании, согласование/одобрение проходит в Диадоке, вся история документа прозрачна. Настройка системы и подключение клиента к ЭДО занимает 1–3 дня.

43 42
 Голоса
166 просмотров
×
АО «Международные Услуги по Маркетингу Табака»

Описание проекта

«БАТ Россия» — один из лидеров российского табачного рынка с долей 21,96 % по итогам 2018 года. Бренды: Dunhill, Kent, Vogue, Rothmans, Lucky Strike, «Ява Золотая», Alliance и «Ява».

Большое количество контрагентов и, как следствие, большое количество бумажных документов подтолкнули компанию к переходу на ЭДО. В середине 2017 года была сформулирована цель — уйти от бумаг и автоматически заполнять готовые шаблоны договоров и закрывающих документов по маркетинговым договорам.

В «БАТ Россия» с контрагентами по маркетинговым договорам рассчитываются по итогам регулярных инспекций торговых точек. На основании протокола контрольного визита определяется сумма выплаты по договору. Шаблоны закрывающих документов разработаны «БАТ Россия». После подписания контрагентом мы должны были сверять присланные документы с разработанными шаблонами.

Первыми документами в электронном виде мы обменялись в июле 2018 года, а к концу года ЭДО был настроен уже более чем с 7 000 контрагентами. Наша цель на конец 2019 года — полностью перейти на ЭДО с контрагентами по маркетинговым договорам, а это около 20 000 контрагентов.

Для информирования контрагентов используется брошюра, совместно разработанная с СКБ Контур. Подключение и обучение контрагентов решили проводить постепенно, по мере окончания сроков действия бумажных договоров.

История внедрения ЭДО

Как обычно в случае с западными компаниями на SAP с серверами за рубежом интеграционные и коробочные решения операторов ЭДО нам не подошли. Мы обратили внимание на коннекторы Диадока.

К моменту принятия решения на рынке уже появился коннектор «Доставка. ПРО», который отлично соответствовал желаемому процессу загрузки шаблонов УПД от «БАТ Россия» в ящик контрагента. Коннектор «Выгрузка-ИФНС» подходил для выгрузки формализованных и неформализованных документов в налоговую инспекцию одним пакетом. Для архивирования документов в «БАТ Россия» применяется OpenText. Прямая интеграция Диадока с ним пока невозможна, поэтому архивация идет через коннектор «Выгрузка.ПРО». Поводом для приобретения SLA Платинум послужила гарантия дополнительной помощи внедрения при подключении 20 000 контрагентов, быстрый отклик технической поддержки, а также выделение клиенту персонального эксперта. Электронные подписи обеспечивают полноценную работу в мобильном приложении. Для самостоятельного выпуска сертификатов нам предложили использовать КЦР.

Решение по работе с шаблонами на тот момент было уникальным на рынке ЭДО. Доработка функционала коннектора «Доставка. ПРО» позволила минимизировать вмешательство контрагента в заполнение УПД вплоть до единственного редактируемого поля с номером УПД. Тем самым значительно упрощается процедура подписания документов, поскольку контрагент не может изменить шаблоны «БАТ Россия», и на выходе ошибки в документах отсутствуют.

14 13
 Голосов
150 просмотров
×
ПАО «Пермэнергосбыт»

Описание проекта

Наша организация работает с несколькими операторами ЭДО из-за специфики контрагентов и деятельности самой организации в целом. Самое большое количество контрагентов в системе ЭДО Контур.Диадок — общее количество контрагентов приближается к 10 000. В этом году мы планируем перейти рубеж в 10 000 контрагентов.

Нам удалось найти решение для нестандартной задачи, поэтому отправляем заявку в номинации «Про рывок». Для передачи показаний приборов учета (ПУ) электроэнергии через систему Контур.Диадок контрагенты использовали свободную форму неформализованного документа (файлы с расширениями.jpg,.png,.pdf и т.п.) или бланки таблиц в формате xls. Данный вариант передачи показаний затруднял и усложнял обработку переданных цифр. Большое количество времени уходило на систематизацию данных. С этой проблемой мы обратились к специалистам Контур.Диадока.

История внедрения ЭДО

В качестве решения по автоматизации процесса и унификации были предложены «Шаблоны по передаче показаний ПУ». Решение простое и функциональное: контрагенту необходимо войти в веб-интерфейс Контур.Диадока, ввести показания, подписать и отправить. Предусмотрено аннулирование некорректно заполненного шаблона с последующей отправкой правильного варианта. На нашей стороне данные автоматически переносятся в учетную систему на основе 1С. Шаблоны запущены с конца прошлого года, а их внедрение происходит поэтапно — из-за масштаба организации. Говорить о каких-либо конкретных цифрах рано!

97 96
 Голосов
419 просмотров
×
ООО «Невод-Регион»

Описание проекта

Мы — компания, оказывающая услуги связи, обслуживаем в том числе юридические лица, в данный момент насчитывается 429 клиентов, из них 268 перешли на ЭДО.

63 % внедрения ЭДО — для нас это колоссальный результат, которого мы достигли с 2017 года. Выражается это в ежемесячной экономии в виде 2 пачек бумаги, экономии на почтовых услугах — примерно 8 000 руб., а также в высвобождении трудочасов бухгалтера и секретаря примерно на 2 рабочих дня.

История внедрения ЭДО

Внедрением электронного документооборота мы активно занялись с 2017 года. Работаем как с покупателями, так и с поставщиками услуг. Сложности перехода на ЭДО есть и с теми, и с другими. Трудно достучаться до некоторых покупателей, объясняя, что для них входящие документы бесплатны. Внесли небольшое изменение в наш биллинг, чтобы, выводя наработку по каждому покупателю, бухгалтер видела в первую очередь юрлица, которые уже перешли на ЭДО. Она понимает, что им не надо печатать документы на бумаге, достаточно отправить через Диадок. Работаем в 1С версии 8.3 через Модуль Интеграции, что очень упрощает работу бухгалтера.

Трудности с поставщиками были в основном связаны с наладкой роуминговых связей между операторами. Наш директор для некоторых новых поставщиков даже вводит ограничение — заключаем договор, только если у компании внедрен ЭДО.

Дополнительно

Мы не стоим на месте, каждый месяц добавляем в среднем по 10 контрагентов, готовых работать с нами по ЭДО. Публикуем новости в социальных сетях компании про безбумажный документооборот, занимаемся, так сказать, просветительской деятельностью.

Мы упертая компания, готовы добиваться 100 % внедрения ЭДО среди наших контрагентов.

52 51
 Голос
258 просмотров
×
ООО «Оранж Бизнес Сервисез»

Описание проекта

Orange Business Services — глобальный оператор связи и интегратор ИТ-сервисов. Наши клиенты: бизнес и государственные организации, которых мы поддерживаем во всех аспектах их цифровой трансформации, один из которых — переход на ЭДО при заключении сделок, заказе услуг и расчетах.

Телекоммуникационный бизнес имеет ряд особенностей: строгое регулирование со стороны государства, большие объемы контрактных документов и счетов, которые должны быть выставлены клиенту в строго оговоренные сроки.

Общая база клиентов Orange Business Services Russia составляет порядка 2 000 клиентов, ежемесячно выставляется более 3 000 счетов.

Ситуация по переходу на ЭДО:

  • по первичным документам переведено 37 % клиентов;
  • по контрактным документам (договоры, Дс, бланки заказа и др.) переведено 14 % всего документооборота.

Результаты перехода на ЭДО:

  • в 13 раз снизились затраты на отправку первичных документов;
  • на 10 % сократились затраты на отправку контрактных документов;
  • время отправки и получения документов составляет от 3 до 7 секунд вместо нескольких дней;
  • на 50 % ускорилось поступление платежей;
  • каждый год сохраняем 10 деревьев.

История внедрения ЭДО

Проект был начат и реализован в компании инициативной рабочей группой при дальнейшей поддержке руководства.

Использовался Agile-подход: «Able to move and think quickly and easily». Проект реализовывался в 2 этапа:

  1. Первый этап — переход на выставление счетов, счетов-фактур и актов клиентам через доверенного оператора ЭДО. Стартовал в 2014 году.
  2. Второй этап — переход на электронный обмен контрактными документами с контрагентами через доверенного оператора ЭДО. Стартовал в 2018 году.

Для успеха проекта требовалось решить ряд непростых задач как технических, так и организационных:

  • интеграция биллинговой системы и системы ЭДО собственной разработки;
  • интеграция внутренней системы ЭДО собственной разработки и систем доверенных операторов ЭДО;
  • изменение внутренних процессов, освоение сотрудниками новых инструментов;
  • вовлечение клиентов и поставщиков, достижение согласия.

Все детали проекта готовы показать в проектной документации.

Дополнительно

Первое онлайн-упоминание нашего проекта появилось в январе 2014 года, с тех пор мы активно продолжаем работать с клиентами в этом направлении.

Одно из последних событий проекта — это совместный вебинар для наших клиентов, который мы организовывали и проводили в плотном сотрудничестве со специалистами СКБ Контур. На вебинаре рассказывали, как на практике организовать электронный документооборот, какие бизнес-результаты могут быть получены, сообщали о преимуществах обмена документами через Диадок.

123 122
 Голоса
431 просмотр
×
АО «ВМЗ»

Описание проекта

Проект по внедрению ЭДО в Объединенной металлургической компании (5 производственных площадок — Альметьевск, Благовещенск, Выкса, Челябинск, Чусовой) продолжался с декабря 2017 по март 2019 года. В ходе проекта:

  1. Реализовано решение, позволяющее работать по ЭДО с поставщиками ТМЦ, услуг и работ.
  2. Тиражировано уже внедренное решение по ЭДО с клиентами на другие юридические лица холдинга.
  3. Переведены в ЭДО внутренние документы, сопровождающие операционную и производственную деятельность (приходные ордера М-4, требования-накладные М-11).
  4. Полностью переведен в ЭДО процесс по реализации лома между двумя юридическими лицами.

Объем электронных документов с 1 % на конец 2017 года увеличился до 40 % на март 2019 года. До конца года планируется достигнуть 60 %.

Общее количество документов, переведенных в ЭДО за 2018–2019 годы, составило около 350 тыс. документов. Предполагается, что за 2019 их будет 1 млн 400 тыс. документов.

История внедрения ЭДО

ЭДО реализован практически для всех компаний группы, которые работают в учетных системах SAP и 1С. Для автоматической отправки подписанных КЭП электронных документов используются коннекторы от компании СКБ Контур к оператору ЭДО Диадок.

В ходе проекта возникла интересная задача — подписание документов сотрудниками производственных подразделений, у которых нет рабочего компьютера. Для решения использовали простую электронную подпись, которой выступил пропуск.

67 66
 Голосов
184 просмотра
×
ДИКСИ

Описание проекта

О компании:

  • Розничная торговля продуктами питания и товарами повседневного спроса.
  • 2600+ магазинов различного формата.
  • 750+ городов России.
  • 60 000+ сотрудников.
  • Центральный, Северо-Западный, Приволжский и Уральский регион, а также Калининград и Калининградская область.

Цели проекта:

  1. Реализовать юридически значимое электронное взаимодействие с поставщиками.
  2. Достичь существенной экономии за счет:
    • сокращения времени доставки и обработки документов;
    • отказа от услуг курьерских служб;
    • быстрого поиска необходимых документов и взаимосвязей;
    • снижения рисков ошибок разбора данных;
    • сокращения на 80 % численности персонала, занятого в обработке входящих документов.

Результаты:

  1. Технические.

    Средняя скорость создания карточек в СЭД с учетом приема и обработки всех файлов от провайдера ЭДО: не более 0,3 сек. или 250 тыс. документов в сутки для одного потока.

  2. Экономические.
    • Срок окупаемости проекта: 6 месяцев.
    • Отказ от бумажного документооборота.

Объем ЮЗЭДО

Входящие документы (счета-фактуры, УПД): 800 тыс. документов в месяц (плюс все технические квитанции). Идет постоянное увеличение подключенных поставщиков, планируемая мощность — 1,5 млн в мес.

Исходящие документы (акты, счета-фактуры, прочие товарные сопроводительные документы): 10 тыс. документов в месяц. Идет постоянное увеличение документооборота за счет подключения поставщиков и новых видов документов.

Внутренние документы: от 2 тыс. документов в месяц (планируется развивать и подключать новые типы документов, увеличение в разы).

История внедрения ЭДО

Сложности проекта:

  • организационные проблемы перехода на новую технологию;
  • большая нагрузка (более 1,5 млн документов в месяц);
  • нагрузочные тесты;
  • тесты на отказоустойчивость;
  • интеграция в проекте 7 систем;
  • участие в разработке 8 команд;
  • учет особенностей нескольких провайдеров ЭДО;
  • обеспечение порядка поступления документов (основная, корректировочные, исправительные СФ);
  • техническое сопровождение в режиме 24/7.
39 38
 Голосов
196 просмотров
×
АО «Кудряшовское»

Описание проекта

Переход на ЭДО был общим решением по холдингу. Мы ставили цель уменьшить время получения оригиналов документов, увеличить производительность труда сотрудников и исключить ошибки ручного ввода. При обмене документами на бумаге можно было ждать неделями, когда их доставит почта или привезет представитель контрагента.

Итоги: увеличилась скорость получения документов и отражения в учетной системе; если требуются исправления в документах, их можно сделать в разы быстрее по сравнению с «бумажным» документооборотом; сократилось время, которое тратят на работу с документами ответственные исполнители, бухгалтеры и кладовщики, загружающие документы в систему.

Перевод документов в электронный вид начался с мая 2018 года. С каждым месяцем растет количество подключенных контрагентов и объем документопотока в Диадоке. Примерно с 280 контрагентами мы обменялись приглашениями в сервисе, работаем уже со 170 контрагентами.

Таким образом, 93 % контрагентов подключены к Диадоку, не считая госучреждений, банков и мелких ИП.

Порядка 60 % документопотока переведено в электронный вид, так как еще не все контрагенты умеют работать с электронными формализованными документами.

Высоких результатов по подключению контрагентов удалось добиться благодаря комплексной работе. Совместно со специалистами Диадока была создана посадочная страница. Также мы предоставили список контрагентов, и сотрудники СКБ Контур обзванивали их, приглашали в Диадок и обучали. Кроме того, мы ставили контрагентам жесткие условия: давали переходный период на ознакомление с системой и настройку ЭДО, до участия в тендере допускали только тех, кто перешел на ЭДО.

История внедрения ЭДО

Мы используем интеграционный модуль для 1С, благодаря которому происходит загрузка входящих документов в нашу учетную систему. Подключили API Контур.Фокуса для автоматической проверки реквизитов контрагентов во входящих формализованных документах: сверяются наименование, адрес, ИНН, КПП, организации.

Благодаря использованию сервисов Контур.Экстерн и Диадок упростили работу с ФНС при ответе на требования. Чтобы направить документы в ответ на требование налоговой инспекции, бухгалтеру достаточно выбрать из Диадока необходимые электронные документы.

Настройка маршрутов облегчила работу по согласованию документов. Пользователю на электронную почту приходит уведомление о том, что нужно обработать документ. Ответственный исполнитель заходит в Диадок, видит только свои документы, проверяет их, согласовывает. Затем эти документы проходят согласование в бухгалтерии и идут по маршруту на подписание. Используем 30 маршрутов, с которыми работают 85 сотрудников компании. Это экономит нам время на согласование входящих документов в разы, так как нет необходимости передавать документ в бумажном виде из отдела в отдел.

Для выпуска сертификатов электронной подписи подключили услугу КЦР, что помогает в максимально быстрые сроки выпускать подписи для новых сотрудников или тех, кто начинает пользоваться ЭДО.

Использование коннектора позволяет формировать внутренний архив подписанных электронных документов.

109 108
 Голосов
238 просмотров
×
ООО «Пирелли Тайр Руссия»

Описание проекта

Подключение важных контрагентов и обмен документами

  • Более 52 % документооборота компании переведено на электронный формат.
  • В настоящее время более 175 компаний работают с нами в Диадоке.

Переведены:

  1. законодательные форматы документов, такие как УПД, УКД, счета-фактуры;
  2. внутренние документы компании, такие как документы на бонусы, взаимозачеты, отчеты агентов и другие первичные документы.

Экономия ресурсов компании и планеты

  • Сокращено 1 000 рабочих часов.
  • Сэкономлено 500 000 рублей.
  • Сохранено 9 деревьев.

Динамика роста перевода клиентов на ЭДО

  • Апрель 2018 — 3 % клиентов, 34 % оборота документов.
  • Сентябрь 2018 — 22 % клиентов, 43 % оборота документов.
  • Февраль 2019 — 30 % клиентов, 75 % оборота документов.

Динамика роста перевода поставщиков на ЭДО

  • Август 2017 — 38 поставщиков из 114 (33,3 %).
  • Сентябрь 2018 — 55 поставщиков из 115 (47,8 %).
  • Февраль 2019 — 78 поставщиков из 133 (58,6 %).

История внедрения ЭДО

Благодаря интеграции между SAP и Диадоком сейчас первичные документы автоматически попадают из системы Диадок в/из SAP за 1 минуту! Ответственные сотрудники только проверяют данные в системе и подтверждают их.

Решение нестандартных задач в рамках проекта

  • Неограниченные пожелания на модификации от контрагентов — урезали бюджеты других проектов и выделили средства на проект ЭДО.
  • Запрет центрального офиса на прямой доступ в систему SAP ERP — согласование и реализация доступа через сервер в Милане.
  • Недоверие сотрудников заводов к изменениям — провели тренинги, сотрудники на практике прочувствовали улучшение в работе уже спустя месяц после внедрения.
  • Многочисленные обращения сотрудников для решения технический вопросов — создали внутренний ящик HELP DESK DIADOC для решения вопросов.
  • Ограничение ресурсов (финансы, человеческие, технологии) — расстановка приоритетов и наш энтузиазм.

Перспективы

  1. Перевод международного документооборота на электронный формат по СНГ и Европейским странам — 100 % документооборота внутри группы Пирелли посредством ЭДО.
  2. Окончание тестового периода с крупнейшими покупателями, такими как Ниссан, Автоваз, Рено, Фольксваген — 100 % документооборота с крупнейшими покупателями в ЭДО
  3. Сокращение времени подписания, возврата и обработки первичных документов — с 5–7 дней до 2–3 дней.
47 46
 Голосов
164 просмотра
×
ООО «БИЗНЕС ЭКСПЕРТИЗА»

Описание проекта

Наша компания более двух лет работает с ЭДО. Начинали перевод с маленьких компаний с документооборотом 1 комплект в месяц. Существенное сокращение трудозатрат и материальных ресурсов ощутили при подключении крупного проекта с оборотом в месяц 200 млн рублей. Ранее документы на бумажном носителе часто терялись, не доходили до получателя, приходилось дублировать, в связи с этим росла отсрочка по платежам. Часть документов должна быть доставлена в определенное время и конкретному лицу, от этого зависит финансирование, приходилось нескольким отделам держать руку на пульсе, в том числе и курьерской службе.

История внедрения ЭДО

Мы оценили возможность отражения дополнительной информации в «Инфополях» документов, сделав донастройку Модуля Диадок. Теперь мы не вносим информацию вручную для клиента с документооборотом 40 комплектов в месяц, «Инфополя» заполняются автоматически. Совсем недавно начали использовать «Маршруты согласования» — очень необходимая вещь, когда в процессе принятия документов участвует целая цепочка людей.

Дополнительно

Спасибо за удобный сервис!

9 8
 Голосов
58 просмотров
×
ПАО СИБУР Холдинг

Описание проекта

В СИБУРе до начала проекта «Юридически значимый документооборот» (ЮЗДО) существовало внутреннее электронное согласование договорных документов в корпоративной системе документооборота (КИС ЕСМ на платформе Documentum). Подписание договорных документов при этом осуществлялось на бумаге, после получения подписанного экземпляра от контрагента осуществлялось сканирование и размещение электронной копии в корпоративной системе документооборота. Первичная документация также выгружалась из учетных систем (SAP или 1С) и подписывалась на бумаге, осуществлялось сканирование отправляемых контрагенту экземпляров, после получения подписанного экземпляра от контрагента — повторное сканирование и размещение в корпоративной системе документооборота.

Проект ЮЗДО в СИБУРе стартовал в октябре 2017 года. В рамках проекта планировался переход на электронное подписание и хранение для финансово-первичных, договорных (доходных) и внутренних (организационно-распорядительных) документов всего Холдинга.

В результате реализации проекта:

  • в мае 2018 года реализована отправка формализованных первичных документов из учетных систем (SAP и 1С);
  • в августе 2018 года реализован обмен договорными (доходными) документами с контрагентами;
  • в сентябре 2018 года осуществлено электронное подписание внутренних организационно-распорядительных документов с визуализацией цифровой подписи на документах.

Итоги: с мая 2018 по февраль 2019 года было отправлено 68 218 исходящих первичных документов — это 78 % всех ФПД по договорам продажи в год; 5 639 договоров продажи было подписано в электронном виде; 867 контрагентов подписали соглашение о переходе на ЭДО (это 60 % всех контрагентов по договорам продажи).

Бумага, которая потребовалась бы для распечатки вышеозначенного объема документов, весит 1,5 т, изготавливается из 35 деревьев.

Время ожидания подписания/согласования первичных документов и договоров сократилось в 10 раз (в среднем с 30 дней при бумажном подписании до 3-х дней при электронном).

Значительно уменьшились риски, связанные с утратой и несвоевременным предоставлением ФПД.

Экономические выгоды проекта: экономия затрат на почтовые расходы ~ 4 млн руб./год, также планируется снижение затрат на персонал сопровождения продаж ~ 16 млн руб./год.

История внедрения ЭДО

На предприятиях Холдинга используются учетные системы SAP и 1С, они интегрированы с единой системой документооборота КИС ЕСМ (Documentum), которая является корпоративным хранилищем данных. Договорные документы формируются в учетных системах, передаются в систему документооборота через интеграционную шину, согласуются в системе документооборота, после двухстороннего подписания на бумаге сканированные копии хранятся в корпоративном хранилище, а статусы, разрешающие отгрузку, передаются в учетные системы через интеграционную шину.

В итоге для передачи договорных и финансово-первичных документов с цифровой подписью контрагенту через операторов ЭДО разработана мультипровайдерная шина, которая работает с тремя основными операторами (Диадок, Сфера, СБИС). Также возможна настройка роуминга для работы с другими операторами. Все интеграционные механизмы сохранены.

42 41
 Голос
272 просмотра
×
OOO «АЗУР эйр»

Описание проекта

В авиакомпании ООО «АЗУР эйр» порядка 75 % расходов приходится на операционную деятельность. Обработкой входящих документов по данным расходам занимаются экономисты Центра расчетов (доля документов — 85 % от всего объема входящих документов).

Ранее для оперативного отражения операционных расходов в учете обрабатывались копии закрывающих документов, полученные по электронной почте. С внедрением ЭДО сократились трудозатраты сотрудников, передача комплекта документов на согласование и подписание занимает несколько секунд. В 2,5 раза уменьшились расходы на почтовые переводы, закупка офисной бумаги сократилась на 36 %.

Плюсом ЭДО также является скорость возврата контрагенту его экземпляра документов, подписанного с двух сторон (в среднем 7–10 дней). В то время как на бумажном носителе данный срок растягивался на 1–1,5 месяца, а бывало и дольше, не исключались случаи утери.

Улучшилась коммуникативная среда, исчезли обычные для бумажного документооборота выяснения: где документы лежали, кто, кому и когда их передавал.

Количество контрагентов, с которыми мы перешли на ЭДО в 2017 году, составило 103, к середине марта 2019 года увеличилось до 246. Каждый месяц этот показатель продолжает расти благодаря тому, что при заключении договоров с новыми контрагентами регламентирована процедура их привлечения к ЭДО.

За 2017 год через ЭДО было получено и обработано 3 824 документа, за 2018 год — 15 664 документа.

За 2018 год в 4 раза вырос объем полученных документов, организовано 44 автоматических маршрута и только 7 ручных. При приросте объема перевозок ежегодно на 30 % внедрение ЭДО позволило сохранить численность персонала, связанного с обработкой документов, на том же уровне — экономия оценивается в 5 млн рублей в год. Компания осуществляет полеты более чем в 40 городов России, и внедрение Диадока позволило значительно сократить время на получение информации.

Рост количества контрагентов — более чем в 2 раза за год. Первые в отрасли используем Диадок не только для обработки документов от внешних поставщиков, но и для согласования внутренних документов, кадрового документооборота.

История внедрения ЭДО

Активное внедрение ЭДО в работу авиакомпании ООО «АЗУР эйр» началось с мая 2017 года. Проработана схема маршрутизации согласования документов. В июне 2017 года документы, поступившие через систему ЭДО, успешно пошли по заданным маршрутам. Нестандартные задачи:

  1. Как быть с документами, которые поступают от одного контрагента, но относятся к разным договорам и должны следовать по разным маршрутам согласования. Решением стало создание нескольких маршрутов, которые запускаются вручную экономистами Центра расчетов.
  2. Затем мы столкнулись с контрагентом, который присылает в одном комплекте УПД и детализацию к нему в формате xml. Для того, чтобы такой документ оставался на первом шаге маршрута у экономиста, а УПД шел дальше, был настроен индивидуальный маршрут, по которому бы шли только те документы, итоговая сумма которых больше 1.

В одном комплекте контрагенты присылают документы, которые требуют подписи (УПД, реестры), и документы, которые в ООО «АЗУР эйр» согласовываются лишь для оплаты (счета). Для решения проблемы к каждому маршруту был создан отдельный маршрут для счетов.

53 52
 Голоса
186 просмотров
×
ООО «Найк»

Описание проекта

В ходе первого шага внедрения ЭДО в России в компании Найк планируется заменить бумажный формат документов на электронный в размере 50 000 документов в год, сократив время на обмен документами с контрагентами на 2–3 дня. В дальнейшем данный объем планируется увеличить как минимум в 2 раза.

История внедрения ЭДО

Одной из самых сложных задач в рамках внедрения ЭДО была задача по автоматизации процесса выпуска электронных документов и обмена с нашими покупателями. Сложность данной задачи заключалась в обеспечении связи системы SAP с обменом в системе Контур. Успешная реализация данной задачи оказалась возможной в связи с готовым решением компании Контур и высокой квалификацией нашего IT-департамента.

9 8
 Голосов
114 просмотров
×
ООО «Северсталь-Центр Единого Сервиса»

Описание проекта

Факторы принятия решения о переходе на ЭДО:

  • высокий процент внутреннего документооборота;
  • большое количество контрагентов по всей стране;
  • ежедневная потребность в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждающих бизнес-операции;
  • снижение почтовых расходов и рисков при пересылке документов.

Шаги по продвижению ЭДО

  1. Старт трансграничного обмена с клиентами.
  2. ЭДО для документов по основным средствам.
  3. ЭДО для внутренних документов по перемещению с применением НКЭП: М-11 и т.д.
  4. Развитие ЭДО с контрагентами.

Вызовы при переходе на ЭДО с поставщиками:

  • перевод на ЭДО приходного ордера (М-4);
  • частичный акцепт по документам поставщика;
  • параллельное согласование пакета документов;
  • разработка листа согласования для услуг.

Определяющие факторы при выборе технической платформы:

  • интеграция с ERP-системой;
  • наличие в портфеле партнера продуктов для автоматизации прочего документооборота (единый поставщик);
  • решение, поставляемое в виде законченного продукта;
  • возможность внедрения собственными ресурсами;
  • невысокая стоимость владения;
  • реальные кейсы успешного внедрения;
  • возможность работать с ключевыми СОС (максимальный охват контрагентов);
  • гибкость системы и возможность меняться под условия рынка.

Результаты

  1. ЭЦП: внедрена во всех функциональных подразделениях — финансы, закупки, HR.
  2. ЭДО с поставщиками: ликвидация фронт-офисов, 8 481 документ обработан в системе.
  3. ЭДО с покупателями: 9 840 документ обработан в системе, внедрена система ЭДО по спецификациям и сбытовым контрактным документам.
  4. Оптическое распознавание + автопостинг: 9 455 документов обработано в системе.
  5. Дашборды по ЭДО: демонстрируют текущий статус по работе системы ЭДО и загрузку персонала.

История внедрения ЭДО

Решение: Единая система корпоративного ЭДО

  • Электронный документооборот, интегрированный в бизнес-процессы с контрагентами.
  • Комплексное программное решение для финансовых и кадровых документов:
    1. электронный архив;
    2. оптическое распознавание;
    3. штрихкодирование;
    4. сервис учета ошибок.
16 15
 Голосов
196 просмотров
×
АО «ОХК «УРАЛХИМ»

Описание проекта

Прием и передача первичных документов через модуль Диадока Стандарт для 1С УПП.

За 2018 год было отправлено/принято ~150 тыс. электронных документов.

Задачи:

  1. Разработать отправку актов об оказании услуг + счетов-фактур контрагентам.
  2. Разработать отправку ТОРГ-12 + счетов-фактур контрагентам.
  3. Настроить прием любых типов документов в 1С УПП в автоматическом режиме.

На текущий момент мы активно подключаем новых контрагентов для максимального перевода документов в электронный вид. Заменили пакет ТОРГ-12+СФ на УПД. В текущем году планируем выйти на объем передачи/приема документов, в 10 раз превышающий объем предыдущего года.

История внедрения ЭДО

Для реализации указанных задач было принято нестандартное решение, так как типовое решение модуля Диадока Стандарт не подходит нашей компании по причине ряда нетиповых процессов.

  1. Разработать бесшовную интеграцию отправки документов (пакета ТОРГ-12+СФ) через модуль Диадока с помощью подсистемы согласования через задачи в 1С УПП.

Доработка заключается в том, что пользователи запускают документы на согласование в системе 1С УПП и через задачи производят пакетные отправки в Диадок конкретных документов через модуль Диадока Стандарт. То есть при открытии задачи совершается вход в систему Диадок и сразу же генерируются пакеты для конкретной отправки.

  1. Разработать бесшовную интеграцию с модулем Диадока Стандарт для приема входящих документов с помощью API Диадока.

Доработка заключается в том, чтобы создать обработку, которая сможет формировать шаблон электронного документа любого формата от контрагента, заполненного в автоматическом режиме в системе 1С УПП через фоновое задание. То есть происходит взаимодействие с API, обработка создает шаблон входящего документа, который заполняется на основании данных Диадока (для формализованных видов документов полностью заполняются данные, для неформализованных — только основные реквизиты) и в автоматическом режиме запускается в 1С УПП на согласование. Ответственный пользователь дозаполняет документ и затем обрабатывает его с помощью бесшовной интеграции с Диадоком (передает на согласование, подписание или подписывает сам), далее создает первичный документ в системе 1С УПП.

  1. Создать фоновое задание в 1С УПП, то есть обработку, которая позволит скачивать подписанные пакеты документов в 1С ЭДО через API.

Доработка заключается в том, что обработка проверяет наличие подписанных документов в Диадоке и по задачам при определенных условиях скачивает их и загружает в 1С ЭДО, чтобы хранить локальные архивы.

95 94
 Голоса
672 просмотра
×
ПАО «ГРУППА КОМПАНИЙ ПИК»

Описание проекта

В Группе ПИК больше 190 компаний.

Мы получаем более 200 000 документов ежемесячно от 11 000 контрагентов.

Решение о переходе на ЭДО было принято из следующих соображений.

  • Убрать лишний процессинг и максимально уйти от бумаги внутри компании.
  • Упростить технический обмен документами между компаниями Группы.
  • Ускорить взаимодействие и сократить издержки при взаимодействии с внешними контрагентами.
  • Выйти на новый уровень автоматизации: автоматически формировать и учитывать документы, появляющиеся в разных бизнес-процессах.

За первый год внедрения ЭДО уже 10 % документов перевели в электронный вид. Это 15–20 тысяч документов ежемесячно.

Группа ПИК пользуется услугами СКБ Контур в качестве удостоверяющего центра и оператора электронного документооборота.

Также ПИК Digital получил статус удостоверяющего центра.

Мы научились самостоятельно выдавать электронные подписи для своих сотрудников и стали агентами СКБ Контур, чтобы выдавать подписи контрагентам.

Сделали интеграции Диадока с Бухгалтерией, ERP и внутренней системой документооборота, сделали свой архив.

В планах реализация автоматизированного создания заявок на оплату по документам, полученным от контрагентов, увеличение количества контрагентов, с которыми налажен ЭДО.

История внедрения ЭДО

Одна из нестандартных задач, которую требовалось решить, — наладить обмен особым видом «строительного» акта выполненных работ с подрядчиками ГК ПИК.

Форма акта не утверждена ФНС, а обмен неформализованным документом не решал основную задачу по автоматизации учета.

В рамках проекта был разработан конструктор строительного акта, при помощи которого подрядчики формируют электронный документ и получают печатную форму для подписания от ПИК Digital по агентской схеме передачи шаблонов документов, которую предоставляет Диадок.

Причины для перевода строительных документов КС-2 и КС-3 в электронный вид, схемы документооборота на бумаге и ЭДО, а также преимущества от использования электронных документов описаны в презентации ГК ПИК

65 64
 Голоса
395 просмотров
×
АО «ЭНЕРГОСБЫТОВАЯ КОМПАНИЯ «ВОСТОК»

Описание проекта

Переход на электронный документооборот через Диадок осуществлен в декабре 2017 года. За это время был проведен большой объем работы.

4 944 постоянных контрагента получили в общей сложности 275 383 документа через Диадок. Объем отправляемых документов в год — 138 000. Процент печатаемого документопотока, переведенного в систему ЭДО, — 12 % от общего потока. Количество контрагентов растет вместе с расширением географии присутствия компании и ростом популярности Диадока среди наших контрагентов.

Экономический эффект

  1. Снижение материальных затрат на печать документов, аналогичных отправляемым через Диадок, — в 2,41 раза (экономия на расходных материалах, услугах печати и расходах на доставку). В денежном эквиваленте экономия более 1,1 млн руб. в год.
  2. Сокращение времени на работу с документами в несколько раз за счет централизованной отправки документов потребителю.

С 1 января 2019 года начали работу в Диадоке по Агентской деятельности: отправка документов на оплату от имени организаций-принципалов, объединили при этом в одном документе филиалы нашей компании и организаций, с которыми работаем по агентскому договору.

При помощи специалистов компании СКБ Контур рассматриваем возможность внедрения функционала оплаты счетов в личном кабинете (реализация формализованного счета согласно шаблону нашего специализированного счета).

История внедрения ЭДО

Информационная система, на которой мы работаем, создана на базе платформы 1С 8.3. Конфигурация не является типовой: она разработана силами наших IT-специалистов и предназначена для полного цикла работы с контрагентами — потребителями электрической энергии и коммунальных услуг.

Отправка приглашений к ЭДО по регламенту через нашу АИС, оповещение специалистов-договорников о принятии приглашений контрагентами, email-рассылка уведомлений контрагентам, еще не зарегистрированным в Диадоке, о возможности обмена электронными документами и прочие решения позволили упростить процесс документооборота с контрагентами. Существенно снизились затраты на печать документов на физических носителях и отправку корреспонденции с уведомлением.

29 28
 Голосов
481 просмотр
×
ООО «Логитерра»

Описание проекта

Основная специализация компании — оказание комплекса логистических и складских услуг: доставка в сетевые магазины и РЦ форматов FMCG и DIY; 25 складских терминалов по всей России.

Контрагенты: ~ 300 (поставщики сетевых гипермаркетов).

Количество документов, ежемесячно формируемых в рамках оказания экспедиторских и складских услуг: ~ 200 000 (поручения экспедитору, экспедиторские расписки, МХ-1 и МХ-3).

Финансовые затраты при документообороте на бумаге:

  • Расходы на печать документов.
  • Расходы на доставку документов (курьер, экспресс-почта).
  • Организация отдела по документообороту:
    1. непосредственная передача документов;
    2. функция контроля.
  • Организация архива (сотрудники и место хранения).

Затраты времени при документообороте на бумаге:

  • Контроль наличия всех необходимых документов, запрос и отправка дубликатов.
  • Затраты рабочего времени по поиску необходимых документов в архиве.

При переходе на ЭДО исключается большинство пунктов, описанных выше. Остаются затраты по выполнению функции контроля документооборота.

Результаты от перехода на ЭДО:

  • 100 % исключены ошибки в оформлении из-за человеческого фактора.
  • На 3 дня сокращен период получения денежных средств от клиентов, так как нет почтовых отправок счетов, счетов-фактур и актов.
  • 28,8 % — сокращение затрат на документооборот в денежном выражении.

История внедрения ЭДО

В ЭДО настроены следующие бизнес-процессы.

  • Обмен первичными документами.
  • Обмен неформализованными документами: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, доверенности и т.д.
  • Отраслевые типы документов МХ-1 и МХ-3 переведены в формализованный вид.

Компания «Логитерра» первой в отрасли стала использовать формализованные МХ-1 и МХ-3. Это позволило:

  1. автоматизировать передачу данных в учетную систему клиента и поставщика;
  2. представлять документы в ФНС по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

В планах реализация нового для рынка типа документов «Товарно-транспортная накладная» в Контур.Диадоке (трехстороннее подписание документов в ЭДО по схеме: «Логитерра» — Сеть — Грузоперевозчик).

На этапе тестирования в Контур.Диадоке находится еще один документ «Поручение экспедитору» (транспортное). Перевод его в формализованный вид позволит:

  • автоматизировать процесс выставления поручения экспедитору и получения ответа по документу;
  • автоматизировать процесс сверки данных о водителе и транспортном средстве с WhiteList;
  • сократить хранение большого количества бумажных документов;
  • освободить время сотрудников на обработку документов.
46 45
 Голосов
160 просмотров
×
ООО «Броневик»

Bronevik.com — это система онлайн-бронирования отелей и сопутствующих услуг в России и СНГ. Мы предоставляем возможность нашим клиентам найти подходящий объект размещения более чем в 1600 городах России и стран СНГ.

Большая часть наших клиентов — юридические лица, а наши поставщики — это более 10 тысяч объектов размещения от уютных домашних квартир до комфортабельных номеров в известных сетевых гостиницах, с которыми мы подписываем 70 тыс. входящих документов в квартал.

Специфика нашей работы такая, что мы должны обмениваться документами с каждой гостиницей, в каком бы удаленном уголке страны она ни находилась. Проблема в том, почта России не справляется с доставкой писем, и документы часто теряются либо приходят несвоевременно. Поэтому внедрение системы электронного документооборота Диадок стало для нас спасательным кругом в море документооборота.

Основная цель внедрения Диадока — свести к нулю обмен бумажными экземплярами документов, чтобы иметь возможность максимально автоматизировать документооборот компании.

Для достижения цели в первую очередь мы автоматизировали создание счетов, актов и счетов-фактур в нашей учетной системе на базе 1С Бухгалтерии ред. 3.0. Наши клиенты бронируют проживание, а гостиницы выставляют нам счет через специальную почту, которую днем и ночью разбирает интеллектуальный робот. Он распознает каждый счет и выгружает его в 1С, но помимо счета в 1С автоматически создается акт и счет-фактура. Остается только получить их от поставщика, исправить недочеты и перевести документы в статус «Оригинал получен».

Благодаря модулю ПРО для 1С от Диадока этот заветный статус «Оригинал получен» мы стали видеть гораздо чаще. Мы доработали модуль так, что бухгалтеру остается только нажать кнопку «Сопоставить» и программа автоматически загружает все документы из Диадока и сопоставляет их с уже существующими документами в 1С: меняет номер документа, дату, копейки НДС, статус на «Оригинал получен», подписывает документ в Диадоке.

Перевести все отели России на ЭДО нам, к сожалению, в данный момент не под силу (хотя это бы сильно упростило нам работу), но уже сейчас мы можем сделать выводы по поводу внедрения Диадока.

  • При наличии ЭДО количество человек, занятых приемом и введением входящих документов, сокращается в разы, а отправка документов происходит автоматически.
  • Стоимость электронного документооборота в разы меньше бумажного.
  • Хранение документов из множества стеллажей перешло на один рабочий стол (компьютер).
  • Упростилась подготовка к проверке ИФНС по «встречке»: вместо перебирания огромного архива и поиска документов по одному поставщику теперь мы просто скачиванием документы из Диадока.

Несмотря на то, что наша цель «свести к нулю обмен бумажными экземплярами документов» на данный момент не достигнута, мы продолжаем к ней стремиться — автоматизируем документооборот со своей стороны и привлекаем все больше отелей России в систему Диадок.

523 522
 Голоса
768 просмотров
×
ООО «Русс Аутдор»

Описание проекта

Компании принадлежит более 23 тыс. рекламных поверхностей различных форматов в 37 городах страны. Главный офис находится в Москве.

Факторы принятия решения по переходу на ЭДО

  • Большинство клиентов компании работают с ЭДО.
  • Происходит развитие российского законодательства в части электронного обмена документами.
  • В будущем электронный обмен станет обязательным.

Задачи, которые требовалось решить при переходе на ЭДО:

  • автоматизировать процесс продаж;
  • ускорить документооборот с клиентами;
  • снизить издержки на доставку и обработку документов;
  • автоматизировать ведение и хранение документов.

Типы документов, переведенные в ЭДО:

  1. Формализованные документы: счета-фактуры и УПД. В настоящее время документооборот с клиентами идет по классической схеме. УПД был реализован, но в настоящий момент не используется.
  2. Неформализованные документы в формате pdf: акты о выполненных работах, рамочные договоры, приложения к договорам, отчеты о мониторинге и монтаже рекламной информации.
  3. Отраслевой документ: описание условий размещения рекламы, описывающие место размещения, характеристики конструкций, период и стоимость размещения.

Решение о переходе на ЭДО было принято руководством компании в начале 2018 года. В течение первых трех месяцев эксплуатации количество исходящих документов, отправляемых через ЭДО, выросло до уровня 500 документов в месяц.

Запуск проекта позволил компании обмениваться электронными документами с 20 % клиентов. В апреле 2019 года стартует проект по активации подключения клиентов к ЭДО. Ожидается, что к концу 2019 года около 70 % клиентов будут обмениваться с нами электронными документами.

Результаты запуска проекта:

  • Сроки отправки документов уменьшились с нескольких дней до несколько минут.
  • В 2 раза сократились трудозатраты на мониторинг, доставку и передачу документов.
  • В 2 раза сократилось время согласования и подписания документов уполномоченными лицами.

История внедрения ЭДО

Системный ландшафт компании состоит из двух систем автоматизации процесса продаж: ИТ-система собственной разработки и SAP ERP.

Интеграция с Диадоком была проведена при помощи API. Была разработана интеграционная шина для отправки и мониторинга статуса документов в Диадоке. Архитектура интеграционной шины позволяет реализовать обмен документами между Диадоком и любой информационной системой компании. В настоящий момент отправка и мониторинг документов реализованы для ИТ-системы автоматизации продаж собственной разработки. В перспективе планируется через интеграционную шину подключить к Диадоку SAP ERP.

Проект стартовал в апреле 2018 года, и к началу июля техническая реализация проекта была завершена. В августе 2018 года проект запущен в центральном офисе. С сентября по октябрь было произведено тиражирование проекта в 9 региональных центрах продаж компании. Проектная команда состояла из трех специалистов: разработчик-архитектор, тестировщик и менеджер проекта.

137 136
 Голосов
428 просмотров
×
ООО «ВЛ-Консалтинг»

Описание проекта

Компания разделена на 3 юридических лица. ЭДО внедрялся в двух ООО и одном ИП.

До внедрения ЭДО расходный материал на распечатку документов составлял около 2 пачек в месяц, почтовые расходы — около 4 000 рублей в месяц, время подготовки документов к отправке почтой и курьером — около 7 дней.

После внедрения ЭДО:

  • В количественном измерении по состоянию на 1 марта 2019 года перешли на ЭДО. При помощи ЭДО было отправлено документов за февраль 2019 года:
    • ИП — 89/126 шт.
    • ООО «ВЛ-Консалтинг» — 23/43 шт.
    • ООО «ВЛ-Автоматизация» — 8/9 шт.
  • В относительном выражении через систему ЭДО было отправлено документов за февраль 2019 года:
    • ИП — 70,64 %.
    • ООО «ВЛ-Консалтинг» — 53,49 %.
    • ООО «ВЛ-Автоматизация» — 88,89 %.
  • Почтовые расходы составили менее 1 000 руб. в месяц.
  • Время подготовки документов к отправке почтой/курьером — 1 день.

В период активного внедрения ЭДО в нашей компании была придумана «традиция» торжественно уничтожать документы, готовые к отправке контрагентам, с которыми мы перешли на ЭДО. В офисе над своим столом я разместил лозунг: «Разорим Почту России и спасем леса! Все переходим на ЭДО!».

История внедрения ЭДО

Первые неудачные попытки внедрения ЭДО были в 2017 году по требованию поставщика через одного из операторов ЭДО.

Идея возвращения к ЭДО возникла летом 2018 года, когда был спад объема текущей работы. Приняли решение внедрить другого оператора ЭДО, выбор пал на Диадок. За 2 минуты мы подключились, еще столько же понадобилось, чтобы внедрить модуль Диадока в 1С и настроить, 5 минут на рассылку и принятие приглашений по всем контрагентам.

Окрыленные успехами (первые покупатели перешли успешно с нами на ЭДО через Диадок), мы решили перейти на ЭДО через Диадок с максимальным количеством контрагентов и сделать это не хаотично, а системно. Опубликовали на сайте компании новость о переходе на ЭДО, всем сотрудникам в подпись отправителя добавили информацию о переходе на ЭДО.

У нас около 10 поставщиков, и только 2 компании не используют ЭДО, а с остальными мы сразу отказались от бумажного документооборота. А вот в случае с покупателями мы столкнулись с мифами и ложным представлением об ЭДО, которые нам предстояло развеять. И мы решили не терять времени и сразу решить все проблемы:

  1. Мы дописали нашу базу в 1С, добавив в карточку контрагента реквизиты «ЭДО». Теперь если у контрагента стоит эта «метка», то мы не можем распечатать ему документы, не увидев предупреждение.
  2. Чтобы видеть список тех, с кем нужно провести разъяснительную беседу на предмет перехода на ЭДО (один из клиентов назвал это просвещением, другие называют ликбезом), мы сделали отчет, который отслеживает количество документов, отправленных на бумаге и через систему ЭДО.
  3. Начали систематический обзвон клиентов.

Первое время руководитель был настроен пессимистично, так как помнил первый неудачный опыт. Но объем документов, требующих его подписи, очень большой (доходило до того, что кипу документов на подпись измеряли линейкой). Внедрение ЭДО уменьшило еженедельную кипу бумаг почти на полсантиметра!

17 16
 Голосов
87 просмотров
×
АО «Екатеринбургэнергосбыт»

Описание проекта

Наша компания является поставщиком электрической энергии в городе Екатеринбург. Одна из задач — сформировать и направить контрагенту документы для оплаты поставленной электроэнергии. Проект по запуску электронного документооборота через Диадок был реализован в 2014 году. На данный момент около 5 000 контрагентов (30 %) переведены на электронный документооборот. Это позволило экономить примерно 250 пачек бумаги ежемесячно. Кроме того, сократились расходы на подписание документов, их печать и доставку. Уменьшилось время получения документов абонентами, и, как следствие, оплаты стали поступать быстрее.

Документопоток, переведенный в систему ЭДО:

  • исходящие документы: примерно 40 % объема документов (в переводе на страницы);
  • входящие документы: 3 %.

Сократилось количество сотрудников, привлекаемых к работе с документами:

  • до перехода на ЭДО — 10 сотрудников;
  • после перехода на ЭДО — 5 сотрудников.

В 2019 году поменялись требования к набору направляемых документов — количество увеличилось примерно в 2 раза, но перевод на ЭДО позволил привлекать меньше дополнительного персонала.

История внедрения ЭДО

Документы формируются в ОИК «Сбыт», модуле по работе с юридическими лицами. Изначально используемый модуль не имел собственного интеграционного решения для работы с ЭДО. Нами была построена система подготовки пакетов документов (для разных контрагентов пакеты разные), и отправка выполнялась с помощью коннектора. Отдельно был автоматизирован процесс отправки приглашений и контроля их подписания.

Позже для ОИК «Сбыт» был разработан специальный интеграционный модуль для работы с Диадоком через API, позволяющий формировать произвольные пакеты документов для отправки, контролировать процесс подготовки и отправки. По сравнению с коннектором отправка была ускорена в 10 раз.

Особенность нашей организации в том, что отнесение к участникам ЭДО мы ведем на уровне договоров, а не контрагентов. Поэтому был разработан специальный порядок формирования дополнительных соглашений к договору, учитывающий статус контрагента в Диадоке.

В 2019 году мы перешли на использование УПД, при этом возникли некоторые несоответствия: при перерасчетах формируется УКД или исправление УПД, и не находит исходного документа, так как ранее нами был отправлен счет-фактура.

Смена формата ЭСФ всегда требует некоторой доработки наших информационных систем. Зачастую возвращаемая Диадоком ошибка не интерпретируется однозначно, и для решения проблем приходится прибегать к экспериментам и обращаться в техподдержку.

Многие приглашения, отправленные в течение 2014-2018 годов, остались непринятыми контрагентами. В 2019 году в попытке повысить процент контрагентов, перешедших на ЭДО, мы отозвали все непринятые приглашения.

14 13
 Голосов
87 просмотров
×
ОАО «Красцветмет»

Описание проекта

Цели проекта

  • Обеспечить цифровую трансформацию бизнеса за счет автоматизации процессов юридически значимого документооборота внутри предприятия и при внешних взаимодействиях с контрагентами и контролирующими органами.
  • Создать единое информационное пространство для работы с ЮЗ ЭДО путем интеграции функций ЭДО в учетные системы предприятия.
  • Сократить расходы на подготовку, печать и доставку документов.
  • Увеличить сумму входящего НДС за счет гарантированного принятия документов.
  • Обеспечить соблюдение сроков подачи документов в ФНС и другие контролирующие органы.
  • Исключить риски потери документов.
  • Предоставить круглосуточный доступ к документам.

Объем ЮЗЭДО и экономическая эффективность

  • Количество контрагентов, подключенных к системе ЭДО: более 5 600. Выработана уникальная модель стимулирования контрагентов к подключению к ЭДО.
  • Внутренние документы (производственные, по хоз. деятельности) — от 20 тыс. документов в месяц.
  • Исходящие документы (акты, счета-фактуры, прочие сопроводительные документы) — от 13 тыс. документов в месяц.
  • Входящие документы (акты, счета-фактуры, прочие сопроводительные документы) — от 2,5 тыс. документов в месяц.
  • По входящим и исходящим документам ожидается прирост минимум в 2–3 раза.
  • По внутренним документам идет непрерывное увеличение объема, так как в СЭД постоянно дополняются новые виды документов.
  • Объем документов, подписываемых электронной подписью: от 1 до 3 000 листов в одном документе.
  • Количество листов документов: около 1 млн (2 000 пачек бумаги = 0,5 млн рублей и 120 не вырубленных елей, берез, дубов).

История внедрения ЭДО

Справка по автоматизации

  • Создана единая система хранения, поиска и извлечения электронных документов из архива.
  • Унифицирован обмен с контрагентами формализованными и неформализованными документами через разных операторов ЭДО.
  • Обеспечено подписание электронных документов в СЭД усиленной квалифицированной подписью. Реализована функциональность передачи в API Диадок множественной электронной подписи.
  • Автоматизирована маршрутизация всех видов документов.
  • Используются различные форматы документов: xml, xlsx, docx, pdf и другие.
  • Выполнена бесшовная интеграция СЭД с информационными системами предприятия: SAP S/4 HANA, MES, LIMS, 1С Битрикс, 1С, IIKO. Обмен информацией между системами в режиме онлайн.
  • Обеспечен доступ к электронному архиву непосредственно из учетных систем предприятия в режиме 24/7.
  • Автоматизирован процесс подготовки пакетов документов для налоговой службы и других проверяющих органов.
  • Внедрена система штрихкодирования входящих и исходящих документов с помощью QR-кодов. Потоковое размещение скан-образов бумажных документов в СЭД, интеграция с Abbyy Recognition Server.
  • Реализован быстрый поиск документов по QR-коду с использованием ручного сканера штрихкодов.
  • Автоматизирован процесс объединения документов, поступающих из разных систем предприятия, в пакеты по логическим связям. Настроен процесс проверки пакетов.

Обеспечена масштабируемость решения (гибкое подключение новых видов документов, возможность настройки обмена с другими информационными системами).

40 39
 Голосов
166 просмотров
×
ООО «ЭкоНиваТехника-Холдинг»

Описание проекта

Холдинг с прошлого года начал активно переходить на ЭДО с использованием системы Контур.Диадок. В целом по группе компаний за 2018 год передано более 5 000 исходящих документов, что более чем в 12 раз превышает количество переданных документов в 2017 году. В 2019 году мы планируем передать более 10 000 документов. Внутри группы компаний «ЭкоНиваТехника-Холдинг» порядка 90 % документооборота переведено в ЭДО. Активно привлекаем контрагентов к переходу на ЭДО, сейчас такая работа ведется с 50 организациями.

Конечно, в переходе на ЭДО мы видим огромные плюсы:

  1. Экономия денежных средств на пересылке документов почтой, включая повторные отправки, которые не редкость при обмене бумажными документами.
  2. Самый главный экономический плюс, который мы видим в переходе на ЭДО, — это экономия рабочего времени персонала на оформление документов, составление писем, отправку почтой, разбор и подшив вернувшихся документов. Время, которое требуется на работу с документами, благодаря переходу на ЭДО сокращается в разы.
  3. Прозрачность и оперативность передачи документов. Раньше много времени и нервов уходило на обмен документами, так как они терялись то у секретарей, то на почте, документы приходилось дублировать, повторно отправлять и т.д. Есть ряд клиентов, которые платят по факту поступления оригиналов документов, таким образом, сократив время на передачу документов, мы ускорили оборачиваемость денежных средств.
  4. Еще один огромный плюс — это наличие электронных документов при встречных проверках. У нас, например, есть крупный контрагент, по которому приходят регулярные встречные проверки. Объем оформленных с ним по ЭДО документов за 4 квартал 2018 года составил более 950 документов. Не сложно представить, сколько рабочего времени бухгалтера ушло бы на то, чтобы собрать, отсканировать и сохранить каждый документ.

История внедрения ЭДО

Самое сложное в переходе — это привлечь контрагентов к использованию ЭДО. Так как наши клиенты в основном с/х товаропроизводители, то многие настороженно относятся к инновациям.

Из технических трудностей, с которыми пришлось уже столкнуться при переходе на ЭДО, — это доработка стандартного модуля Диадока для 1С. Так как у нас много доработок в самой 1С Бухгалтерия, то не все эти доработки «срослись» с модулем Диадока. С ними ИТ-специалисты справились достаточно быстро. Также были сложности с настройками ЭЦП в Модуле в 1С, так как у нас 1С сетевая и находится на общем сервере компании. Со временем эта проблема тоже была устранена. На сегодня дорабатываем модуль, чтобы в журнале документов реализации в 1С он автоматически проставлял галочку, что документ подписан контрагентом. В ближайшее время начнем тестировать нашу доработку.

23 22
 Голоса
139 просмотров
×
Банк для малого бизнеса «Сфера» (БКС Банк)

«Сфера» внедрила в интернет-банк обмен электронными документами между контрагентами. Причем не только между клиентами банка, но и любыми пользователями систем ЭДО.

Задача состояла в том, чтобы клиенты банка смогли легко начать пользоваться ЭДО без установки дополнительного ПО и интеграций.

Для этого мы реализовали автоматическую регистрацию в Диадоке. После открытия расчетного счета каждый клиент «Сферы» получает бесплатно квалифицированную электронную подпись, после чего в личном кабинете появляется доступ к ЭДО. Пользователь уже при первом посещении интернет-банка может видеть статусы своих контрагентов и отправлять им приглашения к обмену электронными документами, получать и отправлять документы.

Прямо в интернет-банке клиенты могут создавать платежи контрагентам, смотреть их благонадежность с помощью сервиса проверки контрагентов, а также пользоваться конструктором типовых форм документов.

Клиент может полностью вести сделку в своем личном кабинете — от создания договора и выставления счета до оплаты и работы с закрывающими документами. Ведение сделки проходит полностью онлайн без установки дополнительного ПО. Также сервис доступен в мобильной версии, поэтому предприниматели могут вести бизнес из любого места в мире.

Внедрение ЭДО повысило привлекательность продукта «Сфера» для предпринимателей. Многие клиенты интересуются именно сервисом ведения документооборота, так как он не только упрощает работу с документами, но и позволяет экономить на обслуживании. Пользователь получает полноценное энтерпрайз-решение по цене РКО.

Если говорить об уникальных особенностях проекта, то «Сфера» всего за два месяца — рекордный срок — реализовала проект и первой из банков подключила Диадок своим клиентам. Наш опыт интеграции внешних сервисов и поддержка со стороны СКБ Контур помогли решить множество задач.

Одним из непростых кейсов для команды стал сценарий автоматической регистрации клиентов в Диадоке. Для реализации функциональности понадобилась отлаженная и достаточно сложная интеграция нескольких сервисов с системой ДБО: от Удостоверяющего центра и Контур.Экстерна до Диадока.

Также было сложно разместить в удобном интерфейсе все нужные клиентам функции: ЭДО, конструктор документов, возможность хранения сканов бумажных документов, проверку контрагентов и другие. В интернет-банке «Сферы» появился раздел «Делопроизводитель», который отличается от стандартного представления о «почте».

Реализованный проект позволил «Сфере» выстроить современную экосистему из сервисов для малого бизнеса, глубоко интегрированных с банковскими продуктами.

Уже несколько тысяч клиентов «Сферы» могут использовать преимущества безбумажного документооборота без дополнительных трудозатрат.

420 419
 Голосов
1471 просмотр
×
АО «Кировградский завод твердых сплавов»

Описание проекта

Главная задача — скорость и легкий доступ к документу неограниченному количеству участников. Наш опыт прост: мы хотели перейти от устаревшей модели передачи закрывающих документов на современную оперативную модель. Но проблема в том, что общество не может так быстро развиваться, как развиваются технологии. В этой проблеме нам помогли специалисты СКБ Контур. Мы им сообщали, кому нужно помочь, и ребята удаленно помогали. В нас поверили, и начался рост.

Результат экономический банально прост: отправка одного письма контрагенту — 25 рублей, одного пакета в Диадоке — 6 рублей. Но главное — скорость передачи документов и отсутствие обработки со стороны клиента. Клиент просто загружает документ со сложным наименованием товара в свою учетную систему и может уже работать с ней в полном объеме.

На сегодняшний день 2001 контрагент в Диадоке получает или передает нам документы. Сказать, что это сложно — нет, но требует постоянного внимания к потоку, т.е. нужен администратор Диадока, а желательно идейный вдохновитель, чтобы система, а главное люди работали и в свое время обрабатывали поток документов.

Мы довольны и считаем, что за электронным документом будущее. Надеемся, что система будет развиваться дальше и перешагнет через порог просто канала для передачи документов и станет чем-то большим.

История внедрения ЭДО

Наша история началась в налоговой инспекции в 2013 году, в которую на семинар приехал Николай Друкман (экс-руководитель проектов СКБ Контур) и кратко объяснил крупнейшим налогоплательщикам выгоды от перехода на ЭДО. Мы проанализировали своих клиентов через форму СКБ Контур, купили услугу и начали активно ее рекламировать через свою первичку, размещая в ней информацию о Диадоке. Звонили, писали письма, просили о помощи менеджеров СКБ Контур. Основная проблема клиентов — это техническая невозможность подключения. Коллегам приходилось обновлять свои системы 1С или покупать коннектор. Мы сами купили коннектор и до сих пор с ним работаем.

Дополнительно

Наш проект скромный по количеству документов, наша задача — сделать бизнес удобным для клиентов и поставщиков. Чего мы достигли? У нас есть гордость, что мы в ЭДО, и мы можем помочь, подсказать, научить, а главное, мгновенно передать и получить любой документ.

Мы ждем преобразований, нужно развиваться дальше, объединять системы и получать нечто большее. Учиться у лучших, не боясь подглядывать за хорошими идеями у лидеров.

12 11
 Голосов
87 просмотров
×
ООО «Монди Арамиль»

Описание проекта

Наш первый опыт использования ЭДО был в 2017 году, на тот момент документами по средствам ЭДО мы обменивались только с тремя контрагентами, к концу 2018 года список наших контрагентов увеличился до 187.

Только подумайте, для того чтобы подписать отгрузочные документы, нужно было пройти расстояние в 1 км между разными подразделениями, а сколько на это уходило времени и сил, эффективность была очень низкой. С внедрением ЭДО документы выгружаются из нашей системы 1С и подписываются практически онлайн.

Основная цель перехода на ЭДО — сокращение времени обмена первичными документами с нашими клиентами. Некоторые клиенты оплачивают задолженность только при наличии оригиналов (мы снизили оборачиваемость по дебиторской задолженности до договорных отношений), мы теряли очень много времени на доставку документов обычной почтой или много денег на доставку курьерской почтой. Сэкономив на экспресс-доставке, мы начали все вместе посещать бассейн.

Вторая цель — ускорение времени обработки документов внутри предприятия. Своевременное отражение данных имеет огромное значение для нас как компании, входящей в международную группу компаний и предоставляющей финансовую отчетность за предыдущий месяц в течение первых трех рабочих дней следующего месяца, мы получаем документы от наших поставщиков в день отгрузки.

Ну и конечно же, мы заботимся об окружающей среде. Переход на ЭДО позволяет нам сохранить аллею деревьев в год!

Итоги:

  • увеличение числа контрагентов, перешедших на ЭДО, с 3 до 187 — на 6 133 %;
  • снижение времени обработки исходящих документов с одного часа до одной минуты;
  • получение документов, подписанных контрагентами, не через 3 месяца, а через 2 дня;
  • снижение времени обработки документов внутри компании с 7 дней до 2 дней за счет настройки маршрутов, у нас их 26.

Нам кажется, что это хороший старт, не правда ли?

История внедрения ЭДО

Мы оценили возможность отражения дополнительной информации в «Инфополях» документов, сделав донастройку Модуля Диадок. Теперь мы не вносим информацию вручную для клиента с документооборотом 40 комплектов в месяц, «Инфополя» заполняются автоматически. Совсем недавно начали использовать «Маршруты согласования» — очень необходимая вещь, когда в процессе принятия документов участвует целая цепочка людей.

11 10
 Голосов
94 просмотра

Дополнительная информация об участниках

Чтобы вам было легче решить, за какой проект ЭДО отдать свой голос, предлагаем ознакомиться с полным описанием кейсов и презентациями, которые подготовили участники премии.

Условия голосования

Голосование продлится до 22:00 по московскому времени 16 апреля 2019 года. Проголосовать за понравившиеся кейсы можно только один раз.

ContestController