Поставщик и Покупатель тесно взаимодействуют на всех этапах цепи поставок. Неточности и ошибки могут появиться на любом этапе: обработка заказов, поставки товаров и так далее. Это приводит к корректировке документов. В итоге стороны тратят время на выяснение причин и согласование. Далее Поставщик повторно отправляет исправленные документы. Оплата поставок происходит только тогда, когда Клиент получит и подпишет комплект корректных документов. Это снижает оборотные средства компании и приводит к росту дебиторской задолженности.
«ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ» — крупнейший Health&Beauty поставщик с большим количеством бизнес-партнеров и совместных маркетинговых активностей, которому важно, чтобы документооборот с ними был максимально прозрачным, — рассказывает Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок компании СКБ Контур. – Электронные юридически значимые документы не только сокращают издержки и упрощают работу с документами, но и позволяют оперативно завершать документальное оформление и подводить итоги активностей с партнерами. Как следствие — увеличивать финансовые активы».
ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ» ежегодно формирует более 300 000 комплектов документов, а это одна из операционных затратных статей. Компания выбрала системы EDI и Диадок оператора СКБ Контур. Проектная команда разработала и согласовала архитектуру IT- решения, которое органично объединило сервисы EDI и Диадок как между собой, так и с корпоративной системой SAP.
В итоге сегодня формирование документов в «Л'ОРЕАЛЬ» выглядит так:
В результате взаимодействие «Л'ОРЕАЛя» с торговыми сетями происходит через стандартные электронные сообщения (EDI). Специалисты «Л'ОРЕАЛя» могут отслеживать движение документа на каждом этапе. Формирование и отправка документов теперь требует значительно меньше времени, поэтому сотрудники переориентированы на выполнение других функций.
В настоящее время команда работает над формированием электронных корректировочных счетов-фактур на основании k-INVOIC. Также компания «Терралинк» — партнер-интегратор СКБ Контур — разрабатывает интеграционное решение с Диадоком, чтобы «Л'ОРЕАЛЬ» мог вести с контрагентами договорную работу в электронном виде.
«Несмотря на то, что мы активно подключаем сети к ЭДО, пока в электронный вид переведено около 10% исходящего документооборота с национальными торговыми сетями. Но результаты уже очевидны, — говорит Виктор Жиляев, SC relation&project manager ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ». – Основные приоритеты для нас: это бизнес-конкуренция, а именно скорость взаимодействия с партнерами, автоматизация ручных операций и снижение затрат. Следующий важный для нас шаг: это перевод входящего документооборота в электронный вид при поддержке команды СКБ Контур».
Уже две российских компании перевели нерезидентов на электронный документооборот на базе Диадока.
Через три месяца использования компанией мобильного приложения Контур.Диадок доля согласованных через него документов достигла 15 %.
Группа компаний уже обменивается с контрагентами электронными актами выполненных работ, счетами-фактурами, счетами на оплату, договорами и дополнительными соглашениями.