Социальная сеть «В КОНТАКТЕ» перешла на электронный документооборот — Контур.Диадок — СКБ Контур

Социальная сеть «В КОНТАКТЕ» перешла на электронный документооборот

Необходимость выставлять и получать первичные документы существует у любой организации. Но при большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Для их минимизации руководство ООО «В КОНТАКТЕ» в конце 2013 года приняло решение о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Недавно проект перешел в стадию промышленной эксплуатации.

6 октября 2014

Дано

Как и большинству крупных компаний, ООО «В КОНТАКТЕ» необходимо ежемесячно оформлять, подписывать и пересылать тысячи документов: счета, акты, накладные, счета-фактуры и прочие. Все документы нужно систематизировать и хранить.

На момент принятия решения о переходе на ЭДО документооборот социальной сети «В КОНТАКТЕ» составлял примерно 3000 исходящих документов в месяц, или 36 000 в год. Число контрагентов из самых разных уголков России приблизилось к 1000. Отправку одного пакета документов обходилась примерно в 300 рублей, а по времени пересылка Почтой России занимала в среднем 1,5 месяца. 

По предварительной оценке, внедрение ЭДО с контрагентами должно было сэкономить около 70% расходов на документооборот и окупить проект за полгода. Кроме того, в числе ожидаемых результатов было повышение прозрачности бизнес-процессов, эффективности взаимодействия с контрагентами и уровня их лояльности.

Решение задачи

СКБ Контур стал вторым оператором, с которым «В КОНТАКТЕ» запустила проект по переходу на ЭДО. С системой Диадок компания была уже знакома, так как с ее помощью социальная сеть получала электронные документы от одного из контрагентов.

Эдуард Шифман, руководитель направления «Электронный документооборот и взаимодействие между предприятиями»:

Совместными усилиями специалистов ООО «В КОНТАКТЕ» и команды Диадока переход на ЭДО был проведен в сжатые сроки. На то, чтобы наладить отправку исходящих документов, потребовалась неделя.

Поскольку Диадок интегрируется с любой бухгалтерской или учетной системой (1С, SAP, Oracle и другими), сотрудники «В КОНТАКТЕ» смогли работать с электронными документами непосредственно из своей учетной программы. Адаптация к специфике учетной программы «В КОНТАКТЕ» прошла успешно и быстро за счет того, что у Диадока есть разработанное решение для интеграции с системой 1С. Интеграционный модуль был доработан и настроен в соответствии с потребностями компании. После первых опытов работы в ЭДО она полностью перешла на обмен электронными документами со всеми своими контрагентами.

Трудности перехода

Большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе «В КОНТАКТЕ» (1С: 8.2 Управление производственным предприятием редакция 1.3) хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой. Такая ситуация возникла из-за формы регистрации на сайте, в которой контрагенты компании набирали юридический адрес вручную. Постоянно править адреса вручную было невозможно, для автоматической отправки нужен структурированный вид.

Для решения этой задачи программисты СКБ Контур в течение недели разработали типовой интеграционный модуль, в котором была реализована возможность проверки правильности заполнения юридического адреса контрагента и при необходимости обновления его данными из Диадока (при условии, что у контрагента эти данные заполнены).

Решение было успешно внедрено, и за три месяца с момента перехода на ЭДО сотрудники «В КОНТАКТЕ» отправили через Диадок более 3000 электронных документов. Очевидным преимуществом при внедрении ЭДО стало существенное ускорение движения документов, особенно, в случае с географически удаленными контрагентами, снижение почтовых расходов, повышение производительности работы бухгалтерии.

Компания заняла активную позицию по отношению к своим партнерам и клиентам в вопросе перехода на ЭДО через Диадок. За первые три месяца было подключено более 500 контрагентов. Ключевыми факторами в этом процессе стало ускорение получения документов до пары минут, которые являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге, а также могут быть представлены в налоговую инспекцию, суды и другие инстанции.

Справка:

«В КОНТАКТЕ» — крупнейшая в Рунете социальная сеть, первый по популярности сайт на территории Белоруссии, второй — в России и Украине. Компания зарегистрирована 19 января 2007 года. Сетевой проект помогает поддерживать связь с близкими людьми.

В 2013 году выручка «В КОНТАКТЕ» выросла на 14,6% и достигла 3,8 миллиарда рублей, годом ранее этот показатель составлял 3,3 миллиарда рублей. Такие данные приводятся в отчете Mail.ru Group, которой принадлежит 51,99% акций социальной сети.


Новости по теме

Пользователи двух разных систем электронного документооборота (ЭДО) смогут обмениваться документами. Это возможно, только когда между операторами ЭДО настроена роуминговая связь.

18 января

Обзор подготовили аналитики сервиса для электронного документооборота Контур.Диадок. Эксперты выделили лидирующие отрасли и посчитали, на сколько увеличился объем передаваемых электронных документов по сравнению с прошлым годом.

30 декабря 2020

Электронным документооборотом (ЭДО) в компании «ППР» пользуются с 2016 года. За это время оператор топливных карт перевел на ЭДО уже 70 % контрагентов. Объем документов, отправляемых через сервис Контур.Диадок, превышает один миллион в год. И масштаб операций продолжает расти.

24 декабря 2020

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.