Компания «КВИН» повысила производительность сотрудников на 20 % — Контур.Диадок — СКБ Контур

Компания «КВИН» повысила производительность сотрудников на 20 %

Организация сняла с них большую часть бумажной работы за счет перехода на электронный документооборот.

2 августа 2016

«КВИН» — производитель материалов для строительства, ремонта и энергетики. Каждый месяц компания печатает порядка 400 000 документов, которые отправляет клиентам почтой по всей России. На бумаге это обходится ей примерно в 1 000 000 рублей ежегодно. 20 человек формируют комплекты документов, согласовывают их, упаковывают, отправляют и контролируют, чтобы в «КВИН» вовремя вернулись подписанные экземпляры.

«С электронными документами картина совершенно другая. Не нужно распечатывать и ходить по согласователям и подписантам. Сотрудники могут передавать друг другу документы не вставая с рабочего места. Получить подпись клиента очень просто, и неважно, в каком городе он находится. Полный цикл документооборота занимает сутки — против двух и более недель при бумажных документах. В результате эта нагрузка на сотрудников сократилась на 20 %, и это при том, что мы пока только начали подключать клиентов к электронному документообороту (ЭДО)», — рассказывает Оксана Мальцева, специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН».

Электронные документы — это не скан-копии бумажных. Это оригиналы, заверенные квалифицированной электронной подписью, которая придает им юридическую силу. Именно в виде файлов эти документы через интернет принимают налоговые органы. Также их можно представить в суд в качестве доказательств.

«Для производственного предприятия c клиентами по всей стране ЭДО — это комплексное решение накопившихся сложностей. Помимо экономии и удобства, это скорость. Даже корректировать документы можно за считанные минуты. Документооборот прозрачен и понятен как внутри предприятия, так и на стороне клиента», — поясняет Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок компании СКБ Контур.

Компания «КВИН» решила вести электронный документооборот через систему Контур.Диадок. В ней разработан специальный модуль — приложение, которое имеет доступ и к Диадоку, и к базам учетной системы 1С. Пользователю не нужно постоянно переходить из одной программы в другую, документы из обоих источников доступны ему в одном окне. В нем же он может подписывать, согласовывать, отправлять на согласование, получать документы и дублировать их в 1С всего в несколько кликов мышкой. Ему даже не понадобится вводить сведения вручную.

«Мы добились полной прозрачности документооборота. Сотрудники могут легко узнать, на какой стадии находится документ, сервис в любой момент показывает им статус: на согласовании, отправлен, подписан, отказано в подписи. Каждое действие с ним фиксируется. Впоследствии всю историю документооборота можно поднять и посмотреть, — резюмирует Оксана Мальцева. — Теперь наша задача — как можно больше клиентов перевести на ЭДО».


Новости по теме

Пользователи двух разных систем электронного документооборота (ЭДО) смогут обмениваться документами. Это возможно, только когда между операторами ЭДО настроена роуминговая связь.

18 января

Обзор подготовили аналитики сервиса для электронного документооборота Контур.Диадок. Эксперты выделили лидирующие отрасли и посчитали, на сколько увеличился объем передаваемых электронных документов по сравнению с прошлым годом.

30 декабря 2020

Электронным документооборотом (ЭДО) в компании «ППР» пользуются с 2016 года. За это время оператор топливных карт перевел на ЭДО уже 70 % контрагентов. Объем документов, отправляемых через сервис Контур.Диадок, превышает один миллион в год. И масштаб операций продолжает расти.

24 декабря 2020

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.