Если вы пользуетесь Диадоком, ваши документы в полной безопасности. Серверное оборудование Контура находится в одном из крупнейших дата-центров России (SAFEDATA). Каждый документ копируется, и копии размещаются на разных серверах, что гарантирует стопроцентную защиту от потери или повреждения данных.
Система электронного документооборота Диадок автоматически сохраняет все ваши входящие и исходящие документы. В любой момент вы сможете найти нужный документ, даже если получили его год назад.
Документы в электронном виде хранятся бессрочно на серверах Контура. Найти, просмотреть и скачать нужный файл получится даже после завершения оплаченного периода.
По закону хранение документов — это обязанность организации. Каждый налогоплательщик должен хранить документы не меньше 5 лет, ст. 29 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если вы пользуетесь электронным документооборотом через Диадок, то вам не придется беспокоиться, как хранить документы.
Плюсы электронного архива:
Если организация хранит электронные документы на физических носителях, то необходимо регулярно проверять, в порядке ли сами устройства и воспроизводятся ли документы. Смена технологий происходит очень быстро, а физические носители устаревают и изнашиваются.
При хранении в облаке такие проблемы не возникают. Диадок хранит документы пользователей на защищенных серверах компании. Каждый документ скопирован в нескольких экземплярах, что гарантирует сохранность. Надежность системы подтверждается независимым аудитом — по итогам проверки ЗАО НИП «Информзащита» выдало Контуру свидетельство, подтверждающее, что Диадок соответствует высокому уровню защищенности.
Документы можно просто хранить в ящике Диадока вашей организации, а можно выгрузить в локальное хранилище и создать структурированный архив.
Для создания локального архива электронных документов на вашем компьютере или сервере вы можете использовать дополнительную функциональность Диадока. В этом случае вы сами настраиваете удобную структуру папок, учитывая особенности делопроизводства в вашей компании. Документы будут автоматически распределяться по папкам. Такой каталог поможет быстро находить документы по требованию налоговой, упростить ведение архива и поддерживать порядок в нем без участия человека.