Безбумажная работа: как налоговики стимулируют повышение эффективности — Контур.Диадок — СКБ Контур

Безбумажная работа: как налоговики стимулируют повышение эффективности

Принято считать, что электронный документооборот (ЭДО) — прерогатива крупных компаний. Однако статистика говорит о том, что на одну крупную компанию в системе ЭДО приходится около 20 малых и средних. Одним из первых клиентов нашей системы, например, стал ИП, с которым до сих пор работаем.

21 октября 2014

Зачем мне ЭДО

Стимулов перехода на ЭДО несколько.

Требования контролирующих органов

Число электронных документов, которыми предписано обмениваться с контролирующими органами, каждый год растет. В 2014 году стала обязательной электронная налоговая декларация по НДС. С 2015 она должна сопровождаться электронными же книгами покупок и продаж.

Сокращение рисков

Налоговики планомерно совершенствуют контроль над возмещением НДС из бюджета — глобальная сверка данных покупателя и поставщика позволит им оперативно выявить расхождения в счетах-фактурах. Последние часто возникают из-за ручного ввода данных. Избежать их (а значит, и повышенного внимания налоговых органов) позволит обмен электронными счетами-фактурами — подписанными продавцом, с отметками покупателя о приеме, всегда доступными в электронных архивах.

Экономия времени и денег

Например, в компании «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» внедрение ЭДО позволило втрое сократить число сотрудников, занятых проверкой первичных документов. Нагрузка на финансовую службу сократилась на 85% за счет устранения рутинных операций по проверке первичной документации.

Как переходить на ЭДО, с чего начать?

Принято считать, что переход на ЭДО влечет множество проблем. На самом деле, главное — начать.

1. Наметить первый проект

Для малых и средних компаний проще всего начать с получения электронных документов, причем от небольшого числа контрагентов, готовых работать по такой схеме. Дополнительных затрат это не влечет — все необходимое уже имеется: компьютер, доступ в интернет и даже ключ электронной подписи (наверняка вы сдаете отчетность по телекоммуникационным каналам связи, а для ЭДО подойдут ключи любого удостоверяющего центра).

Практика показывает, что преуспевают именно те компании, которые переходят на ЭДО поэтапно, процесс за процессом.

В Kia Motors RUS, например, сначала перевели в электронный вид документооборот с дилерами по запасным частям. Их учет ведется в программе 1С, для интеграции с ней системы Диадок применяются готовые модули. Затем провели интеграцию с SAP и подключили дилеров к системе ЭДО.

Следующим шагом стал обмен актами сверки взаиморасчетов. Затем — автоматический контроль совпадения 17-значных идентификационных номеров запчастей и автомобилей (VIN) во всех документах по одной поставке. В итоге скорость формирования документов сократилась до одного дня.

Электронное согласование документов по бонусам и скидкам позволяет в считанные дни завершать процесс, прежде занимавший месяцы.

2. Выбрать оператора

При выборе оператора ЭДО важна проактивность: не ждите, когда к вам придут и уговорят. Действуйте самостоятельно. Потребуются некоторые усилия, но алгоритм достаточно прост:

  1. Изучите сайт оператора. Убедитесь, что у него есть проекты, реализованные в компаниях, похожих на вашу: документооборот имеет отраслевые особенности. И если оператор с ними уже знаком, внедрение пройдет быстрее;
  2. Узнайте, есть ли у оператора филиалы или партнеры в вашем регионе — на местах проще решать рабочие вопросы;
  3. Оцените «отзывчивость» техподдержки. Режим работы «24 х 7» и оперативная реакция сотрудников на вопросы — несомненное преимущество для пользователей;
  4. Зайдите в тестовую версию и ознакомьтесь с интерфейсом системы: убедитесь, что он логичен и удобен;
  5. Выясните, есть ли у оператора готовые интеграционные решения для вашей учетной системы — это позволит существенно сэкономить при внедрении.

О расценках за документ, напротив, беспокоиться не стоит. Сегодня цена отправки одного документа у любого оператора заметно ниже затрат на отправку и обработку бумажных документов. Входящие документы практически у всех игроков рынка не тарифицируются.

3. Преодолеть сопротивление коллектива

Переход на ЭДО требует изменения устоявшихся правил работы. Поэтому сотрудники иной раз отторгают нововведения: эффект проявится в перспективе, а учиться, осваивать новую программу нужно уже сегодня. Не желая терять опытных работников (новые обойдутся дороже), компании находят разные решения проблемы.

Например, в торговой сети «Елисей» (региональный ритейлер) для линейного персонала создали пошаговые инструкции с «картинками». Описали каждую манипуляцию, которая совершается в системе ЭДО, дополнили тексты скриншотами операций. Ситуация в корне изменилась. Сотрудники оценили преимущества отсутствия ручного ввода данных о поступлении товаров, скорость обработки информации повысилась многократно, а очередей на приемке товара больше нет.

4. Убедить контрагентов

Готовьтесь к тому, что не все контрагенты сразу примут идею перехода на ЭДО. Их придется убеждать, приводить в пример собственный опыт и полученные выгоды. Желательно заручиться поддержкой оператора, лучше — крупного, у которого больше клиентов, уже подключенных к системам ЭДО. Что по силам предпринять самой компании?

Вот несколько примеров. ОАО «Томскэнергосбыт» подготовило для своих контрагентов рекомендательное письмо с инструкцией по переходу на ЭДО. Компания «Уфанет» взяла на себя обучение контрагентов и демонстрацию системы.

Одним из доводов в пользу ЭДО послужил полученная экономия: перевод на ЭДО только 20% клиентов позволил «Уфанет» сберечь более 600 000 руб. в год.

А несколько торговых сетей Сибири скооперировались, чтобы совместно вести «агитацию» среди поставщиков: у разных сетей в регионе они «пересекаются». Конкуренты по бизнесу при переходе на ЭДО пришли к выводу, что их слаженные действия с поставщиками принесут больший экономический эффект. Чем скорее на ЭДО перейдут поставщики, тем быстрее снизятся затраты и риски. В итоге разъяснительную работу ведут совместно.

В Kia Motors Rus решили тиражировать уже отработанные процессы, чтобы упростить переход 160 контрагентов на ЭДО. Сначала запустили пилотный проект с тремя крупнейшими дилерами. С ними встречались представители рабочей группы (в составе бухгалтеров, IT-специалистов, менеджеров), совместно прорабатывали регламент взаимодействия, проводили технические работы. В ходе тестирования специалисты техподдержки собирали замечания и вносили коррективы. Это позволило избежать многих сложностей на этапе массового подключения контрагентов. Спустя всего 5 месяцев после завершения пилотных проектов все дилеры начали получать документы от Kia в день их формирования. Заодно избавились от ручного ввода данных в учетные системы.

Вам спокойней, когда документ все-таки лежит в папке, в шкафу? Нет проблем. Просто распечатайте его, положите в папку и уберите в шкаф.

Источник: Forbes


Новости по теме

Пользователи двух разных систем электронного документооборота (ЭДО) смогут обмениваться документами. Это возможно, только когда между операторами ЭДО настроена роуминговая связь.

18 января

Обзор подготовили аналитики сервиса для электронного документооборота Контур.Диадок. Эксперты выделили лидирующие отрасли и посчитали, на сколько увеличился объем передаваемых электронных документов по сравнению с прошлым годом.

30 декабря 2020

Электронным документооборотом (ЭДО) в компании «ППР» пользуются с 2016 года. За это время оператор топливных карт перевел на ЭДО уже 70 % контрагентов. Объем документов, отправляемых через сервис Контур.Диадок, превышает один миллион в год. И масштаб операций продолжает расти.

24 декабря 2020

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.