Контур помог «Мечел‑Сервису» автоматизировать документооборот

Компания перешла на электронный документооборот (ЭДО) через систему Контур.Диадок. Благодаря технологии ЭДО удалось снизить нагрузку на персонал, сократить ручные операции по обработке документов и ускорить обмен ими с месяца до 1–2 дней.

20 апреля 2021

При переходе на ЭДО в «Мечел-Сервисе» планировали повысить производительность сотрудников, сделать проще и быстрее обмен документами, настроить электронный архив и сэкономить на ведении бумажного документооборота. Чтобы перенести все этапы работы с документами в электронный вид, учетную систему компании связали с системой ЭДО Контур.Диадок.

В результате получилась следующая схема. Сотрудники создают документы в корпоративной системе «Спутник». Для передачи контрагентам документы автоматически перемещаются из нее в 1С, где формируются электронные документы в утвержденном ФНС формате. В «Спутник» возвращаются визуальные образы подписанных документов. Решение разработала IT-команда «Мечел-Сервиса» с помощью методов API Контур.Диадока.

Ольга Кулагина
Менеджер по развитию федеральных клиентов Контур.Диадока

При запуске проекта стояла задача интегрировать сервис ЭДО с учетной системой компании. В таком случае удобнее всего применить методы API. Разработчики клиента получают доступ к обширной библиотеке методов и настраивают те опции, которые помогают организовать документооборот с контрагентами и оптимизировать процессы. В итоге сотрудники работают в привычной учетной системе, им не нужно переходить в другой сервис для отправки или получения документов.

Электронный документооборот настроен во всех подразделениях компании, через ЭДО «Мечел-Сервис» работает с 66 % контрагентов. Электронные документы сопровождают 60 % отгрузок и 80 % поставок металлопродукции. Срок доставки подписанных документов сократился с месяца до 1–2 дней — платежи от покупателей теперь поступают быстрее. Вести документооборот стало проще, сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Лариса Анастасов
Директор департамента операционной эффективности ООО «Мечел-Сервис»

Внедрение ЭДО в организации с разветвленной структурой, как у нас, имеет свои особенности. Переводить документы с бумаги в электронный формат не имело смысла без автоматизации бизнес-процессов. Поэтому при выборе оператора мы изучали, какие возможности он предлагает для интеграции с информационными системами предприятия. Подключение электронного документооборота, безусловно, упростило и ускорило обмен подписанными оригиналами. Не менее важный эффект для нас — это высвобождение времени сотрудников на выполнение основных задач. Автоматизация документооборота полностью исключает операции по сканированию, сбору собственноручных подписей и пересылке документов. Мы продолжаем наращивать функциональность проекта ЭДО и стремимся к полному переходу на электронный обмен с контрагентами.

Новости по теме

Начался прием заявок на конкурс для пользователей сервисов электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок и Контур.EDI. Предусмотрены номинации для крупного, среднего и малого бизнеса. Подать заявку можно до 1 октября.

3 сентября

С ним проще выявлять и устранять расхождения в веб-версии модуля.

19 июля

С 1 июля 2021 года в России вводится национальная система прослеживаемости — заканчивается двухгодичный добровольный эксперимент. Участникам оборота понадобится настроить отправку и прием электронных счетов-фактур или первичных документов для неплательщиков НДС.

15 июня

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.