Новости /

Официальный дистрибьютор BMW передал через систему ЭДО 60 000 документов

13 января 2015
ООО «БМВ Русланд Трейдинг» включает 58 дилерских центров и генерирует более 300 000 документов ежегодно. Электронный документооборот (ЭДО) стал тем решением, которое помогло компании снизить нагрузку на сотрудников и повысить эффективность внутренних процессов.

В «БМВ Русланд Трейдинг» решили перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. При этом преследовалось несколько целей. Во-первых, снизить издержки. Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов обходились компании примерно в 580 рублей. Если в них вносили исправления, отправка повторялась и стоимость данного комплекта увеличивалась вдвое.

Во-вторых, ускорить документооборот. Бумажные документы нужно было распечатать, отправить, дождаться, когда дилер их подпишет и вернет. Полный цикл документооборота порой занимал больше двух недель. Ровно настолько же приостанавливались бизнес-процессы по сделке.

В-третьих, сделать работу с документами удобной: электронные документы не занимают место на столе и в офисе, они надежно хранятся в электронном архиве, в котором в любой момент можно легко найти нужный по заданным параметрам.

«При выборе оператора ЭДО мы смотрели на его опыт работы с компаниями, обладающими разветвленной структурой, и на то, чтобы предлагаемая система была понятной и простой в освоении. Мы остановились на компании СКБ Контур и его сервисе Диадок, — поясняет Егор Фомин, специалист по документообороту Финансового департамента «БМВ Русланд Трейдинг». – Кроме того, мы, конечно, учитывали и ее функциональность. В частности, нам оказалась очень полезна функция массовой подписи».

Специалисты СКБ Контур доработали для «БМВ Русланд Трейдинг» одно из своих технических решений — «Диадок.Коннектор». В результате через него корректировочные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12 выгружаются в систему ЭДО и конвертируются из формата excel в формат xml. В Диадоке документы автоматически распределяются по ящикам дилеров. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. На отправку более 3 000 документов уходит не более 30 минут.

«На данный момент мы обмениваемся электронными документами с 55 из 58 дилеров. За счет этого нам удалось снизить средний процент нагрузки по работе с документами на каждого из сотрудников с 25 до 1% рабочего времени. Обмен счетами-фактурами и ТОРГ-12 с дилерами автоматизирован, исключены этапы их печати, ручной подписи, отправки. В результате один конкретный цикл документооборота может быть завершен в один день», — говорит Егор Фомин.

Следующим шагом в развитии ЭДО для «БМВ Русланд Трейдинг» станет интеграция Диадока с корпоративной учетной системой SAP ERP версии 7.02 EHP5. Это позволит перевести в электронный вид документы логистического отдела и дистрибьюторского центра компании.

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Другие новости продукта Диадок

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.