Поставщик и Покупатель тесно взаимодействуют на всех этапах цепи поставок. Неточности и ошибки могут появиться на любом этапе: обработка заказов, поставки товаров и так далее. Это приводит к корректировке документов. В итоге стороны тратят время на выяснение причин и согласование. Далее Поставщик повторно отправляет исправленные документы. Оплата поставок происходит только тогда, когда Клиент получит и подпишет комплект корректных документов. Это снижает оборотные средства компании и приводит к росту дебиторской задолженности.
«ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ» — крупнейший Health&Beauty поставщик с большим количеством бизнес-партнеров и совместных маркетинговых активностей, которому важно, чтобы документооборот с ними был максимально прозрачным, — рассказывает Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок компании СКБ Контур. – Электронные юридически значимые документы не только сокращают издержки и упрощают работу с документами, но и позволяют оперативно завершать документальное оформление и подводить итоги активностей с партнерами. Как следствие — увеличивать финансовые активы».
ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ» ежегодно формирует более 300 000 комплектов документов, а это одна из операционных затратных статей. Компания выбрала системы EDI и Диадок оператора СКБ Контур. Проектная команда разработала и согласовала архитектуру IT- решения, которое органично объединило сервисы EDI и Диадок как между собой, так и с корпоративной системой SAP.
В итоге сегодня формирование документов в «Л'ОРЕАЛЬ» выглядит так:
В результате взаимодействие «Л'ОРЕАЛя» с торговыми сетями происходит через стандартные электронные сообщения (EDI). Специалисты «Л'ОРЕАЛя» могут отслеживать движение документа на каждом этапе. Формирование и отправка документов теперь требует значительно меньше времени, поэтому сотрудники переориентированы на выполнение других функций.
В настоящее время команда работает над формированием электронных корректировочных счетов-фактур на основании k-INVOIC. Также компания «Терралинк» — партнер-интегратор СКБ Контур — разрабатывает интеграционное решение с Диадоком, чтобы «Л'ОРЕАЛЬ» мог вести с контрагентами договорную работу в электронном виде.
«Несмотря на то, что мы активно подключаем сети к ЭДО, пока в электронный вид переведено около 10% исходящего документооборота с национальными торговыми сетями. Но результаты уже очевидны, — говорит Виктор Жиляев, SC relation&project manager ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ». – Основные приоритеты для нас: это бизнес-конкуренция, а именно скорость взаимодействия с партнерами, автоматизация ручных операций и снижение затрат. Следующий важный для нас шаг: это перевод входящего документооборота в электронный вид при поддержке команды СКБ Контур».
Через три месяца использования компанией мобильного приложения Контур.Диадок доля согласованных через него документов достигла 15 %.
Группа компаний уже обменивается с контрагентами электронными актами выполненных работ, счетами-фактурами, счетами на оплату, договорами и дополнительными соглашениями.
Сейчас компания обменивается электронными документами с 10 % партнеров.