Новости /

«Шелл Нефть» на 60% снизила расходы на документооборот

5 октября 2015
Компания перевела в электронный вид документооборот с 200 дистрибьюторами. Сейчас ООО «Шелл Нефть» настраивает сервис обмена электронными юридически значимыми документами с поставщиками.

«Мы стараемся идти в ногу со временем, внедрять и использовать современные технологии не только в своих основных видах деятельности, но и в сопутствующих бизнес-процессах. Документооборот — один из них. Скорость прохождения документов, порядок в них, отсутствие ошибок и потерь — все это важные факторы успешных и плодотворных взаимоотношений с партнером, — поясняет Беззубова Елена — руководитель отдела налогово-юридической поддержки, ООО «Шелл Нефть». – Кроме того, мы были заинтересованы в механизме быстрого и простого представления документов в контролирующие органы».

Электронный документооборот (ЭДО) между компаниями способен обеспечить оперативный и точный обмен юридически значимыми документами, которые не нужно распечатывать и которые можно представлять в контролирующие органы и суды. ООО «Шелл Нефть» ежемесячно формирует 3-4 тысячи документов. При бумажном документообороте их нужно распечатывать, вручную подписывать, отправлять и контролировать их прохождение. Все это делает документооборот  трудоемким, медленным, затратным, а главное — тормозит основные бизнес-процессы компании. Благодаря внедрению ЭДО, работа с документами максимально автоматизирована и ускорена, ликвидированы ошибки и потери.

Особенностью внедрения электронного документооборота в компании «Шелл Нефть» стала интеграция сервиса ЭДО Контур.Диадок (разработчик СКБ Контур) с учетной системой SAP. Серверы компании находятся на Филиппинах, а политика безопасности предусматривает строгие согласования каждого шага интеграции. В итоге процесс мог затянуться на год и больше. Команда разработчика СКБ Контур предложила решение –  «Автоматический менеджер рассылок» (АМР). Его внедрение заняло около полугода и обеспечило интеграцию систем SAP и Диадок по установленным компанией «Шелл Нефть» требованиям.

«Автоматизация отправки документов без вмешательства в SAP стала очень интересной задачей для нашей команды разработки, — считает Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок. – АМР — это действительно хороший выход для компаний с жесткой системой безопасности, которая огранивает возможности интеграции корпоративной учетной системы с Диадоком. Он не требует дополнительных ресурсов от клиента, но способен обеспечить ему удобную и простую работу с электронными документами из интерфейса ERP системы».

Через АМР исходящий документооборот компании «Шелл Нефть» выглядит следующим образом: в течение рабочего дня исходящие документы собираются в одну папку; по итогам дня АМР автоматически проверяет ее, выгружает документы, переводит их в нужный для отправки формат; по ИНН и КПП распознает адресатов; отправляет. Это решение не требует вмешательств в SAP, поскольку АМР установлен на сервере оператора ЭДО.

Команда СКБ Контур добилась, чтобы все файлы выгружались в систему ЭДО в структурированном виде. Это потребовало глубокой разработки, многочисленных тестирований, анализа структуры документов и возникающих искажений. В результате соответствие исходных документов  электронным достигло 99,8 %. На это ушло порядка трех месяцев для счетов-фактур и также около трех месяцев для ТОРГ-12.

Сегодня исходящий документооборот ООО «Шелл Нефть» переведет в электронный вид на 98,8%. Компания совместно с СКБ Контур внедряет ЭДО для входящих документов. 

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Другие новости продукта Диадок

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.