Храните документы в электронном архиве

Если вы пользуетесь Диадоком, ваши документы в полной безопасности. Серверное оборудование Контура находится в одном из крупнейших дата-центров России (SAFEDATA). Каждый документ копируется, и копии размещаются на разных серверах, что гарантирует стопроцентную защиту от потери или повреждения данных.

Хранение документов в электронном архиве

Система электронного документооборота Диадок автоматически сохраняет все ваши входящие и исходящие документы. В любой момент вы сможете найти нужный документ, даже если получили его год назад.

Сроки хранения

Документы в электронном виде хранятся бессрочно на серверах Контура. Найти, просмотреть и скачать нужный файл получится даже после завершения оплаченного периода.

По закону хранение документов — это обязанность организации. Каждый налогоплательщик должен хранить документы не меньше 5 лет, ст. 29 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если вы пользуетесь электронным документооборотом через Диадок, то вам не придется беспокоиться, как хранить документы.

Преимущества и возможные проблемы электронной системы хранения

Плюсы электронного архива:

1. Сокращение затрат. Вы сможете снизить расходы на содержание бумажного архива: уменьшить площади помещений, меньше закупать оборудования и канцелярских принадлежностей, если ведете архив самостоятельно, или сэкономить на услугах аутсорсинга архива.
2. Уменьшение нагрузки на сотрудников. Электронные документы не нужно сшивать ниткой с иголкой, относить в архив и утилизировать после истечения срока хранения. Организация архивного хранения бумаг — кропотливая работа. Когда вы доверите ее системе ЭДО, у сотрудников появится больше времени на текущие проекты и новые задачи.   
3. Сохранность документов. В электронном архиве документы не портятся со временем, в отличие от бумажных, которые могут потерять вид при нарушении правил хранения.
4. Быстрый доступ к документам. Электронные документы всегда под рукой, их легко найти в нужный момент. В Диадоке для этого есть простой и расширенный поиск. Благодаря фильтрам за секунды вы найдете документы по вашему запросу. Реестр документов можно скачать, он выгрузится в формате xlsx.

Если организация хранит электронные документы на физических носителях, то необходимо регулярно проверять, в порядке ли сами устройства и воспроизводятся ли документы. Смена технологий происходит очень быстро, а физические носители устаревают и изнашиваются.

При хранении в облаке такие проблемы не возникают. Диадок хранит документы пользователей на защищенных серверах компании. Каждый документ скопирован в нескольких экземплярах, что гарантирует сохранность. Надежность системы подтверждается независимым аудитом — по итогам проверки ЗАО НИП «Информзащита» выдало Контуру свидетельство, подтверждающее, что Диадок соответствует высокому уровню защищенности.

Пример хранения документов в Диадоке

Документы можно просто хранить в ящике Диадока вашей организации, а можно выгрузить в локальное хранилище и создать структурированный архив.

Структурированный архив в Диадоке

Для создания локального архива электронных документов на вашем компьютере или сервере вы можете использовать дополнительную функциональность Диадока. В этом случае вы сами настраиваете удобную структуру папок, учитывая особенности делопроизводства в вашей компании. Документы будут автоматически распределяться по папкам. Такой каталог поможет быстро находить документы по требованию налоговой, упростить ведение архива и поддерживать порядок в нем без участия человека.