Новости /

Группа «Т Плюс»: потенциал экономии с помощью электронных документов более 60 млн рублей за 3 года

29 января
Начиная с 2016 года компания планирует перевести в электронный вид порядка 15 % документооборота, то есть отправлять около 857 000 электронных документов в год.

Группа «Т Плюс» — крупный поставщик электро- и теплоэнергии. У нее более 160 000 потребителей — юридических лиц в 16 регионах РФ. Ежегодно компания формирует и отправляет им порядка 5 400 000 документов. В бумажном виде они замедляют как внутренние, так и внешние бизнес-процессы. Годовые затраты на документооборот с одним контрагентом составляют 1 280 руб. Таким образом, весь документооборот обходится группе в 204,8 млн рублей в год.

Принимая решение о переходе на электронный документооборот (ЭДО), группа преследовала три основные цели. Во-первых, уменьшить затраты. Во-вторых, оперативно получать подписанные документы от клиентов. При бумажном документообороте этот процесс мог затянуться на месяц. В-третьих, сократить трудозатраты: при работе с бумагой они достигали 30 % рабочего дня сотрудников.

При этом группе было важно, чтобы все ее компании работали с электронными документами централизованно, единообразно, в одном формате и по одной схеме. Попытки перейти на ЭДО уже были, но каждое подразделение занималось этим самостоятельно. В итоге привести процесс к единому знаменателю не удалось.

«Электронный документооборот — это не просто экономия на бумаге и доставке документов. Он дает группе комплексный положительный эффект, — считает Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок. — Существенное ускорение документооборота — это быстрый возврат подписанных документов, своевременное закрытие периода, оперативная оплата счетов. Кроме того, при электронном документообороте под контролем каждый его этап и видно, что происходит с конкретным документом в данный момент».

Проектная команда, в которую вошли специалисты группы «Т Плюс» и выбранного ею сервиса ЭДО Контур.Диадок,  разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО. Это был необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы. Кроме того, проектная команда утвердила формулу расчета экономической эффективности ЮЗДО для группы.

Интеграция Диадока с учетными системами группы заняла три месяца. Для интеграции с 1С был использован типовой модуль Диадока. Интеграция с SAP была произведена средствами программного интерфейса (API).

Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс», на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

«В результате мы рассчитываем получить именно то, к чему стремимся. Процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократится с 30 до 5 %, уменьшится число технических ошибок, — считает Станислав Карамушко, заместитель начальника управления и анализа систем учета, руководитель рабочей группы проекта ЭДО Группы «Т Плюс». — Затраты на документооборот при текущем трафике уже снизились на 1 990 000 рублей (2014–2015 гг.). За последующие три года планируется уменьшение на 13 120 000 рублей по сбытовому холдингу».

Интеграцию с биллинговыми системами осуществляли совместно IT-специалисты подразделений группы и команда оператора СКБ Контур. В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения Диадок.Коннектор.

Екатеринбургский и Оренбургский филиалы используют оперативно-информационный комплекс «СБЫТ». Он умеет выгружать счета-фактуры в утвержденном ФНС формате xml. Акты приема-сдачи услуг, а также счета на оплату эти компании выставляют в формате pdf. Для подписания и отправки документов используется Диадок.Коннектор DC.DelivererLight.

Кировский и Удмуртский филиалы выгружают пакеты документов из биллинговых систем в формате одного из операторов, через которого пытались организовать ЭДО до Диадока. Разработчики СКБ Контур специально для таких случаев написали версию Диадок.Коннектор — DC.SbisDelivererLight, который и используется для отправки документов клиентам.

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Другие новости продукта Диадок

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.