Затраты сократились на 75 %.

С 10 % контрагентов до 90 % за 2 года.

После перехода на ЭДО в Диадоке мы смогли оперативно отправлять документы на оплату, сократили затраты на обслуживание оргтехники и закупку бумаги.

Также мы помогли в развитии сотруднику, который отвечает за документооборот, — перевели его на должность аккаунт-менеджера, ведущего клиентов.

Мы стремимся сохранить природу, сократив использование бумаги и электричества на процессы, связанные с бумажным документооборотом. Так мы спасли не одно дерево — ранее на печать документов уходило 3 упаковки бумаги в месяц. Сейчас этого запаса хватает почти на год.

Это было нелегко, наши клиенты не готовы были начинать проект. Нам пришлось почти год переводить контрагентов на ЭДО, так как контрагенты не верили в такой способ и опасались за безопасность данных на своих компьютерах. В итоге за 2 года нам удалось перевести почти всех контрагентов на использование электронных документов.

Сокращение расходов по сравнению с почтовой и курьерской доставкой — до 90 % на один документ.

С ЭДО мы быстро получаем документацию, проверяем, подписываем или аннулируем документы. Важно, что удалось сократить сроки получения подписанных документов, а также их всегда можно открыть и просмотреть без долгого поиска среди бумаг.

Результаты — экономия на бумаге, почтовых расходах и заработной плате сотрудника, который бы занимался данной деятельностью.

Мы внедрили ЭДО, чтобы получать документы от контрагентов. В сервисе искали своих партнеров по списку ИНН. На подключение контрагента уходит всего минута. Сейчас по ЭДО с нами работает 30 % контрагентов.

Одним из сегментов, который активно внедряет ЭДО в «Ростелекоме», стал сегмент B2O. В результате своей деятельности за второй квартал 2021 года сегмент достиг экономии расходов и трудозатрат в размере более 6 млн руб.

Общий финансовый результат за 1,5 года — 32 млн руб.

На 340 % оптимизированы затраты на обработку первичных документов.

«Ростелеком» — крупнейший в России провайдер цифровых услуг и решений, присутствующий во всех сегментах рынка и охватывающий миллионы домохозяйств в России.

«Ростелеком» является безусловным лидером рынка телекоммуникационных услуг для российских органов государственной власти и корпоративных пользователей всех уровней.

Основная цель сервиса ЭДО в «Ростелекоме» — выстроить работу с документами в компании по современным принципам, сделать его более производительным и комфортным для сотрудников, что соответствует направлению «Повышение эффективности операционных процессов» Стратегии Компании.

Цели проекта сегмента В2О:

• Повышение маржинальности сегмента B2O.
• Повышение CSI.
• Снижение трудозатрат.

Задачи проекта:

• Расширение доли клиентов B2O, работающих через ЭДО.
• Перевод бумажного взаимодействия в цифровой формат.
• Доработки IT-систем для обеспечения требований клиентов и законодательства.
• Методологическая поддержка, обучение внутренних пользователей и клиентов Общества.

Прирост клиентов по исходящему ЭДО за период с января 2020 по август 2021 года составил 22 % и достиг 81 % от всех клиентов B2O.

Входящий ЭДО вырос на 33 % и составил 73 % от всех документов ЦФО B2O.

Договорной ЭДО распространен по всем МРФ, достигнут уровень проникновения 42 %.

В первую очередь «Ростелеком» столкнулся с доработкой форматов документов федеральных и региональных ИС в соответствии с требованиями законодательства, а также с необходимостью выполнить доработки под индивидуальные требования клиентов с целью облегчить их перевод на ЭДО.

В федеральных информационных системах были выполнены следующие доработки:

1. Федеральная АСР

• Интеграция с Диадоком.
• Автоматизирована отправка актов сверки и детализаций.
• Документ в формате УПД.
• Добавление идентификатора контракта из учетной системы клиента.

2. ЕСЭД

• Интеграция с Диадоком по доходным договорным документам.
• Интеграция с Диадоком по расходным договорным документам.
• Интеграция с Диадоком по исходящей корреспонденции, трехсторонним соглашениям.

В региональных информационных системах (региональных АСР) были выполнены следующие доработки:

• Решение по УПД и дополнительным идентификаторам.
• Конвертация счетов в PDF для роуминговых клиентов.
• Актуализация форматов документов в соответствии с требованиями законодательства.

Подробности проекта представлены в презентации ПАО «Ростелеком».

Ежемесячный объем электронных документов — 45 тыс., каждый второй документ в электронном виде.

Экономия на печати, бумаге и доставке — 34 020 000 руб. в год.

1 500 контрагентов переведены на ЭДО.

Segezha Group — один из крупнейших российских лесопромышленных холдингов. В Segezha Group придерживаются принципов устойчивого развития, что также означает разумное, осознанное потребление, в данном случае — офисной бумаги. Экологический аспект очень важен для лесопромышленного холдинга, и несмотря на направленность бизнеса, стоит и достигается цель сокращения использования офисной бумаги и экономии ресурса леса. Всем сотрудникам Segezha Group известно, что неиспользование 1 тонны бумаги сохраняет 17 деревьев, 26 тыс. литров воды и 240 литров горючего.

Переход на ЭДО позволил почти в 2 раза сократить потребление бумаги, а также:

• снизить трудозатраты на обработку, согласование, поиск документов в 7 раз;
• сократить цикл документооборота с 2 недель до 2 рабочих дней;
• сократить срок выпуска КЭП с 2 недель до 1–2 дней;
• уменьшить сроки подготовки финансовой отчетности: закрытие происходит на 5-й календарный день.

Путь каждого электронного документа легко прослеживается на любом этапе. Пользователи могут за секунды найти и визуализировать документ. Ручной труд удалось свести к минимуму, что привело к максимальному эффекту в скорости обработки информации. Для разросшегося территориально распределенного холдинга Segezha Group внедрение ЭДО было жизненно необходимой мерой!

Компании Segezha Group использует учетные системы SAP и 1С. С Диадоком настроен комплекс интеграционных решений через решение Контур.ERP и модуль для 1С.

Внедрены маршруты Диадока для передачи электронных документов на согласование и подписание. После подписания документов настроена автоматическая выгрузка посредством Диадок.Коннектора для архивации в 1С: «Электронный архив». Интеграционная схема спроектирована и реализована таким образом, чтобы обеспечить непрерывный замкнутый процесс документооборота и минимизировать участие пользователя.

При формировании исходящего учетного документа в SAP к печатной форме добавляется штрихкод. Учетный документ поступает на согласование и подписание в журнал ЭДО системы SAP. Электронный документ в статусе «Подписан» автоматически отправляется контрагенту. Когда документ подписан контрагентом, статус меняется на «Документооборот завершен», и с помощью коннектора происходит выгрузка в электронный архив. Благодаря идентификации штрихкода в наименовании файла визуальный образ подписанного документа автоматически прикрепляется к учетному документу в SAP.

По входящему потоку также реализована максимальная интеграция между системами.

Решение ЭДО широко освещено в СМИ и на форумах: CFO-Russia, computerworld.ru, lesprominform.ru, akm.ru, lesprom.com и др.

73 % внедрения ЭДО — для нас это колоссальный результат, которого мы достигли с 2017 года. Ежемесячно это выражается в:

• экономии 4 пачек бумаги,
• экономии 13 000 руб. на почтовых услугах,
• высвобождении трудочасов бухгалтера и секретаря примерно на 3 рабочих дня.

Компания POWERNET — интернет-провайдер в Волгоградской области и Краснодарском крае. По большей части концентрируемся на подключении физических лиц, но есть среди клиентов и юридические лица, на данный момент насчитываем 759 таких абонентов, из них 557, или 73 %, перешли на ЭДО.

Преимущества ЭДО оценили и абоненты. Теперь они получают не только первичные документы в считанные секунды, но и договор, и соглашения к нему. Таким образом, мы не только оптимизировали собственные бизнес-процессы, но и повысили уровень сервиса для клиентов, что является дополнительным конкурентным преимуществом на рынке.

Интерес к электронному документообороту стремительно возрастает среди поставщиков. Каждый месяц в среднем переходят на ЭДО 2–3 наших контрагента. На данный момент обмениваемся документами в электронном виде с 61 % поставщиков. Благодаря ЭДО быстрее получаем документы от них, тем самым вовремя и планомерно возвращаем НДС.

Ежеквартально я рассылаю приглашения к обмену электронными документами через Диадок по ИНН, параллельно отправляю письмо о переходе на ЭДО по электронной почте. Затем уже секретарь отправляет бумажное письмо о переходе на ЭДО в конверте вместе с первичкой. Мы распространяем брошюру в своих офисах с информацией о преимуществах ЭДО с нашим логотипом, которую выпустили совместно с Диадоком. Информируем об использовании ЭДО на фирменном бланке компании и в подписи в корпоративной электронной почте со ссылкой на посадочную страницу на сайте Диадока. Наш колл-центр (абонентский отдел) обязательно при любом разговоре с абонентами упоминает о возможности получать документы по ЭДО.

Мы упертая компания, готовы добиваться 100 % внедрения ЭДО среди наших контрагентов.

Работаем в 1С версии 8.3 через Модуль Диадока, реализовали еще в 2017 году. Интеграция очень упрощает работу бухгалтеру.

Внесли небольшое изменение в наш биллинг, чтобы, выводя наработку по каждому покупателю, бухгалтер видела в первую очередь юридических лиц, которые уже перешли на ЭДО. Она понимает, что им не надо печатать документы на бумаге, достаточно отправить через Диадок.

Кроме того, с прошлого года стали внедрять внутренний электронный документооборот.

Мы публикуем новости в социальных сетях компании про безбумажный документооборот. Много отзывов и комментариев получил пост про меня, начальника отдела современного документооборота.  

Многие интересуются, чем же занимается наш современный отдел, а мы с удовольствием отвечаем, что активно развиваем в нашей компании и у наших партнеров современный электронный документооборот.

Экономия в месяц на бумаге, конвертах и марках — около 2 000 руб.

Пока доля контрагентов — около 10–15 %. К новому году планируем увеличить показатель до 60–70 % всех контрагентов.

Экономия вырастет до 5 000 руб.

У нас 3 небольших организации, подключили ЭДО сравнительно недавно. Сократилась бумажная работа с Почтой России, как итог — экономия времени бухгалтера и денежных средств. Ранее около 2 часов в неделю уходило на визит в отделения Почты РФ, теперь этого можно избежать посредством ЭДО.

Приблизительная экономия на бумаге, конвертах и марках при подписании документов около 2 000 руб. в месяц (это около 30 писем через Почту России). Также сократили затраты контрагентов, потому что им не нужно возвращать вторые экземпляры Почтой.

Для небольших компаний это выгодно и удобно.

Получаем документы в системе ЭДО от поставщиков: значительно сократилось время доставки документов, а вследствие и их проведение в 1С. Кроме того, экономию средств отмечают поставщики.

При отправлении документов покупателям через ЭДО значительно сократились траты на почтовые расходы. Организация небольшая, сейчас экономим около 2 000 руб. в месяц. При планируемом расширении базы контрагентов в системе ЭДО экономия на почтовых расходах вырастет до 5 000 руб. в месяц.

Идет постепенное привлечение контрагентов в связи с увеличением объема продаж и закупок. В среднем подключение занимает около месяца. Мероприятия: приглашение к ЭДО в деловой переписке по email, отправка приглашений в системе Диадок.

Для интеграции с 1С внедрен типовой модуль.

В штат 5 месяцев назад был принят бухгалтер, и перед ним стояла задача внедрить на предприятии ЭДО. Были рассмотрены предложения на рынке ЭДО, остановили свой выбор на Контур.Диадоке.

Понравилась техническая сторона установки ЭДО, своевременное решение возникающих проблем и решение вопросов.

На наш взгляд, наличие в организации ЭДО имеет только положительные стороны, такие как:

• надежность и удобство работы с контрагентами,
• отсутствие затрат на бумагу,
• экономия на почтовых расходах,
• повышение производительности труда.

100 % бухгалтерского делопроизводства с основными контрагентами переведено в электронный вид.

Проект корпоративного ЭДО выполнен собственными силами экспертов филиала Группы компаний «Газпром ЭП Интернэшнл Б.В.» (Компания) в 2021 году. Термин «Компания» включает несколько юридических лиц, расположенных в различных юрисдикциях, в том числе в области применения электронных подписей (ЭП) и сертификатов различных типов — УКЭП и НЭП.

На основе системы Диадок в Компании реализован полный цикл разработки собственных сервисов цифровой трансформации.

Основные цели проекта ЭДО:

• Полная цифровая среда бухгалтерского учета в Компании.
• Перевод делопроизводства в Компании в электронный вид.
• Развертывание сервисов электронного кадрового делопроизводства в Компании.

Решенные задачи:

• Переведены в электронный вид все первично-учетные документы.
• Установка собственного УЦ в Компании (в составе корпоративной информационной системы в соответствии с требованиями 63-ФЗ).
• Развертывание инфраструктуры открытых ключей на базе «Крипто-Про» в Компании.
• Выдача менеджерам усиленных квалифицированных ЭП, работникам — неквалифицированных ЭП.

По итогам проекта обеспечена возможность сквозного движения, подписания и шифрования документов в Компаниях Группы, создания безопасных шлюзов для передачи юридически значимых документов в органы государственной власти, обеспечения заданного уровня информационной безопасности, надежности и доступности на уровне мировых стандартов.

В результате реализации проекта за 2021 год в филиале Компании 100 % бухгалтерского делопроизводства с основными контрагентами и до 95 % кадрового делопроизводства переведено в электронный вид. Динамика роста документов электронном виде ежемесячно составляет свыше 20 %.

Выполнена сквозная гибкая и бесшовная интеграция со всеми основными IT-системами: 1С Document Management версии 2.1; 1С Бухгалтерия версия 3 КОРП; АС ФЭБ (на базе 1С Управление холдингом); 1С Зарплата и управление персоналом версия 3.1 КОРП.

Разработаны и внедрены в эксплуатацию несколько надежных отказоустойчивых каналов обращения к электронным документам, доступ к которым обеспечивается в режиме 24 х 7 х 365 с применением самых современных сертифицированных средств защиты информации.

В частности, в Компании внедрены функциональные подсистемы кадрового документооборота, электронного обращения заявлений работников и кадровых приказов, электронного ознакомления с внутренними нормативными документами.

«При запуске проекта стояла задача обеспечить доступ ко всем категориям документов в электронной форме из неограниченного количества мест присутствия работников Компании — из дома, офисов, производственных объектов, площадок подрядчиков (поставщиков). И мы смогли это сделать быстро, правильно и надежно!» — Соколов Е. О., начальник отдела АСУ.

Пользователь Контур.EDI.

При переходе на Контур.EDI мы оптимизировали бизнес-процессы и получили экономию времени на техническом персонале. Благодаря переходу на ЭДО сократили ошибки и теперь уверены в правильности ввода данных. В результате обработка документов ускорилась в несколько раз.

Наши бизнес-результаты, которых достигли при помощи ЭДО — сотни тысяч рублей.

ЭДО — это супер! Спасибо вам за ЭДО!

Экономия на бумаге и курьерах — 108 руб. на пакет документов.

1 100 пакетов закрывающих документов, 1 080 договоров и более 25 000 доверенностей ежемесячно обрабатываются в интерфейсе Диадока в рамках проекта ЭДО Лайт.

Экологический вклад — спасение более 100 деревьев в год.

Около 20 % контрагентов переведено на ЭДО, цель — подключить к входящему ЭДО более 70 % поставщиков.

Более 800 поставщиков работает в интерфейсе Диадока, оперативно подписываются договоры и приложения, закрывающие документы, налажен обмен доверенностями с транспортными компаниями. Транспортные компании тоже экономят на бумаге, и по приезде водителя документы доступны к просмотру в Диадоке, а сотрудник приемки может подтвердить полномочия водителя.

В условиях ограничений и распространения удаленной работы потребность в ЭДО увеличилась. Активизировалось подключение, и за полгода удалось удвоить количество поставщиков в системе ЭДО и документов, обрабатываемых в интерфейсе Диадока.

Доступ к Диадоку есть у 1 000 сотрудников PEPSICO в разных городах и на разных локациях. Весь процесс динамичен и поддерживается ключевыми пользователями системы, постоянно подключаются новые поставщики, добавляются маршруты и новые типы документов. Сейчас реализован обмен договорами и доп. соглашениями/приложениями, УПД, УКД, счетами, счетами-фактурами, отчетами, актами сверки. Настроена отправка претензий транспортным компаниям и получение доверенностей на водителей.

• Работа коннекторов с почтовыми серверами и API.
• Автоматическая генерация Digital PDF и рассылка по настроенным спискам.
• Автоматическая загрузка пакетов с SPA-BOX в Image Vision SAP.
• Реализация многостороннего подписания.
• Реализация работы по шаблонам в части договоров и приложений.
• Автопостановка документов на маршруты по наименованию файлов, всего настроено более 100 маршрутов.
• Использование функциональности тегов для внесения доп. информации и корректного индексирования документов в учетной системе.
• Применение функциональности внутренних дополнительных документов.
• Доработки интерфейса и коннекторов под потребности бизнеса.
• Создание локализации веб-интерфейса Диадока на английском языке.

В середине 2020 года был заключен договор на входящий ЭДО с 8 ЮЛ Пепсико Холдингс. С техническими специалистами Контура проведены доработки и настройки коннекторов. В октябре 2021 года запускается второй этап работы с входящими электронными документами: загрузка напрямую в SAP через API.

Обмен через провайдера ЭДО гарантирует неизменяемость и юридическую значимость электронных документов. Одними из преимуществ работы являются хранение ЮЗД в интерфейсе Диадока на стороне провайдера и возможность доступа к ним вне корпоративной сети в любой точке страны.

Подробности проекта представлены в презентации ООО «ПепсиКо Холдингс».

Работаем по ЭДО с 90 % контрагентов.

Документооборот на бумаге очень неудобен:

• Расход бумаги — при ошибке приходится распечатывать новый документ, то же самое необходимо при изменении или добавлении.
• Трата времени — очереди на почте, время на оформление почтового отправления.
• Большой процент ошибок — отправление не дошло, пришли чужие документы от контрагентов, почтальон оставляет письма на подоконнике или в двери подъезда вместо нашего ящика.
• Контрагенты не могут найти наши письма — объясняют, что письмо затерялось в большом объеме корреспонденции, работают не из офиса и так далее.

С ЭДО этих проблем практически нет. Мы направляем контрагенту по электронной почте черновик документа и ждем одобрения или комментариев с доработками. Например, добавить позицию в счет или указать номер договора. После окончательного согласования мы отправляем документ на подпись в Диадоке.

При внедрении ЭДО нам пришлось столкнуться с нежеланием партнера переходить на такой формат обмена документами. Мы отправляли приглашения в Диадоке и по электронной почте. В итоге весь процесс перевода контрагентов занял около месяца.

75 % контрагентов переведено на ЭДО.

Экономия на доп. ФОТ, бумаге, конвертах, почтовых отправках — 550 000 руб. в месяц.

Трудозатраты на ежемесячную отправку счетов-фактур составляют не более 20 минут.

Опыт внедрения документооборота на бумаге показал, что не удастся избежать операций:

• распечатывание,
• подписание,
• отправка на подписание контрагенту,
• получение подписанных экземпляров,
• проверка, что было подписано ровно то, что согласовано,
• сканирование,
• отправка в архив.

Все эти операции — очень скучная работа для сотрудников, огромный человеческий фактор по ошибкам и узкое место в бизнес-процессе по производительности.

До запуска проекта было (кризис):

• 2 человека при 100 % загрузке не справлялись с рассылкой ежемесячных счетов-фактур в конвертах на бумаге, задолженность по отправке скопилась за 5–6 месяцев.

Для того чтобы отправлять счета-фактуры без задержек, в текущем технологическом стеке, требовалось еще 6 человек и доп. ФОТ — 500 000 руб. в месяц.

Кроме человеческих ресурсов, требовались затраты на бумагу, конверты, оплату тарифа почты — около 50 000 руб. в месяц.

После запуска проекта стало:

• 75 % клиентов получают 90 % счетов-фактур в день формирования, трудозатраты на рассылку составляют около 5 минут в месяц.

Для рассылки писем по почте был привлечен подрядчик, который распечатывает, подписывает, раскладывает по конвертам и рассылает счета-фактуры в течение одной недели после постановки задачи. Задача на рассылку формируется автоматически, трудозатраты на контроль — 15 минут в месяц.

ИТОГО

Как бы ни росло число клиентов и контрактов в портфеле компании, на историю с рассылкой ежемесячных счетов-фактур:

• Трудозатраты составят не более 20 минут в месяц.
• Затраты денежных средств — максимально экономичные.

В декабре 2020 года одной из первых задач в компании мне досталась кризисная ситуация с отправкой счетов-фактур.

Самая большая проблема, на мой взгляд, состояла в том, что две прекрасные женщины 100 % рабочего времени занимались очень неинтересной рутинной работой: распечатывали ежемесячно около 8 000 счетов-фактур, подписывали каждый экземпляр от руки, раскладывали 8 000 экземпляров по 2 000 конвертов, наклеивали на конверты 2 000 наклеек с адресами, заносили информацию о заказе на отправку в ПО почты РФ, отвозили конверты в отделение почты.

Помимо роста производительности и снижения затрат, самой большой заслугой во внедрении ЭДО считаю для себя, что я спас двух прекрасных женщин от очень неинтересной работы, и не обрек на такую же работу еще шестерых.

ЭДО позволяет увеличивать производительность до бесконечности, а также снимает необходимость в операциях, качество которых очень подвержено человеческому фактору.

Производительность сотрудников изменилась на 98 %.

75 % контрагентов переведено на ЭДО.

Подключение заняло 2 месяца.

До перехода на ЭДО сотрудники компании распечатывали и подписывали в месяц более 15 000 документов, затем запаковывали в конверты и направляли контрагентам курьерской доставкой. Все это занимало от 7 до 5 дней.

В связи с переходом на ЭДО предоставление документов теперь составляет не более 1,5 минут.

Год назад передали задачи по ЭДО новому сотруднику, который начал работать с контрагентами в направлении перехода на ЭДО. Была настроена интеграция с 1С с помощью типового модуля Диадока. Контрагентам направили информационные письма о предоставлении первичных бухгалтерских документов по системе ЭДО. Внедрена форма УПД, которую совместно с сотрудниками Контур.Диадока доработали под нашу компанию, после чего клиентам стало удобнее работать.

Доля контрагентов, подключенных к ЭДО, — 47 %.

Доля электронных первичных документов — 81 %.

Ежемесячный объем ЭДО с контрагентами — 10-11 тыс. документов.

«Роснефть Аэро», оператор авиазаправочного бизнеса НК «Роснефть», начала переход на ЭДО в 2015 году. Компания стала одной из первых в отрасли авиатопливообеспечения, кто начал создание цифровой экосистемы для авиакомпаний на территории РФ.

Переход на безбумажный документооборот оказался интересной и непростой задачей. В компании, где ежедневно обрабатывались тысячи документов, внедрение ЭДО позволило значительно упростить и сократить цикл обработки документов.

Внедрение ЭДО в «Роснефть Аэро» проходило в несколько этапов.

В первую очередь проведены переговоры с крупными контрагентами: «Аэрофлот», «Сибирь», «ЮТэйр» и другими.

Активное участие в переходе на ЭДО приняли сотрудники «Роснефть Аэро». Неотъемлемой частью ежедневной работы стали деловые встречи и переговоры с контрагентами. Во время внедрения системы среди клиентов тиражировались обучающие презентации и инструкции. В рамках действующих договорных обязательств в кратчайшие сроки была разработана дополнительная документация.

Так как к тому времени судебная практика по вопросам применения электронных документов была не накоплена, то у партнеров возникали опасения относительно возможных претензий налоговых органов. Обсуждения в очном и заочном формате длились несколько месяцев. Для контрагентов проводились обучающие конференции, в рамках которых представители ФНС, эксперты по налоговому учету, безопасности, кибербезопасности проводили оценки рисков.

С целью сокращения сроков вовлечения контрагентов в безбумажный документооборот параллельно дорабатывалась учетная система выгрузки данных и разрабатывались регламентирующие документы.

Положительный результат не заставил себя долго ждать — с внедрением системы в десятки раз повысились оперативность и эффективность взаимодействия с партнерами. Благодаря примеру крупнейших авиакомпаний РФ, партнеров «Роснефть Аэро», и их переходу на ЭДО перевод остальных контрагентов проходил значительно быстрее и легче.

Проект затронул не только внешний документооборот с покупателями, но и внутренние бизнес-процессы. Начиная с 2018 года, процесс обработки бумажных документов был оптимизирован за счет внедрения «Маршрутов» Диадока для согласования первичной документации контролирующими подразделениями компании.

В рамках внедрения проекта также переведено в безбумажную плоскость взаимодействие с НК «Роснефть». Автоматизация процессов внутри периметра нефтегазовой компании позволила сократить цикл обработки первичной документации. И если ранее компании ежемесячно обменивались бумажными документами в количестве нескольких коробок, то сейчас весь процесс согласования проходит только в электронном виде.

60–70 % контрагентов переведено на ЭДО.

Производительность сотрудников выросла на 25 %.

Расходы на оплату услуг почтовой связи сократились на 10 %.

Мы выделяем два основных минуса ведения документооборота на бумаге:

1. Существенный объем рабочего времени сотрудников затрачивается на верификацию и архивацию бумажных носителей.
2. Хранение бумажных носителей требует дополнительного места, так как по общему правилу документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет (Федеральный закон № 402-ФЗ). А искать документы в бумажном архиве сложнее, чем в электронном.

С переходом на ЭДО мы:

• Снизили затраты на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку документов.
• Повысили производительность труда работников благодаря наличию единого реестра и упрощению коллективной работы.
• Обеспечили эффективный контроль над исполнением документов и снизили риски их утери.
• Увеличили скорость согласования и утверждения документов.

Доход и оборачиваемость денежных средств в результате оптимизации документооборота увеличились на 2 %.

С нами связался менеджер Контура, в последующем с помощью презентации ознакомил со всеми возможностями сервиса. Мы приняли решение о подключении и оставили заявку на настройку интеграции.

Для работы с электронными документами в учетной системе 1С 8.3 Бухгалтерия подключили типовой модуль Диадока. Интеграцию нам настроили в течение 15 минут.

Дополнительно используем возможности сервиса ЭДО для проведения сверок взаиморасчетов и хранения документов в электронном архиве.

Основными бизнес-результатами от перехода на ЭДО для нас являются:

• Ускоренный обмен документами с контрагентами.
• Удобство представления необходимой документации при требовании контролирующих органов.
• Возможность сдачи электронных версий отчетов в налоговую, что уже становится обязательным требованием ФНС.

100 % сетевого ритейла и 70 % поставщиков услуг переведены на ЭДО.

Ежемесячный объем ЭДО — 9 000 документов.

84 000 электронных документов за 2020 год.

Компания «Сибирский гурман» занимает лидирующие позиции по продажам от Урала до Дальнего Востока. Сотрудничаем со всеми федеральными сетями РФ. Активная клиентская база: дистрибуторское направление, оптовые продажи.

Отгрузка продукции осуществляется как собственным транспортом, так и наемным. При работе на бумаге возврат подписанных документов и факт доставки происходили через значительное время.

Работа с заявками на отгрузку товара также занимала время. Они приходили в различных вариантах и разных видов, забивались вручную в 1С.

На сегодняшний день смогли доработать и перевести покупателей на заявки через ЭДО. Покупатель скидывает заявку, наши специалисты выгружают заявку в 1С и формируют документы на отгрузку. Максимально переводим в электронный вид прочие документы.

Также прорыв осуществлен в загрузке доверенностей через ЭДО от покупателей из отдаленных регионов, когда нет возможности быстро передать бумажную доверенность на получение товара.

Работаем с ЭДО с 2015 года, в первый год подключили только одну сеть, во второй — еще 4 сети. Сейчас с ЭДО работают все торговые сети, большинство поставщиков услуг.

Изначально основная задача проекта ЭДО — автоматизировать документооборот между нашей компанией и сетевым ритейлом, так как ритейл занимает 60 % от товарооборота.  Для реализации проекта решались такие задачи:

1. Выгрузка документов из 1С в Диадок (ТОРГ-12, СФ, УПД).
2. Обработка документов в Диадоке.
3. Получение подтверждения приемки товара от покупателей.

Для обработки входящих документов от поставщиков был подключен дополнительный модуль, маршруты. Теперь документ, поступая через ЭДО, автоматически проходит путь: согласование ответственным менеджером — подписание руководителем — проведением бухгалтером в 1С. Скорость документооборота увеличилась.

Результаты от автоматизации документооборота:

• Своевременное предоставление документов.
• Прозрачность доставки и своевременное рассмотрение претензий и расхождений.

Благодарны ЭДО. Добавим также, что большую ценность для нас представляет возможность выгрузки и отправки документов по запросам ФНС в электронном формате.

В системе ЭДО работаем с 301 клиентом, что составляет 25 % всех наших постоянных покупателей и покрывает 50 % годовой выручки компании.

При бумажном документообороте работа с покупателями автоматически строилась на постоянном взаимодействии с Почтой России, так как клиенты расположены на территории всей страны. При отправке документов нам требовалась «бумажная многоходовочка»: подготовка почтового формуляра, оформление конверта, регистрация в реестре отправок, походы на почту. Все это занимало большой объем времени у нескольких сотрудников.

При работе с поставщиками, помимо получения документов по почте РФ, требовалось время на подписание у ответственного менеджера компании. И затем мы снова готовили документы на обратную отправку, подписывали конверты, сверяя адреса с базой данных контрагентов.

Сейчас, при наделении ответственных менеджеров правом подписания в системе ЭДО, документы с контрагентами подписываются онлайн. Логистика цифрового подписания документов сократила время, ресурсы и сэкономила большое количество бумаги, тем самым положительно влияя на сохранение окружающей среды.

Все подтверждающие документы в ФНС мы отправляем дистанционно. Наш рекорд — 759 документов в ответ на одно требование. Сложно представить, какой объем бумаги и сколько времени нам пришлось бы затратить на обработку этого запроса без ЭДО.

Мы начинали внедрение ЭДО в 2016 году и после направления автоматического приглашения через Диадок в адрес всех контрагентов (более 600 юрлиц) получили в ответ лишь 8 принятых приглашений. Но тогда, почти 6 лет назад, и это казалось большой победой. Мы поняли, что автоматическая рассылка нам не очень подходит и начали постепенную многолетнюю работу по адресной отправке приглашений покупателям.

Как большую победу в 2018 году мы рассматривали подписанный в системе ЭДО отгрузочный УПД на сумму свыше 25 млн руб. Были и комичные ситуации, когда клиент, первый раз подписав договор по ЭДО, звонил нам и взволнованно восклицал, что он не видит своей электронной подписи на документе, и поэтому мы как инициаторы использования ЭДО должны ее показать.

Сегодня мы отправляем все виды документов, используемых в обычаях делового оборота в РФ: УПД, счета на оплату, счета-фактуры на аванс, акты сверок, договоры поставки продукции, подписываемые двумя, а иногда и тремя сторонами.

Несмотря на то, что 50 % «бумажного» документооборота еще с нами, рабочий процесс с ЭДО стал легче, быстрее и интереснее. Высвободившееся время мы направили на совершенствование других операций, что позволяет развиваться дальше нашей компании и сотрудникам!

С 2016 года годы мы накопили большой опыт и можем сказать одно: ЭДО — лучший инструмент для бухгалтерского, налогового учета и делового оборота в 21 веке после двойной записи, которую человечество изобрело 2 000 лет назад для удобства расчетов и взаимодействия сторон при совершении сделок. Его скорость в передаче и обмене информации неоценима!

Экономический эффект проекта — 8 млн руб.

Ускорение внесения документов поступления товара — в 4 раза.

Наша компания насчитывает более 600 сотрудников, клиентская база — более 4 000 юрлиц, работающих в разных регионах России. Проблема сбора документов поступления и реализации существовала всегда.

Интеграция модуля Диадока в программы 1С позволила оперативно направлять и получать документы. Бюджет проекта — 700 тыс. руб. Экономический эффект — около 8 млн. руб. Основная экономия получена за счет сокращения количества поездок для подписания документов.

Хранение документов в электронном архиве позволяет оперативно отвечать на запросы налоговых органов и пользователей. Экономия времени и пространства: нет необходимости печатать бумажные документы, сшивать-расшивать их, проверять реестры. Информация о состоянии документа в ЭДО видна в журнале документов в программе 1С.

Учетные системы — 1С:УТ , 1С: Документооборот.

Выполнены интеграция настраиваемых модулей, индивидуальные настройки в перенаправлении потоков документов на согласование и подписание (без использования функциональности маршрутов). Срок реализации — 4 месяца.

Дополнительно настроили подписание договоров электронной подписью непосредственно в 1С:Документооборот с автоматической выгрузкой документов в Диадок. Настроили загрузку приходных документов на основании заказов поставщику в 1С:УТ, в том числе для документов с условными единицами.

На первом этапе внедрения столкнулись с проблемой оприходования товара по документам, поступившим в модуль Диадока, когда стоимость выражена в условных единицах, а также столкнулись с отсутствием возможности сделать оприходование товара на основании заказа поставщику.

Поработав с модулем интеграции около года, снова вернулись к вопросу и реализовали эти задачи с участием программистов Диадока. Доработки позволили сократить время на внесение документов поступления товара в 4 раза!

Реализация проекта внедрения ЭДО с использованием Контур.Диадока в нашей компании закончилась в феврале 2020 года, что оказалось очень своевременным и позволило нам в период тотального карантина работать в прежнем режиме, без снижения оборотов по поставкам и реализации товаров и услуг.

Около 90 % контрагентов переведены на обмен по ЭДО.

Внедрение ЭДО в компании позволило существенно снизить количество бумажных документов и увеличило скорость обмена документами. Договоры стали согласовываться быстрее, оплата — поступать оперативнее.

Поскольку мы работаем удаленно и команда географически распределена, получение бумажных документов всегда было проблемой для нас и контрагентов. Во-первых, почта — это ненадежный канал обмена документами, во-вторых, скорость получения документов очень низкая, в-третьих, почтовые услуги обходятся недешево и постоянно дорожают. Безусловно, внедрение ЭДО позволяет избежать всех этих недостатков и сэкономить на почтовых услугах, бумаге. И, главное, это решение экологично!

Наша компания занимается обучением IT-специалистов. Мы организуем масштабные IT-конференции дважды в год. У нас очень много контрагентов из разных сфер деятельности (продуктовые и аутсорсинговые компании, банки, госкомпании и т. д.). Обмен первичкой с ними — это серьезная нагрузка. Мы подключили ЭДО, чтобы разгрузить сотрудников, и, главное, существенно ускорить согласования документов и получение средств, что важно для успешной реализации наших проектов.

Контрагентов планомерно подключали с начала использования нами Диадока. Однако активно подключаться к ЭДО контрагенты стали в последние 2 года. Существенно на это повлияла пандемия SARS-Covid-19, из-за которой многие компании ушли на удаленку, и обмен бумажными документами стал затруднителен.

Мероприятия:

• Предложение обмениваться документами по ЭДО.
• Убеждение использовать ЭДО, когда предложение не работает: многие контактные лица не знают, что их компании подключены к ЭДО.
• Более настойчивое убеждение: когда мы уверены, что организация использует ЭДО, но конечный исполнитель не хочет в этом разбираться.
• Повторные предложения использовать ЭДО через определенное время: все может поменяться, и организация может перейти на ЭДО.
• Подчеркиваем экологичность и экономичность перехода на ЭДО.
• Даем возможность гибкого обмена документами через разных операторов ЭДО.

Кроме того, если по какой-то причине у контрагента нет ЭДО, но есть электронная подпись, мы предлагаем обмениваться подписанными документами по электронной почте. Для подписания документов используем Крипто АРМ ГОСТ.

Мы работаем со многими банковскими структурами. Как правило, такие структуры создают свой ЭДО, который оказывается несовместим с ЭДО операторов. Очень не хватает унифицированной системы, которая регулировала бы обмен документов между контрагентами и была бы обязательной для всех.

• К Диадоку подключено 19 000 покупателей.
• За последние 3 года экономия на изготовлении бумажных документов и доставке —10,2 млн руб.
• В месяц использование ЭДО только по закупкам экономит 3 рабочие ставки.

Компания продает металлопрокат, имеет более 40 филиалов и свыше 1 500 сотрудников.

Главное преимущество ЭДО для нас — экономия времени. За счет мгновенного получения документов покупателем сделка закрывается быстрее, значит, ускоряется оборачиваемость денег и товаров. Также ЭДО позволяет вести работу с документами в более комфортных условиях, перекладывая на компьютер всю рутину.  Отвечать на встречные проверки ФНС, когда документы электронные, тоже значительно проще. Буквально несколько нажатий кнопок в системе, и сформирован ответ на требование в нужном формате.

Разработано собственное решение с помощью библиотеки AddinDiadocAPI для учетной системы, написанной на 1С. Опишем кейсы автоматизации.

Оперативный день по отгрузкам покупателям

В учетной системе и в Диадоке за вчерашний день формируем тройки {НомерСчф, Клиент,Сумма} и сверяем их. Это помогает сразу находить ошибки.

Обработка входящих документов

Приходные накладные сверяются с Диадоком по номеру СЧФ, сумме документа и позиционно товары по количеству, цене, сумме.

Ответ на требования ФНС

По клиенту и периоду обработка берет УПД из Диадока (xml и подписи) и формирует файл (архив) в формате ответа ФНС.

Подписание спецификаций поставщика

Сотрудник в Диадоке проверяет спецификацию на поставку товаров, затем передает на согласование другому сотруднику «Металлоторга». Все согласованные спецификации подписываются. Формат спецификации — pdf-файл. С поставщиком полностью отказались от распечатки спецификаций.

Выгрузка приглашений в Диадок

Ежегодно формируется выборка за последние 5 лет из покупателей, оставшихся на бумаге. Для них в Диадоке через API формируем приглашение к переходу на ЭДО. В январе 2021 года создано более 50 000 таких приглашений.

Ответхранение, АО «Металлоторг» в роли хранителя

По приказам поклажедателя (формат xls) хранитель делает приходные, расходные накладные. По накладным хранитель создает через API Диадока МХ-1, МХ-3 в формате pdf, которые поклажедатель подписывает в Диадоке.

Ценность этого кейса — ни одного бумажного документа.

Доверенность на водителя при закупках

По данным путевого листа в программе формируем электронную доверенность посредством API Диадока. Водителю не нужно ехать в офис за ней.

Хранение приходного кассового ордера и листа кассовой книги

ПКО и лист кассовой книги тщательно проверяются в программе. Далее через API они помещаются во внутренние документы Диадока (формат pdf). Есть отчет, который по одной кассе и периоду может отобразить все листы кассовой книги по данным Диадока. Второй режим отчета: листы кассовой книги выгружаются из Диадока на диск.

80 % контрагентов переведены на ЭДО.

Расходы на почтовые отправления по результатам первого полугодия 2021 года составляют 42 % от уровня 2018 года, когда начинали внедрять ЭДО. Расходы на бумагу снизились до 34 % от уровня 2018 года.

Срок исполнения услуги с момента поступления заявки от клиента до передачи автотехники в лизинг сократился в 4 раза. Сдача документов в бухгалтерию и архив: 1 мин. против 1 часа ранее.

Мы смогли перейти на дистанционный режим работы в условиях пандемии и отказались от стратегии регионального присутствия в пользу дистанционной работы.

Одной из основных целей компании, поставленных «Стратегией 2017–2020» была оптимизация бизнес-процессов. Переход на ЭДО выступил задачей для достижения этой цели.

Бумажные документы занимали значительную долю бизнес-процесса компании:

1. На основании комплекта документов клиента мы принимаем решение о возможности заключения сделки.
2. Мы подписывали комплект договоров купли-продажи и лизинга в 4 экземплярах (для всех сторон и для ГИБДД).
3. Мы рассылали полисы страхования и правила страхования к каждому договору лизинга, а лизинговые компании отправляли копии договоров лизинга для страхования.
4. Мы ежемесячно рассылали бумажные счета-фактуры и акты для лизингополучателей.
5. Сдавали в архив и в бухгалтерию копии договоров.

У 80 % клиентов все эти операции нам удалось перевести в электронный вид, что значительно снизило временные потери, расходы на бумагу и почтовые отправления.

Расходы на бумагу составляют сегодня 34 %, а почтовые расходы — 42 % от уровня расходов 2018 года, когда мы начали внедрять ЭДО.

Время заключения сделки сократилось в 4 раза.

Работаем в учетной системе 1С с интеграционным решением API Диадока.

Хронология внедрения ЭДО:

1. С 2016 года мы отправляем счета-фактуры и акты выполненных работ через ЭДО.
2. В августе 2018 года подписали первый договор в системе ЭДО.
3. С 2019 года принимаем документы для оценки возможности заключения договора лизинга в электронной форме.
4. С 2020 года в электронной форме направляем заявления на страхование и получаем полисы.
5. Количество электронных документов постоянно растет, сейчас используем пакет в Диадоке «50 000 исходящих».

Основной проблемой перехода на ЭДО стало сопротивление коллектива. Учредили ежеквартальный конкурс среди клиентских менеджеров на звание «Лучший в номинации «Количество заключенных договоров в ЭДО» с выплатой премии. Первые сотрудники поддержали идею только через 3 месяца после подписания первого договора. Сейчас все сотрудники работают с ЭДО, если у клиента на это есть возможности.

1. Специалистов компании приглашали в качестве экспертов по внедрению ЭДО на конференции, проводимые лизинговым сообществом ОЛА.
2. Наша организация первой в структуре ПАО «КАМАЗ» внедрила ЭДО.

35 % контрагентов работает с нами через ЭДО

Электронный документооборот значительно сокращает время получения и отправки документов как заказчикам, так и поставщикам. В любое время можно распечатать документ из системы, а не искать в бумажном архиве.

Самое главное — не нужно долго ждать подписания документов и не требуются какие-либо дополнительные финансовые затраты: почтовые расходы, доставка первичной документации самостоятельно.

В нашей компании ЭДО появился практически сразу, так как по опыту нам было известно о его удобстве.

Нам удалось перевести контрагентов на работу с электронными документами за месяц. Мы просто отправляли приглашения в системе и принимали их.

В наше загруженное рабочее время очень удобно обмениваться документами через ЭДО. Это способствует увеличению скорости документооборота и уменьшению затрат на него.

Высокий уровень STP (Straight Through Processing — сквозная непрерывная обработка): в некоторых процессах сокращение затрат на ручной труд доходит до 99,9 %.

Ценность проекта оцениваем в 27 млн рублей в год, включая прибыль и сокращение затрат на документооборот.

Отношение всех доходов от проекта к расходам — 4,5.

Доля контрагентов в системе ЭДО — 60 %, планируем довести до 90 % в ближайшее время. Основной объем контрагентов подключен за 2021 год. Всего в системе ЭДО — 4,5 тыс. контрагентов.

В электронный вид переведен документооборот по основной и хозяйственной деятельности. В системе ЭДО компания обменивается документами со страховыми партнерами, поставщиками и клиентами-юрлицами.

Мы выстраиваем STP-процессы, в которых ручной труд становится минимальным. Менеджерам не нужно проверять страховые отчеты-акты — от них требуется только подписать документы. Теперь больше ресурсов мы направляем на поддержание партнерской сети. В результате производительность увеличилась, сборы выросли до 10–19 % в разных каналах продаж. Подразделение, которое занималось проверкой документации от страховых агентов, удалось перевести на другие функции. Всего 2 человека разбирают неточности в документации партнеров.

Проект ЭДО в «АльфаСтраховании» начали с перехода на электронный документооборот внутри компании. С 2012–2013 гг. стали внедрять централизованную функцию ввода договоров с помощью СЭД. Настройка внутреннего страхового ЭДО завершилась в 2017–2018 гг.

Следующим этапом стало внедрение ЭДО с партнерами. Подготовка к нему началась с 2018 года. Интеграционное решение в полном объеме запустили с августа 2021 года, всего 1 месяц понадобился на разработку и еще 2,5 месяца на организацию взаимодействия с партнерами. Интеграция с СЭД OpenText настроена с помощью API Диадока. Документы создаются в СЭД, передаются на подпись контрагенту. Электронный документ с двумя подписями поступает в СЭД, где запускается процесс Workflow: документ далее может передаваться на проверку, в банк для формирования платежа, в архив.

Упростить работу с агентскими отчетами-актами и исключить ошибки в них позволяет использование шаблонов Диадока. Компания отправляет страховым партнерам предзаполненные документы, которые формируются на основе подтвержденных данных из внутренних систем. У получателей нет возможности редактирования. Они проверяют и подписывают отчеты, после этого ставится подпись со стороны страховой компании. В «АльфаСтраховании» благодаря шаблонам смогли полностью исключить ручную проверку.

В решении «АльфаСтрахования» действует порядка 130 маршрутов, их настроили по списку контрагентов, в зависимости от того, к каким подразделениям и филиалам они относятся. Потоки входящих автоматически разделяются, и документы попадают к своим адресатам.

Используем системы EDI и ЭДО. Стараемся всех контрагентов перевести на Диадок или Контур.EDI (в зависимости от того, поставщик это или покупатель).

С 2019 года внедряли систему обмена с Ветис.Меркурий, сейчас — с Честным ЗНАКом. Это очень большие и сложные проекты в области ЭДО.

Работа с ритейлом обязывает вводить EDI. Именно этот опыт стал стартом для работы с электронным документооборотом. Дальше мы все наши компании перевели на Диадок. И вся документация идет через ЭДО.

Сервисы ЭДО интегрировали с учетными системами: 1С:УПП, ERP. Ветис, срок реализации — 3 месяца.

Сейчас стоят задачи по работе в Честном ЗНАКе. Очень хочется видеть пакетное готовое решение для молочников: EDI, ветеринарная сертификация, система маркировки. Надеемся к концу 2021 года полностью завершить этот проект.

На ЭДО переведено до 50 % контрагентов. При этом активное подключение началось всего 2 месяца назад.

Поступление входящих документов происходит своевременно, что сократило человеко-часы на поиск документов и телефонные звонки контрагентам от 5 до 10 дней. Срок закрытия дебиторской задолженности сократился, и принятие НДС к вычету в отчетном месяце увеличилось на 20 %.

Наблюдаем значительное сокращение времени на передачу документов на подписание между ответственными лицами и подразделениями — с 5 дней до 1 дня прохождение документа в процедуре подписания. Исключились штрафы от покупателей за несвоевременное поступление документов к ним. Общий оборот по закупке бумаги за квартал сократился на 15,56 %.

Используем интеграционный модуль Диадока для 1С. Для ускорения процесса подписания и согласования документов внутри компании в системе ЭДО прописали маршруты согласования. Благодаря им электронные документы последовательно проходят по подразделениям и ответственным лицам. Это решение на ура поддержали все согласованты подразделений.

50 % документов в электронном виде.

Отправка одного документа по ЭДО на 70 % выгоднее, чем по старому методу (курьер/почта).

Затраты сократились примерно на 30 %.

На 5–10 % изменилась производительность сотрудников при переходе на ЭДО.     

Доход и оборачиваемость денежных средств в результате оптимизации документооборота увеличились на 5–10 %.

Около 50 % контрагентов переведены на ЭДО. От 7 до 30 дней требовалось на подключение контрагента к ЭДО. Мероприятия для подключения контрагентов: письма, звонки.

Ведение документооборота на бумаге — это постоянные потери документов, отправка дубликатов, звонки контрагентам с просьбой срочно отправить закрывающие документов в период отчетности. При этом звонки приходится делать с двух сторон.

ЭДО это все минимизировал и снизил нагрузку, особенно в период сдачи отчетности. На данный момент перевели уже более 50 % документов в электронный вид и ежемесячно увеличиваем этот процент.

Нам предложили попробовать бесплатно новый инструмент как клиенту Контур.Бухгалтерии. Мы довольно давно пользуемся продуктами Контура и быстро приняли решение о тесте Диадока. В целом система нам понравилась, и мы сразу стали предлагать многим клиентам перейти на ЭДО. Конечно, все это происходило постепенно, в первые месяцы отправили и подписали по ЭДО всего несколько документов. Сейчас это десятки документов ежемесячно.

Более 20 тыс. пакетов электронных документов ежемесячно.

Ускорение обработки документов с недели до нескольких минут.

43 % контрагентов переведено на ЭДО. 

Первая грузовая компания (ПГК) — крупнейший частный железнодорожный оператор России. У нас 14 филиалов по всей стране — от Санкт-Петербурга до Владивостока. За месяц мы обрабатываем более 50 тысяч пакетов документов, из них электронных — свыше 20 тысяч. Поскольку отражение операций с ними в ПГК производится в Общем центре обслуживания (ОЦО), расположенном в одном городе, все первичные бумажные документы сканируются и выкладываются в электронный архив. Эту работу в компании выполняют сотрудники фронт-офисов во всех филиалах оператора. Они сканируют документы и ведут архив.

Переход на ЭДО значительно сократил сроки получения и выставления документов, а также их обработку, которая могла занимать от нескольких дней до недели и более. Интеграция нашей учетной системы SAP с Диадоком также способствовала экономии времени, поскольку вся информация переносится автоматически, ничего не нужно делать вручную.

До интеграции было необходимо:

1. Сформировать файлы исходящих документов в учетной системе и сохранить их в локальной папке.
2. Зайти в Диадок.
3. Загрузить документы из локальной папки.
4. Направить на подпись.

После интеграции Диадока с SAP:

1. При нажатии на ту же самую кнопку, что и до интеграции, файлы автоматически размещаются в карточках пакета по всем выделенным документам — происходит массовое создание пакетов одним нажатием.
2. Документы направляются на подпись.

В 2016 году наша компания отправила свой первый электронный документ через Диадок, а в 2020 году обработала уже почти 100 тысяч только исходящих документов. Пользователей в системе становилось все больше. Переход на удаленный режим работы весной 2020 года стал катализатором процесса по поиску удобного и понятного инструмента, который позволил бы управлять большим потоком входящих и исходящих электронных документов.

Идея заключалась в том, чтобы размещать в карточках пакетов документов не только сканы, но и электронные документы. Таким образом, не меняя привычный пользователям процесс, можно было перейти на работу с электронными документами. Доработку решили делать собственными силами, проект был запущен в августе 2020 года. Уже в декабре были отправлены и получены первые пилотные пакеты документов через интерфейс электронного архива. В течение первых месяцев 2021 года в компании произошел полный переход на работу с ЭДО без использования веб-интерфейса Диадока. Таким образом, интеграцию с SAP c помощью модуля Контур.ERP провели всего за 6 месяцев.

К июню 2021 года мы отправили свыше 100 тысяч электронных документов. Учитывая текущие темпы, к концу декабря рассчитываем отправить порядка 200 тысяч документов. Это стало возможным благодаря интеграции системы ЭДО с нашей учетной системой.

Затраты в 2021 году на документооборот снизились на 18 % по сравнению с 2020 годом.

Около 20 % крупных клиентов юридических лиц, в том числе нерезидентов, переведено на ЭДО.

Время обработки документа снизилось с 7 до 2 минут.

Производительность сотрудников увеличилась на 25 % за счет освобождения от рутинных операций: передачи на подписание, подписания, сканирования, отправки в архив.

Проект развивается с сентября 2018 года, нестандартные потоки документооборота упрощаются с переводом на ЭДО, многие из них успешно «укладываются» в продукты от Контура без трудозатратных доработок.

При запуске проекта ставили цели:

• Упростить формирование и подписание документов с клиентами компании, в том числе с клиентами-нерезидентами.
• Обеспечить возможность подачи клиентских документов дистанционно по защищенному каналу.
• Снизить временные и стоимостные затраты на доставку бумажных документов, обработку подразделением архива.   

За время проекта на ЭДО в Диадоке переведено множество процессов как клиентских, так и неклиентских, к Диадоку подключено порядка 30 подразделений компании. Под каждый бизнес-процесс проработаны инструкции, регламенты.

Цели, поставленные в 2018 году достигнуты, но внедрение ЭДО продолжается! 

Этапы проекта:

1. Анализ и фиксация бизнес-процессов.
2. Анализ потоков документооборота и их объемов.
3. Выбор поставщика ЭДО с требованиями к продукту:

• быстрый запуск, удобный интерфейс,
• защищенный канал передачи данных,
• гарантированное хранение подписанных документов,
• клиентская тех. поддержка,
• возможность интеграции с нетиповыми учетными системами.

4. Презентация продукта для руководителей подразделений компании, участвующих в документообороте.
5. Согласование формы и заключение договора с компанией СКБ Контур, NDA.
6. Проработка дополнительных соглашений с клиентами, внесение необходимых дополнений в Регламент обслуживания клиентов и во внутренние документы.
7. Проработка архитектуры: серверная часть, интеграционные схемы. 
8. Кампания по переходу с клиентами — юридическими лицами на ЭДО. 
9. Запуск!

После того как была выбрана система Диадок, столкнулись с преодолением сопротивления пользователей, которые не хотели отказываться от «знакомых бумажных процессов». Спустя некоторое время работы в сервисе сопротивление заметно снизилось, так как плюсы использования ЭДО стали очевидны.

В июле 2019 года запущен международный ЭДО с клиентом-нерезидентом. Процедура оформления соглашений и подключения заняла всего один месяц — это достаточно быстро с учетом сложности процедуры.

В 2020 году подключили несколько компаний Группы для взаимодействия по административно-хозяйственной части. 

В январе 2021 года настроен Корпоративный центр регистрации (КЦР), который значительно упростил процесс удостоверения личности при выпуске КЭП и выдачу подписей сотрудникам компании.

95 % контрагентов за 3 месяца перешло на обмен электронными документами.

Экономия 75 % на доставке оригиналов документов, так как теперь отправляем их раз в месяц, а не каждую неделю.

Вместе с этим отправка документа в системе ЭДО обходится нам в 0,9 руб. Для сравнения — почтовое отправление стоит 45 руб., а курьер — 250 руб.

С Диадоком мы:

• Увеличили скорость напоминания о задолженностях и их закрытие в 15 раз — с 3 месяцев до недели. Раз в неделю мы смотрим показатели на совещаниях.
• Отказались от бухгалтера на аутсорсинге, так как 98 % документов теперь проходит в системе ЭДО.
• Избавились от бумажного архива в пользу электронного. В нем не теряются документы.

Отправка одного письма со счетом и двумя актами по Москве стоит 45 рублей — это конверты, марки, бумага, чернила и зарплата ответственного сотрудника. В связи с автоматизацией мы не только сэкономили, но и перевели сотрудника на другую должность. Теперь он получает больше и работает лучше, так как для него проработана система мотивации.

При 500–700 проводках в месяц экономия выходит достаточная. В разы быстрее стали оборот, аналитика, работа с дебиторской/кредиторской задолженностью.

Как оцениваем экономию в месяц:

• 1 штатная единица переведена на другой участок, экономия — 30 000 руб.
• Эффективность бухгалтерии — 15 000 руб.
• Минус площадь под архив бумаг — 10 000 руб.

Не все контрагенты сразу приняли наш переход на ЭДО. Кто-то сразу подписывал, кто-то звонил и задавал вопросы, кто-то отказывался. Мы старались всем рассказать о преимуществах ЭДО. В этом помог новых бухгалтер, который пришел из крупного нефтяного бизнеса. Он легко находит контраргументы в пользу ЭДО.

Например, многих удалось убедить тем, что сейчас даже ОАО работают так, и у многих компаний идет тренд на цифровизацию. Дополнительным аргументом стала пандемия — в условиях минимизации контактов было важно сократить количество поездок.

Также мы старались показать, как работает система. Созванивались, включали демонстрацию экрана и показывали все подробно. Такими темпами мы вышли на быстрое подключение основного массива контрагентов.

Часть работает через других операторов ЭДО. С ними мы настроили роуминг и тоже обмениваемся электронными документами.

90 % первичных документов оформляется в электронном виде.

Сокращение затрат на канцелярские товары и расходов на почтовые и курьерские службы — более 60 %.

Более 50 % клиентов переведено на ЭДО, в том числе все крупнейшие клиенты.

Акционерное общество «Новая перевозочная компания» является одним из крупнейших независимых транспортных предприятий на российском рынке грузовых перевозок железнодорожным транспортом и занимает лидирующие позиции по организации перевозок продукции металлургических и горно-обогатительных комбинатов, минерально-строительных и прочих грузов.

При работе на бумаге основные трудозатраты приходились на подготовку, доставку, контроль подписания первичных документов, на взаимодействие подразделений, ответственных за документооборот. Было множество ошибок на этапах, когда документ уже отправили партнеру и провели в учетной системе.

ЭДО позволил свести к минимуму количество ошибок при формировании документов и максимально сократить трудозатраты на процессах корректировки и исправления документов.

Трудозатраты на оформление и проверку всех документов сократились до нескольких часов в день. Снижение затрат на бумагу и отправку корреспонденции позволило увеличить вложения в цифровизацию компании.

В ходе проекта удалось осуществить:

• Привлечение более половины партнеров компании на ЭДО.
• Перевод на ЭДО договорных документов.
• Автоматизацию хранения и предоставления электронных документов в госорганы.
• Оптимизацию внутреннего ЭДО: согласование, учет, контроль.
• Создание базы знаний и центра компетенций по ЭДО для обучения сотрудников.

Текущие результаты:

1. Ежемесячный прирост клиентов и документов по ЭДО составляет около 5–7 %.
2. Процесс работы с документами стал существенно более прозрачным и управляемым.
3. Использование API Диадока позволило активно развивать внутреннюю систему ЭДО для максимальной гибкости под бизнес-процессы компании.

Проект «ЭДО НПК» стартовал в начале 2019 года, в тот момент электронный документооборот был внедрен только с одним крупным клиентом.

Факторы, которые были важны при выборе оператора ЭДО:

• Наличие большой клиентской базы — опыт оператора и его надежность, сокращение «роуминговых» клиентов.
• Удобное интеграционное решение (API).
• Понятное ценообразование.
• Качество дистанционного обслуживания и технической поддержки.

В итоге выбор был сделан в пользу Контур.Диадока. До 2019 года компания пользовалась услугами другого оператора ЭДО, с переходом на Диадок процесс внедрения существенно ускорился.

Используем 1С, внутренние учетные и производственные системы. Интеграцию удалось реализовать посредством API Диадока менее чем за месяц.

Применяем доп. возможности сервиса ЭДО:

• Маршруты согласования.
• Коннектор.
• Международный ЭДО.

Наше направление — это онлайн-торговля на маркетплейсах. Но не все площадки применяют ЭДО. И тут преимущества электронного документооборота налицо. Скорость передачи закрывающих документов пропорциональна скорости оплаты от партнера. В прямом смысле мы работаем по принципу «Время — деньги».

С ЭДО у нас уменьшается кассовый разрыв, меньше расходов, нет физической привязанности к месту отправки или передачи документа. Работать с документами можно из любого места, где есть доступ к интернету. Больше нет необходимости везде носить с собой печать, иметь запас конвертов и марок, а потом еще переживать за доставку корреспонденции.

Все относительно просто. На использование Контур.Диадока перешли в течение недели и усилий по внедрению ЭДО не применяли. Сервис интуитивно понятный.

Переход на ЭДО для нас был необходимостью, и мы оценили преимущества такого обмена. Очень сожалеем, что не все наши партнеры пользуются ЭДО, но надеемся, что скоро они также начнут применять электронные документы.

Основное преимущество ЭДО — это скорость обмена документами. Сравнивать ее можно с разницей между отправкой письма традиционной почтой и по email.

Затраты на документооборот сократились на 10 000 руб. как минимум.

На 2 часа сократилось время на работу с документами.

Доход изменился на 10 % в большую сторону.

Когда мы вели документооборот на бумаге, необходимо было отсканировать документы, отправить клиенту на электронную почту. Затем пойти на Почту России, отстоять очередь и отправить оригиналы этих документов. Второй вариант — встретиться с курьером и подписать документы при нем.

Теперь нет необходимости ходить на почту для отправки документов, сократилось время на встречи с заказчиками и поставщиками. Уменьшились затраты.

90 % контрагентов перевели на ЭДО. На подключение уходит всего минута:

1. Нашла по ИНН организацию.
2. Отправила приглашение.
3. Написала письмо по электронной почте с просьбой принять приглашение.

Когда я узнала про ЭДО, не раздумывая подключила его. Этому очень рада. Мы даже при разбирательствах в суде с недобросовестными заказчиками подаем документы, подписанные электронной подписью, и суд принимает их безоговорочно.

ЭДО — это прогресс в бухгалтерии!

«СТМ-Сервис» — компания машиностроительного холдинга «Синара-Транспортные Машины» Группы Синара. Мы оказываем полный комплекс сервисных услуг по обслуживанию локомотивов. Наш основной заказчик — ОАО «РЖД». Мы обслуживаем 8 000 секций локомотивов в 60 подразделениях на территории 25 субъектов РФ.

В компании работает 11 000 человек, из которых 4 000 принимают участие в процессах документооборота с 4 500 контрагентов, получая более 100 000 входящих и оформляя более 60 000 исходящих документов ежегодно.

Объемы документов, сложность организационной и территориальной структуры компании делают автоматизацию процессов документооборота необходимым условием эффективной деятельности.

Особенности решения:

• Комплексный подход, заключающийся в интеграции разных информационных систем. В нашем проекте мы интегрировали Контур.Диадок, СЭД Directum, 1С и ERP-систему MS Dynamics Axapta. Используя возможности и преимущества каждой их них, мы достигли максимальной функциональности решения в целом.
• Максимальная степень автоматизации, обеспечивающая одновременно простоту и наглядность процессов для пользователей, исключение дублирования ввода данных в разных системах и высокий уровень контроля.
• Обмен нетиповыми первичными документами с использованием базовых инструментов и форматов.
• Индивидуальные решения под крупнейших контрагентов.

В 2019 году приняли решение о развитии ЭДО в компании по всем основным направлениям:

• первичные учетные документы от контрагентов,
• договорные документы,
• технические документы, оформляемые при обслуживании локомотивов,
• внутренние первичные документы, оформляемые сотрудниками компании.

Первым этапом в 2019 г. стало внедрение ЭДО по исходящим документам с основным заказчиком — ОАО «РЖД». Мы стали одним из первых контрагентов, перешедших на промышленную эксплуатацию ЭДО с ОАО «РЖД».

С 2020 г. начали внедрение исходящего и входящего ЭДО с иными контрагентами.

В 2021 г. в рамках внедрения ERP-системы мы запустили ЭДО внутренних первичных документов.

Внедрение ЭДО позволило достичь значимых показателей:

• 98 % исходящего документооборота осуществляется в системе ЭДО.
• Доля входящих электронных документов менее чем за год превысила 20 %, а ежемесячный прирост составляет более 40 %.
• Сроки обработки документов сократились до 4 раз.
• До 3 раз сократилось время на подготовку документов для контролирующих органов.
• Экономия трудозатрат сотрудников, вовлеченных в процессы документооборота составила 8 000 часов в год.

Команда проекта прошла опыт внедрения ЭДО с нуля, решая нестандартные задачи и разрабатывая универсальные решения. Многие решения применялись впервые при участии разработчиков (правообладателей) ПО.

Перевели на ЭДО 30 % контрагентов.

Диадок — это очень удобный сервис для бухгалтера. С ним не нужно месяцами ждать документы.

При подключении ЭДО не было нестандартных задач, все просто и понятно. Запустила Диадок, отправила приглашения контрагентам, дополнительно сделала почтовую рассылку и звонки контрагентам с предложением перейти на ЭДО. Перевод контрагентов на ЭДО происходит в течение недели — это время, за которое они разбираются в программе.

Призываю все организации переходить на ЭДО. Очень удобный и быстрый способ обмена документами.

70 % контрагентов переведено на ЭДО.

Существенно сократились непроизводственные потери рабочего времени сотрудников — показатели доходили до 90 %.

Расходы на поддержание документооборота с контрагентами сократились на 75 %.

В условиях активно трансформирующегося рынка нам приходится постоянно совершенствовать процессы и инструменты компании. ЭДО не исключение.

Все начиналось с банальных кейсов отправки договора на подписание из модуля, встроенного в конфигурацию 1С.

Сейчас же мы имеем процессы выгрузки документов в пару кликов напрямую из карточки документа без открытия интерфейса модуля, возможность скачивая печатных форм со штампом Диадока напрямую из открытого документа в нашей информационной системе, оповещения и многое другое.

Результаты проекта ЭДО:

• Срок подписания документов с двух сторон сократился в 5 раз.
• Срок подготовки и подписания строительных актов, договоров сократился в 2 раза.
• Снижение издержек ГК «Самолет» на строительный документооборот — 75 %.

Из учетных систем ЭДО интегрирован с конфигурацией 1С БИТ Финанс. В целом настроена интеграция с пятью системами компании: 1C:Документооборот, 1С БИТ Финанс, 1С ЖКХ, 1С ЗУП, ЛК Партнера.

Для всех конфигураций 1С используется интеграция с Диадоком через модуль. Личный кабинет Партнера подключен через API.

Внедрение проходило поэтапно и делилось на большие блоки:

1. Сначала была подключена конфигурация 1С:Документооборот для обмена неформализованными документами с контрагентами.
2. Далее подключена система 1С БИТ.
3. Позднее мы стали использовать Диадок в обмене с ЛК подрядчика.
4. Последними были подключены ЖКХ и ЗУП.

В среднем на интеграцию одной системы требовалось около 2 месяцев.

Затраты на документооборот снизились в 3,7 раза.

Экономия — 10 070 руб. за первые 7 месяцев работы в сервисе.

Перевели на ЭДО около 30 % контрагентов.

С переходом на ЭДО мы упростили процесс обмена входящей/исходящей документацией, автоматизировали выгрузку документов в 1С. Отпала необходимость частого посещения почты, оплата проезда сотруднику, повысилась эффективность работы секретаря в офисе. Сократились ошибки при занесении документов от контрагентов (сумма, услуги и прочее).

Одним кликом отправляется сразу весь перечень исходящих документов. Ранее при отправке почтой тратилось колоссальное количество времени: распечатать документ, подписать его, оформить в конверт и увезти на почту.

Снизились расходы на бумагу, доставку и обслуживание принтера.

Ранее на отправку одного письма Почтой России мы тратили минимум 26 руб. за конверт. Первый пакет «600 документов» в Контур.Диадоке мы приобрели за 4 200 руб. (7 руб./документ).

За весь период работы по ЭДО, а это 7 месяцев, отправлено около 530 документов (530 × 7 = 3 710 руб.), почтой мы минимум потратили бы 13 780 руб. (530 × 26 руб.).

Экономия — 10 070 руб., или в 3,7 раза!

ЭДО впервые внедрили в 2020 году, был горький опыт работы с другим оператором, который заключался в отсутствии сервиса и слабой работе техподдержки. ЭДО вместо комфорта и удобств доставлял одни проблемы, трату времени. Было желание отключиться и вернуться к бумажной обработке документов. В это время позвонил менеджер Контур.Диадока и предложил перейти на обслуживание. Остались очень довольны работой в системе ЭДО Контур.Диадок, сделали интеграцию в 1С, что во многом сократило время работы с документами и упростило процесс.

Чтобы перевести контрагентов на ЭДО, требовалось от 1 до 3 месяцев. Мероприятия: рассылка приглашений через Контур.Диадок, отправка электронных писем, отправка информационных писем Почтой, звонок по телефону. Подключили 30 % контрагентов.

Почтовые расходы уменьшились в 2 раза.

Сократились расходы на бензин, временные затраты курьера и водителей.

ЭДО — это несомненно современный инструмент документооборота. В нашем учреждении он только еще набирает обороты. Не всех контрагентов получается перевести на ЭДО в связи со спецификой документооборота в мед. учреждениях, но стремимся к большему количеству контрагентов. Два года назад начали со входящего ЭДО, в 2021 году стали использовать исходящий. Пока работаем в веб-интерфейсе и перевели на ЭДО небольшой процент контрагентов.

На данный момент мы стараемся привлечь больше контрагентов, убеждаем в преимуществах ЭДО. Помогаем ориентироваться в системе и контактируем с ними при обмене документами. У клиентов сразу уточняем, работают ли они в системе ЭДО, и предлагаем обмен через Диадок.

Для нас ЭДО — это в первую очередь входящие и исходящие документы с возможностью быстрого получения и запуска в работу. Сэкономленное время — самое главное. С ЭДО не нужно сталкиваться с почтой, искать потерянные документы, долговые обязательства оплачиваем вовремя, тем самым избегая штрафов и пеней за несвоевременную поставку.

Наша история трудная. Мы долго не соглашались внедрять ЭДО, так как являемся медицинским учреждением и требовалось согласование с вышестоящими органами. Тем не менее понимали, что такой формат облегчит нашу работу, и через какое-то время решились на переход. На тот момент среди медицинских учреждений в регионе мы стали первыми, кто начал применять ЭДО.

Первым шагом стало получение документов. Затем мы начали предлагать нашим контрагентам перейти на ЭДО. Советовали новый формат коллегам. В этом году клиенты стали подключаться к ЭДО, и мы начали отправлять электронные документы. Столкнулись с проблемой — специфичный учет НДС у контрагента. Однако мы нашли способ, как обойти эту проблему, и остались работать с Диадоком.

Бухгалтерам пришлось разбираться в новой программе, но, с учетом того, что раньше документы приходилось ждать месяцами, и они терялись, ЭДО — незаменимая вещь.

70 % исходящего документооборота переведено в электронный вид.

ООО «СМРК АУТОМОТИВ ТЕКНОЛОДЖИ РУ» входит в группу компаний Samvardhana Motherson Reydel Companies (SMRC), которая принадлежит Samvardhana Motherson Group. Группа SMRC включает в себя 16 производственных площадок, 3 сборочные площадки и 8 технических центров, расположенных в Европе, Южной Америке и Азии, производит пластиковые элементы салона легковых автомобилей.

В первую очередь мы были нацелены настроить электронный обмен с одним из основных клиентов, так как ежедневно происходит около 7–8 отгрузок в его адрес, а это более 70 % общего исходящего документооборота.

Преимущества ЭДО для нас:

• Сокращение времени на обработку бумажных документов (с момента распечатывания до помещения их в архив и дальнейшего уничтожения).
• Экономия времени на передаче оригиналов сотрудникам и на ожидании рассмотрения документа. Доступно полноценное согласование, даже если сотрудник работает удаленно.
• Поиск и представление документов в контролирующие органы несомненно ускорились.
• Потерять документ стало практически невозможно.
• Исчезла необходимость отслеживания не вернувшихся с подписи документов, переданных контрагенту.

Некоторое время назад для нас остро стоял вопрос с организацией архивного хранения. Компания даже несколько раз рассматривала варианты аутсорсинга по передаче архивов на хранение. Но с переходом на ЭДО этот вопрос закрылся.​

Работаем в ERP-системе QAD Enterprise Application V2.9.1.36, она не очень распространена в мире, тем более в России. Тем не менее интеграция прошла успешно всего за 2 месяца.

Основная сложность заключалась в том, что данная версия программы не поддерживает XML-формат. Специалисты Диадока предложили нестандартное решение: преобразовывать исходные документы из формата TXT в формат XML, соответствующий установленным ФНС стандартам. Отправка документов контрагентам осуществляется посредством коннектора «Доставка».

Дополнительные возможности:

1. Распределение входящих документов по настроенным маршрутам. Документы попадают непосредственно в нужное подразделение и не «гуляют» по отделам.
2. Согласование входящих документов внутри компании с последующей передачей на подпись в личном кабинете Диадока.
3. Приглашение контрагентов к электронному обмену документами.
4. Поиск и представление документов в контролирующие органы.
5. Хранение электронных документов.  

В нашей компании уже давно были не только идеи перейти на электронный обмен документами с клиентами, но и попытки его внедрения с участием другого оператора. В свою очередь команда Диадока предложила максимально подходящее для нас решение. По прошествии всего нескольких месяцев после первого общения мы запустили полноценный ЭДО и продолжаем развиваться в этом направлении.

50 % электронных документов.

Снижение почтовых расходов на 33 %.

Применение ЭДО ускорило оборачиваемость средств на 7–15 %.

ОТК «ЮниТранс» — представитель малого бизнеса в сегменте В2В-логистики. Подключились к сервису Контур.Диадок в 2018 году, и за 3 года смогли перейти на электронный обмен документацией с 37 % контрагентов, при этом по объему электронные документы составляют около 50 % всего документооборота компании.

В настоящее время, когда к электронному документообороту подключена уже значительная часть наших контрагентов, годовая подписка на пользование ЭДО через Контур.Диадок окупается за первый месяц.

Мы смогли отказаться от штатной позиции курьера и снизили временные затраты на выполнение сотрудниками непрофильных задач:

• Ускорение подготовки документа к отправке — экономия 30 минут на каждую отправку.
• Сокращение количества местных командировок — экономия в среднем 10 % рабочего времени специалиста в неделю.

На 30 % минимизированы затраты на расходные материалы и обслуживание оргтехники.

Ранее на доставку документов клиенту уходило от нескольких часов до 1 месяца, а теперь это дело нескольких минут. Более того, электронный документооборот дает гарантию вручения документации, и она не может затеряться, в отличие от бумажной.

Такое отсутствие задержек в обмене документами для нас является одним из важнейших плюсов электронного документооборота: при работе на условиях постоплаты или отсрочки платежа срок платежа за выполненные перевозки исчисляется с момента получения предусмотренной договором документации, а в случае применения ЭДО дедлайн по оплате за услуги наступает раньше — это ускоряет оборачиваемость средств на 7–15 %.

ЭДО мы внедрили в июне 2018 года — за 2 года до того, как это стало необходимостью в условиях локдауна. Нам помогло внимание к современным логистическим технологиям и автоматизации бизнес-процессов: внедрение ЭДО в компании никого не пугало, а часто именно сопротивление персонала изменениям становится камнем преткновения на пути новых технологий.

За 3 года мы перевели на ЭДО 37 % контрагентов. Первую треть контрагентов подключили в течение первых 3 месяцев.

Мы применяем возможности ЭЦП, оформленной в УЦ Контура, для удаленного пользования сервисами личного кабинета юридического лица порталов Госуслуги Москвы (mos.ru) и ФНС (nalog.ru), а при переезде в новый офис наличие ЭЦП позволило нам оперативно и дистанционно пройти перерегистрацию по новому юридическому адресу.

По данным за первое полугодие 2021 года из всех заключенных в этот период договоров 41,2 % — в электронном виде. Перед заключением договора с контрагентом рекомендуем ему ЭДО, помогаем разобраться в программе, если это необходимо.

На подписание договоров с некоторыми контрагентами раньше уходило более 3 недель, при ЭДО — не более недели.

Контур.Диадок в нашей компании начали внедрять в 2019 году. «Обкатывали» сначала подписание УПД с одной компанией и постепенно расширяли список. А в 2020 году перешли и на заключение договоров электронным образом. Имея контрагентов по всей стране, находясь в различный часовых поясах и удаленности в тысячи километров, стали подписывать акты, договоры намного удобнее и быстрее.

Всем контрагентам рекомендуем присоединяться.

Перевели 67 % контрагентов, из них 50 % работают только по ЭДО.

ЭДО обходится компании в 2 раза дешевле, чем обмен по почте.

С переходом на ЭДО снизились затраты, улучшилась оперативность обмена закрывающими документами с контрагентами. Теперь мы не ждем документы месяцами, например из Хабаровска или Мурманска, как это было ранее.

Приведем расчет экономии с ЭДО. Одно письмо обходилось компании от 40 руб., соответственно, на услуги почты мы тратили бы минимум 10 000 руб. За год в среднем выходило бы 180 000 руб. Экономия — в 2 раза.

Само получение документов стало молниеносным, а при отправке почтой их приходилось бы ждать не меньше 10 дней.

Интеграция с учетной системой настроена c помощью API-лицензии.

Ежегодно мы участвуем в конференциях Контура, и там менеджер предложил нам оптимизацию документооборота. Мы решили попробовать, так как пробный пакет документов был бесплатным. Уже в первую неделю увидели результат и решили остаться с Контур.Диадоком.

В среднем полноценный перевод контрагентов на ЭДО длится от года до трех лет. Мы объясняли контрагентам, что это быстро и удобно. Если клиенты не получали документы по почте вовремя, то сразу предлагали им быстрый и эффективный переход на ЭДО. Так у них появилась возможность общаться с бухгалтерией напрямую и получать все документы своевременно.

За первое полугодие 2021 года переведено на ЭДО 50 % поставщиков, которые выставляют документы в наш адрес. В результате сотрудники Хозяйственного склада заранее видят, какой объем прихода ожидается, а это позволяет подготовить пространство для хранения материалов.

При работе с документами стало больше пространства на рабочем месте, не надо складировать большой объем папок. При этом в любое время с наименьшими трудозатратами можно найти любой документ.

Все новое пугает большинство людей, и прежде чем внедрить ЭДО мы провели с коллегами совещания, на которых описывали плюсы перехода на ЭДО. Впоследствии на результате было видно, что ничего страшного в новом нет.

Сотрудники по своему направлению в любое время могут скачать нужный документ. А благодаря маршрутам согласования все ответственные лица могу ознакомиться с документами онлайн — ранее чтобы найти, где «завис» какой-либо документ, приходилось обзванивать коллег.

Перевели на ЭДО более 75 % контрагентов.

Затраты на курьеров снизились в 4 раза.

В первый же день начали отправлять документы.

Автоматизация позволила сделать работу комфортнее, привела все процессы в порядок.

Результаты в цифрах:

• Расходы на курьерское обслуживание: в августе 2021 года составляют всего 25 % от августа 2019 года.
• Скорость подписания документов: меньше одного дня сейчас, ранее — 10 дней.
• Экономия бумаги: бесценно для планеты.

Внедрили ЭДО очень быстро, какие-либо проблемы в процессе отсутствовали. Всего за день началась работа по отправке и подписанию документов. А за три дня провели полную интеграцию с бухгалтерией и системой финансового мониторинга.

Процесс перевода контрагентов получился действительно интересным. Было огромное желание перевести на ЭДО максимальное количество партнеров, поэтому в некоторых случаях применяли индивидуальный подход — проводили дистанционное обучение, помогали настроить роуминг. Также по просьбе контрагента мы заключали соглашение об ЭДО.

Более половины контрагентов удалось перевести на электронный обмен за месяц — нам важно решать такие задачи максимально быстро. Для этого мы:

• Отправляли заявки на обмен в Диадоке по ИНН контрагентов.
• Запускали рассылку-приглашение в мессенджеры и на почту.
• Обзванивали контрагентов с предложением перейти на ЭДО.

Всего по ЭДО сейчас работаем с 75 % контрагентов.

Мы перевели 85 % контрагентов на ЭДО по поставщикам и 100 % по покупателям.

В период пандемии мы резко повысили процент поставщиков, которые стали работать по ЭДО. До 2020 года менее 50 % поставщиков работали электронно.

Внедрять ЭДО начали несколько лет назад.

Когда попробовали сервис Контур.Диадок, то поняли, что это прекрасный способ обмена документами, не сложнее электронной почты. Но при этом юридически значим, и у нас в моменте есть доступ ко всем нужным документам.

Время сбора документов существенно сократилось, бухгалтер может заниматься своими непосредственными обязанностями, а не «выколачивать» документы из поставщиков.

Мы смогли работать с иногородними покупателями, предлагая им документы в электронном виде. Это повысило нашу ценность для клиентов, так как мы можем обеспечить их не только качественными услугами, но и полным пакетом документов, не прибегая к использованию почты.

ЭДО экономит время и деньги не только нам на пересылку, но и клиенту, а это одна из составляющих лояльности — уважать время контрагента.

По нашей оценке, в общей сложности нам удалось сэкономить нашим контрагентам не менее 200 000 руб. в месяц на передачу документов в бумажном виде.

Мы регулярно отправляли ссылки на сервис Контур.Диадок, рассказывали о преимуществах и даже приводили расчеты, насколько выгоднее работать по ЭДО, чем содержать курьеров и нести риски утраты документов.

Обычно курьер доставлял документы, оставляла на почту, затем контрагенту приходилось возвращаться и забирать документы с подписи.

С внедрением ЭДО эти проблемы остались в прошлом, так как по ЭДО директор подписывает документы в моменте с помощью мобильного приложения.

Мы организовали потоки по отделам, ответственные лица согласовывают документы, и руководитель уже в курсе, какой отдел за какой документ отвечает, какие обоснования у той или иной сделки.

Перевели на ЭДО 20 % контрагентов.

Повысили доход в полтора раза.

При традиционных способах отправки приходится очень долго ждать документы. К тому же идет большой расход бумаги. С переходом на ЭДО мы экономим примерно пачку бумаги в месяц.

В сумме затраты на документооборот сократились на 25 %. Производительность сотрудников выросла на 12–15 %.

Мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, так как не все наши контрагенты работают с Диадоком. Для этого спрашиваем идентификаторы участника ЭДО при выставлении счета. Связь установили с двумя операторами.

С Диадоком легче всего работать, нам очень нравится.

Безусловная экономия на почтовых расходах и расходах экспресс-доставки. В нашем случае экономия составила 40 %.

Акционерное общество «Расчетные решения» — дочерняя структура ПАО Сбербанк, предоставляет комплексные решения для органов государственной власти, а также для муниципальных и частных компаний по организации безналичной системы оплаты с созданием полноценной инфраструктуры. Основные направления деятельности: транспорт, жилищно-коммунальное хозяйство, оплата школьного питания Цель: внедрение безналичной оплаты и учет наличных средств, а также дальнейшее выстраивание системы вокруг сервисов.

Благодаря переходу на ЭДО увеличились оперативность и скорость обмена первичными документами. Первичные документы получаем практически мгновенно, что безусловно сказывается на оптимизации налогообложения и своевременности отражения хозяйственных операций. На производительность сотрудников в нашем случае это повлияло не так сильно, однако заметно возросло качество сбора данных.

Для нас большую ценность представляет то, что документы, проходящие через систему ЭДО, защищены и являются легитимными с точки зрения законодательства.

Учитывая понятный веб-интерфейс, внедрение в нашей компании прошло абсолютно безболезненно. Так же легко было настроить работу и в модуле Диадока для 1С.

Переведено на ЭДО 30 % контрагентов. Из них 5 % обменивается с нами только электронными документами.

Экономия — 1 пачка бумаги в месяц.

При документообороте на бумаге появлялись очевидные расходы: пачки бумаги, печать, конверты, отправка по почте. У контрагентов были затраты на доставку документов, а сроки по оплате могли растягиваться. С внедрением ЭДО мы снизили расходы, а оплата стала приходить в день поступления документа.

Ранее мы неудачно перешли на ЭДО с другим оператором. Проблема заключалась в том, что он позволяет работать только через один компьютер, и это доставляет массу хлопот главному бухгалтеру. С Диадоком у каждого бухгалтера есть свой доступ в систему ЭДО, поэтому можно самостоятельно работать со своими контрагентами.

Для подключения контрагентов к ЭДО мы рассылали приглашения в систему и звонили для рассказа о преимуществах такой работы. Этот процесс занял год. Например, нам удалось наладить сотрудничество с крупным контрагентом, только благодаря переходу на ЭДО с ним экономим 480 руб. в год.

80 % контрагентов перевели на ЭДО.

Мы решили перейти на ЭДО в 2019 году. Однако после того, как обзвонили своих контрагентов, поняли, что никто не готов к изменениям в привычном обмене документами. Все-таки мы попробовали начать работу с наиболее лояльными клиентами — нам удалось настроить ЭДО с несколькими из них.

Все, конечно, изменила пандемия. Контрагенты оказались запертыми в своих квартирах, поэтому начали массово переходить на ЭДО. Главный наш плюс был в готовности к переходу на электронный обмен.

Секрет успеха в своевременной подготовке. Мы оказались впереди всех и на приглашения об обмене электронными документами всегда отвечали согласием.

В 2020 году перестроили работу с документами, получили все виды государственной поддержки во время пандемии и сумели остаться в положительной зоне без потери клиентов.

Более 45 % всего документооборота в системе ЭДО по состоянию на 01.10.2021.

60 % всех сделок 2022 года планируем закрыть в электронном формате.

70 % контрагентов переведены на ЭДО. Для этого понадобилось 5 месяцев.

Агрохолдинг КОМОС ГРУПП входит в десятку крупнейших сельхозтоваропроизводителей страны. Входящий документооборот компании насчитывает свыше 2 500 контрагентов, ежемесячно компании группы получают более 18 000 документов.

По целому ряду категорий поставляемых товаров и услуг доля поставщиков, работающих с ЮЗЭДО, превысила 85 %.

Ключевые задачи, которые руководство ставило перед рабочей группой при переходе на ЮЗЭДО:

1. Оптимизация и прозрачность операций по закрытию сделок.
2. Сокращение сроков обработки документов.
3. Рациональное использование ресурсов при ведении электронного архива.
4. Быстрое закрытие по бухгалтерскому и налоговому учету.
5. Совершенствование методов исполнения требований и запросов государственных органов.

Сложности были на всех без исключения этапах интеграции системы ЭДО.

Учетная система компании КАС БИЗНЕС Люкс не имеет возможности использовать современные системы обмена данными. Все функции обмена выполняет внешний коннектор. Выгрузка данных происходит по определенному графику. За точность операций отвечают специально сформированные отчеты, которые в автоматическом режиме сообщают администратору об ошибках при сохранении и выгрузке данных.

В ближайшем времени компании перейдет на решение 1С ERP, что существенно ускорит развитие проекта и распространение формата ЮЗЭДО в бизнес-процессы предприятия.

Интеграция учетной системы заняла полгода. За это время была сформирована необходимая техническая и нормативная база.

В рамках проекта были приобретены модуль проверки контрагентов Контур.Фокус и модуль по сведению и контролю взаиморасчетов Контур.Взаиморасчеты.

Выбран согласовательный формат подписания документов: количество УКЭП строго ограниченно, а весь документооборот проходит по специальным маршрутам согласования. Эту модель считаем наиболее подходящей в масштабах большого предприятия.

Главным итогом проекта можно считать изменение мировоззрения сотрудников и принятие электронного формата документооборота как прогрессивного и единственно верного пути развития передовых предприятий отрасли.

Уход от использования бумажных носителей является одним из стандартов при реализации современными производителями политики соответствия стандартам Environmental, Social, and Corporate Governance.

КОМОС ГРУПП для реализации значительных проектов традиционно выбирает лидеров отрасли. Контур.Диадок с первых шагов проекта зарекомендовал себя как надежный и прагматичный партнер, с огромным кейсом практических наработок, большой командой профессионалов для совершенствования аппаратных решений и ПО.

Перевели на ЭДО 90 % контрагентов. С половиной из них обмениваемся только электронными документами.

Как руководитель я задумалась о переходе на ЭДО с целью сэкономить время и деньги компании. И это оказалось правильным решением, так как спустя несколько месяцев электронный обмен стал очень актуальным. Мы оказались в числе первых, кто подключил ЭДО, и получили много контрактов благодаря этому.

С переводом контрагентов на ЭДО первое время было сложно, так как мы начали пользоваться электронными документами раньше, чем они. Например, пришлось помогать контрагенту, вместо него общаться с горячей линией, вести настройку роуминга с обеих сторон. Зато впоследствии документооборот упростился.

Хотели просто оперативно обмениваться документами, а получили большую выгоду. Естественно, удалось существенно снизить расходы на бумагу и прочие затраты.

Практически не работаю на бумаге с момента открытия бизнеса, поэтому даже не могу сравнить ЭДО и бумажный документооборот применительно к своей деятельности. Считаю, что производительность с ЭДО — максимальная.

Обмениваюсь электронными документами с 80 % контрагентов. Они подключены в течение года. Чтобы предложить обмениваться документами по ЭДО, общаюсь с ними по телефону и вживую.

Важно отметить, что с ЭДО удалось избавиться от ошибок при заполнении документов.

Работаю с документами в Эльбе и 1С. Изначально стал работать через электронные сервисы.

Я просто фанат ЭДО. В премии ПРО ЭДО участвую уже второй раз.

Со 100 % контрагентов работаю через ЭДО.

Подключение занимает 15 минут.

У меня пункт выдачи заказов, где подключено много партнеров. При работе на бумаге для заключения договоров и обмена отчетными документами нужен был дополнительный сотрудник-курьер, который возил бы корреспонденцию по всей Москве и Подмосковью.

С помощью ЭДО весь документооборот можно провести в считанные минуты, не покидая рабочего места.

Рост производительности оцениваю в 90 %, повышение доходности — в 20 %.

Самое главное — это сокращение временного периода при подписании договоров и обмене документами. А время — это деньги!

В моей компании ЭДО появился с первых дней ее существования и упростил множество процессов.

Пока пользуюсь веб-версией Диадока. Подключиться было просто: зашла на сайт, а дальше помогли операторы из техподдержки.

Я очень рада сотрудничеству и желаю нашим компаниям развития и процветания!

Более 23 % российских контрагентов переведено на ЭДО.

Количество отправленных документов в 2021 году (за период январь-сентябрь) — 64 765. Рост по сравнению с 2019 годом — более чем в 8 раз.

Группа компаний TELS — одна из крупных логистических компаний на международном рынке. TELS является признанным экспертом по организации международных грузовых перевозок всеми видами транспорта.

Сокращение затрат, оптимизация и автоматизация бизнес-процессов документооборота, укрепление партнерских отношений с заказчиками и перевозчиками, необходимость быстрого решения возникающих вопросов — основные причины перехода на ЭДО. Привлечение все большего количества контрагентов к ЭДО стало возможным благодаря в том числе развитию и усовершенствованию законодательной базы РФ, разработке концепции по развитию ЭДО в хозяйственной деятельности, созданию управления электронного документооборота ФНС России.

В первую очередь было принято решение о внедрении ЭДО на российских структурах Группы компаний TELS. Главное, что ожидали от нас контрагенты, — качественный, своевременный и законодательно обоснованный документооборот. Мы же, в свою очередь, получили огромную выгоду: уменьшили затраты, сократили время на подготовку и подписание документов, ускорили получение документов заказчиками, а значит, улучшили оборачиваемость денежных средств.

Знакомство с ЭДО в компаниях началось с 2018 года, однако отправной точкой проекта считаем 2019 год. Благодаря реализации проекта ЭДО и слаженной работе с командой Диадока:

• Автоматизированы формирование и отправка пакетов документов контрагентам.
• Автоматизированы задачи-уведомления для сотрудников РКО.
• Разработана возможность самостоятельно формировать оболочку документов с определенными наборами информации в первичных документах (например, дата загрузки автомобиля, № автомобиля, № CMR).
• Учетные документы формируются в соответствии с требованиями заказчиков, в том числе разработана кастомная форма акта выполненных работ/оказанных услуг в валюте с указанием рублевого эквивалента. Заказчик может получать электронную форму акта, идентичную ранее разработанной в TELS печатной форме.

Благодаря внедрению ЭДО мы смогли организовать и наладить процесс внутреннего документооборота между структурами TELS. В настоящее время начали активно развивать трансграничный электронный документооборот.

Мы на 100 % отказались от использования печати и хранения документов на бумажных носителях по сделкам с ЭДО, что позволило:

• Сократить почтовые расходы более чем на 5 %.
• Избежать увеличения численного состава сотрудников РКО, несмотря на рост объемов реализации.
• Высвободить время топ-менеджеров на физическое подписание бумажных носителей.
• Сэкономить более 100 пачек бумаги и несколько десятков картриджей.

А главное — сотрудники финансовых служб (РКО, бухгалтерия) работают с хорошим настроением, чувствуя себя причастными к передовым технологиям и своему небольшому, но очень важному вкладу в сохранение окружающей среды и ресурсов Земли для будущих поколений.

Расходы на доставку снизились более чем в 10 раз.

Перевели 75 % контрагентов на ЭДО за полтора года.

В силу специфики бизнеса в компании объемный документооборот: каждый месяц со всеми контрагентами подписываются приложения к договору для каждого размещаемого проекта, также первичная документация (акты, счета, счета-фактуры) по итогам месяца оформляются в разрезе каждого размещения, которое имело место в данном месяце.

Документооборот в компании был настоящей болью всех подразделений, которые участвовали в этом процессе. У сотрудников, работающих с клиентами, закупщиков, финансового и юридических отделов уходило очень много времени и сил на то, чтобы выяснить, где и в каком статусе находятся документы. Это было настоящим бедствием и причиной многих раздоров в коллективе и неприятных бесед с контрагентами.

Помимо всего прочего, это стоило компании очень дорого. Только на курьеров мы тратили больше 300 тыс. руб. в месяц. Клиенты задерживали оплаты из-за того, что документы доставляли долго и они часто терялись. По тем же причинам мы не получали оригиналы документов от поставщиков, что приводило к тому, что мы переплачивали налог на прибыль и НДС.

Топ-менеджмент компании всерьез задумался о том, чтобы найти решение этой проблемы. Электронный документооборот выглядел логичным решением, которое помогало экономить трудовые и денежные ресурсы.

В итоге расходы на доставку снизились более чем в 10 раз и сейчас не превышают 30 тыс. руб. в месяц. Компания вовремя получает оплаты от клиентов, как и документы от поставщиков, что снижает налоговые риски.

В феврале 2020 года мы начали переход на ЭДО. Начало пандемии и глобальная дистанционная работа поспособствовали этому. Первые 3 месяца контрагенты отказывались и продолжали обмениваться документами на бумаге, полагая, что удаленка — это ненадолго. К концу лета клиенты и поставщики поняли, что удобнее все же перейти на ЭДО. Это существенно сократило время на доставку и подписание документов, ведь контрагенты у нас по всей России.

Спустя время активного пользования Диадоком, когда большая часть контрагентов была переведена на ЭДО и количество документов начало расти, возникла проблема с доступом сотрудников к документам, полученным и отправленным в системе ЭДО. Мы решили ее, подключив выгрузку с помощью коннектора. Теперь сотрудники могут самостоятельно проверить статус документов и дату подписания без обращения к бухгалтерам и юристам.

С помощью модуля настроили интеграцию Диадока и системы 1С:Комплексная Автоматизация для бухгалтерии, в процессе настройка интеграции 1С:Документооборот для отправки юридический документов.

Сейчас каждый сотрудник является искренним поклонником ЭДО и рассказывает об успешном опыте всем контрагентам.

Производительность сотрудников в части обработки документов при переходе на ЭДО возросла минимум на 50 %.

Сокращение сроков обработки входящих документов сократилось до 3 дней вместо периода от недели до месяца.

На ЭДО переведено порядка 45 % контрагентов, большая часть из них подключилась за последние 2 года.

В интеграционном проекте используются возможности ЭДО:

1. Функция создания подразделений и привязки к ним сотрудников с наделением их полномочиями в соответствии с матрицей согласования/подписания.
2. Создание групп и привязка к ним контрагентов.
3. Автоматическая маршрутизация документов в соответствии с матрицей согласования/подписания и бизнес-процессами компании.
4. Автоматическая выгрузка документов на сервер в соответствии со структурой обособленных подразделений компании с использованием возможности Диадок.Коннектора «Выгрузка».
5. Тегирование документов.
6. Обмен внутренними документами.

Благодаря маршрутизации документов мы сократили время на согласование и подписание. Документы больше не пылятся на столах, ожидая доставки следующему участнику процесса, а попадают к нему в один клик.

Решая задачу по организации хранения документов, воспользовались коннектором «Выгрузка» и тегированием, заложив прописанную нами логику. Учитывая наличие нескольких локаций, необходимо было обеспечить корректную автоматическую выгрузку документов по принадлежности. На данный момент мы имеем упорядоченный архив с пакетами документов в первоначальном формате, печатной формой и листом согласования. Это во многом упростило процесс представления документов в контролирующие органы, аудиторам и внутренним пользователям, которые могут найти всю необходимую информацию самостоятельно.

В связи со сложностью бизнес-процессов, а также с большим количеством сотрудников, задействованных в них, возникла потребность в оптимизации процесса выпуска сертификатов электронной подписи. Подключили сервис Контура КЦР, что позволило значительно сократить время и упростить процедуру выпуска и перевыпуска электронных подписей

Учитывая темпы развития цифровизации, роста объемов производства и связанных с этим увеличением бумажного документооборота, было принято решение активно привлекать поставщиков к работе с электронными документами уже на этапе подписания или продления договоров. Мы разработали типовые соглашения по переходу на ЭДО с учетом специфики деятельности, подписываем доп. соглашения при подписании новых контрактов и продлении старых, проводим тренинги для сотрудников и разъясняем контрагентам эффективности использования ЭДО.

Период пандемии позволил максимально оценить эффект от реализации проекта. В удаленном режиме сотрудники смогли эффективно взаимодействовать и выполнять свою работу без потери производительности.

За сентябрь 2021 года после подписания покупателями приглашений об обмене отправлено 492 документа, из которых 330 было согласовано.

За первый месяц подключения дебиторская задолженность уменьшилась на 2,2 %.

58,2 % от всех покупателей подключено к ЭДО. Стремимся перевести на ЭДО всех контрагентов-покупателей. В настоящее время за один месяц переведено 462 контрагента.

Специфика работы организации — в выставлении актов услуг за оказанные в течение периода медицинские исследования. Дополнительно контрагенту нужно предоставить расшифровку по пациентам, датам и видам исследований, счет на оплату.

Ранее документы печатали, подписывали у руководства и отправляли контрагенту по почте и курьером. Из-за задержек в получении и утери документов происходила задержка в оплате услуг. При возникновении разногласий своевременно исправить документы не получалось, и были претензии со стороны контрагентов.

После введения обмена документами по ЭДО: 

1. Контрагенты стали своевременно получать документы и оплачивать услуги, что привело к снижению дебиторской задолженности.
2. Выявленные разногласия по объему работ/пациентам своевременно урегулируются, после чего контрагент также быстрее производит оплату.
3. Повысилась эффективность труда. Время на поиск документов, их подготовку к отправке, обработку и обмен информацией значительно сокращается.
4. Сократились расходы. Документооборот в электронном виде не требует затрат на обслуживание оргтехники, покупку расходных материалов, доставку документов, а также на ФОТ сотрудников, которые ранее занимались пересылкой и отправкой документов.
5. Минимизировались ошибки, сократилось время их исправления и отработки. 
6. Повысилась лояльность контрагентов. Документы не теряются, партнеры и контрагенты оперативно получают счета, реестры и акты, что ведет к улучшению имиджа предприятия.
7. Сократились расходы на архивацию документов и их хранение. Нет необходимости в помещениях для архивного хранения бумаг. После введения электронного документооборота вопрос о том, как хранить документы, отпадает сам собой — хранение обеспечивает оператор ЭДО в системе Контур.Диадок, гарантируя абсолютную конфиденциальность данных.

Потребность в своевременной передаче документов покупателям и возвращении подписанных документов от контрагентов назрела в компании давно. При переходе на ЭДО определен список документов, которые нужно было перевести в электронный вид. После внутреннего согласования стали массово рассылать приглашения покупателям обмениваться документами по ЭДО. Дополнительно распространили через менеджеров сообщение с преимуществами обмена документов по ЭДО, заключили соглашение о возможности увеличения количества исходящих, внесли изменения в договоры оказания медицинских услуг.

На 40 % сократилось время на обработку документов, производительность сотрудников увеличилась на 25 %.

Расходы снизились на 30–35 %.

На ЭДО переведено 45–65 % документации — в зависимости от клиента. Это экономит около 15 пачек бумаги на каждого менеджера, работающего с клиентом.

Использование ЭДО повысило эффективность работы сотрудников в следующих аспектах:

• Сокращение времени при обработке входящей и исходящей корреспонденции — это увеличило товарооборот и минимизировало временной интервал между выполнением услуги и ее оплатой.
• Укрепление коммуникаций предприятия в сфере взаимодействия с клиентами из других городов и регионов. С Диадоком практически незаметна удаленность контрагента и разница во времени с ним.
• Повышение качества работы сотрудников и производительности — ЭДО регулирует корректность оформления документов, а правки можно внести очень быстро.
• Снижение расходов на канцтовары и транспортные услуги.
• Появление структуры в организации документооборота — электронные документы не могут потеряться или не дойти до адресата.

Доход компании вырос за счет сотрудничества с новыми клиентами. Оно стало возможным в большей мере благодаря переходу на ЭДО, так как позволило компании избежать долгой работы с документацией и увеличить скорость взаимодействия.

На данный момент около 15 % контрагентов работает в ЭДО, при заключении новых договоров мы стараемся сразу настраивать его. За счет этого уже смогли сократить примерно 10 % затрат на транспортные услуги. С учетом того, что документооборот переведен полностью или частично на ЭДО, на обмен документами уходит на 35–45 % меньше времени, чем при работе с бумажным документооборотом.

При работе с клиентами в части документооборота часто встает немало вопросов по организации общения и трудоемкости процессов. В нашей компании есть клиенты из различных городов и регионов, с которыми бывает сложно настроить взаимоотношения из-за разницы во времени и особенностей работы транспортных компаний.

При получении запроса на сотрудничество мы сталкиваемся с нестандартными задачами и проблемами в сфере взаимодействия и документооборота. В вопросе отладки коммуникации между поставщиком и покупателем ЭДО — это верное и единственное решение, которое помогает повысить и улучшить деловые взаимоотношения. В результате такой работы наша компания расширяется и увеличивает прибыль.

Через ЭДО работает 100 % контрагентов.

Я заметила большую экономию при ЭДО, так как не нужно больше собирать бумажные документы, нанимать курьера или самой ехать на транспорте за ними. Время, которое уходило на сбор документов, теперь можно планировать эффективнее.

Срок обработки изменился существенно, но все еще зависит от контрагента — насколько быстро он сможет подписать направленный документ.

При бумажном документообороте много времени и сил уходило на их подготовку, при ЭДО все организованно и стабильно, отправлять документы можно прямо с рабочего места.

Совершенно случайно решила попробовать Диадок 1,5 года назад. Мне очень понравилось, обратно на бумажный документооборот переходить не хочу. ЭДО — это качество, быстрота передачи документов и экономия времени.

87 % контрагентов перевели на ЭДО.

Затраты снизились на 67 %. Теперь не используем услуги Почты РФ, только курьерскую службу для доставки документов тем контрагентам, кто не перешел на ЭДО.

Раньше у нас уходила 1 пачка бумаги на закрытие квартала, то есть буквально на одну неделю. Теперь одной пачки хватает на весь квартал, включая закрытие.

С ЭДО в оборотно-сальдовой ведомости нет ошибок и остатков. Мы оптимизировали дебиторскую задолженность. Моментальная отправка для клиентов в случаях с постоплатой крайне важна, ведь каждый день с момента выписки акта/счета до доставки оригиналов клиенту — потеря денег.

За первые 6 месяцев удалось перевести 65 %, за следующие 6 месяцев — еще 10 %. Остальные по мере поступления. Проведены переговоры с ГК Яндекс, Мэйл.ру, Мегафон. По умолчанию в наши договоры включен пункт об ЭДО, всегда ведется разъяснительная работа в этом направлении.  

Мы решили внедрить ЭДО до наступления пандемии, и это было правильным решением. В условиях ограничений было бы тяжело собирать бумажные документы от контрагентов. Сейчас по итогам календарного месяца мы имеем 95 % подписанных документов, большая часть из которых в системе ЭДО.

Смогли оптимизировать свою работу в следующих сферах: выписка документов, доставка, сбор закрывающих и т. д. Сейчас дела выглядят максимально корректно и красиво.

Более 600 000 входящих электронных документов за первое полугодие 2021 года.

Трудозатраты на обработку УПД сокращены на 180 000 руб. ежедневно.

Внедрение ЭДО в процессы компании началось еще в 2014–2015 гг., в то же время были протестированы первые электронные документы (5–10 шт.). Сейчас через систему ЭДО проходят тысячи электронных документов.

Работа с поставщиками товаров и услуг практически полностью переведена на электронный формат — подключены более 75 % контрагентов. Также переходим на ЭДО с покупателями по всей стране — более 10 % покупателей пользуются сервисом.

Помимо УПД, получаем и оформляем УКД, исправления УПД, счета на оплату и другие неформализованные документы через ЭДО.

Обработка более 80 % документов, переданных через ЭДО, происходит вообще без участия сотрудников, так как в системе настроены специальные проверки и обработки документов. Сотрудники подключаются только в тех случаях, когда документы не прошли проверку или это и не предполагалось, например при обработке договоров и доп. соглашений.

Бизнес-эффекты на примере УПД:

1. Время доставки входящего документа сократилось с 3 недель до 20 минут максимум.
2. Затраты на отправку одного УПД раньше составляли от 80 до 800 руб., сейчас — 5,5 руб.
3. На поиск одного документа в архиве тратили от 40 минут, с ЭДО находим документ меньше чем за 2 минуты.

Текущий результат — более 27 000 контрагентов (13 000 уникальных юрлиц) — достигнут спустя 6 лет, но к работе через ЭДО наши контрагенты подключаются ежедневно в большом количестве. Скачок отметили после введения прослеживаемости и маркировки.

Учетная система ЭДО написана полностью под требования компании на базе
1С с помощью компонентного API Контур.Диадока. Благодаря этому в одной системе могут работать подразделения бухгалтерии, логистики, сервиса, коммерции и филиалы магазинов. Любой сотрудник, получив нужный доступ, может увидеть и обработать электронный документ.

Созданные инструменты в рамках системы ЭДО:

1. Автоматическое подписание УПД после обработки и проверок системы.
2. Монитор состояния, который собирает и отражает сводные данные о статусах входящих и исходящих электронных документов.
3. Журнал всех электронных документов с возможностью использования отборов, поиска, режимов работы с ним и настроек выведения данных.
4. Инструмент групповых операций над выделенными электронными документами.
5. Автоматическое распределение электронных документов по Дивизионам компании (отдельно выделенные базы 1С) на территории всей страны.
6. Различные справочники и отчеты.

Так как многие процессы обработки документов стали проходить в разы быстрее, у выполнявших их сотрудников появилось время на другие бизнес-задачи, тем самым повысился профит для компании.

CRM Academy — топ-интегратор цифровых инструментов для бизнеса на базе Битрикс24. Золотой, сертифицированный партнер Битрикс24 с 2016 года.

90 % документов в электронном виде.

В системе ЭДО за 5 месяцев с момента подключения:

• подписано 180 документов, отправленных нами,
• получено 317 документов от наших партнеров.

Расходы на отправку оригиналов сократились с 4 000 до 1 137 руб. в месяц. При этом мы стали отправлять почти в 2 раза больше пакетов документов.

В электронном виде отправляем договоры, счета, акты, письма клиентам. Если говорить про активных клиентов, то практически все перешли на ЭДО. В месяц отправляем всего от 3 до 5 пакетов документов по почте тем, кого до сих пор нет в системе ЭДО.

90 клиентов перевели с февраля 2021 года. Всех новых тоже заводим в систему ЭДО.

Сделки стали закрываться быстрее. Благодаря ЭДО мы не ждем от 3 до 14 дней, когда клиентам дойдет письмо с оригиналами. Деньги можем получить в день отправки документов и счета.

С ЭДО отделу продаж не нужно:

• звонить клиенту с просьбой подписать закрывающие документы,
• сохранять документ в нескольких форматах для бухгалтерии и клиента,
• ставить задачу на отправку бумажных оригиналов,
• следить, чтобы каждому почтовому отправлению был присвоен номер отслеживания,
• самостоятельно вставлять подписанный документ в сделку.

Бухгалтерии не нужно:

• распечатывать и упаковывать документы для отправки на почту,
• вызывать курьера и передавать ему корреспонденцию,
• отправлять в отдел продаж номера отслеживания почтовых отправлений.

Документы подписываются в среднем за 1–2 рабочих дня. Бумажные оригиналы при этом клиентам не требуются.

Менеджеры тратят на подготовку пакета документов 10-15 минут вместо более получаса ранее.

О переходе на ЭДО мы думали с весны 2020 года. Именно тогда от клиентов пошли предложения об отмене бумажного документооборота. С учетом возникшей пандемии и закрытия офисов даже отправка курьера выходила крайне затратной и долгой затеей. Обмен сканами подписанных документов тоже был не быстрым: от одной недели до месяца.

В феврале 2021 года мы объявили клиентам, что стали отправлять документы через ЭДО. За месяц перевели около 15 клиентов в Диадок, а с остальными продолжили работать через скан-документы. Причина заключалась в том, что клиенты сами еще не использовали систему и/или не обладали достаточными знаниями для ее использования. Так, мы постоянно получали ответ, что они не могут отправлять документы, потому что работают в другой системе (СБИС, Калуга Астрал и прочие операторы). А подключение роуминга давалось клиентам очень тяжело: они не понимали, как отправлять заявку на роуминг у своего оператора.

Только к апрелю 2021 года клиенты стали осваивать ЭДО. Если по ошибке менеджер отправляет клиенту скан на подписание, клиенты просят все отправлять через ЭДО.

Кейс опубликован в журнале «Планово-экономический отдел» № 8 (128) август 2021 года. Статья представлена в материалах ИП Суриков Иван Валерьевич.

Затраты на документооборот сократились на 26 %, за 2018–2021 гг. экономия составляет 373 тыс. руб.

Производительность сотрудников увеличилась приблизительно на 10 %.

С переходом на ЭДО мы стали значительно экономить время, затрачиваемое на обмен документами, это позволило направить наши ресурсы на поиск новых клиентов и тем самым увеличить доход компании приблизительно на 15 %.

Наша компания «Траст Технолоджиз» основана в 2011 году, основными направлениями деятельности являются проектирование, внедрение и сопровождение решений по обеспечению информационной безопасности различного уровня сложности. Компания является партнером ведущих производителей средств защиты информации, среди клиентов числятся крупные финансовые организации и промышленные корпорации.

Так как специфика нашей сферы деятельности предполагает достаточно большой обмен документами, то мы затрачиваем больше кадровых и финансовых ресурсов на указанный бизнес-процесс. Подключение к ЭДО стало для нас отличным решением, позволяющим уменьшить нагрузку на менеджеров и сэкономить денежные средства. Электронный документооборот для нас является основным средством в оптимизации бизнес-процессов.

На данный момент только электронный документооборот настроен с 33 % наших контрагентов, а с остальными 67 % наших контрагентов обмен документами происходит через логистические компании. Для расчета бизнес-результата проведен анализ периода активной деятельности в системе ЭДО с 2018 по 2021 год.

1. Сокращение расходов на доставку: 373 тыс. руб.
2. Сокращение расходов на бумагу: 13 495 руб.
3. Сокращение временных затрат на документооборот: на отправку заказчику документов на подписание через логистические компании и возврат подписанных оригиналов уходит 7–8 дней. Обмен документами через ЭДО занимает 1–2 дня.

Итак, внедрение ЭДО позволило компании:

• Сократить обмен документами на 75 %.
• 10 % освободившегося времени сотрудников направить на решение более значимых производственных задач.
• Существенно упростить процесс корректировки документов.

Наша компания работает через Контур.Диадок с 2014 года. На данный момент мы только планируем подключить интеграцию с учетной системой 1С версии 8.3. для получения максимального эффекта от автоматизации документооборота в привычной для нас системе.

Мы молодая IT-компания, переход на ЭДО не вызвал у нас каких-либо трудностей и прошел достаточно быстро.

За третий квартал 2021 года все закрывающие документы, за исключением одного, получены и отправлены по ЭДО.

Расходы на обмен первичными документами уменьшились на 80 % за 9 месяцев.

90 % контрагентов переведены на ЭДО, стремимся к 100 %.

Дело не в затратах (рублевых), а затратах временных. Самое ценное на сегодняшний день — это время. И ЭДО — это способ высвободить время. Появляется возможность анализа, оперативной работы с контрагентами.

Раньше, при бумажном документообороте, обмен первичными документами был отдельной задачей. Бесконечные услуги почты, курьеров и, как следствие, —  расходы. Подготовка писем занимала часть рабочего времени.

У ЭДО нет границ, обмен документами с другими регионами происходит в режиме реального времени. Даже по приблизительным расчетам (меньше года) экономия от услуги ЭДО составляет более 80 %.

Бывает проблематично переводить клиентов от других операторов. Стремимся, проводим работу с клиентами по переходу на ЭДО. В этом есть огромный успех: в третьем квартале 2021 года все закрывающие документы (за исключением одного) получены и отправлены по ЭДО!

В первую очередь говорим о преимуществе ЭДО, что это очень просто и удобно. Если контрагент работает не в Диадоке, посылаем оператору заявку на подключение. По анализу, 70 % контрагентов работают через разные сервисы ЭДО и знают о преимуществах данной услуги. Со всеми новыми контрагентами сразу оговаривается обмен электронными документами.

Работаем в программе 1С, Диадок интегрирован с ней. Загрузка актов выполненных работ и УПД выполняется автоматически.

Наша организация небольшая и молодая, существует с 2019 года. Изначально документооборот вели на бумаге. Договор с Контуром был заключен только для сдачи отчетности через Контур.Экстерн.

Однажды в конце 2020 года при очередном звонке в Контур мне очень повезло. Ответила Анастасия Яковлева, она нашла аргумент для того, чтобы убедить в преимуществах ЭДО. Мы попробовали льготную подписку и перешли на ЭДО.

За 9 месяцев работы в Диадоке весь документооборот переведен на ЭДО. Очень удобный сервис. Огромная благодарность команде консультантов и технических специалистов Контура и Диадока за оперативную и профессиональную помощь.

При товарообороте с 250–400 поставщиками мы отказались от бумажных товаросопроводительных документов на 60 %.

Перевели 80 % поставщиков на сверки и комиссионные отчеты в неформализованном виде по ЭДО.

Объемы использования бумаги сократили на 50 %.

Наша компания развивает рынок экопродукции в России, и мы были рады сократить количество потребляемой бумаги.

Если говорить о бизнес-процессах, бумажный документооборот занимал много времени при работе с входящей товаросопроводительной документацией. Приходилось вносить ПТУ в 1С вручную из оригиналов документов, подбирать номенклатуру (на тот момент на складе было около 16 000 SKU). Ошибки случались регулярно.

Также была практика внесения информации из документов в формате XLS, что значительно облегчало перенесение информации из УПД/Торг-12 в ПТУ, но и это не давало возможности определить процесс как автоматический.

Для обработки только входящей первичной документации за 1 день уходило 16 рабочих часов 2 сотрудников.

Сейчас, при работе в системе ЭДО с 80 % поставщиков, трудозатраты сокращены на 60 %.

Меня зовут Евгения, я руководитель группы документооборота компании «4ФРЭШ». Занималась настройкой ЭДО и переводом контрагентов на новый формат документооборота. Хочу поделиться историей перехода на ЭДО. В августе 2019 года начали обмен с маркетплейсами и сетями. Так как модули Контура не были установлены в учетную систему, все документы создавались вручную в браузере. Я пришла в команду 4ФРЭШ в ноябре 2019 года, и мне была поставлена задача — упростить и автоматизировать трудоемкие процессы.

После знакомства с системой Контур.Диадок составили план действий:

1. Установить модуль Контур.Диадока в учетную систему 1С.
2. Определить количество партнеров, уже работающих по ЭДО, и партнеров, которые с ЭДО не сталкивались ранее.
3. Выбрать контрагентов для подключения в первую очередь.
4. Оповестить партнеров о переходе на ЭДО.
5. Настроить работу с ЭДО до конца 2020 года.

Кроме поставщиков, к ЭДО присоединились транспортные компании, подрядчики и т. д., что значительно облегчило взаимодействие с партнерами не только бухгалтерии, но и остальным подразделениям.

В процессе установки и настройки модуля в учетную систему нам потребовалось несколько доработок со стороны специалистов Диадока. После этого мы успешно запустили процесс практически автоматического внесения формализованных документов в 1С. Далее настроили специальную форму УПД для маркетплейса — в несколько кликов направляем документы. Ранее нам требовалось 3–4 часа на составление УПД по особым требованиям в веб-версии Диадока.

Сейчас, в сентябре 2021 года, оглядываясь на пройденный путь по внедрению ЭДО в обыденную жизнь компании, можно с уверенностью сказать: это был прекрасный опыт, сплотивший команду, открывший новые возможности. Хочется поблагодарить специалистов Контура, которые всегда внимательно и быстро помогали решать наши маленькие проблемы на пути к уверенной работе в системе ЭДО.

ЭДО увеличил доход компании на 9 000 руб. в месяц.

У сотрудников появился 1 час в день на решение других задач.

Наша компания работает с большим количеством контрагентов, которые находятся в других городах. Поэтому мы успели оценить удобство, простоту и скорость ЭДО, а также экономию ресурсов и времени. Многие процессы удалось оптимизировать.

Работаем через ЭДО с 60 % контрагентов, большинство из них — крупные компании.

Сначала работать с ЭДО было нелегко, так как многие контрагенты были против. Позже все поняли, что такой формат экономит время и бумагу, поэтому начали подключаться.

Мы сообщали контрагентам о своем переходе на ЭДО, некоторые из них сами присылали приглашения для обмена электронными документами в сервисе. Подключение контрагента к системе занимает меньше 20 минут.

85 % документов переведено на ЭДО.

Годовая экономия — 300 тыс. рублей и 100 часов рабочего времени.

Сокращение цикла обработки документов с 2 недель до 1 дня.

Вместо 2–3 сотрудников для подготовки первичной документации дистрибьютерам достаточного 1 сотрудника.

Мобис Партс СНГ (Mobis Parts CIS) — российское подразделение Hyundai Mobis, крупнейшего корейского производителя оригинальных запасных частей и аксессуаров Hyundai и KIA.

Основная цель проекта ЭДО — это экономия времени, средств, предоставления комфорта клиенту и соответствие трендам автоматизации.

В связи с большим количеством документов и объемным списком номенклатуры для подготовки документов привлекалось одновременно от 2 до 4 сотрудников. Один документ (УПД, ТН) мог занимать более 50 листов А4. За каждый день необходимо было подготовить в среднем 150 шт. отгрузочных документов в двух экземплярах, распечатать и отправить контрагенту. Ожидание подписанного экземпляра могло достигать 2 недель. С внедрением ЭДО процесс подписания и обмена документами стал занимать всего 1 день.

На ЭДО перешли 100 % покупателей и 80 % поставщиков. С начала 2021 года объем входящих документов в системе ЭДО составил 22 тыс., а исходящих — 35 тыс. Это около 85 % всего документооборота. В бумажном формате остаются только новые или разовые договоры.

С внедрением ЭДО удалось автоматизировать обработку большого объема документов, а также:

• Перераспределить ресурсы сотрудников так, что при росте объемов компании один человек может подготовить документы по отгрузке и контролировать их подписание.
• Получать и переводить оплату контрагентам вовремя и выполнять обязательства по договорам.
• Готовить отчетность до установленной даты.
• Сократить затраты на ведение документооборота.

Компания использует внутреннюю ERP-систему и 1C:Предприятие. Интеграция заняла полгода, подключены модуль Диадока для 1С и коннектор.

Для ускорения обработки большого потока документов в компании настроили маршруты согласования. С их помощью документы автоматически переходят между ответственными сотрудниками по заданным шагам.

На локальные ресурсы компании электронные документы переносятся с помощью Диадок.Коннектора «Выгрузка». Он создает структурированный архив, в котором легко можно найти необходимые счета и контракты.

Для передачи сведений о маркированных шинах в Честный ЗНАК в Мобис Партс СНГ используют сервис Диадока. Мониторы, конденсаторы и некоторые другие детали подлежат прослеживаемости, для работы с ней выполнены необходимые настройки в модуле.

Наша компания реализует продукцию, которая соответствует последним технологическим требованиям. Поэтому было важно перевести бизнес‑процессы в электронный вид и занять лидирующую позицию на рынке не только в производстве деталей, но и в оформлении сопроводительной документации.

ЭДО с первого дня работы. Весь документооборот только через ЭДО — около 8 000 документов ежемесячно.

Со 100 % клиентов работаем по ЭДО. На сентябрь 2021 года это 11 346 контрагентов.

Площадка «СДЭК.Маркет» изначально строилась с расчетом на минимизацию затрат. Поэтому владелец агрегатора (ООО «СДЭК.МАРКЕТ») рассматривал ведение только безбумажного документооборота.

После ознакомления с Правилами продажи товаров через маркетплейс, продавцы заполняют формализованную анкету, которая попадает в CRM Битрикс24 и порождает сделку. Сотрудники переводят сделку на разные этапы, на которых создаются разные документы. Например, «Договор присоединения к Правилам площадки» создается после проверки контрагента и затем передается в систему ЭДО для отправки контрагенту. После подписания договора контрагент активируется на площадке.

Ежедневно мы получаем 30–50 регистраций от клиентов, которые хотят стать продавцами на маркетплейсе. Всего за 2,5 года было получено свыше 21 000 заявок. 7 319 продавцов не смогли стать нашими клиентами, так как у них нет ЭДО. Поэтому мы ведем работу в части «просвещения» своих контрагентов.

В ближайшее время планируем предложить возможность продажи товаров самозанятым (физлицам со статусом плательщика НПД), которые опять же должны использовать исключительно ЭДО, поскольку мы не планируем работу с бумажными документами.

Для передачи документов в систему ЭДО Контур.Диадок используем Диадок.Коннектор. Настройка коннектора началась еще до запуска площадки и была завершена в течение пары месяцев в 2019 году.

Внешние источники данных сразу создают структуру папок с документами, которая затем обрабатывается Диадок.Коннектором. При загрузке этих документов коннектором в систему ЭДО они автоматически подписываются и направляются контрагентам.

Таким образом, рассылка документов происходит в полуавтоматическом режиме, договоры — вручную, первичные документы — через Диадок.Коннектор. В коннектор данные передаются из 1С, Битрикс24 и CMS CS-Cart.

В данный момент мы также рассматриваем возможность более тесной интеграции с 1С и своей биллинговой системой, чтобы полностью исключить участие сотрудников бухгалтерии, например для получения статуса переданного документа.

ЭДО применяется с первого дня работы площадки «СДЭК.Маркет», другие способы не использовали. В штате компании не было и нет сотрудников, работающих с физическими документами.

45 % контрагентов перешло на ЭДО.

Экономия на курьерской службе — до 5 000 руб. в месяц.

В системе ЭДО самое удобное, что документы можно подписать здесь и сейчас. Нет необходимости в услугах курьеров, когда нужно что-то срочно отправить. Также электронный документооборот удобен нашим контрагентам, так как некоторые операции могут проходить только после получения оригиналов документов, например когда нужно вернуть излишне или ошибочно перечисленные средства. Кроме того, через ЭДО можно быстро отправить доверенность, и водителю не приходится заезжать за бумагами в офис — он может сразу ехать на погрузку.

Переход на электронные документы помог сократить трудозатраты и затраты на бумагу, картриджи, конверты и почтовые отправления. Конечно, самый важный показатель — время. Скорость получения и отправки важных документов выросла.

В нашей компании ЭДО внедрен уже больше 2 лет. Раньше мы работали с другим оператором ЭДО, но в системе было много непонятного. После мы переключились на Диадок — с ним оказалось легче работать.

Сейчас мы зашли в реферальную программу Контура, рекомендуем продукт — отправляем контрагентам специальную ссылку. Так, мы увеличиваем количество партнеров, с которыми сразу будет подписан пакет документов, а также получаем бонус. Разработали шаблон письма со ссылкой, планируем таким образом подключить больше контрагентов и увеличить поток документов через ЭДО.

К обмену электронными документами подключено 230 контрагентов.

За 1,5 года через систему ЭДО:

• отправлено более 125 000 документов,
• получено более 77 000 документов.

Годовая экономия бумаги — 279 пачек, что позволяет сохранить 12 деревьев.

Переход на ЭДО существенно снизил время на предоставление закрывающих документов. Учитывая особенность отрасли, комплектность закрывающего пакета может включать большое количество дополнительных приложений, требующих подписания.

При работе с бумажными документами любые изменения приводили к затруднительной процедуре замены документов, их потере. Для сокращения сроков получения документов, помимо расходов на бумагу, средства уходили еще на почтовые отправки, курьеров, такси.

Сейчас же срок получения нового комплекта максимально сокращен: пакет получен, процесс согласования пройден, пакет сразу отправлен на подпись ответственному сотруднику.

Учетные системы — 1С:ERP Управление предприятием, Документооборот 8 КОРП.

Используем настройку интеграции с помощью API HTTP-запросов (REST API). В среднем на настройку интеграции крупных обменных процессов срок реализации — не более месяца.

В связи с разнообразием бизнес-процессов и большим количеством контрагентов каждое новое подключение в системе обозначаем как самостоятельный проект.

Для проекта помимо основных параметров, таких как «Направление», «Контрагент», «Организация», предусмотрена возможность гибкой настройки маршрутов внутреннего согласования, правил переадресации головного проекта на подчиненный по данным формализованного документа, а также управление содержимым пакета с помощью шаблона проекта (под индивидуальные требования контрагентов).

Шаблон проекта позволяет указать типы учетных документов-оснований и типы формируемых формализованных документов, перечислить автоматически формируемые и прикрепляемые к пакету печатные формы документов, правила модификации xml-файлов (в частности, формализованных документов), а также правила автоподбора учетных бухгалтерских документов по входящим данным.

На этапе создания пакета алгоритм автоматически подготавливает требуемые шаблоном документы и присоединяет внешние файлы учетного документа. Пользователь может скорректировать автоматически подготовленное содержимое пакета.

Исходящие пакеты можно запускать по маршруту внутреннего согласования.

Входящие пакеты создаются автоматически после разбора содержимого событий документов, предварительно полученных с портала. Этот же алгоритм разбора событий обеспечивает смену статусов существующих пакетов и формирование новых задач по ходу продвижения проекта, в частности автостарт согласования входящих, если требуется.

Результатом внедрения проекта стали своевременно проверенные и подписанные с двух сторон документы.

В 2 раза сократили время на подготовку и отправку готовой продукции.

54 % покупателей перешли на ЭДО.

84 % документов отправляем в системе ЭДО.

Сокращение расходов на 20 %.

Компания занимается производством и продажей мороженого.

Внедряя ЭДО в свои процессы, мы существенно поработали над сокращением времени на выполнение задач:

• Готовую продукцию отправляем быстрее, так как теперь нужна перевозка только транспортных накладных. Движение УПД мы настроили в системе ЭДО.
• Автоматизация позволяет быстро готовить документы для камеральных проверок в налоговые органы.

В 2021 году мы очень хорошо справились при условии, что этот год был первым по переводу покупателей на ЭДО — из 37 уже 20 работают с электронными документами. До этого мы получали их только от поставщиков. При заключении договоров с поставщиками сырья, материалов и услуг мы уведомляем их о возможности использования ЭДО.

Снижение расходов на бумагу пока составляет 20 %, будем наблюдать за результатами по итогам года.

Пробно мы начали работать с декабря 2020 года. Интегрировали модуль для 1С от Диадока. Он помогает отправлять документы прямо из учетной системы 1C, что для нас очень удобно.

Контрагентам мы подготовили письмо с уведомлением о переходе на ЭДО с 1 января 2021 года. Для нас это было необходимо, чтобы подготовиться к этапу обязательного перехода — для мороженого нужно наносить коды маркировки и передавать данные в Честный ЗНАК.

Некоторые из наших контрагентов работают с другими системами ЭДО, поэтому в январе 2021 года мы настраивали роуминг. В феврале все основные покупатели уже получали документы через систему ЭДО.

В дальнейшем мы продолжим работать с ЭДО через Диадок. Нас устраивают и другие сервисы: Контур.Экстерн, Контур.ОДФ, Контур.Фокус, а также возможности Удостоверяющего центра.

Сокращение сроков подготовки документов на 40 %.

Ускорение обработки документов на 65 %

Сокращение расходов на документооборот на 90 %.

FESCO — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России. Большая часть операций Группы сосредоточена на Дальнем Востоке, что позволяет FESCO получать доп. преимущества от участия в растущих объемах торговых операций между Россией и странами Азии, а также способствует динамичному развитию системы ЭДО.

На момент начала проекта ЭДО в 2019 году мы обрабатывали около 10 500 бумажных документов ежемесячно. С тех пор бизнес развивался, сейчас мы обмениваемся по ЭДО более 45 000 документов с 15 861 контрагентом.

Уже 80 % контрагентов переведены на ЭДО, до конца года мы планируем увеличить долю до 90 %, а в 2022 году — полностью отказаться от бумажного документооборота.

В 2021 году запустили пилотный проект ЭДО с клиентами-нерезидентами из Кореи и Кипра. Ежемесячно через Диадок проходит 14 % международного документооборота (около 250 документов). Сейчас работаем над присоединением к международному ЭДО клиентов в Китае и Японии. Запуск международного ЭДО позволил повысить качество и скорость обмена документами в рамках транспортной услуги с 3–4 месяцев до 7 минут, снизить издержки на документооборот до 90 %, упрочить позиции FESCO на международном логистическом рынке.

В начале 2019 года мы создали на базе BPM-системы решение, обеспечивающее легкую коммуникацию любой производственной системы FESCO с любым оператором ЭДО, — маршрутизатор ЭДО. Получив из производственных систем формализованные документы для отправки клиентам, маршрутизатор применяет заложенные в него правила, как оформить документ в соответствии с требованиями оператора, и отправляет клиенту. Таким образом, у нас нет зависимости от роуминга. В результате, в том числе благодаря подключению Диадока и подписанию соглашения о стратегическом партнерстве с компанией СКБ Контур, удалось увеличить долю клиентов на ЭДО в два раза.

Анализ потребностей второй половины клиентов, оставшихся на бумаге, обозначил задачу по передаче неформализованных подтверждающих документов в одном пакете ЭДО с закрывающими. Ответом на вызов стала коллаборация BPM-системы, электронного архива и маршрутизатора ЭДО.

ЭДО с поставщиками

В середине 2019 года реализована схема безбумажного акцепта документов. Как только документ попадает в BPM, происходит передача в бизнес-подразделение, подписание документа ПЭП, далее документ отражается в учете, получает вторую ПЭП, на основании этих подписей происходит подписание УКЭП, и документ передается поставщику.

Подписание договоров

Клиенту доступно заключение договора в личном кабинете на сайте Fesco, далее этот договор попадает в наши системы, проходит процедуру согласований и договор подписывается ЭЦП.

Кроме того, около 4 000 актов сверки ежеквартально выпускаются по одной кнопке, а вся коммуникация с потоком неформализованных документов ЭДО осуществляется в единой точке контакта.

100 % контрагентов перешли на ЭДО.

На 30 % сократились расходы.

При работе на бумаге бывали такие ситуации, что контрагенты не принимали мои сканы документов, так как было плохое качество или ошибки при заполнении. После перехода на ЭДО все документы принимают с первого раза.

На ЭДО мы перевели весь объем документов, сэкономили на бумаге и заправке картриджа, со всеми контрагентами работаем через ЭДО. Учитывая, сколько времени и сил затрачивали при обмене на бумаге, при ЭДО сократили время с часов на минуты, поэтому в любом случае мы в выигрыше, так как время — деньги!

Срок принятия подписанных мной документов составляет 1–2 дня, соответственно, оплата моих услуг проходит намного быстрее, чем было раньше. Тогда ждать надо было по 5–10 дней, пока оригиналы документов дойдут по Почте России, а сперва предстояло отстоять очередь.

Переход на ЭДО — это большая экономия времени. На то, что мы делали часами, теперь уходят минуты! Важно и то, что значительно сократились затраты на расходные материалы.

В Контур.Диадоке получаю и отправляю документы.

Один из моих главных контрагентов перешел на ЭДО — я прочитала уведомление об этом в новостях в личном кабинете. Сначала мне показалось, что это очень сложно, так как у меня нет бухгалтера, веду свое дело сама. Я не стала рассматривать переход на ЭДО, но позже менеджер этой организации уже лично прислала мне информацию о добровольном переходе на ЭДО. Оценив, насколько рутинной бывает работа с бумагами, я решила попробовать эту новинку.

Связалась с представителями Контура по телефону и получила хорошую консультацию. Дальше заказала и забрала ЭЦП, а сотрудники Контура дистанционно настроили мне все для работы с Диадоком. В итоге все сделали за 2 дня!

Каждый раз, когда я сажусь за компьютер подписывать документы, у меня очень хорошее настроение, так как знаю, что все пройдет легко.

Со 100 % контрагентов работаю по ЭДО.

Производительность сотрудников выросла на 50 %.

Срок обработки документов сократился в 2 раза.

Помимо стандартных счетов и актов, у нас было много документов внутреннего оборота. Их приходилось распечатывать, подписывать и отправлять почтой на проверку. С переходом на ЭДО затраты сократились на 50 %, пересылка и согласование документов проходят быстрее. Оплата счетов ускорилась на 2 недели.

Важно отметить, что с ЭДО удалось избавиться от ошибок при заполнении документов.

Я подрядчик у крупных магазинов одежды и спортивных товаров. По их приглашению перешел на ЭДО. Об этом я не пожалел — с ЭДО удобно работать.

Перевели 40 % контрагентов на ЭДО.

Экономим 2 пачки бумаги в месяц.

Мы очень рады, что внедрили ЭДО в свои процессы. Затраты значительно уменьшились — на 10 000 руб. Это позволило увеличить показатели в продажах.

У сотрудников появилось 2–3 часа в день для выполнения других задач, а выездные менеджеры не тратят свое время на отправку документов по почте.

Чтобы перевести контрагентов на ЭДО, мы обзванивали их и рассылали приглашения. Переход проходит за пару дней. Активно приглашаем партнеров к обмену, рассказываем о плюсах электронного документооборота.

Мы не так давно внедрили ЭДО и даже жалеем, что не работали с системой ранее. Интерфейс Диадока очень удобный.

2,5 миллиона электронных документов за год

Подключено более 80 тыс. клиентов.

Суммарно за 2020 год экономия составила около 7 млн руб.

«Байкал Сервис» — один из ведущих отечественных перевозчиков сборных грузов (входит в тройку лидеров) с годовым грузооборотом в 1 млн тонн. Компания присутствует более чем в 300 городах, в 116 из них открыты филиалы.

С первыми клиентами компания «Байкал-Сервис» перешла на ЭДО еще в конце 2017 года, но массовый переход начался в середине 2019 года, когда были внедрены интеграционные решения с учетной системой компании.

На сегодняшний день около половины всех клиентов и документов переведены в ЭДО, что является отличным результатом.

До активного внедрения объемы отправленных документов составляли 20 тыс. документов в месяц и 1 350 присоединившихся к ЭДО клиентов на июнь 2019 году. По итогам 2019 года был отправлен уже миллион документов! Благодаря комплексу мероприятий по привлечению клиентов к ЭДО количество отправляемых документов ежедневно неуклонно растет.

На конец 2020 года эта цифра превысила 2,5 миллиона документов за год. На текущий момент подключено более 80 тыс. клиентов.

Главные задачи при переходе на ЭДО:

• Соответствие ожиданиям клиентов — современный подход при взаиморасчетах, использование онлайн-сервисов.
• Увеличение скорости передачи клиентам первичных документов и, как следствие, сокращение сроков оплаты.
• Самое главное — возможность рассылки больших объемов документов по всей стране из одной точки.

В результате перехода на ЭДО изменилась длительность цикла входящего и исходящего документооборота. Время до момента принятия клиентом документа сократилось до 3 дней. Отправка документов занимает менее 1 часа. Производится ежедневно.

Затраты: фактическая выгода по отправке документов за четвертый квартал 2019 года при активном использовании ЭДО составила более 600 тыс. руб. В 2020 году, когда компания уже вышла на большие объемы по исходящему трафику, экономия за год составила около 7 млн. руб.

Что касается трудовых затрат, то исходящий документооборот по всем 113 филиалам компании у нас ведут всего три специалиста.

Безусловно, очевидным плюсом является то, что процесс по отправке документов стал более прозрачным и контролируемым.

Компания использует учетную систему 1С в нескольких нетиповых конфигурациях, поэтому во всех филиалах «Байкал-Сервиса» установили модули для 1С.

На первом этапе перехода на ЭДО специалисты Диадока настроили отправку первичных документов и выполнили доработку нетиповых печатных форм акта с отчетом по страховке и отчета по страхованию грузов.

Второй задачей было добавление в уже существующий пакет документов экспедиторской расписки и страхового сертификата. Эти документы автоматически включаются в расширенный комплект с первичными документами для отправки клиентам.

50 % контрагентов переведено на ЭДО.

Поскольку мы являемся бюджетной организацией, нам очень важно закрывать квартал без кредиторской задолженности. Благодаря ЭДО акты выполненных работ приходят заранее. У нас есть возможность оплатить их в последний день месяца, что значительно сократило нашу кредиторскую задолженность.

Честно говоря, с опаской относились к электронному документообороту. Но когда решили перевести процессы в электронный вид, первое время просили контрагентов дублировать документы в системе ЭДО и на бумажных носителях. После аудиторской проверки уже смело пользуемся только этим сервисом.

Всех основных поставщиков перевели на ЭДО.

Компания занимается розничной торговлей автомобилями, запчастями и комплектующими к ним. Для переноса документов в рабочую систему до внедрения ЭДО было вовлечено сразу несколько отделов: склад, бухгалтерия, отдел продаж. С момента внедрения ЭДО и подключения модуля процесс стал автоматизированным — один специалист загружает документ в 1С и подписывает в Диадоке. Это помогает освободить других сотрудников от рутинной работы и позволяет им сконцентрироваться на более важных задачах. Также ЭДО помогает избегать ошибок при ручном вводе, ускоряет процессы обмена и, соответственно, продаж.

ЭДО удобно использовать как со сторонними контрагентами, так и внутри группы компаний. Движение складских остатков обновляется в реальном времени, легко найти неточности.

Мы работаем в учетной системе 1С с конфигурацией «Альфа-Авто 5.1». Для интеграции с ней подключили модуль Диадока. Используем его возможности: создание, отправка, поиск документов, приглашение контрагентов.

30–50 % контрагентов подключены к ЭДО.

Со всеми поставщиками услуг и товаров общаемся через систему ЭДО Контур.Диадок (более 10 организаций).

Работаю в малом бизнесе более 2 лет. Первое время клиентов было немного, но почти все они находились в разных других городах. Приходилось распечатывать, нести на почту, а некоторым срочно отправлять документы курьером. Перед каждой отправкой я должен был прислать их в электронном виде на сверку. Это было очень неудобно и стало занимать много времени, вы ведь знаете, какие очереди на почте.

ЭДО я внедрил сначала как ИП, потом и в ООО «АКБ ПЛЮС». Бизнес-процессы значительно упростились. Правда, сначала многие заказчики не очень откликались на мое предложение. Сейчас могу сказать точно, 30–­50 % моих партнеров перешли и работают в ЭДО. Многие из них выбрали Диадок, последовав моему совету!

Удобство, плюсы и даже выгода ЭДО налицо:

• Не нужно бежать на почту каждый раз и отправлять документы клиентам и поставщикам. А многим из них они требуются подписанными сразу.
• Ввиду специфики работы клиенты у меня по всей стране, от Камчатки до Калининграда, удобно формировать и отправлять им документы сразу. Груз порой еще в пути, а УПД уже подписаны. Клиенты и я спокойны.
• Что касается поставщиков, у некоторых их них много маленьких заказов. Следовательно, большие объемы накладных, актов, которые надо получить и отправить обратно.

Работаю в ЭДО с апреля 2020 года, сначала попробовал его на ИП — понравилось, внедрил на ООО.

Работаю во Владимире, но раньше часто ездил в Москву, на отгрузки, забрать груз и т. д. Это и расходы, и убитое время (целые сутки), работаю один, а в день разъездов трудно продавать и отвечать на запросы, когда я в пути. Теперь я наладил свою логистику так: поставщик отправляет груз от моего имени через транспортную компанию или я сам засылаю курьера для перевозки небольшого товара. В момент забора поставщик присылает мне документы на подпись, я подписываю, и он отправляет. Пока груз едет к клиенту, я создаю исходящие документы и делаю приглашение на обмен по ЭДО. Сразу вижу, работает ли он в сервисе или еще нет. Если работает в Контуре, то все замечательно, быстрый обмен документами гарантирован. Если нет, смотрю, есть ли роуминг. С Диадоком оформить роуминг несложно, в других сервисах были сложности, здесь все проще! Все больше и больше моих клиентов я обнаруживаю в числе пользователей Контура, и это очень меня радует.

Я экономлю на почтовых и курьерских расходах. И все больше времени посвящаю продажам, они растут, и это здорово!

На ЭДО переведено: 85 % поставщиков автокомпонентов, 70 % остальных поставщиков услуг, 100 % дилеров на территории РФ, 30 % дилеров на территории Казахстана.

Процесс ЭДО для нас означает передачу документов от поставщика всего за 7 секунд. Самый важный показатель: ЭДО во время карантина помог бесперебойно вести удаленный учет и своевременно сдавать отчетность.

Результаты от внедрения ЭДО:

1. Экономия на доставке документов — 300 тыс. руб. в год.
2. Персональные расходы: копирование, сканирование, печать и т. д. ≈ 350 тыс. руб. в год.
3. Хранение, освобождение производственных площадей — 200 тыс. руб. в год, экономия на внешнем архиве — 100 тыс. руб. раз в три года во время выездных налоговых проверок (экономия на запросах документов из внешнего архива).
4. ЭДО с внешним складом (МХ-1, МХ-3):

• сокращение огромных бумажных архивов (≈2 200 комплектов в месяц),
• сокращение потерь документов и снижение налоговых рисков,
• снижение материальных и человеческих ресурсов для реализации документооборота,
• одна налоговая проверка: ≈3,5 тонны документов = 2 ГАЗели.

5. Оптимизация внутреннего документооборота с объемами в тысячи документов ежемесячно.

С 2014 года начали внедрять ЭДО с дилерами. С ноября 2016 — ЭДО с поставщиками.

Особенности интеграционного решения:

• Интеграция с SAP.
• Коннектор.Выгрузка — автоматическая выгрузка документов для хранения.
• Коннектор.Доставка — автоматическая отправка массива документов.
• Шаблоны — формирование документов за контрагента (дилера) без возможности правки для получения первой подписи в документе от контрагента с неизменностью содержания.
• Доверительная аутентификация — обмен ЭЦП между приложениями.
• Коннектор.Бизнес-Процесс — роботизация на производстве по обмену документов между системами и между контрагентами.
• Маршруты согласований.
• Модуль «Дополнительная подпись» — внутренний ЭДО для подписания ОС.

ООО «Ниссан Мэнуфэкчуринг РУС» постоянно стремится к улучшению взаимодействия как с контрагентами, так и между подразделениями. Переход на ЭДО — один из важных и успешных этапов развития организации. Девиз команды по внедрению ЭДО в Nissan: «Вперед — к инновациям!». Он очень точно определяет наше стремление быть лидером на рынке и применять передовые технологии в вопросах ведения бизнеса.

За годы использования ЭДО мы достигли больших результатов и смогли оптимизировать работу с документами не только в России, но и с партнерами за рубежом. Мы стремимся заявлять о своих успехах, о результатах проделанной работы, посоревноваться с другими участниками ЭДО. Участие в конкурсе — возможность для нашей компании почерпнуть для себя новые идеи по усовершенствованию бизнес-процессов в рамках проекта электронного документооборота.

Подробности проекта представлены в презентации ООО «Ниcсан Мэнуфэкчуринг РУС».

На ЭДО перешло 65 % контрагентов в течение 3 месяцев.

ЭДО помог в 2 раза сократить затраты — как временные, так и денежные.

Мы оказываем бухгалтерские услуги. При использовании бумажного документооборота отмечали большой расход на бумагу и картриджи, также уходило много времени на подписание закрывающих документов. При этом необходимо было выделять время на обзвон клиентов для вызова их в офис — они приезжали далеко не сразу или же забывали взять с собой печать. Это снова увеличивало время ожидания.

Также у нас есть клиенты, которые находятся в других городах. С ними мы обменивались документами с помощью бизнес-курьеров или по почте. Такой способ был достаточно дорогим, при этом занимал более 2 недель.

В итоге некоторые бизнес-процессы задерживались на срок завершения документооборота.

Процесс подключения занял 1 день при помощи сотрудника Контура.

Когда нами было принято решение о сотрудничестве с компанией СКБ Контур, а мы являемся официальным партнером, закрывающие документы стали получать исключительно в системе ЭДО. Практически сразу мы оценили удобство решения — вместо долгого разбирательства с бумагами все решается в один клик. С тех пор в компании поставили цель перейти на ЭДО со всеми контрагентами.

Сценарий привлечения контрагентов, как у многих, был продиктован пандемией. Все сотрудники перешли на удаленный формат работы, поэтому поддерживать обмен на бумаге даже с самыми ответственными контрагентами оказалось невозможно. А для обслуживающей бухгалтерии это стало катастрофой. Мы в срочном порядке начали приглашать всех к электронному обмену. Для этого рассылали письма-приглашения и обзванивали клиентов. При подключении помогали настроить рабочее место и проводили краткое обучение для сотрудников.

35–40 % контрагентов переведено на ЭДО за 6 месяцев.

Подписание документов занимает минуты вместо недель.

Внедрение ЭДО позволило сократить затраты на курьеров, почту. Отмечаем также значительную экономию на бумаге и расходах на принтеры. Чем меньше мы покупаем бумаги, тем больше наш вклад в сохранение деревьев от вырубки.

35–40 % наших контрагентов согласились перейти на ЭДО. Для этого проводили личные беседы, описывали удобства ЭДО в письмах по электронной почте, отправляли рассылки с приглашениями.

Максимально сократилось время подписания документов, ранее занимало от одного дня до нескольких недель, теперь — от минуты до часа.

После внедрения ЭДО денежные средства от клиентов поступают максимально быстро.

Мы подключились к ЭДО чуть более 2 лет назад. Среди ИП были первопроходцами на брокерском рынке. Многие лизинговые компании и банки удивлялись, когда мы запрашивали возможность обмениваться документами по ЭДО. У большинства наших контрагентов не было возможности подписывать документы по ЭДО, хотя среди наших клиентов крупные лизинговые компании и компании из других сегментов.

Необходимо и далее развивать ЭДО, это перспективно во всех направлениях.

У вас самый удобный сервис! Пользовался разными, но ваш максимально дружелюбный.

Мы экономим 80 % на документообороте и увеличили доход на 40 %.

90 % контрагентов переведено на ЭДО.

Мы находимся в Улан-Удэ, а практически все наши контрагенты — в западной части РФ. Такой географический разброс влечет большие транспортные расходы для компании только по документообороту.

В итоге с ЭДО удалось сократить затраты и увеличить доход, а также освободить сотрудников от бумажной рутины. Сейчас на обработку электронных документов мы тратим около 5 % от общего объема работы.

Мы начали работу с ЭДО недавно, так как решили подключиться к маркетплейсам. Внедрение прошло быстро, удалось настроить все онлайн. Новым контрагентам мы сразу предлагаем перейти на электронный обмен.

В планах — расширение зоны действия ЭДО в компании.

Расход бумаги сократился в 2 раза.

90 % контрагентов перевели на ЭДО менее чем за год.

Проект начался с перехода сетей на работу по ЭДО. Это было 5–6 лет назад, еще тогда отметили удобство ЭДО: не нужно собирать документы с контрагентов по всей стране, бегать на почту за письмами и самим не нужно их отправлять. Все вопросы решаются очень оперативно.

Документопоток у нас небольшой, 1 500–2 000 счетов-фактур в год, но география продаж — вся страна. Расход бумаги заметно сократился, заказывать ее стали как минимум в 2 раза реже, теперь даже не получается распечатать что-то на черновике — их просто нет. Раньше печаталось большое количество документов, которые приходилось исправлять и печатать заново, теперь эта необходимость отпала.

Предлагая клиентам перейти на ЭДО, разъясняем, что это в первую очередь необходимо для дальнейшей работы, объясняем, как работает система и как «упрощает жизнь».

Учетная система — 1С:УПП.

Решение Контур.EDI было внедрено в течение 2–3 дней, настройки оказались гибкими и не требовали дополнительных вмешательств в систему. На этом же этапе установили Диадок и Контур.Экстерн. Внедрение прошло так же быстро и безболезненно.

К нашему великому сожалению, несетевые клиенты не были готовы к такому повороту в сторону прогресса, но наш товар попал под обязательную маркировку. Работа с маркированным товаром предполагает переход на ЭДО, однако до конца 2021 года не запрещено передавать коды напрямую в Честный ЗНАК (ЧЗ), а документы по-прежнему можно создавать на бумажном носителе.

Так как переход на ЭДО при работе с маркировкой неизбежен и прямая передача кодов — это лишь временная мера, то клиентам мы начали объяснять, как работать с маркировкой сразу правильно, минуя фазу передачи кодов напрямую в ЧЗ. Информацию доносили простыми словами, без лишних технических терминов, и клиенты в основном соглашались работать через ЭДО.

Касаемо части ЭДО, к массовому переходу после внедрения маркировки было все готово, в интеграционный модуль своевременно добавлены функции передачи кодов маркировки.

В разрезе ЭДО работаем с Контур.Диадоком и менять партнера в этом направлении не собираемся.

С 90 % контрагентов используем ЭДО.

Для нас ЭДО на 101 % эффективнее и быстрее, чем обмен по почте.

В 2019 году мы, Владимир и Сергей, открыли свое агентство маркетинга. У Сергея были давние связи с региональным девелопером, для которого мы ведем проекты по 3D-визуализациям. Я, Владимир, отвечал за документооборот. Когда пришлось первый раз сходить на почту, чтобы отправить договор на подписание, стало понятно, что этот процесс отнимает слишком много времени и сил. Мы поняли, что так вести бизнес точно нельзя — нам нужно было ускорить документооборот и сделать его эффективным.

Тогда Сергей вспомнил о сервисах Контура. Ранее он вел ИП и посоветовал Эльбу и Диадок для быстрого обмена с контрагентами. В качестве теста мы подключили Эльбу, оценили ее преимущества, далее подключили Диадок.

С основным клиентом вся документация идет через Диадок, и это действительно облегчает нам жизнь.

Работаем в Эльбе и активно используем ее интеграцию с Диадоком для обмена документами.

Конечно, многие контрагенты уже использовали систему ЭДО, но были и те, кто работал по старинке, обмениваясь документами по почте. Им мы рассказывали о преимуществах Диадока и минусах бумажных отправлений. В среднем за неделю закрывали все вопросы с подключением.

Вы просто не представляете, как я каждое утро просыпался и заходил в сервисы, чтобы изучить их. Отправить отчет в налоговую и ФСС или быстро обменяться с кем-то договором и приложением к нему — это отдельный кайф, который я получал. Техподдержка на высшем уровне, мы всегда получали ответы на все наши вопросы. За интеграцию Эльбы и Диадока респект разработчикам.

Количество электронных документов — 73,5 %.

За первые семь месяцев 2021 года компания провела в системе ЭДО 104 680 входящих документов и 68 063 исходящих.

Из 3 723 контрагентов 44 % переведены на ЭДО. Половину из них подключили за последние полгода.

Главная цель внедрения ЭДО — перевод всего бумажного документооборота с контрагентами в электронный вид. Для территориально распределенной компании с большим количеством магазинов это имело большое значение. Самый массовый сценарий — обмен документами между торговыми точками и контрагентами.

Каждый пакет документов на бумаге передавался в магазин почтовой или курьерской службой. После проверки и подписания экземпляр контрагента отправляли ему по почте, а экземпляр компании сканировали и загружали в учетную систему. Бумажный оригинал отправляли по почте в архив. Иногда документы терялись, их приходилось перевыставлять, в итоге оплаты могли задерживаться.

Цикл документооборота с использованием ЭДО и внутренней системы документооборота сократился с недели до 1–2 дней.

С применением ЭДО в Kari удалось:

• снизить риск несвоевременной оплаты счетов по договорам,
• ускорить проведение оплаты счетов,
• сократить затраты на ручную сортировку корреспонденции,
• снизить количество ошибок при заполнении карточки документа в 1С за счет реализации правил создания в 1C и сопоставления реквизитов,
• исключить необходимость копировать и направлять бумажные оригиналы в центральное подразделение.

Работаем в 1С:ДО и Microsoft Dynamics Ax. Решение настроено через коннекторы Диадока и модуль для 1С. Интеграция началась в конце 2020 года, и компания продолжает работу над расширением возможностей решения.

Нестандартной задачей оказалась невозможность роуминговых контрагентов отправлять корреспонденцию в папку структурного подразделения, для которого она предназначена. Была придумана система тегирования документов, и с помощью коннектора «Бизнес-процесс» реализована маршрутизация тегированных документов.

Исходящие документы проходят через коннектор «Доставка». Он загружает документы в Диадок, автоматически подписывает их и передает контрагентам. Коннектор «Выгрузка» помогает создавать архив электронных документов.

Для пользователей 1С процесс движения документа начинается и заканчивается в привычной системе. Все статусы документа видны в 1С:ДО. Реализованы правила создания документов в 1С и сопоставление их реквизитного состава с реквизитами электронного документа. Это позволило сократить объем ручной работы при заполнении карточки документа в 1С и, соответственно, снизить процент ошибок.

Кроме того, ЭДО в Kari используется для соответствия требованиям маркировки. Есть планы по развитию международного ЭДО и использованию электронных транспортных накладных.

70 % контрагентов работает с нами через ЭДО.

Сокращение расходов на документооборот — в 3 раза.

Мы обнаружили, что обмен документами в системе ЭДО значительно эффективнее, быстрее, дешевле и проще, чем на бумажных носителях. После этого стали настаивать на запуске ЭДО с нашими клиентами. При каждом обращении клиента по поводу закрывающих документов предлагали ему перейти на ЭДО.

Начинали с 13 клиентов в сервисе, за год перешли на электронный документооборот с 350 клиентами в ЭДО, и их число растет.

Частично переводу контрагентов на ЭДО поспособствовала пандемия, когда все перешли на удаленку. Чтобы продолжать работу, многие клиенты стали быстро и без уговоров соглашаться на ЭДО.

При работе с ЭДО значительно сократились наши расходы на бумагу, заправку принтера, конверты, почтовые пересылки. Увеличилась скорость закрытия оплаченных счетов и, следовательно, ускорилась оплата клиентами услуг.

Пока работаем без интеграции. Но в дальнейшем хотим развиваться, поэтому нам потребуется решение, которое позволит интегрировать ежемесячные отчеты нашего сервиса сразу в систему ЭДО.

На ЭДО перешли с 82 % контрагентов. В системе ЭДО с нами работают 695 контрагентов.

У сотрудников на документооборот уходит 15 % рабочего времени в день, раньше работа с бумажными документами занимала 70 % времени.

Уменьшился срок оплаты клиентами, раньше срок оплаты по бумагам занимал от 7 дней, сейчас сократился до 3–5 дней.

Изменение затрат при переходе на ЭДО:

• 2017 год — 50 пачек в год,
• 2018 год — 42 пачки в год,
• 2019 год — 35 пачек в год,
• 2020 год — 7 пачек в год,
• 2021 год — 2 пачки с начала года.

Кроме этого, отмечаем экономию на заправке картриджей и закупке канцелярии: файлов, в которые вкладывались документы, и ручек.

Сначала мы просто сделали себе доступ и пригласили пару контрагентов. Движений в течение нескольких лет не было, пока сотрудница, занимавшаяся певичкой, не покинула нас. Мне стало интересно, что это за продукт? Посмотрев, для себя решила, что это просто гениальная вещь! ЭДО уменьшает ошибки при вводе первички (а с этим у нас были большие проблемы) и экономит время.

Изучив процесс, решила подключать контрагентов, которые работали через ЭДО, но не принимали приглашения. Связалась с каждым, чтобы предложить совместную работу в системе ЭДО. Тут меня ждал большой сюрприз. Люди не понимали, что это такое и чего я хочу от них. Приходилось общаться и объяснять плюсы, просить попробовать. Больше всего запомнился случай, когда сотрудница нашего интернет-провайдера эмоционально заявила, что работать так никогда не будут. Это еще больше подогрело желание внедрять ЭДО. Многие просто не хотят вникать и работать, боясь, что их уволят. Но их страх мешает развиваться компании, а ЭДО — это новое поколение документооборота, которое просто необходимо в наше время, когда каждая секунда на счету.

После подключения значительного числа клиентов настал следующий шаг развития. У нас ЭДО работал в режиме веб-интерфейса и хотелось, конечно, внедрить его в рабочую базу. Но тут меня ждало новое препятствие. Наша база была полностью переделана, и программисты 1С отказывались внедрять ЭДО. Я помню, как один хороший программист сказал, чтобы я забыла про интеграцию, что это невозможно. И тут у меня снова загорелось желание доказать, что нет ничего невозможного. И мы это сделали!

На сегодняшний день стараемся перевести в ЭДО обмен доверенностями и подписание договоров и приложений к ним.

Мы достойны этой премии, потому что среди своих контрагентов первыми начали внедрение. Прошли огонь, воду и медные трубы. Всех агитируем работать через ЭДО. Во всех счетах на оплату у нас указано:

«Давайте поддержим российский лес вместе — будем работать на ЭДО. Не умеешь — научим! #ПИМНАРАЗАЭДО».

Данный лозунг указан также в подписи в почте.

60 % контрагентов в системе ЭДО.

Трудозатраты при бумажном документообороте составляли 4 рабочих дня в месяц, переход на ЭДО позволил сократить их до 2 дней.

О компании: отрасль — нефтяная промышленность, структура — 3 000 человек. География деятельности: Свердловская, Челябинская, Новосибирская, Омская, Кемеровская, Томская, Московская, Ленинградская, Нижегородская, Ярославская, Ивановская области, Краснодарский, Красноярский край, ХМАО.

Оплата услуг организациям, не входящим в Группу компаний ПАО «Газпром нефть», производится только при условии предоставления первичных учетных документов. При отправке документов со стороны контрагента почтой существует большой риск задержки и, соответственно, несвоевременных оплат.

Ключевым плюсом перехода на ЭДО является сокращение времени обработки и оформления документов.

ЭДО в компании ООО «Газпромнефть-Терминал» внедрялся с 2018 года. За это время было перепробовано множество технологий. Но самым оптимальным интеграционным решением был выбран Контур.Диадок и 1С: АСБНУ (Автоматизированная система бухгалтерского и налогового учета) ГПН Терминал.

В Диадоке работаем с 200 контрагентами. Процедура перевода на ЭДО состоит из нескольких шагов:

• Проведение переговоров с контрагентами по вопросу перехода на ЭДО.
• Заключение соглашения об ЭДО.
• Проведение тестирования обмена документами через Контур.Диадок.
• Обмен документами через ЭДО осуществлен.

В общей сложности 60 % контрагентов Компании переведено на ЭДО за один год.

Наша Компания не останавливается на достигнутом, поставлена цель до конца 2022 года перевести всех контрагентов на ЭДО. Так что мы стремимся к достижению данной цели и движемся только вперед.