Новости /

Компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот

21 мая 2015
Экономия достигнута в результате внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). Помимо снижения расходов ООО «РусФинанс» ускорило обмен документами с контрагентами. Раньше цикл документооборота занимал у компании порядка месяца. Переход на ЭДО сократил этот период до одних суток.

ООО «РусФинанс» кредитует 51 дилерский центр Mazda. Через компанию ежегодно проходит более 115 000 документов. Каждый автомобиль Mazda производитель сопровождает счетом-фактурой, накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату, причем все документы в трех экземплярах. В месяц отгружается порядка 3 000 машин, таким образом за этот период между компаниями курсирует около 9 600 документов. Далее «РусФинанс» направляет документы дилерам.

Работа с бумажными документами была долгой и трудоемкой. Производитель направлял электронные копии документов в ООО «РусФинанс». Специалисты компании проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель отправлял бумажные оригиналы почтой. В компании документы подписывали и возвращали экземпляры  поставщика почтой. Причем при пересылке документы могли потерять или испортить. Аналогично выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.

«Наши ежегодные затраты на печать и отправку документов составляли более 6 миллионов рублей. Один документ с учетом расходов на бумагу и распечатку обходится примерно в 60 рублей, — поясняет Эрик Руиз, руководитель проекта внедрения ЭДО ООО «РусФинанс». – Переход на электронный документооборот позволил нам сэкономить средства и снять проблему закрытия документов. Результат перехода на ЭДО, безусловно, стоит вложенных ресурсов».

Для внедрения системы электронного документооборота Контур.Диадок проектная команда, в которую вошли специалисты вендора и «РусФинанса», проанализировала действующие схемы. Они выявили ненужные этапы, которые тормозят прохождение документов, чтобы исключить их при переходе на ЭДО. Затем команда тестировала каждый шаг документооборота.

«В период тестирования мы настроили сверку: сопоставление документов в системе ЭДО и в 1С. Специалисты „РусФинанса“ установили для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора, — комментирует Константин Козлов, руководитель системы Контур.Диадок вендора СКБ Контур. – Наши специалисты за две недели адаптировали интеграционный модуль Диадока под эти требования. Если раньше проверка данных полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически — быстро и точно».

Компания реализовала поставленные задачи: ускорила документооборот, снизила затраты на него, уменьшила количество ошибок, исключила потерю документов. Кроме того, теперь ей гораздо проще представлять документы в налоговые органы, так как их легко и быстро находить в электронном архиве. ООО «РусФинанс» входит в группу компаний, во главе которой находится ООО «РусФинансБанк». Успешный опыт перехода на ЭДО «РусФинанса» способствовал решению задачи головной компании — перевести в электронный вид коммерческие документы.

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Другие новости продукта Диадок

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.